Ako usporiadať svojho dezorganizovaného šéfa

Sú šéfom z nejakého dôvodu (ale organizačné schopnosti to nie sú)

Pomôcť vášmu šéfovi pri organizácii zvýši jeho profesionálny imidž. Pomôžte im zvládnuť to bez toho, aby sa predvádzali.

Maggie cez Flickr, CC-BY-SA 2.0, upravené spoločnosťou FlourishAnyway

Pomôžte svojmu šéfovi spojiť svoje (alebo jej) veci

Je šéfom z dobrého dôvodu, ale určite to nie je jeho organizačnými schopnosťami.

Niekedy zanedbáva kľúčové detaily. Jeho kancelária je kopec nemiestnych spisov. Ak váš šéf nenájde tento dôležitý dokument, blížiace sa termíny môžu v kancelárii spôsobiť, že sa bude cítiť ako tlakový hrniec. Znie to povedome? Ak je to tak, pomôžte svojmu šéfovi spravovať jeho čas a určovať priority - po celú dobu ho nechajte myslieť, že to bol jeho nápad.

Keď bude váš nadriadený organizovanejší, bude vylepšovať svoj profesionálny imidž. Bude si tiež lepšie uvedomovať, čo má na pláne, a bude si lepšie rozumieť nad svojím časom. Na druhej strane, vy môžete žať zvyškové výhody menej stresu a väčšiu efektivitu.

Pomyslite na čas a úsilie potrebné na to, aby ste ho zorganizovali ako investíciu. Riadením budete riadiť svoj vlastný kariérny postup a profesionálny imidž súčasne.

Ste pripravení začať?

Toto máš!

Ísť príkladom. Najprv preukážte solídne organizačné schopnosti sami.

StartUpStockPhotos cez Pixabay, bezplatná doména

Najskôr si vybudujte dôveru

Predtým, ako sa pokúsite niečo napraviť, musíte si na to zaslúžiť právo. To znamená vybudovať základ dôvery.

Choďte príkladom

Uistite sa, že sami preukazujete solídne organizačné schopnosti doladením systému tak, aby ste držali krok s ostatnými. Udržujte svoj vlastný pracovný priestor uprataný. Ukážte sa, že sú stretnutia pripravené. Dodržujte všetky termíny. Okrem toho preukážte svoju vynaliezavosť tak, že budete mať na dosah najčastejšie informácie, ktoré sa spoliehajú (napr. Kľúčové kontakty, často prístupné správy).

Snažte sa pochopiť

Keď si získate dôveru svojho šéfa, tiež počúvajte, osobitnú pozornosť venujte všetkým prejaveným pocitom. Počúvajte príznaky, že zlé organizačné schopnosti vášho šéfa mu spôsobujú frustráciu, konflikty alebo dokonca následky v organizácii. Príklady zahŕňajú zmeškané termíny alebo stretnutia, stratu papierovania a komentáre ostatných.

Predtým, ako na pomoc skočíte, najskôr zhodnotte situáciu, a hlavne mu nedávajte spätnú väzbu, ktorá by sa vám mohla vypomstiť. (Pamätajte, že sa nachádzate v režime zhromažďovania informácií.) Môže existovať metóda jeho šialenstva, aj keď neúčinná, ktorej musíte rozumieť.

Rovnako, bez ohľadu na to, ako vás dráždi jeho nedbanlivosť, nikdy neprestávajte s nikým, kto mu robí zlé ústa. Vaše odvetranie by sa mu mohlo vrátiť a takéto kritické komentáre nie sú v súlade s vaším úmyslom pomôcť.

Budovanie dôveryhodného partnerstva je kľúčom k úspechu

Preukážte solídne organizačné schopnosti sami tým, že sa budete zúčastňovať na pripravených schôdzkach a udržiavate si poriadok vo svojom pracovnom priestore. Vypočujte si, aké pocity alebo dôsledky súvisia so slabými organizačnými schopnosťami šéfa.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Poskytnite strategickú podporu

Uistite sa, že vaša rola aj vaše správanie podporujú najlepší výkon šéfa tým, že minimalizujete rozptýlenie a zvýšite jeho efektivitu.

Zosúladiť ciele

Zistite, aké sú ciele vášho šéfa a ako sa meria v spoločnosti. Uistite sa, že vaše výkonnostné ciele sú spojené s jeho. Ak vnímate odpojenie, povedzte mu, že by ste chceli hľadať jasno v tom, ako môžu vaše ciele viac podporovať jeho a organizácie.

Minimalizujte prerušenia

Spýtajte sa ho, ako uprednostňuje príjem informácií, pokiaľ ide o jeho kanál (napr. Elektronický, osobne, telefón) a časové preferencie. Niektorí ľudia sú „ranní ľudia“ a radi sa potápajú priamo do svojho dňa, zatiaľ čo iní sa pomaly zahrievajú.

Pochopte tiež, ako chce, aby sa s prerušeniami zaobchádzalo, a pomôžte mu vyhnúť sa zbytočným. Výskum naznačuje, že zamestnanci kancelárie sú vyrušovaní v priemere raz za tri minúty. ¹ Vzhľadom na to, že návrat k pôvodnej úlohe môže trvať až 23 minút, niet divu, že ktokoľvek môže dokončiť to, čo začne.

Namiesto toho, aby ste sa spýtali na túto rýchlu otázku - ktorá často nie je taká rýchla, však? - vyskúšajte túto techniku. Zoskupte niekoľko menej dôležitých vecí, potom si zarezervujte 15 minút v kalendári svojho šéfa, aby ste sa o všetky postarali na jednom sedení. Po niekoľkonásobnom použití tejto techniky mu vysvetlite, že vašim dôvodom je efektívnosť a minimalizácia porúch. Diskutujte o tom, ako to funguje pre vás oboch. Možno zistíte, že je to skvelý začiatočník konverzácie, čo sa týka efektívnosti.

Urobte z dobrého šéfa organizovaného

Buďte struční v komunikácii a pomôžte svojmu manažérovi vyhnúť sa vyrušovaniu.

ernestoeslava cez Pixabay, doména zadarmo

Anketa čitateľa

Jasne komunikujte

Buďte struční

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. „Rozptýlenie na pracovisku: tu je dôvod, prečo tento článok nedokončíte.“ Posledná úprava 11. decembra 2012.