Riadenie projektu: monitoring a riadenie ľudí

Obrázok Gerda Altmanna z Pixabay

Sledovanie a kontrola

Účelom implementácie alebo vykonania projektového plánu je dosiahnuť očakávané výsledky.

Ako projektový manažér musíte vyriešiť akýkoľvek problém vo fáze implementácie, hneď ako o ňom viete. Najlepším spôsobom, ako pristupovať k riešeniu problémov, je tešiť sa na to, čo sa dá urobiť, a nie spätne pozerať na to, čo sa dalo urobiť, aby ste to prekazili. Ak chcete nájsť najlepšie riešenie, musíte problém identifikovať a porozumieť mu.

Riadenie a kontrola ľudí sú dve kritické časti pri riadení projektu vo fáze implementácie. Sú vzájomne prepojené; problém v jednom z nich môže spôsobiť alebo viesť k problému v druhom z nich.

To, ako sa projekt vykonáva, riadite monitorovaním, kontrolou a preplánovaním. Musíte tiež riadiť ľudí a postupy.

Monitorovanie

Monitorovanie znamená dohľad nad prebiehajúcimi činnosťami, aby sa zabezpečilo, že sú v správnom kurze a podľa harmonogramu, aby dosiahli celkový cieľ výkonnosti. Ciele definujú, čo sa má dosiahnuť, a kedy a ako sa to bude robiť.

Implementáciu plánu projektu sledujete pomocou nástrojov na pravidelné zhromažďovanie informácií o pokroku.

Stanovujete metódy riadenia premenných žiaducim spôsobom. Tieto metódy sa nazývajú monitorovacie mechanizmy. Ak to chcete urobiť, musíte opísať:

• Druh požadovaných informácií.
• Množstvo a podrobnosti požadovaných informácií.
• Formálna a neformálna metóda získavania informácií, ako sú pozorovanie, rozhovory s odborníkmi na danú tému, stretnutia a správy.
• Poskytovanie informácií, či už ústnych alebo písomných, osobne, telefonicky, poštou, e-mailom alebo na virtuálnom stretnutí.

Prebieha kontrola

Pokrok meriate porovnaním informácií o pokroku s plánom, ktoré sa týkajú troch obmedzení kvality, harmonogramu a nákladov:

• Kvalita dokončenej práce.
• Dátum dokončenia.
• Náklady na prácu.

Len čo budete mať zavedené dobré monitorovacie systémy a budete dostávať pravidelné informácie, môžete zmerať postup projektu podľa času, nákladov a kvality vykonanej práce.

Väčšina softvérových balíkov vám umožňuje merať pokrok zapamätaním si „základných“ informácií, tj informácií na začiatku. Po zadaní nových údajov ich počítač zobrazí oproti základnému plánu, aby ste mohli porovnať a analyzovať postup.

Opätovné plánovanie - plánujte znova alebo iným spôsobom

Musíte znova naplánovať, keď proces kontroly preukáže nekonzistenciu medzi plánovaným a skutočným dokončením kedykoľvek, alebo keď sa zmenia ciele projektu.

Preskúmate akýkoľvek problém vo fáze vykonávania z ľudskej a technickej stránky, pretože sa navzájom ovplyvňujú. Je užitočné problém vyriešiť rýchlo, pretože aj jednoduchý problém sa môže zhoršiť a narušiť úspešné dokončenie celého projektu.

Chcete sa vyhnúť prijatiu vysoko rizikového riešenia problému, ak nemá zálohu, pre prípad, že by sa niečo pokazilo, pretože by to ohrozilo realizáciu projektu.

Pri preplánovaní by ste hlavný cieľ projektu zmenili až ako poslednú možnosť. Keď zmeníme hlavný cieľ, mohli by sme byť vedení k niečomu, čo sa nazýva „dotvarovanie rozsahu“, čo sa považuje za škodlivé.

Rozsahom projektu je spoločné porozumenie medzi zúčastnenými stranami o tom, čo do projektu spadá a čo definuje jeho úspech. Rozsah sú presne definované vlastnosti a funkcie produktu alebo práca potrebná na dokončenie projektu.

Creep rozsahu znamená neustále alebo šialené zmeny v hlavnom cieli kedykoľvek po začiatku projektu. To sa môže stať, keď rozsah nie je vhodným spôsobom definovaný, zdokumentovaný alebo kontrolovaný.

Každú zmenu rozsahu musíte odkázať sponzorovi projektu, ktorý ju musí najskôr schváliť.

Proces monitorovania, preskúmania a preplánovania má trvať počas celého trvania projektu.

Opätovné plánovanie je potrebné, ak projekt zjavne nedosahuje svoje ciele, alebo ak sa ciele zmenili. Toto je situácia, keď musíte použiť scenáre Čo-ak (pozri môj článok 2 o princípoch riadenia projektu 3) o úlohách a činnostiach, ktoré je ešte potrebné vykonať.

Riadenie ľudí

Vy ako projektový manažér nesiete zodpovednosť za projekt. Prijímate zodpovednosť za každodenný chod projektu, ako aj za vybavovanie svojho tímu a riešenie nezhôd.

Ak vznikne problém, vyhnite sa pokušeniu hľadať obetného baránka, pretože by to mohlo zdržať hľadanie riešenia. Spravidla je lepšie pri riešení problému vyjednávať ako sa konfrontovať.

Tím vediete efektívne, keď objasňujete úlohu a zodpovednosti každého člena tímu, objasňujete úrovne autority a zodpovednosti, stanovujete realistické očakávania, poskytujete podporu členom tímu a prijímate rozhodnutia, ktoré sú realistické.

Efektívne motivujete svojich členov tímu, keď ich zapojíte do rozhodovania, delegujete činnosť bez mikrosprávy, stanovujete realistické osobné ciele pre tím a pre každého člena tímu a odmeňujete príspevky.

Vyjednávate tým, že zisťujete podstatu konkurenčných požiadaviek, viete, že tieto požiadavky sú platné, diskutujete o riešeniach s tímom, predstavujete výhody a slabosti alternatívnych riešení, vysvetľujete, prečo a ako bol prijatý postup na riešenie situácie, a porozumiete nepochybne globálny cieľ projektu.

Pripojíte sa vytvorením komunikačných a monitorovacích systémov, riadením toku informácií v tíme, zdieľaním informácií s tímom, sponzorom projektu a všetkými zainteresovanými stranami, požadovaním spätnej väzby na všetku komunikáciu a zapojením tímu do rozhodovania o zvýšení ich motivácie k vlastnia ich prácu.

Osobný akčný plán

Projektové riadenie nemusí byť vo veľkom meradle. Nie je to obmedzené na veľké projekty, ako je výstavba novej vlakovej stanice alebo zlepšenie existujúcej.

Niektoré z informácií uvedených v mojich troch článkoch Princípy projektového riadenia môžete použiť na vypracovanie osobného akčného plánu. Môžete sa napríklad rozhodnúť pre tri oblasti vo svojom živote, ktoré by podľa vás mohli mať prospech z nejakého zlepšenia.

Svoje ciele si zapíšte spôsobom, ktorý vám bude jasný, stanovte si realistické časové plány a jednoduché, ale účinné postupy na sledovanie a kontrolu svojho pokroku.

Budem rád, keď sa dozviete o osobnom projekte, ktorý sa chystáte uskutočniť, a na ktorý môžete uplatniť niektoré informácie uvedené v mojich troch článkoch.

Projektový manažment: Definovanie cieľov

• Projektový manažment: Definovanie cieľov

  Prax projektového riadenia je dobre zavedená. Má rozšírený sortiment v rôznych priemyselných odvetviach. V súčasnosti sa uplatňuje niekoľko firiem a organizácií v oblastiach ako marketing, financie, vývoj produktov, spotrebiteľské služby a vláda

Projektový manažment: plánovanie

• Projektový manažment: Plánovanie

  Plánovanie je dôležité na nájdenie najlepšieho postupu, objasnenie toho, čo je potrebné urobiť, kontrolu toho, čo je mimo oblasť našej expertízy, a vedieť, ako delegovať a určiť práce pre ostatných.

Ako som sa stal certifikovaným spolupracovníkom v projektovom manažmente

• Ako som sa stal certifikovaným spolupracovníkom v oblasti projektového riadenia

  Odlíšte sa celoživotným vzdelávaním