Choďte do Carnegie Hall: precvičujte si riešenie problémov

Carnegie Hall v New Yorku

Model kategórie problému od FJG

Takmer všetko, čo v živote robíme, je o riešení problémov a rozhodovaní. Myslím tým na chvíľu premýšľanie. Neustále sledujeme nejaký druh problému a rozhodujeme sa, ako ho vyriešiť. Mnoho našich rozhodnutí robíme v strese a s krátkym časom na dôkladné premyslenie. Preto okamžite hľadáme riešenie, ktoré fungovalo predtým. Ale tento prístup nás zasekáva v kruhu neustáleho riešenia rovnakého problému s rovnakým riešením. Čo však v prípade, že sa zmení podstata problému? Riešenie jedného človeka nevyhnutne stratí účinnosť a stane sa v najhoršom možnom čase. Preto je užitočné použiť organizovanú metódu na pochopenie problému a jeho prípadné vyriešenie. Prvá vec, ktorú musíme urobiť, je určiť, v čom je problém.

Definujte a orámujte problém

V 7 návykoch efektívnych ľudí je piatym zvykom Stephena R. Coveyho: „ Snažte sa porozumieť ako prví .“ Pochopenie problému je zásadné, pretože nám jednoducho umožňuje vedieť, čo musíme vyriešiť. Mnohí z nás strácajú drahocenný čas riešením nesprávneho problému. Len veľmi málo z nás si môže dovoliť také prepadnutie času. Dobrým spôsobom, ako začať, je použiť jednoduchý kontrolný zoznam, v ktorom môžete klásť krátke, ale zasvätené otázky.

Akým typom problémov čelíme?
Čo vidíš alebo vnímaš, kvôli čomu si myslíš, že je problém?
Existujú prejavy problému, na ktoré môžem poukázať?
Kedy a ako sa to deje?
Kde a komu sa to deje?
Prečo sa to deje?

Na základe vyššie uvedených otázok je potrebné pripraviť vyhlásenie o probléme, ktoré bude slúžiť ako východiskový bod pre rafinované porozumenie a zameranú analýzu riešenia problémov. Príkladom jednoduchého, ale efektívneho formátu vyhlásenia o probléme je 5 W: kto, čo, kde, kedy a prečo. Takéto vyhlásenie fixuje problém a jeho rámec, hoci je niekedy primitívny, môže rozšíriť naše chápanie problému.

Kategorizácia problému

Dichotómia kontroly je kľúčovým filozofickým a psychologickým konceptom. Je to nástroj na riešenie problémov, ktorý identifikuje spôsob, akým človek potrebuje, aby mohol úspešne reagovať na životné výzvy. Najskôr identifikujete prvky situácie, ktoré môžete ovládať. Potom prvky, ktoré nemôžete ovládať, ale ktoré môžete ovplyvniť. A nakoniec človek identifikuje a veci, ktoré nemôže ani ovládať, ani ovplyvňovať, čo ho núti sa tomu zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť. Podobným spôsobom je potrebné uviesť problémy do perspektívy, aby ste získali predstavu o tom, čo môžete a čo nemôžete dosiahnuť. To umožňuje človeku sústrediť energiu a úsilie tam, kde bude mať najväčší vplyv.

Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je použitie modelu kategórie problému, ktorý vytvoril autor, na kategorizáciu problému, ktorému čelí súvisiaci vplyv a dôležitosť.

Model zobrazuje štyri kvadranty kategórie a dve osi. Osa y, ktorá demonštruje vplyv stupňa (od nízkeho po vysoký) na problém, a os x znázorňujúca stupeň dôležitosti a / alebo úroveň priority. Každý kvadrant predstavuje kategóriu, do ktorej problém spadá, na základe úrovne jeho vplyvu a dôležitosti.

Kategória I je ignorovaná. V tomto kvadrante má problém malý význam a nechceme naň zbytočne míňať energiu. Preto sa v dohľadnej budúcnosti ignoruje a v skutočnosti sa podáva ako sporný prípad.

Kategória II je zber. Pokiaľ to čas dovolí, je možné tento typ problému analyzovať a vyriešiť, ak sa neobjavia problémy s vyššou prioritou. Problémy v tomto kvadrante musia byť neustále aktívne, kontrolované a podľa možnosti riešené. Výzvou je, že ak sa budú príliš dlho ignorovať, hromadia sa a svojou hmotou a rýchlosťou sa stávajú väčšími problémami, ktoré môžu brániť pokroku v lepšom meradle.

Kategória III je Vyriešiť. Ide o vysoko dôležité / prioritné problémy, ktoré môžeme a musíme vyriešiť. V takom prípade má jednotlivec alebo organizácia potrebné zručnosti na efektívne riešenie problému.

Kategória IV je Spravovať. Budú existovať problémy, ktoré sú rozhodujúce pri riešení, ale sú také zložité a dynamické, že ich riešenie si vyžaduje čas.

Práca na riešení

Teraz, keď sme problém formulovali a kategorizovali, je čas začať s identifikáciou postupov (COA) na vyriešenie problému. Pretože považujeme za najlepší postup, mali by sme brať do úvahy nasledujúce body:

Ktoré COA je najpravdepodobnejšie riešenie problému z dlhodobého hľadiska?
Ktorý certifikát pravosti je teraz najpravdepodobnejší, najprijateľnejší a najvhodnejší na dosiahnutie?
Aké riziká sa spájajú s jednotlivými certifikátmi pravosti?

V tomto okamihu je užitočné pochopiť, ako môže vedúci najlepšie komunikovať so svojím tímom a dôveryhodnými poradcami, aby získal spätnú väzbu a vytvoril súbor riešení pre konkrétny problém. Tri spôsoby, ktoré môžu viesť k efektívnej spätnej väzbe a vývoju certifikátu pravosti, sú brainstorming, advokácia a dopyt.

Všetci rozumieme tomu, ako brainstorming zhromažďuje čo najviac nápadov, potom ich skrínujeme, aby sme našli ten najlepší nápad. Funguje to najlepšie, keď dáte dokopy skupinu rovesníkov, ktorí sú spokojní s nápadmi na pľuvanie bez prítomnosti vedúcich predstaviteľov, aby vynášali skutočné alebo vnímané rozsudky. Ďalšími dvoma spôsobmi sú advokácia a vyšetrovanie.

V advokácii každý člen priamo uvedie svoj názor. Aj keď umožňuje všetkým hráčom vedieť, aká je pozícia tých druhých, neumožňuje veľa porozumenia, pretože vzájomná poloha sa málo skúma. Ak tento proces nebude dôsledne dohliadaný, môže viesť k úplnej obhajobe jednej konkrétnej pozície, pretože môže mať pocit, že určený vedúci skupiny presadzuje svoju agendu a chce zoskupiť tých, ktorí sú proti návrhu.

Na druhej strane sa dopyt pokúša vytvoriť rovnaké podmienky pre všetkých pomocou otázok na vyprázdnenie informácií o probléme. Umožňuje každému napadnúť problém prostredníctvom odpovedí na otázku. Táto metóda umožňuje väčšie zapojenie, pretože má tendenciu vytvárať atmosféru zdieľania a dialógu.

Posledná metóda sa dá nazvať hybridná. To je miesto, kde vodca kombinuje najlepšie aspekty advokácie a vyšetrovania v diskurze o riešení problémov.

Odpovedanie na vyhlásenie o probléme

Predtým sme hovorili o vytvorení vyhlásenia o probléme, ktoré nám umožní iniciovať analýzu, ktorá nám otvorila dvere k vytvoreniu krokov k riešeniu nášho problému. Teraz musíme vyvinúť postup, ktorý by reagoval na naše vyhlásenie o probléme. Jeden užitočný spôsob je v odporúčaní siedmich krokov riešenia tohto autora.

Preformulovať problém. Toto je posledný čas na zabezpečenie riešenia správneho problému.
Východiskový bod; kde sme boli
Požadovaný koncový bod na základe postupov. Môže ich byť viac ako jeden.
Prečo bolo pre nás dôležité problém vyriešiť? Aká teória zdôrazňovala problém?
Čo nám hovorili údaje? Aké ukazovatele nás nasmerovali k našim záverom?
Predložiť iba faktickú analýzu. Nikdy neohýbajte údaje, aby ste povedali zaujatý názor. Nechajte údaje hovoriť samy za seba.
Dajte odporúčanie.

Pozoruj - orientuj - rozhoduj - konaj

Do tohto okamihu musíme urobiť ešte jednu poslednú vec v súlade s cyklom OODA slučky Johna Boyda, pozorovať - orientovať - rozhodovať - konať ; musíme konať - urobiť rozhodnutie. Cieľom je odvážne a dobre informované rozhodnutie. Niekedy však bude potrebné rozhodnutie, kým prídu všetky požadované informácie. Rozhodnutie je zásadné, pretože nič nemôže byť horšie, ako byť neskoro.

Z hľadiska pilota lietadlo samo nelieta. Veliaci pilot musí letieť s lietadlom a nikdy nemôže akceptovať, že je jeho pasažierom, preto pozýva nebezpečenstvo. Prevezmite velenie a riadenie a buďte rozhodní. Toto je základná schopnosť úspešného vodcu.

Keď máte pripravený svoj akčný plán, musíte mať na pamäti niektoré dôležité veci.

Starostlivo zvážte, ktoré ukazovatele začnete očakávať. „Ako bude vyzerať situácia, keď problém vyriešime?“
Aké kroky by sa mali podniknúť na implementáciu najlepšej alternatívy v prijateľnom časovom rámci. Čas je zriedka priateľ.
Ako budete dohliadať na vykonávanie plánu?
Aké zdroje budete potrebovať?
Kto je zodpovedný a má potrebné právomoci?
Komunikujte, komunikujte a komunikujte.
Nezabudnite, vždy treba urobiť niečo iné. Musíte byť ostražití. Venujte pozornosť problémom ako trieda v materskej škole a nič vás nezaskočí.

Nakoniec musí vodca dosiahnuť výsledky. Ak chce človek angažovaný tím zameraný na výsledky, vízia, vedenie a motivácia musia zodpovedať výzve. To umožňuje členom tímu v celej organizácii zosobniť vedenie kvantitatívnym aj kvalitatívnym spôsobom, kde sú všetci zameraní na výsledky a zároveň chápu a maximalizujú medziľudské schopnosti. Nech teda problémy prídu, bojujte za ich vyriešenie a zlepšujte sa v nich každý deň. Pamätajte, že aby sme sa dostali do Carnegie Hall, musíme si zacvičiť.