Zaobchádzajte s poštou: diplom ocr nvq úrovne 3 v obchode a administratíve

Úvod:

Táto jednotka je voliteľnou jednotkou skupiny B na úrovni 2 s celkovým počtom troch kreditov. Táto jednotka pomáha uchádzačovi vykresliť jeho / jej zručnosti v poštových službách. Uchádzači budú mať dobré vedomosti o dodržiavaní bezpečnostných a bezpečnostných postupov pri manipulácii s internou a externou poštou, a to s prichádzajúcou aj odchádzajúcou poštou, a o dôvodoch, pre ktoré je s nimi potrebné zaobchádzať. Budú mať dobré znalosti o rôznych dostupných službách, o tom, prečo sú tieto služby potrebné a ako sa používajú. Budú vedieť zvoliť konkrétne služby podľa potrieb a priorít, vypočítať poštovné, riešiť problémy, dodržiavať postupy a hlásiť chyby a problémy.

Súčasťou bolo aj osobné vyhlásenie pre túto jednotku!

1.1 / 2 Aký je účel bezpečnostných postupov pri manipulácii s poštou alebo balíkmi?

Pošta môže obsahovať dôverné informácie. Môže obsahovať osobné informácie o zamestnancoch alebo obsahovať obchodné tajomstvá, ako sú mená zákazníkov a dôverné informácie týkajúce sa podniku, zákazníkov a klientov. Pošta a balíky musia byť tiež skontrolované na podozrivé funkcie. Bude teda potrebné dodržiavať bezpečnostné postupy.

Napríklad, keď dostávame poštu alebo balíky z podivných adries alebo zásielok v podozrivých formách, tvaroch alebo veľkostiach, je potrebné dodržiavať bezpečnostné postupy a hlásiť ich vedúcemu kancelárie.

2.1 Prečo by ste mali distribuovať / odosielať poštu správnym príjemcom v dohodnutých časových harmonogramoch?

E-maily by sa mali vždy odosielať alebo distribuovať správnemu príjemcovi, pretože to môžu byť dôležité a dôverné informácie, ktoré by sa nemali sprístupňovať ostatným. Musia byť tiež distribuované včas, aby sa úloha uvedená v e-maile splnila v uvedenom časovom rámci a bol dodržaný termín, aby sme sa vyhli sťažnostiam alebo iným závažným problémom.

2.2 Aká je organizačná štruktúra a mená, roly a umiestnenie jednotlivcov a tímov?

Svoje odpovede som tu nezverejnil, pretože ide o dôverné informácie. Môžete nakresliť vývojový diagram svojej organizácie alebo môžete vytvoriť webovú stránku svojej organizácie, ak ju máte. Začnite s vedúcim vášho oddelenia, potom sa rozvetvte na rôzne tímy a manažérov a nakoniec končite s členmi svojho tímu. Nezabudnite uviesť meno, pozíciu a polohu každej osoby, aby bol portrét jasný.

Dúfam, že to pomôže!

2.3 Aké interné a externé poštové služby sú organizáciám k dispozícii?

Dostupné interné poštové služby slúžia na distribúciu pošty v kanceláriách a oddeleniach ______________________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Zbierajú sa a doručujú sa každý deň.

Externá pošta sa odosiela prostredníctvom ___________________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Externé poštové služby sa používajú, keď pošta môže alebo nemôže pokryť interné kritériá poštových služieb. Napríklad tam, kde sa musí doručovať pošta klientom alebo iným spoločnostiam alebo mimo okresnej korešpondencie. Taktiež sa každý deň dodáva a zhromažďuje.

2.4 Uveďte dôvody pre výber interných a externých poštových služieb

Externé poštové služby sa vyberajú tam, kde je doručenie mimo krajiny a kde je to pre iné spoločnosti alebo klientov. Pôjde o oblasti, ktoré nespadajú pod kancelárske priestory ___________________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) .

Interná pošta sa používa tam, kde je potrebné doručovať do kancelárií alebo oddelení, ktoré spadajú pod ____________________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Interná pošta šetrí čas a peniaze. Takže každá pošta, ktorú je možné odoslať internou poštou, sa odosiela týmto spôsobom a iba zvyšná časť sa odosiela prostredníctvom externého poštového systému.

2.5 Aké metódy používate na výpočet poštovného?

Príspevok musí byť zoradený podľa naliehavosti a dôležitosti ako prvá alebo druhá trieda. Prípadné zahraničné príspevky je potrebné vyriešiť. Potrebujete vedieť poštové poplatky za poštu rôznych veľkostí a tiež poštové poplatky za hromadnú poštu. Poštové služby môžu poskytnúť zľavu na hromadnú poštu a je možné ju uplatniť, iba ak vopred triedime poštu.

Ak potrebujeme poslať zásielku a zaručiť, že bude doručená nasledujúci pracovný deň alebo v ten istý deň, alebo ak je potrebné zasielať poštu doporučene, musíme hľadať poštové poplatky a časový rámec, v ktorom musí byť pošta doručená odoslať a podľa toho ho odoslať.

2.6 Aký druh problémov môže nastať pri prichádzajúcej a odchádzajúcej pošte a ako ich riešite?

Medzi hlavné problémy, ktoré sa môžu vyskytnúť, patria oneskorenia, chýbajúce dodávky a podozrivá pošta. Aby sme sa vyhli oneskoreniam, musíme poštu posielať v správnom čase so správnym poštovným. Aby sa zabránilo chýbajúcim dodávkam dôležitého dokumentu, je možné ho doručiť prostredníctvom doporučeného doručenia, ktoré umožňuje doručenie sledovať. S každou podozrivou poštou alebo balíkom musí byť manipulované s maximálnou opatrnosťou a hlásené príslušnej osobe.