Ako prideľovať zamestnancom rušnú prácu

Zamestnancovi je možné prideliť obrovské množstvo rušnej práce.

Autor: Geralt, verejná doména, cez Pixabay

Ako vedúci zamestnanec môžete niekedy prideliť rušnú prácu zamestnancom. Čo to teda vlastne je rušná práca? V zásade je to práca určená na zamestanie zamestnanca, ktorá nemusí mať priamy dopad na organizáciu. Existuje však spôsob, ako sa môže zaneprázdnená práca ukázať ako prospešná pre zamestnanca a organizáciu, aj keď to má vyplniť čas tým, čo sa považuje za nezmyselnú.

V tomto článku sa dozviete, prečo môže byť rušná práca prospešná, potenciálne úskalia a druhy rušnej práce. Taktiež idem do vlastnej osobnej skúsenosti s rušnou prácou.

Výhody rušnej práce

Pri zaraďovaní rušnej práce zamestnanca existuje niekoľko výhod:

Môže vás oslobodiť od ďalších, dôležitejších vecí. V zásade, ak potrebujete zostať sami, aby ste dosiahli kritický projekt, s ktorým zamestnanec nemôže skutočne pomôcť, zaneprázdnená práca ich môže rozptýliť, aby ste dosiahli prácu, ktorú potrebujete.
Môže zlepšiť vedomosti alebo zručnosti zamestnanca. Môže to byť príležitosť na zlepšenie schopností zamestnanca, aj keď ide o elementárne zručnosti. Zamestnanec sa môže dokonca dozvedieť niečo nové, čo by mohlo v budúcnosti prospieť organizácii.
Môže sa objaviť možný skrytý problém alebo lepší spôsob konania. Počas práce zamestnanec vidí problém a upozorní ho na to, alebo zistí, že existuje lepší spôsob, ako splniť inú úlohu.

Mať veľké množstvo súborov na usporiadanie môže byť skvelým typom práce, ale môže to byť aj nuda.

Autor: myrfa, verejná doména, cez Pixabay

Nevýhody rušnej práce

Pri prideľovaní rušnej práce zamestnanca musíte brať do úvahy negatíva:

Zamestnanec sa môže cítiť podhodnotený. Ak zamestnanec uviazne pri gruntovej práci, ktorá nemá skutočný prínos, môže mať pocit, že nie je využívaný v plnom rozsahu svojich schopností. Môžu stratiť záujem o svoju prácu a dokonca by kvôli nej mohli odísť.
Môže to vašej organizácii ukázať, že pozícia nemusí byť potrebná. Ak nadriadení zistia, že zamestnancom sa prideľuje iba rušná práca, môžu mať pocit, že tieto pozície nie sú potrebné, a usilovať sa o ich presunutie alebo vylúčenie.
Rušná práca môže skončiť ako štandardný postup. V závislosti od úlohy sa môže stať, že sa z nej stane štandardný postup. To by mohlo byť dobré, ak sa to ukáže ako prínos, ale môže to byť veľmi dobre iba ďalšia úloha, ktorá nemá žiadny prínos. Ľudia to stále robia, pretože „vždy sa to robilo týmto spôsobom“.

Druhy rušnej práce

Aký rušný pracovný čas teda prideľujete svojmu zamestnancovi? Všetko ale závisí od typu zamestnanca, s ktorým pracujete, a od toho, čo chcete dosiahnuť, aj keď je to len práca, aby bol zamestnanec zaneprázdnený. Ďalej uvádzame niekoľko nápadov na vysokej úrovni.

Školenie. Jedným z najlepších spôsobov, ako zamestnancovi vyplniť čas, je účasť na nejakom školení. Online školenie, napríklad prostredníctvom LinkedIn Learning, môže byť skvelé. To možno využiť na nadviazanie na existujúce alebo nové zručnosti, ak si zamestnanec želá vyrásť na inú pozíciu. Úskalím je, že zamestnanec môže byť vyhorený, takže si rozložte školenia, ktoré robí.
Stretnutia. Dajte jednotlivcovi účasť na stretnutiach, na ktoré sa bežne nezúčastňuje, aj keď nemá vôbec žiadnu spätnú väzbu. Môžu si robiť poznámky a podávať správy o tom, čo sa dozvedeli. Môžu mať dokonca určitú spätnú väzbu, ktorú ostatní nezohľadňovali.
Výskum. Nechajte zamestnanca preskúmať niečo, čo by mohlo v budúcnosti prospieť organizácii, alebo preskúmajte neúspešný projekt a zistite, aké sú jeho dôvody, prečo zlyhal.
Usporiadajte. Nezáleží na tom, či ide o materiály v sklade, kartotéke alebo súbory v databáze. Vždy je potrebné urobiť organizáciu, ktorú je možné vykonať ako rušnú prácu.
Požiadajte ich o nápady. Toto môžete zamestnancovi vrátiť späť. Opýtajte sa ich, aké úlohy chcú robiť vo voľnom čase, nech už sú v krabici akokoľvek. Môže to byť skvelý spôsob, ako splniť to, čo chcú, a zároveň im dať niečo do činenia.

Nasledujúca tabuľka poskytuje konkrétnejšie typy rušnej práce, ktorú môže zamestnanec robiť, ak potrebujete konkrétnejšie nápady.

Rôzne typy rušnej práce

Existuje iba niekoľko typov rušnej práce, ktoré je možné zamestnancovi prideliť. Keď budem uvažovať o ďalších, pridám ich na zoznam.

Skenovanie dokumentov	Korektúry dokumentov	Prevod PDF na editovateľné dokumenty
Výskum aktuálnych udalostí vzťahujúcich sa na organizáciu	Usporiadajte kancelárske potreby	Monitorujte prítomnosť organizácie na sociálnych sieťach
Kontaktujte zákazníkov ohľadom registrácie	Overte kontaktné informácie	Tieňovať ostatných zamestnancov
Zúčastnite sa webinárov	Zúčastnite sa stretnutí v iných sekciách	Studené volania
Vyčistite kanceláriu	Absolvujte vysokoškolský kurz v čase spoločnosti	Vyškoliť ďalších zamestnancov

Skúsenosti s rušnou prácou

S rušnou prácou som mal niekoľko skúseností, dobrých aj zlých, o ktoré som sa podelil nižšie.

Počas vypuknutia nákazy COVID-19 boli všetci zamestnanci nasmerovaní do práce z domu. Moji zamestnanci nemali veľa povinností, ktoré mali vykonávať z domu, pre zamestnanca to však bola skvelá príležitosť absolvovať online školenie v oblasti, ktorá ich zaujímala. O ich túžbach sme hovorili len pred niekoľkými týždňami, takže toto bola ideálna príležitosť trénovať v tejto oblasti, aj keď to neplatilo pre ich súčasnú pozíciu.
Zamestnanec už nemohol vykonávať úlohu, ktorá mu bola pridelená, takže bol pridelený do inej oblasti s primárnou povinnosťou skenovania dokumentov. Aj keď to nebola vysoká priorita a bola to zjavne rušná práca, zamestnanec musel byť v tom preškolený a mal s tým problémy. Bolo to však v rámci ich pracovných povinností a časom sa ukázalo, že do tejto úlohy prerástli. Dalo im to prácu a nakoniec to malo pre organizáciu prínos.
Keď som prišiel ako vedúci do oblasti, v ktorej som predtým pracoval, niektoré vykonané práce boli zavedeným štandardným procesom, aj keď to nebolo v čase, keď som tam naposledy pracoval. Samozrejme to však bolo robené ako rušná práca, len aby sa povedalo, že sa niečo robí. Prvý deň som tento proces prerušil, a to aj napriek podráždeniu zamestnancov, ktorí v podstate naznačovali, že to tak bolo vždy. Ukončenie rušnej práce však nemalo pre organizáciu žiadny negatívny dopad.

Nakoniec dbajte na to, aby ste zamestnancov nepreťažovali príliš zaneprázdnenou prácou, že nemôžu plniť svoje bežné pridelené povinnosti.

Autor: mrkaushikkashish, verejná doména, cez Pixabay

Rád by som počul, aké druhy rušnej práce prideľujete svojim zamestnancom, aby som ich mohol zahrnúť do svojej tabuľky. Takže sa prosím podeľte v komentároch nižšie.