Ako byť skvelým projektovým manažérom

Tieto tipy a triky vám pomôžu byť najlepším možným manažérom.

Canva.com

Skvelým projektovým manažérom je niekto, komu záleží na porozumení všetkých aspektov projektu skôr, ako sa rozbehne, a potom na zaistení toho, aby všetci boli v kontakte, spolupracovali a boli na rovnakej stránke počas celého životného cyklu projektového riadenia. Elitní projektoví manažéri chápu, že v neskorších fázach projektu môžete zabrániť mnohým zármutkom tým, že si v počiatočných fázach zadáte veľa času. Tento článok popisuje, čo robí skvelého projektového manažéra.

Ako sa stať skvelým projektovým manažérom

Majte jasný plán.
Vedieť, ako komunikovať so všetkými zainteresovanými stranami.
Buď úprimný.
Spravujte rozsah.
Tím posúvajte ďalej.
Okamžite riešte spory tímu.

1. Majte jasný plán

Kvalitný projektový plán na začiatku vašich projektov nezaručuje, že sa projekt dostane z koľají ďalej po trati, ale zníži riziko toho, že sa tak stane. A ak sa projekt naozaj rozbehne, poskytne vám niečo hmatateľné, čo môžete svojmu šéfovi ukázať, čo ilustruje, že ste urobili všetko, čo bolo v vašich silách, aby ste udržali správny smer.

Aj keď je projektový plán veľmi živým a dýchajúcim dokumentom, ktorý sa bude naďalej meniť a prispôsobovať, keď sa projekty budú pohybovať vo fázach životného cyklu riadenia projektu, je potrebné, aby sa nasledujúce prvky do vášho projektového plánu zaviedli včas a často sa aktualizovali:

Nie je dôležité len ubezpečiť sa, že ste identifikovali všetky zainteresované strany, ale musíte tiež riadiť prijímanú komunikáciu a ich očakávania v priebehu celého procesu.

SimpliLearn

2. Vedieť, ako komunikovať so všetkými zainteresovanými stranami

Skvelý projektový manažér musí ísť ďalej, ako mať silný komunikačný plán, a skutočne pracovať na tom, aby pochopil osobnosti svojich účastníkov projektu a čo ich núti zaškrtnúť. Niektoré zainteresované strany môžu oceniť, že sa občas zastavíte v ich kancelárii a osobne sa rozprávate o stave projektu, zatiaľ čo iné zainteresované strany môžu chcieť počuť iba v prípade, že majú niečo problémy. Musíte tiež vziať do úvahy kancelársku politiku, ktorá môže byť medzi zainteresovanými stranami v hre. Väčšina projektových tímov zahŕňa zástupcov z rôznych funkčných skupín a tieto skupiny budú mať často svoju vlastnú agendu, ktorú sa snažia presadiť.

Ako získať projektové požiadavky od zainteresovaných strán

3. Buďte čestní

Skvelý projektový manažér je predovšetkým čestný a pracuje na tom, aby primerane nastavil očakávania. Ak sú správy zlé, je na vás zodpovednosť ich doručiť. Často však môžete úder zmierniť predložením riešenia. Možno to nebude smer, ktorým sa tím rozhodne ísť, ale zainteresované strany sú vždy vnímavejšie, ak navrhnete riešenie, a nie iba vyhodíte problém do lona. Okrem toho jasne rozveďte problém a to, ako ste sa tam dostali, ale nepokúšajte sa zvaliť vinu na iných ľudí. Obviňovanie iných ľudí málokedy niečo dosiahne, a to len oddiali začatie prác na riešení.

4. Spravujte rozsah

Keď spolupracujete so všetkými potrebnými zainteresovanými stranami na zhromaždení požiadaviek týkajúcich sa práce, ktorá sa bude robiť, získania súhlasu s týmito požiadavkami, generovania odhadov a zoradenia zdrojov na základe týchto požiadaviek, je dôležité tento rozsah spravovať, aby sa zabránilo plazeniu. Scope creep je konečným ničiteľom projektov a nastáva, keď zainteresovaná strana neustále pridáva požiadavky na projekt po tom, ako už boli na základe pôvodných odhadov zabezpečené financovanie a zdroje. Ak sa tak stane, môžete sa rýchlo ocitnúť v situácii, keď sa pokúsite získať viac práce za rovnaké peniaze a rovnaký počet zdrojov za rovnaké obdobie, čo často vedie k tomu, že práca bude zle. Ak sa všetci prihlásili k požiadavkám uvedeným v pláne projektu,potom sa projektový manažér môže vrátiť k zainteresovaným stranám, ktoré požiadali o zahrnutie ďalších požiadaviek, a povedať, že ak chcú, aby boli tieto požiadavky zahrnuté, budú potrebovať viac zdrojov a viac času. V tom okamihu sa lopta umiestni na dvor zainteresovaných strán a ak sa chcú v splnení týchto požiadaviek posunúť ďalej, je na nich, aby zhromaždili finančné prostriedky a predali zvyšok projektového tímu zvýšením časovej osi projektu. Nikdy by ste sa nemali báť zatlačiť. Ak sa nebudete tlačiť späť a pokúsite sa pridať ďalšie požiadavky bez pridania zdrojov a času, potom vina za toto rozhodnutie padá na vás.potom budú potrebovať viac zdrojov a viac času. V tom okamihu sa lopta umiestni na dvor zainteresovaných strán a ak sa chcú v splnení týchto požiadaviek posunúť ďalej, je na nich, aby zhromaždili finančné prostriedky a predali zvyšok projektového tímu zvýšením časovej osi projektu. Nikdy by ste sa nemali báť zatlačiť. Ak sa nebudete tlačiť späť a pokúsite sa pridať ďalšie požiadavky bez pridania zdrojov a času, potom vina za toto rozhodnutie padá na vás.potom budú potrebovať viac zdrojov a viac času. V tom okamihu sa lopta umiestni na dvor zainteresovaných strán a ak sa chcú v splnení týchto požiadaviek posunúť ďalej, je na nich, aby zhromaždili finančné prostriedky a predali zvyšok projektového tímu zvýšením časovej osi projektu. Nikdy by ste sa nemali báť zatlačiť. Ak sa nebudete tlačiť späť a pokúsite sa pridať ďalšie požiadavky bez pridania zdrojov a času, potom vina za toto rozhodnutie padá na vás.Ak sa posuniete späť a pokúsite sa pridať ďalšie požiadavky bez pridania zdrojov a času, potom vina za toto rozhodnutie padá na vás.Ak sa posuniete späť a pokúsite sa pridať ďalšie požiadavky bez pridania zdrojov a času, potom vina za toto rozhodnutie padá na vás.

Ako môžu projektoví manažéri používať Microsoft OneNote

5. Posúvajte tím ďalej

Projekty sa môžu pozastaviť, ak členom projektového tímu nebude jasné, aké sú ciele, na ktorých by sa mali usilovať. Skvelý projektový manažér tomu môže zabrániť zabezpečením väčších krátkodobých, strednodobých a dlhodobých cieľov projektu a tým, že všetci jednotlivci budú mať jasno v tom, na čom v krátkodobom, strednodobom aj dlhodobom horizonte pracujú. Pravidelné a rýchle kontaktné body s členmi tímu môžu byť skvelým spôsobom, ako zabezpečiť, aby ľudia naďalej plnili svoje úlohy. Alternatívne je ďalší skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby sa všetci posúvali vpred, nechať členov tímu stráviť na konci dňa päť minút a pripraviť si rýchle zhrnutie toho, čo v ten deň robili a čo majú na palube na zajtra.

6. Okamžite vyriešte spory tímu

Nezhody a debaty medzi členmi tímu môžu byť pre projekt veľmi zdravé. Ilustruje vášeň, ktorú majú ľudia pre to, na čom pracujú, a často vedie k hlbokému preskúmaniu najlepšej cesty vpred. Konfrontácie však môžu občas zájsť príliš ďaleko a môžu viesť k skutočnej zlej krvi medzi členmi tímu. Skvelý projektový manažér sa bude snažiť udržať diskusiu na uzde, ak to vyzerá, že by sa mohla príliš zahriať. Ak to však vedie k zlej vôli medzi spoluhráčmi, vynikajúci projektový manažér bude pracovať na tom, aby bol tento konflikt náležite zvládnutý, či už to znamená vtiahnutie týchto jednotlivcov do miestnosti, kde môžu hovoriť o svojich problémoch, rozhovory 1: 1 o prostredníctvom svojich manažérov ukončiť spor.Najhoršie, čo môže projektový manažér v tejto situácii urobiť, je ignorovať problém a nechať zhoršiť spor, pretože to môže začať projekt ničiť.