Ako delegovať

Nepoužívajte iba prácu, delegujte

Pre kohokoľvek, kto je na manažérskej pozícii nový, môže byť dôležité naučiť sa, ako efektívne delegovať úlohy. Delegovanie vám umožňuje rozvíjať zamestnancov, dosiahnuť viac a zefektívniť veci, ktoré zavediete.

V počiatočných fázach procesu môže byť delegovanie na podriadeného časovo náročné, pretože ho usmerňujete a sledujete. Nakoniec však ušetríte čas a frustráciu, keď získate čoraz kompetentnejších a investovanejších zamestnancov, ktorí vás môžu zbaviť povinností, ktoré nevyžadujú vašu odbornosť.

Správne delegované úlohy môžu tiež motivovať zamestnancov, prekaziť nudu a dodať energiu zamestnancom, ktorí nedosahujú dostatočnú výkonnosť. Zamestnanci, ktorí preberajú zodpovednosť za zadanie alebo projekt, sú určite investovaní viac do jeho výsledku a je pravdepodobné, že budú motivovaní zodpovednosťou.

Účinné delegovanie si však vyžaduje oveľa viac, ako len prepúšťanie iných. Je to proces, ktorý vyžaduje, aby ste:

• starostlivo určiť, aké typy úloh by mali byť delegované
• určiť, kto by sa mal úlohy ujať
• dôsledne a podporne sledovať, aby sa zabezpečil ich úspech

Aké veci by mali byť delegované?

Prvým krokom pri učení sa, ako delegovať prácu, je pochopiť, aké typy vecí majú odkazovať na ostatných.

Existuje celý rad úloh a úloh, ktoré môžu byť príslušne delegované.

• Medzi úlohy, ktoré je možné vziať do úvahy, určite patria úlohy, ktoré nevyžadujú úroveň zručností manažéra, alebo tie, ktoré vyžadujú odbornosť, ktorú manažér nemá.
• V ideálnej situácii by veci, ktoré manažér deleguje na zamestnancov, mali motivovať alebo ich naučiť. Jednoducho dať zamestnancovi dodatočnú prácu, ktorá mu nedáva príležitosť rásť alebo sa učiť, nie je motivujúce. Pre niektorých zamestnancov to znamená, že potrebujú zodpovednosť za celú úlohu, zatiaľ čo pre iných pracujúcich na inej úrovni stačí prevziať zodpovednosť za jeden aspekt projektu.
• Delegovanie úloh, ktoré zamestnanca iba stimulujú, môže byť tiež dobré, pretože nuda môže byť pri práci deštruktívnou silou.
• Poskytovanie úloh, ktoré sa týkajú krížových školení, je dobré z podobných dôvodov a môže pomôcť zaistiť bezproblémové fungovanie pracoviska.

Akákoľvek úloha alebo zadanie, ktoré sú delegované na niekoho iného, ​​by mali mať konkrétny rozsah a obsah, ktorý vy dvaja môžete zmerať, aby ste vedeli, kedy je splnené a ako úspešne sa to podarilo. V ideálnom prípade bude zamestnanec, ktorý prevezme zadanie, súhlasiť s jeho prevzatím ako zodpovednosti.

Poznámka: Nemala by byť delegovaná žiadna úloha, ktorá si vyžaduje zaobchádzanie s dôvernými informáciami alebo rozhodnutia, za ktoré zodpovedá vedenie; ako napríklad veci spojené so strategickým plánovaním, dohľadom nad rozpočtom, personálnym obsadením a hodnotením.

Na koho by mala byť úloha alebo zadanie delegované?

Ďalším krokom v učení sa, ako delegovať, je pochopiť, ktorí jednotlivci by mali dostať pridelenú prácu.

• Aby bol zadanie alebo úloha úspešná, musí mať osoba, ktorá sa ich ujala, dostatok času na vykonanie. Rozdrvenie zamestnanca s neprimeraným očakávaním zabezpečí zlyhanie projektu a pravdepodobne zničí morálku zamestnanca.
• Rovnako dôležitá je samozrejme identifikácia zamestnanca so správnymi zručnosťami a kvalifikáciou pre danú prácu. Napríklad požiadať zamestnanca so zlou komunikáciou o vedenie skupinového projektu je pravdepodobne zlá voľba.
• Aj keď je dôležité zvoliť si niekoho, kto má zodpovedajúce zručnosti, je dobré mať aj úlohu, ktorá zamestnanca vyzýva, aby dosiahol o niečo viac.
• Zamestnanec vo všeobecnosti ľahko prevezme delegovanú povinnosť, ak má pocit, že z toho bude mať kariérny zisk, pretože mu dá šancu prejaviť svoj talent, zvýšiť úroveň alebo rozvinúť požadovanú schopnosť. Toto by ste mali vziať do úvahy aj pri výbere.

Plánovanie

Keď sa rozhodnete, ktorú úlohu alebo úlohu chcete delegovať, a ktorý zamestnanec je najpravdepodobnejším kandidátom, potom je čas porozprávať sa, aby ste stanovili jasné ciele a stanovili plán.

Je zrejmé, že nadriadený musí diskutovať o:

• presne to, čo od zamestnanca žiadajú,
• aký je rozsah úlohy,
• prečo je úloha kritická
• čo zamestnanec získaním tejto práce získa; bude to rozvíjať nové zručnosti, viac platiť, alebo len uspokojiť ich záujem o danú oblasť?

Na zabezpečenie úspešného dokončenia projektu, ktoré uspokojí vašu spokojnosť, je dôležité:

• presne definovať, čo sa má dosiahnuť
• čo bude predstavovať úspech
• všeobecný harmonogram dokončenia. Ak je zamestnanec ochotný prevziať zadanie, ďalšou fázou procesu bude plánovanie.

Efektívne delegovanie sa od tohto bodu bude točiť v tejto ďalšej fáze plánovania. Dobrý a dobre premyslený plán zabezpečí, že zamestnanec vie:

• ich očakávania
• časové obmedzenia
• rozsahu ich zodpovednosti
• svoju úlohu v úlohe

Vy dvaja by ste mali zostaviť plán, ktorý definuje:

• všetky potrebné zdroje (ľudia, vybavenie, materiál atď.) potrebné na vykonanie úlohy
• konkrétne termíny ukončenia rôznych fáz projektu
• ako budete pokrok sledovať vy, supervízor.

Definovanie spôsobu monitorovania pokroku je v tomto okamihu zásadné, aby sa zabezpečilo, že vaša rola bude nenápadná a očakávaná. Môže pozostávať z:

• pravidelný harmonogram písomných správ
• krátke stretnutia so slovnými aktualizáciami
• pozorovania
• alebo nejaká ich kombinácia

Je tiež dôležité ubezpečiť sa, že zamestnanec preberajúci zodpovednosť za prácu má aktívny hlas pri plánovaní. Možno nebudú robiť veci tak, ako by ste ich robili vy, ale musia mať určitú kontrolu nad tým, ako sa veci robia, pretože za výsledok budú zodpovední aspoň čiastočne. Opäť neprijímajú iba ďalšiu prácu, ale aj zodpovednosť.

Ďalšou dôležitou súčasťou zodpovednosti je udelenie potrebného orgánu. Napríklad, ak zamestnanec prevezme zodpovednosť za vedenie skupiny pri plnení úlohy, skupina a akýkoľvek ďalší súvisiaci personál by mal byť informovaný o novej vodcovskej úlohe. Od všetkých ostatných zapojených manažérov by sa malo žiadať, aby ich podporili a uznali ich oprávnenie v súvisiacich záležitostiach.

Zamestnanec musí tiež vopred rozumieť obmedzeniam svojej právomoci v projekte počas fázy plánovania. Napríklad, ak je potrebné kúpiť materiál, musí vedieť, či všetky žiadosti musia prejsť manažérom, alebo či bude ich posledným slovom ich úsudok.

Rozbieha sa

Manažér, ktorý skutočne vie, ako delegovať, chápe, že akonáhle je plán hotový, jeho povinnosť zďaleka nie je splnená. Je vážnou chybou prepustiť zamestnanca, zlyhať v pravidelnom monitorovaní alebo podľa potreby poskytovať pokyny. Nakoniec je za úspech stále zodpovedný vedúci dozoru, aj keď každodenná práca leží na pridelenom zamestnancovi.

Po zavedení plánu by správy a aktualizácie mali prebiehať rutinne a bez prerušenia. Manažér môže vykonávať audit prostredníctvom plánovaných interakcií.

V závislosti od úlohy a zamestnanca môže manažér poskytnúť:

• povzbudenie
• spätná väzba
• všeobecné usmernenie
• podľa potreby pomoc pri riešení problémov

Pridelený zamestnanec by však mal byť vedený skôr k premýšľaniu o problémoch a riešeniach, ako k ich odovzdaniu späť vedúcemu. Manažér by mal zasahovať, iba ak je ich rola nevyhnutná na získanie spolupráce, riešenie problémov širšej povahy atď. Všeobecne platí, že manažér má pôsobiť ako kouč a mentor.

Balenie

Na konci úlohy je dôležité rozpoznať udalosť. Ak je projekt neúspešný, manažér bude musieť prevziať zodpovednosť. Ak bola úloha úspešná, čo je zvyčajne, potom by malo byť verejné uznanie za vykonanú prácu.

Oblasti rozvoja možno identifikovať bez ohľadu na celkový výsledok. Môžu slúžiť ako pomôcka pri budúcich úlohách.

Ako už bolo uvedené, delegácia môže pomôcť dokončiť viac práce, ale v konečnom dôsledku by mala tiež pomôcť rozvíjať a motivovať zamestnancov. Je na manažérovi, aby:

• urobiť príslušné úlohy
• plánujte opatrne
• pravidelne monitorovať
• zabezpečiť úspešnosť zadania pre pozitívnu skúsenosť

© 2009 Christine Mulberry