NVQ: spracováva a distribuuje poštu a balíky v obchode a správe

V každej kancelárii sa cudzincom odosiela alebo od nich prijíma veľké množstvo komunikácií, ako sú listy, obežníky a telegramy. V rámci organizácie sa písomné materiály vymieňajú medzi rôznymi oddeleniami. Plánované a efektívne zaobchádzanie s poštou je nevyhnutné pre úspech každej obchodnej organizácie. Je opísaná ako chrbtová kosť a neoddeliteľná súčasť kancelárie.

Efektívne zaobchádzanie s poštou si vyžaduje zavedenie konkrétnych postupov zahŕňajúcich postupné vybavovanie pošty. Prichádzajúca pošta by mala byť prijímaná a distribuovaná s rýchlosťou a presnosťou. Presný spôsob vybavovania prichádzajúcej pošty sa v jednotlivých kanceláriách líši.

V našej organizácii máme dva rôzne poštové systémy, internú poštu a externú poštu.

• Dostupné interné poštové služby slúžia na distribúciu e-mailov v kanceláriách a oddeleniach spoločnosti ____________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Zbierajú sa a doručujú sa každý deň.
• Externé e-maily sa odosielajú prostredníctvom ______________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) . Externé poštové služby sa používajú, keď e-maily nemôžu alebo nepokrývajú interné kritériá poštových služieb. Napríklad tam, kde musia byť e-maily doručované klientom alebo iným spoločnostiam, alebo ____________ (odstránené z dôvodu dôvernosti) korešpondencie. Dodávajú a zhromažďujú sa tiež každý deň.

E-maily pozostávajú z troch hlavných typov - dovnútra, von a medzirezortných. Poštová služba pomáha spoločnosti nadviazať kontakt so zákazníkmi a širokou verejnosťou. Zriaďuje sa nezávislé poštové oddelenie, ktoré spracúva všetky typy pošty v kancelárii. Výhodou centralizovaných poštových služieb je špecializácia, lepší dohľad, hospodárnosť, lepší výkon, optimálne využitie vybavenia podateľne a vyškolený personál.

Rutina pre doručenú poštu zahŕňa kroky, ako je príjem pošty, triedenie pošty, otváranie pošty, označovanie pošty, zaznamenávanie pošty (registrácia dovnútra) a distribúcia pošty.

Rutina odosielanej pošty tiež zahrnuje rôzne kroky, ako je zhromažďovanie odchádzajúcej pošty, zadávanie odchádzajúcej pošty (register odoslania, kniha správ), skladanie listov, príprava obálok, triedenie, váženie a pečiatkovanie a nakoniec odoslanie.

Ja zhromažďujem poštu každý deň ráno a popoludní, vnútornú aj vonkajšiu. Distribuujem poštu adresovanú konkrétnej osobe tejto konkrétnej osobe a ja otváram akúkoľvek inú bežnú poštu pre oddelenie. Pozerám sa cez ne, aby zistili, čo sa ich týka, a podľa toho ich rozdelím. Keď je môj vedúci pracoviska mimo riadnej dovolenky alebo práceneschopnosti, sledujem tiež jeho poštu a prípadné urgentné prípady riešim kontaktovaním vedúceho oddelenia služieb. Tiež dbám na to, aby som ich distribuoval včas, aby sa úloha uvedená v e-maile splnila v uvedenom časovom rámci a bol dodržaný termín.

Používame externé poštové služby, keď doručovanie nie je v krajine a kde je pre iné spoločnosti alebo klientov. Budú to oblasti, ktoré nespadajú pod kancelárske priestory ______________ ( odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti ). Vnútornú poštu používame tam, kde je potrebné doručovať do kancelárií alebo oddelení, ktoré spadajú pod ___________________ ( odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov ). Interné e-maily šetria čas a peniaze. Takže všetky e-maily, ktoré je možné odoslať vnútornou poštou, sa posielajú týmto spôsobom a iba zvyšok sa odosiela prostredníctvom externého poštového systému.

Odchádzajúce príspevky odnášam poobede na recepciu. Príspevky triedim podľa veľkostí. Odchádzajúce interné e-maily nechávam v príslušných poliach, ktoré sú zoradené podľa oblasti. Tiež triedim odchádzajúcu internú poštu podľa naliehavosti a dôležitosti ako prvú alebo druhú triedu. Všetky zahraničné príspevky musia byť tiež vyriešené.

Pred odoslaním e-mailov sa vypočítajú správne poštovné podľa toho, či ide o poštové zásielky prvej triedy alebo druhej triedy alebo o doručené zásielky. Aby sa predišlo oneskoreniu, posielam poštu v správnom čase so správnym poštovným. S podozrivými balíkmi alebo poštou sa narába s maximálnou opatrnosťou. Ak sa zistí, že sú podozrivé, nahlásia sa to vedúcemu kancelárie a zaznamená sa to do knihy udalostí na recepcii.

Pri manipulácii s poštou musím dodržiavať a dodržiavať určité postupy.

1. Najprv si prezriem poštu pre každé oddelenie, zoradím ich podľa veľkosti a triedy a potom nájdem najlepší spôsob ich odoslania - buď normálny, alebo zaznamenaný.
2. Potom sa pozriem na hmotnosti a veľkosti a hľadám náklady. Hmotnosť je možné vyhľadať na stroji, ktorý sa používa na váženie stĺpov.
3. Ak sú z nejakého dôvodu potrebné špeciálne dodávky prostredníctvom kuriérov, budem hovoriť so svojím manažérom o autorizáciu a potom s vedúcim kancelárie. Potom urobíme opatrenia, aby peniaze nevyšli z nášho nákladového kódu. Inak sú služby používané v našej spoločnosti ___________ (odstránené z dôvodu ochrany dôverných údajov) .
4. Keď vidím zaznamenané položky, ktoré hovoria o prvej triede, zaznamenám všetky podrobnosti pošty vrátane adresy odosielateľa a príjemcu a urobím potrebné označenie pre urgentné a zaznamenané dodávky.
5. Akékoľvek poštové balíčky, ktoré sú ťažšie ako normálna hmotnosť a väčšie ako normálna veľkosť, používam na váženie poštových zásielok a balíkov a na výpočet správneho poštovného. Pre zvyšok pošty máme graf, ktorý obsahuje náklady podľa veľkosti pre doručenie prvej aj druhej triedy.
6. Príspevky sú pre každé oddelenie frankovane. Takže náklady na každé oddelenie idú do ich príslušných nákladových stredísk. U ostatných zaznamenaných dodávok sú náklady zaznamenané v knihe na recepcii.
7. Všetky príspevky sú opečiatkované a roztriedené a každý deň pripravené na odoslanie do 15:45. Máme člena posádky (odstránený z dôvodu ochrany osobných údajov ) , ktorý si každý deň prichádza vyzdvihnúť stĺp z budovy na recepcii.

Pri spracovávaní pošty a balíkov môže dôjsť k mnohým problémom.

1. Všetky prichádzajúce príspevky a balíky sú na recepcii opatrené pečiatkou spoločnosti. Akékoľvek e-maily od podozrivých adries alebo ľudí alebo akékoľvek balíčky, ktoré sa necítia normálne alebo vyzerajú podozrivo, sú ponechané bokom, bez toho, aby sme s nimi manipulovali.
2. Podozrivé e-maily a balíky sú hlásené správcovi kancelárie. Vedúci kancelárie a správcovia na recepcii zaznamenávajú udalosti do knihy udalostí a prijímajú potrebné opatrenia. Tiež sa ubezpečia, že ____________ (odstránené z dôvodu zachovania dôvernosti) je informované o problémoch.

Otázky a odpovede

Otázka: čo je nevyžiadaná pošta?

Odpoveď: Nevyžiadaná pošta je nežiaduci alebo nevyžiadaný reklamný alebo propagačný / reklamný materiál prijatý poštou alebo e-mailom. Zvyčajne ich zasielajú marketingové spoločnosti na účely uvedenia nových produktov alebo na informovanie o investičných príležitostiach atď. Keď sa dostanú nevyžiadané e-mailom, nazýva sa to aj spam.