27 tipov, ako pripraviť a hodnotiť výkonnosť zamestnanca

Hodnotenie výkonnosti zamestnanca

Kontrola výkonnosti zamestnanca môže byť najťažšou vecou, ktorú ako vedúci robíte. V zásade musíte vziať ich výkon za stanovené časové obdobie a zhrnúť ich do niekoľkých papierov, ktoré by mohli určiť ich budúcnosť s vašou organizáciou. Ak urobíte zlú kontrolu, osoba by mohla navždy uviaznuť v súčasnej polohe. Ak dáte hviezdnu recenziu, môžete ich potom pohnúť k lepším veciam. Najhoršie na tom je, že by ste mohli podať nepresnú kontrolu, ktorá by v budúcnosti mohla situáciu ešte zhoršiť.

Táto príručka vám pomôže vo všetkých aspektoch procesu kontroly výkonu zamestnancov.

Nepríjemná kontrola výkonu

Ako sa pripraviť na preskúmanie výkonnosti zamestnancov

Než začnete uvažovať o napísaní alebo vykonaní kontroly výkonnosti, musíte sa na ňu pripraviť. Tipy nižšie vysvetľujú, ako na to.

Evidujte ich činnosti. Aktivity zamestnanca si zapisujte do papierového alebo elektronického denníka. Nepíšte si základné povinnosti, ktoré sa od nich očakávajú. Namiesto toho si všimnite všetky pozitívne alebo negatívne kroky, ktoré prijali a ktoré by ovplyvnili ich kontrolu výkonnosti. Pamätajte, že niektoré organizácie môžu vyžadovať, aby boli zamestnanci informovaní, ak sa o nich vedie nejaká dokumentácia.
Kópie vykonanej práce si uschovajte. Ak zamestnanec urobí na posudku vynikajúcu prácu, uschovajte si jeho kópiu. Ak dostanete e-mail od inej osoby, ktorá zamestnanca chváli za dobre vykonanú prácu, uschovajte si tiež jeho kópiu. To isté platí pre všetko zlé, čo sa týka zamestnanca. Rovnako ako posledný tip, bude možno potrebné, aby bol zamestnanec informovaný o akejkoľvek dokumentácii, ktorá sa o ňom vedie.
Pravidelne poskytujte spätnú väzbu. Nečakajte na kontrolu a poskytnite spätnú väzbu k ich výkonu. Dajte im nepretržitú spätnú väzbu, aby vedeli, či robia dobrú prácu alebo či existujú oblasti, na ktorých je potrebné pracovať. To im dáva čas na zdokonalenie sa v oblastiach, o ktorých ste diskutovali. Ak sa zamestnanec nezlepšuje, môžete v hodnotení uviesť, že ste mu poradili, kde sa majú zlepšiť, ale nepodarilo sa im to.
Porozprávajte sa s vlastným nadriadeným. Ak máte náročné pripraviť hodnotenie, porozprávajte sa o ňom so svojím vlastným nadriadeným. Poraďte im o svojich obavách a svojich myšlienkach. Vždy je lepšie odraziť nejaké nápady od niekoho iného. Navyše, ak ide o zlú kontrolu, mal by o tom byť informovaný váš nadriadený.
Skontrolujte normy. Uistite sa, že pri každej kontrole dodržiavate štandardy stanovené vašou organizáciou. Takto zaistíte, že niekomu neposkytnete dobré hodnotenie, keď môže byť iba štandardné. Alebo štandardné hodnotenie, keď niekto môže byť skutočne chudobný. Snažte sa zostať čo najdôslednejší.

Zapisovanie poznámok pri písaní kontroly výkonu zamestnancov vám pomôže, aby vám nič nechýbalo.

Autor: StartupStockPhotos, verejná doména, cez Pixabay

Ako napísať prehľad o výkonnosti zamestnancov

Teraz, keď ste pripravení na kontrolu výkonnosti zamestnancov, je čas ju napísať. Nasledujúce kroky sú pokyny, ktoré by ste mali dodržiavať pri ich písaní.

Vytiahnite všetku dokumentáciu týkajúcu sa zamestnanca. Zahŕňa to všetky poznámky, ktoré ste si vzali, kópie dokumentov týkajúcich sa zamestnanca, ich spisy a pracovné normy. Tiež nikdy nebude na škodu použiť túto príručku aj ako referenciu.
Píšte iba na základe ich výkonu. Nepíšte hodnotenie na základe vašich osobných pocitov zamestnanca alebo podľa toho, čo iní ľudia tvrdia, že zamestnanec robí alebo nerobí. Hodnotenie musí byť založené na pozorovateľnom pracovnom výkone a iba to.
Začnite tým, aké sú všeobecné povinnosti zamestnanca. Nepíš, čo od nich očakávaš, ale upresni, za čo sú zodpovední. To vám pomôže, keď budete odkazovať na ich skutočný pracovný výkon.
Keď píšete o ich skutočnom výkone, nikdy nepoužívajte slovo „zvyčajne“. Niekto nemôže byť zvyčajne v niečom dobrý alebo zlý. Buď sú alebo nie sú. Spravidla je slovo príliš neurčité.
Nikdy nepoužívajte slovo „postoj“. Toto slovo má vždy negatívnu konotáciu. Aj keď hovoríte, že niekto má dobrý prístup, stále to znie negatívne. Namiesto toho používajte slová ako „vystupovanie“ alebo „výhľad“.
Nezačínajte príliš veľa viet slovom „vy“. Ak začínate slovom „vy“ viac viet za sebou, znie to, akoby ste na ne ukazovali prstom, aj keď to má byť pozitívne. Napríklad: „Túto úlohu ste zvládli dobre. Zvládli ste ju efektívne. Dokončili ste ju rýchlo.“ Všetko, čo počujem, keď čítam, je „ty, ty, ty“.
Začnite s dobrým, potom so zlým skončite. Keď začnete čítať hodnotenie, váš zamestnanec bude vždy nervózny. Ak začnete s pozitívami, uvoľnia sa. Potom môžete ísť do negatívu, ak nejaké existujú.
Nehovorte len to, že niekto je dobrý alebo zlý. Musíte uviesť toto odôvodnenie. Nehovorte iba: „Ste vynikajúci v písaní viacerých formulárov naraz“ bez uvedenia dôvodu, prečo je to skvelé. Šetrí to čas? Pomáha to procesu tým, že je rýchlejší? Čo? Platí to najmä vtedy, ak chcete povedať niečo zlé. Napríklad: „Nepodarilo sa vám splniť viac úloh naraz.“ Prečo zlyhali? Aký to malo dopad? Toto nielenže ospravedlní vaše hodnotenie zamestnanca, ale otvorí oči, aby ho videli na papieri.
Ak sa chyba vyskytla iba raz alebo dvakrát alebo nemala závažnú povahu, ignorujte ju. Ak niekto urobí iba jednu veľkú chybu za obdobie jedného roka, je to v skutočnosti celkom dobrý záznam. Pri ich hodnotení by ste nemali narážať na jednu chybu.
Ak dostanú počas hodnotiaceho obdobia správy, môžete ich pri hodnotení spomenúť, ale buďte struční. Ak chyby alebo príkladné správanie pokračovali aj po napísaní, potom to môžete v hodnotení zdokumentovať. To pomôže ešte viac odôvodniť hodnotenie výkonu. Ak neurobili po napísaní nič iné pozoruhodné, všimnite si to tiež.
Poskytnite nejaké ciele. Pri každom hodnotení stanovte ciele, ktoré majú dosiahnuť v ďalšom hodnotiacom období. Zamerajte tieto ciele na svoje negatíva, aby vedeli, čo od nich očakávate. Ak neexistujú žiadne negatíva, uveďte, čo ešte by ste chceli, aby zamestnanec dosiahol.
Ak poskytnete celkové hodnotenie, ktoré je dobré alebo zlé, uistite sa, že máte niekoľko ďalších hodnotení, ktoré toto celkové hodnotenie podporujú. Niekto nemôže byť v kategórii mierne dobrý a zaslúži si celkovo skvelé hodnotenie. To isté platí, ak im udelíte celkovo zlé hodnotenie. Iba pár chýb celkovo neospravedlňuje hrozné hodnotenie.
Ak ich necháte na hodnotení odhlásiť, zabezpečte, aby sa časť hodnotenia nachádzala na jednej zo stránok, ktoré podpisujú. Nerobte to na samostatnej stránke. Ak sa prihlásia na stránku, ktorá má časť hodnotenia, preukáže to, že išlo o rovnaké hodnotenie, aké dostali. Ak sa neskôr vrátia a sťažujú sa, že to nebolo rovnaké hodnotenie, môžete ukázať, že to bolo.
Nechajte hodnotenie skontrolovať ešte niekým iným. Mal by to byť niekto na rovnakej úrovni ako vy alebo vyššia, ako váš šéf. Ďalšia sada očí je vždy dobré skontrolovať, či ste neurobili chybu, niečo nestihli atď.
Nakoniec choďte so svojím črevným inštinktom. Poznáš zamestnanca. Spolupracovali ste s nimi. Choďte s tým, čo považujete za správne.

Hororový príbeh o preskúmaní výkonnosti zamestnancov

Môj nadriadený v tom čase dal inému zamestnancovi kontrolu ich výkonu. Súčasťou kontroly bola krycia listina, kde bolo možné skontrolovať jednotlivé hodnotenia zamestnanca. Môj nadriadený chcel dať zamestnancovi niekoľko hodnotení „nadštandard“ a zvyšok by bol „štandard“. Namiesto toho omylom udelila niekoľko hodnotení „Vynikajúci“ a zvyšok „Nadštandard“. Zistila to po vykonaní hodnotenia.

Pokúsila sa to napraviť potom, ale zamestnanec odmietol podpísať nové hodnotenie, čo spôsobilo iba ďalšie problémy.

Ako podať efektívne hodnotenie zamestnanca

Ako vykonať kontrolu výkonu zamestnancov

Je čas na najťažšiu časť procesu - vykonať samotnú kontrolu. Ďalej uvádzame niekoľko všeobecných tipov týkajúcich sa tohto procesu.

Nečítajte hodnotenie od slova do slova. Zhrňte to a porozprávajte sa so zamestnancom. Pozerajte sa im do tváre a buďte pri tom polo ležérne. Budú sa cítiť viac v pohode. Nech sa tiež porozprávajú. Ich reakcia vám pomôže viesť vás, kam sa máte počas celého hodnotenia dostať.
Neukazujte príliš veľa emócii. Nechal som zamestnancov plakať, kričať a hodiť mi hodnotenie späť, keď s tým nesúhlasili. Nehnevajte sa a nerozčuľujte sa. Ak prejavíte emócie, zamestnanec bude mať pocit, že nepodporujete to, čo ste napísali, alebo môže použiť vaše emócie proti vám.
Pripravte sa na neočakávané. Možno si myslíte, že viete, ako zamestnanec zareaguje, ale nie je to tak vždy. Buďte pripravení podložiť hodnotenie príkladmi ich výkonnosti, aby ste zabránili výbuchom alebo prekvapeným reakciám.
Hodnotenie vždy ukončite ponúknutím pozitívnych a povzbudivých slov. Neukončujte to na zlú notu, ani pri otrasnom hodnotení. Nabádajte ich, aby sa zlepšovali, a ponúknite im svoju podporu.
Dajte zlé hodnotenie tesne pred voľnými dňami zamestnanca. To im umožní ochladiť sa a v budúcom týždni sa vrátiť s lepšou náladou.
Počas hodnotenia vždy nechajte niekoho sedieť pri vás. Budú slúžiť ako svedok a budú vás informovať, ak sa stane niečo zlé. Navyše si môžu robiť poznámky, ak čakáte, že to bude ťažké hodnotenie.
Poskytnite zamestnancovi všetky poznámky alebo kópie uchovávané po celý rok. Toto im umožní vidieť, ako postupujú, pripomenúť im niektoré udalosti, atď. Majte na pamäti, že niektoré interné dokumenty nemusia byť pre nich, takže sa musíte riadiť zásadami svojej organizácie.
Na konci hodnotenia sa zamestnanca opýtajte, či nemá nejaké otázky. To im umožní opustiť miestnosť s jasnou predstavou o tom, čo sa práve stalo.

Po preskúmaní výkonnosti zamestnancov

Po vykonaní hodnotenia musíte urobiť niekoľko vecí:

Vymažte všetky poznámky a vytiahnite všetky dokumenty, ktoré sa môžu týkať predchádzajúceho roka. Ak sa jedná o ročné hodnotenie, potom sa v podstate začína pre ďalší rok. Mali by mať vždy nový začiatok.
Kópiu hodnotenia poskytnite zamestnancovi. Môže to urobiť vaše vlastné oddelenie ľudských zdrojov, ale ak nie, zabezpečte, aby ste kópiu hodnotenia poskytli priamo zamestnancovi.
Skontrolujte hodnotiaci proces ako celok. Skontrolujte všetko, čo ste urobili pri príprave, písaní a uskutočňovaní hodnotenia. Pokúste sa nájsť oblasti, v ktorých by ste mohli vylepšiť svoje ďalšie hodnotenie.

Pamätajte - hodnotenie by nemalo byť pre zamestnanca prekvapením. Mali by si byť dobre vedomí svojho pokroku v priebehu hodnotiaceho obdobia.