Vysvetlenie štyroch fáz efektívneho stretnutia

Foto rawpixel.com cez Unsplash

Takmer v každej epizóde americkej verzie The Office priviedol svojrázny Michael Scott Stevea svojich zamestnancov do konferenčnej miestnosti na stretnutie, ktoré sa začalo zle, nikam nevedie a zvyčajne končí tým, že niekomu bude hroziť ukončenie, fyzické zranenie alebo nechcené objať. V skutočnom živote sa stretnutia na pracovisku (alebo stretnutia kdekoľvek - v kostole, školských programoch alebo dokonca pri posedení s rodinou) môžu cítiť rovnako svojvoľne a nepríjemne. Ak má ísť o brainstorming a nakoniec dosiahnutie riešenia, potom sa tlačiť okolo stola v zasadacej miestnosti alebo zaokrúhliť okolo 40 zamestnancov pomocou Zoom bez určeného smeru je ako skočiť do plachetnice bez plachiet. Vážne nikam neodchádzate.

Postupujte podľa týchto krokov a získate lepšie stretnutia, ktoré sa začnú a skončia silnými a medzi nimi sa urobí veľa pokroku.

Tipy na efektívne stretnutie

Vyberte si čas a miesto, ktoré nebudú rozptyľovať členov. Stretnutie hodinu pred obedom v kancelárii oproti bufetu bude pre účastníkov úplne nezaujímavé.
Ak môžete stretnutie viesť virtuálne, urobte to. Už nie je dôvod žiadať ľudí, aby zmenili deň tak, aby sa stretli na jednom mieste.
Uistite sa, že váš účel má pevný a jednoznačný účel. Stretnutie, na ktorom sa diskutuje o spôsoboch zníženia rozpočtu na budúci štvrťrok, nie je dosť úzke. Vytvorte tému „Rozhodovanie, ktoré tri veci, ktoré nepotrebujeme, aby sme v budúcom štvrťroku minuli peniaze“.
Pozývajte iba ľudí, ktorí sú dôležití pre bod stretnutia. Ľudia spravidla neradi chodia na schôdzky, takže sa nemusíte zúčastňovať nikoho, kto nie je nevyhnutný na vyriešenie problému.
Vytvorte základné pravidlá pred začiatkom schôdze a uistite sa, že všetci účastníci dostanú kópiu - univerzálne skvelé základné pravidlo je „navzájom sa nerušiť“.
Pošlite následné e-maily do 24 hodín od stretnutia s potvrdením a prijatými rozhodnutiami a o tom, kto bude pri týchto rozhodnutiach vykonávať konkrétne úlohy.

4 fázy efektívnych stretnutí

Prvá vec, ktorú treba pri vedení efektívnych stretnutí rozpoznať, je, že sa len tak kúzelne nespoja, keď vstúpite do upchatej zasadacej miestnosti. Ako každé úžasné stretnutie, je tu aj prvok plánovania a prípravy, bez ktorého je skutočné stretnutie úplne zbytočné.

Štyri etapy účinných stretnutí sú:

Príprava. Toto je čas, aby ste skutočne definovali, o čom je vaše stretnutie. Ide o brainstorming o tom, ako lepšie využiť letných stážistov? Pokúšate sa rozhodnúť, kam minúť ďalšie peniaze v rozpočte umeleckého oddelenia? Dobre sformulovaná hlavná téma diskusie je kľúčom k úspechu stretnutia, pretože účastníci chcú mať pocit, že tento čas navyše vyňatý z ich rutiny stojí za to.
Stretnutie. Počas stretnutia, budete mať istotu, sledovať program vám vytvoreného počas p reparácie , takže všetky kľúčové hovorí body sú vychovávaní, a každý je daná možnosť prispieť vstup, bez ísť off-topic, takže schôdzka dlhšie, než je potrebné, aby byť.
Záverečné. Niekoľko minút pred plánovaným koncom schôdzky ukončíte diskusie, v prípade potreby si nastavíte čas na ďalšiu schôdzku a skontrolujete príležitosť účastníkov, aby vás kontaktovali s ďalšími otázkami.
Nasleduj. Následné kroky sú pre kvalitu stretnutia rovnako dôležité ako fáza prípravy. Toto je miesto, kde odstránite všetky medzery a zviazate všetky voľné časti, aby ste sa uistili, že rozhodnutia prijaté počas stretnutia sú správne implementované.

Medzi všetkými fázami stretnutia by mala trvať najviac času príprava. Zmierte sa s tichým prostredím a naplánujte si, čo chcete od nadchádzajúceho stretnutia, a zamerajte sa iba na to, čo pomôže pri implementácii vylepšení.

Foto Alejandro Escamilla cez Unsplash

Príprava na efektívne stretnutie

Rozhodnite o účele stretnutia

Sme v najdôležitejšej fáze plánovania schôdzky - rozhodujeme sa, prečo sa stretávate. Aby ste sa v prvom rade rozhodli o účele stretnutia, položte si dve jednoduché otázky:

Aký problém je potrebné vyriešiť?
Prečo je potrebné sa touto otázkou zaoberať?

Predmetom stretnutia budú odpovede na tieto otázky.

Vyberte najlepší čas a umiestnenie

Popremýšľajte nad časom a miestom, ktoré bude priaznivé pre brainstorming a otvorenú diskusiu, a aké nastavenie bude najlepšie zodpovedať veľkosti vašej skupiny.

Ak si vyberiete vzdialené miesto, môžete využiť službu videohovoru, ako je Zoom, jednoduchý konferenčný hovor alebo dokonca diskusia prostredníctvom služby Messenger. Obrovskou výhodou stretnutí na diaľku je, že čas môže byť oveľa flexibilnejší, pretože účastníci sa môžu jednoducho pripojiť prostredníctvom svojho telefónu odkiaľkoľvek.

Ak sa rozhodnete stretnúť osobne, zvážte možnosť zvoliť si čas, v ktorom nebudú brušká bublať a oči nebudú pozerať na hodiny. Stretnutie tesne pred prácou alebo tesne pred obedom je pravdepodobne zlý nápad.

Vytvorte program

Ďalej budete musieť vytvoriť program. Program sa niekedy nazýva „cestovná mapa“, bude viesť schôdzku a pomôže vám ako dirigentovi aj všetkým ostatným zúčastneným. Udržujte si prehľad o tom, kde ste a kam by ste mali ísť.

Dobrý program schôdze bude obsahovať:

Témy, ktoré je potrebné prediskutovať
Kľúčové body rozhovoru týkajúce sa každej konkrétnej témy
Definovaný čas začiatku a konca stretnutia
Priestor pre otázky pred časom ukončenia

Program môže vyzerať asi takto:

Časový plán schôdzky

15:00 Stretnutie sa začína

3: 00-3: 05 Predstavenie účastníkov a témy

3: 05-3: 20 Diskusia k téme a body rozhovoru

3: 20-3: 30 Otázky

15:30 Stretnutie sa končí

Čas ukončenia: 15:30

Hlavná téma: Kam by sme mali dať nové predajné automaty?

K dispozícii budú tri nové automaty - dva na občerstvenie a jeden na nápoje
Mali by byť všetky automaty umiestnené na jednom mieste alebo rozložené v budove?
Požiarny kód uvádza, že automaty nemôžu byť umiestnené v blízkosti východov z budovy

Ak máte ďalšie otázky alebo obavy, pošlite e-mail na adresu [email protected] do 28. júna.

Tento program funguje, pretože stanovuje jasné pokyny pre priebeh stretnutia. Vytlačte si svoju agendu a rozdajte ju každému účastníkovi na začiatku schôdze alebo ju vopred pošlite e-mailom, aby mal každý šancu program preskúmať a vrátiť sa k nemu späť počas celého stretnutia. Je tiež dobré zverejniť ho všade, kde sa stretávate, aby bol počas celej diskusie vždy pred vami a účastníkmi.

Vyberte a pozvite členov na schôdzu

Rozhodnite sa, kto by mal byť na schôdzi a prečo
Posielajte žiadosti členom prostredníctvom e-mailu, textovej správy alebo inej formy profesionálnej komunikácie

Stanovte základné pravidlá

Hranice pomáhajú udržiavať spoločnosť fungujúcu v prevažne civilnom štáte. Myslite na svoje stretnutie ako na mini spoločnosť a stanovte si nejaké hranice, ktoré sa nazývajú Základné pravidlá. Ak chcete vytvoriť základné pravidlá pre efektívne stretnutie, buďte konkrétni a riešte možné rušivé vplyvy, ako napríklad:

Technológie. Mali by byť počas stretnutia povolené telefóny a počítače?
Vážiť si ostatných členov. Malo by sa odradiť od vyrušovania, hlasného rozprávania, rozprávania cez seba alebo príliš dlho.
Prestávky. Ak bude schôdza dlhá, dôjde k nejakým prestávkam a kedy a kde by mali členovia očakávať, že sa opäť stretnú?

Ciele základného pravidla

Základné pravidlá by mali byť konkrétne a mali by zabezpečiť, aby všetci prítomní na stretnutí mali šancu zapojiť sa a zúčastniť sa v produktívnom prostredí.

Priraďte kritické úlohy

Ako každý dobre naolejovaný stroj, aj úspešné stretnutie si vyžaduje viac ako osoba, ktorá ho vedie. V rámci schôdzky budete musieť priradiť tri rozhodujúce hody, aby ste ju udržali v hučaní od začiatku do konca.

Facilitátor

Lektor udržuje schôdzku na správnej ceste, presadzuje základné pravidlá a pomáha viesť členov späť k účelu schôdzky, ak sa konverzácia vymyká z inej témy.

Časomerač

Časomerač bude sledovať definované časy začiatku a konca stretnutia a členom bude pravidelne pripomínať, koľko času už uplynulo a koľko času ešte zostáva.

Rekordér

Rekordér zaznamenáva nápady prinesené počas stretnutia a v prípade, že je konverzácia mätúca, požiada o vysvetlenie, aby všetky zaznamenané informácie boli užitočné a mohli byť použité ako efektívny odkaz po stretnutí.

Zaobstarávať a organizovať materiály

Rozhodnite sa, aké materiály sú potrebné na stretnutie, a zhromaždite ich pred časom stretnutia. Ak teda používate prenosný počítač, skontrolujte, či sa aktualizácia nezačne iba v polovici stretnutia, a ak čakáte, že si všetci budú robiť poznámky, vezmite si dostatok pier a poznámkových blokov, aby ste mohli prejsť okolo. Ak plánujete prezentovať údaje, nájdite si čas na vytvorenie niekoľkých vizuálov, ktoré podporia vaše čísla.

Príďte na stretnutie pripravení prijať jednu alebo dve presne definované otázky. Príliš veľa bodov diskusie by mohlo brániť skutočnému pokroku a viesť k tangenciálnej diskusii.

Foto Tim Gouw cez Unplash

Stretnutie

Úvod

Urobte krátky úvod, aby ste sa navzájom oboznámili so všetkými členmi schôdzky, potom uveďte účel stretnutia a prekonajte základné pravidlá, aby všetci mali jasnú predstavu o tom, ako sa schôdzka bude konať.

Uveďte účel stretnutia

Prejdite si účel stretnutia, prečo ste tam všetci a čo chcete dosiahnuť (jednomyseľne rozhodnúť o najlepšom umiestnení alebo umiestneniach pre tri nové automaty).

Preskúmajte program

Pri osobných stretnutiach rozdajte tlačené kópie programu, ktoré obsahujú témy určené na diskusiu, body rozhovoru a začiatočný a konečný čas.

Pokiaľ ide o schôdzky na diaľku, ešte predtým, ako začnete, dôkladne skontrolujte, či boli všetci odoslaní a či majú prístup k agende. Doprajte účastníkom ďalšiu minútu, aby ju mohli vytiahnuť skôr, ako sa zapoja do diskusie.

Stanovte si čas, kedy schôdzku zabalíte a budete sa jej držať. Vaši zamestnanci a kolegovia ocenia vašu rozhodnosť. Povzbuďte všetkých, aby vám poslali e-mail s ďalšími otázkami, aby nikto nemal pocit, že máte voľné konce.

Foto: Eder Pozo Perez cez Unsplash

Ukončenie schôdze

Balenie

Aj keď schôdzka prebieha skutočne dobre a každý prichádza so skvelými nápadmi, je dôležité držať sa konečného času stanoveného na začiatku schôdzky. Ak je potrebné prediskutovať viac, možno to urobiť počas fázy sledovania .

Pre plynulé zatváranie:

Na konci schôdze dajte členom pár minút na to, aby sa pýtali a odpovedali na otázky.
Rozhodnite, či sa dosiahlo riešenie alebo či sa o ňom bude opäť rokovať na nasledujúcom stretnutí.
Ak bolo dosiahnuté riešenie, vytvorte akčný plán s konkrétnym časovým harmonogramom.
Ak sa riešenie nepodarí dosiahnuť, vymyslite v blízkej budúcnosti ďalší čas na stretnutie.

Tvorba akčného plánu

Keď je čas vytvoriť akčný plán, budete musieť zahrnúť nasledujúce prvky:

Riešenie. Riešením je presunúť všetky tri automaty do jedného centrálneho umiestnenia, pričom nápojový automat je v strede, aby ich bolo možné ľahko nájsť, a všetky občerstvenia je možné zakúpiť na jednom mieste.
Ako implementovať riešenie. Na implementáciu tohto riešenia budú stroje presunuté do úseku haly oproti kúpeľniam.
Kto bude súčasťou implementácie riešenia a ich konkrétne úlohy. Jackie bude kontaktovať predajcov, aby im oznámila, kde by mali byť stroje nainštalované, a Juan sa s nimi stretne v deň inštalácie, aby zabezpečil, že sú stroje nainštalované na správnom mieste.
Časová os procesu riešenia. Jackie zavolá predajcom v pondelok ráno s informáciami a stanoví dátum inštalácie, zatiaľ čo Juan bude kontaktovať svojho manažéra so žiadosťou o voľno z dôvodu obvyklých ranných úloh na stretnutie s predajcami.

Do jedného týždňa od stretnutia kontaktujte účastníkov e-mailom, aby ste objasnili všetky otázky a vyriešili obavy, ktoré sa objavia po stretnutí. Udržujte komunikačné linky otvorené, aby ste mohli zo svojho stretnutia ťažiť.

Foto Andrew Neel cez Unsplash

Nasleduj

Posielajte následné e-maily

Po ukončení schôdzky udržujte dynamiku stretnutia zaslaním poznámok záznamníka účastníkom stretnutia v nasledujúcom e-maile. Pripomeňte všetkým povinnosti Jackie a Juana a v prípade akýchkoľvek problémov alebo otázok zabezpečte, aby mal každý vaše kontaktné informácie.

Posielajte jednotlivé následné e-maily

Pre tých, ktorí sa rozhodli pre vykonávanie konkrétnych povinností pri implementácii riešenia, pošlite e-mail s informáciami o dosiahnutom pokroku a prediskutujte akékoľvek problémy, ktoré môžu brániť časovej osi. Uistite sa, že Juan dostal súhlas od svojho manažéra, aby si vzal voľno na stretnutie s predajcami, a v pondelok popoludní skontrolujte, či sa Jackie spojila s predajcami a potvrdila čas a miesto inštalácie.

Dodržiavanie týchto jednoduchých pokynov na krátke a vysoko efektívne stretnutie pomôže vám a vašim kolegom udržať si prehľad o problémoch bez toho, aby ste sa nimi úplne vykoľajili.