Obsah:
- 1. Pošlite materiály vopred
- 2. Obmedzte pozvánky
- 3. Stanovte základné základné pravidlá, ale nerobte si starosti
- 4. Roly múdro otáčajte
- 5. Začnite pozitívom
- 6. Vyvarujte sa podrobnému riešeniu problémov
- 7. Dajte na koniec najmenej dôležité témy
rawpixel
Konferenčné hovory často nestačia na to, aby sa na Slacku alebo Gchate uskutočňovali multitasking a chrapľavé konverzácie. V najhoršom prípade sú to plná strata času ľudí a môžu odčerpať morálku, ak je hovor zle zvládnutý. Niekedy sa týmto hovorom nedá vyhnúť, buď preto, že sú logisticky nevyhnutné, alebo preto, že si ich vyžaduje niekto vyšší, takže tu je príklad, ako ich čo najlepšie využiť.
1. Pošlite materiály vopred
Pomáha poslať program vopred, aby ľudia mohli dopredu zvoniť všetkým, čo potrebujú. To znižuje pravdepodobnosť, že ľudia pôjdu „Ó, ešte jedna vec!“ tak, ako sa každý lúčil s hovorom.
Ak sa chystáte odkazovať na daný dokument alebo iný vizuál, môže byť pre každého užitočné mať ho počas hovoru k dispozícii. Rachotenie niektorých čísel a potom ich opakovanie trikrát bude stratou času. Aj keď by predmetný dokument mal byť v priečinkoch doručenej pošty ľudí, pokúste sa ho znova odoslať deň pred uskutočnením hovoru, najmä ak bol odoslaný pred niekoľkými týždňami alebo mesiacmi.
Mali by ste tiež nezabudnúť vopred informovať ľudí, či budú zodpovední za poskytnutie informácií o určitom projekte. Aj keď sa niekedy nedá vyhnúť požiadavkám na poslednú chvíľu a manažéri by mali byť všeobecne pripravení na túto možnosť, je lepšie ľuďom dať najavo, namiesto toho, aby o tom vedeli a dostali ich na miesto.
2. Obmedzte pozvánky
Existujú dve skupiny ľudí, nad ktorými treba premýšľať: ľudia, ktorí musia byť v pohotovosti, a ľudia, ktorí to robiť nemusia, ale stále by mohli byť prospešní. Ľudia v tejto prvej kategórii sú pravdepodobne osobami s rozhodovacími právomocami a vedúcimi tímov s aktualizáciami, ktoré majú poskytovať. Identifikácia týchto ľudí by mala byť dosť ľahká.
Do druhej kategórie môžu patriť ľudia, ktorí môžu odpovedať na akékoľvek otázky týkajúce sa konkrétnej situácie, alebo ktorí im bránia vo vedúcich rolách a mohli by mať prospech z telefonovania. To nie je nevyhnutne zahŕňať všetkých zamestnancov alebo každé oddelenie. Pamätajte, že trávenie času na konferenčných hovoroch môže byť stratou ľudskej sily, keď manažéri môžu svojim tímom neskôr poskytnúť kľúčové informácie. V prípade pochybností sa poraďte s manažérmi a vedúcimi tímu o tom, ako efektívne využívať čas.
V závislosti od vašej organizácie môže mať zmysel pozvať všetkých, ale účasť na nich je povinná iba pre určitých ľudí. To umožňuje zainteresovaným stranám pripojiť sa, dozvedieť sa viac a dúfame, že nakoniec niečo prispejete. Nezabudnite tieto odlišné očakávania jasne komunikovať - a pamätajte, že čím viac ľudí bude volať, tým viac času to pravdepodobne bude trvať!
3. Stanovte základné základné pravidlá, ale nerobte si starosti
Pokyny týkajúce sa toho, kedy sa treba pýtať, kto sa má zúčastniť, a nezabudnutia, keď ste sa pripojili alebo hovorili, by mali byť komunikované, možno v rovnakom e-maile, ktorý obsahuje program. Pamätajte, že tieto pokyny budú mať často odôvodnené výnimky, alebo začiatočník nemusí byť oboznámený s pracovnou kultúrou vašej organizácie. Nikto nebude perfektný v tom, že si pamätá, že má stlmiť telefón, takže sa nemusíte starať o to, že na ľudí nebudete pôsobiť menším hlukom v pozadí alebo inými malými priestupkami.
Ak niečo skutočne ruší hovor, vyskúšajte širokú škálu otázok „Môže sa každý ubezpečiť, že je jeho telefón stlmený, ak je niekde hlučný?“, Aj keď presne viete, kto je jeho vinníkom. Ak je spätná väzba čo najpriamejšia, môže sa dobre mieneným zamestnancom zabrániť, aby sa cítili pokarhaní alebo nevítaní.
4. Roly múdro otáčajte
Priradenie rolí ľuďom bez ohľadu na ich ochotu a zručnosti pravdepodobne spôsobí, že váš konferenčný hovor bude zdĺhavejší. Skúste ľuďom, ktorí majú skutočný záujem o vedenie, prideliť úlohy na zapisovanie, plánovanie a uľahčenie. V iných prípadoch možno budete chcieť vyhľadať členov tímu, ktorí sa zaujímajú o tému konkrétneho hovoru. Nech už je dôvod akýkoľvek, dajte ľuďom vedieť, prečo ich požiadate, aby sa tejto úlohy ujali, pretože to môže pomôcť zlepšiť ich sebadôveru a morálku.
Je tiež príjemné mať čerstvý hlas, ktorý vám povie hovory raz za čas. Možno je jeden z regionálnych manažérov veľmi obľúbený a váš tím by mohol mať radosť z toho, že mu dá veci do zabudnutia.
Aj keď sa náhodné alebo plánované striedanie rolí môže javiť ako spravodlivé, môže to zlyhať. Začiatočník vás môže nenávidieť, ak im dáte zodpovednosť za poznámky k niečomu, v čom sú úplne nové. Pravdepodobne tiež nie je dobré ukladať povinnosti niekomu, kto je zodpovedný za riešenie núdzových situácií a možno bude musieť vystúpiť v polovici hovoru.
5. Začnite pozitívom
Aj keď to nechcete preháňať a pôsobíte neúprimne, je pekné uznať, že bola vykonaná skvelá práca alebo bolo vyvinuté špeciálne úsilie. Ak konkrétna skupina alebo jednotlivec práve dosiahli niečo veľké, otvorte to, aj keď to pre hovor nie je príliš relevantné. Môžete tiež dať pokrik niekomu čerstvému z veľkej služobnej cesty alebo možno celej kancelárie, ak naskočí z časovej zóny, kde je ešte skoro ráno. Toto môže nastaviť pozitívny tón pre inak vyčerpávajúci hovor.
Nerobte však túto časť príliš dlho, inak to len stráca čas. Buďte tiež opatrní, aby ste zabránili tomu, aby ste tých istých ľudí zasypali chválou pri každom jednom hovore, pretože to môže u ostatných spôsobiť zlyhanie a morálku.
6. Vyvarujte sa podrobnému riešeniu problémov
Zdržiavanie sa téme je zjavným cieľom konferenčných hovorov, ale niekedy narazíte na zložité situácie, keď je otázka niekoho témou, ale je to komplikované alebo veľmi špecifické pre jeho situáciu. Ak to pre ostatných na hovore vôbec nie je možné, nebojte sa odpovedať „To je zložitý problém, ktorý je pre kanceláriu dosť špecifický. Môžeme o tom diskutovať offline? “
V niektorých prípadoch môžete vyskúšať aj konkrétnejšie odôvodnenie, napríklad „Viem, že niektorí ľudia z tímu HR majú ďalšie stretnutie, kam sa dostanú za 10 minút; môžeme odložiť túto diskusiu, pretože sa ich netýka? “ Dôležitou súčasťou je zabezpečiť, aby sa pýtajúci necítil ako nevhodný alebo zaťažujúci, pretože jeho otázka musí byť riešená v inom čase alebo na inom mieste.
7. Dajte na koniec najmenej dôležité témy
Aj keď cieľom je vždy ukončiť konferenčný hovor včas, sú dni, kedy technické problémy alebo komplikované problémy môžu trvať dlhšie. Je tiež možné, že sa objaví núdzový stav, ktorý prinúti najmenej jednu osobu, aby z hovoru odskočila.
Ak je váš hovor naplánovaný na dobu dlhšiu ako pol hodiny, existuje veľká šanca, že zaneprázdnený manažér alebo iný subjekt s rozhodovacími právomocami bude musieť bežať na inú, urgentnejšiu schôdzku, či už plánovanú, alebo nie. Skúste do hovoru vložiť všetky položky citlivé na čas, ktoré si vyžadujú vstup. Aj keď je možné neskôr vrátiť chýbajúceho manažéra do slučky, vyžaduje to čas a pozornosť z tvojho dňa - alebo dňa niekoho iného.