Formát inštruktážnej poznámky

Väčšina obchodných poznámok má informatívny charakter a je pravdepodobné, že ak ich napíšete, budete písať inštruktážne poznámky. Tu je niekoľko tipov na napísanie tohto druhu poznámky.

Formát poznámky

Čo je to inštruktážny memorandum?

Inštruktážna poznámka je sprievodca mini-návodmi, ktorý čitateľom poskytuje základné pokyny, ako niečo robiť. Môže to byť niečo také jednoduché ako použitie kopírky alebo niečo zložitejšie, napríklad kódex správania pre randenie v kancelárii. Môže to byť súhrn niektorých významných postupov, ktoré sa práve implementovali, alebo niektoré pravidlá alebo pokyny týkajúce sa zabezpečenia mimo pracovných hodín.

Niekoľko tipov na vyplnenie pokynu

Väčšina vašej správy sa zameria na pokyny alebo úlohy, ktorými čitateľa inštruujete. Takže:

1. Pokyny rozdeľte na malé kroky
2. Uveďte kroky v poradí, v akom ich chcete dokončiť
3. Usporiadajte kroky pomocou odrážok alebo čísel
4. Každý krok začnite akčným slovesom.

Tam som práve vymodeloval mäso vašej inštruktážnej poznámky, pretože každý z týchto bodov začína akčným slovesom.

Štruktúra vášho pokynu

Váš inštruktážny záznam bude mať tri časti:

1. Otvorenie (prečo to píšete)
2. Pokyny (napísané s aktívnymi slovesami alebo s rozkazovacím príkazom)
3. Záver: toto je ukončenie, ktoré končí správu na vedomie dobrej vôle a žiada od čitateľa akúkoľvek spätnú väzbu.

Formát poznámky

Vaša poznámka by samozrejme mala byť vo formáte poznámky. Ak používate program MS Word, môžete nájsť veľa šablón, ktoré vám pomôžu s nastavením poznámky. Formát poznámky má zvyčajne štyri značky:

• Komu: (meno / pozícia odosielateľa)
• Od: (Vaše meno / pozícia)
• Dátum: (dnešný dátum)
• Predmet: (Tiež známy ako re:)

Otvorenie memoranda

Šablóna je s láskavým dovolením MS Word

Inštruktážne body

Aktívne slovesá

Inštruktážne memorandum na YouTube

Pozrite sa na video nižšie. Všetky body, ktoré som uviedol, sú tu. Zahrnul som tiež príklad úplnej inštruktážnej poznámky.

© 2012 Rhonda Malomet