Ako urobiť alokáciu zdrojov v programe Excel

Úvod

Plánovanie zdrojov môže byť jedným z najnáročnejších aspektov projektového riadenia, najmä ak to požadujete pre viac projektových tímov v celej organizácii počas dlhého časového obdobia. Ak máte Microsoft Project Server, môžete alokovať zdroje pomerne ľahko, pretože Microsoft Project Server dokáže prezerať všetky projekty vo vašej organizácii a povedať vám, kde je pridelený konkrétny zdroj. Štandardné vydanie spoločnosti Microsoft vám to však neumožňuje a v tom okamihu je jednoduchšie odkázať na svoje plány projektu v programe Microsoft Project alebo inde a vytvoriť dokumentáciu o alokácii zdrojov v programe Excel. Tento článok vás prevedie všetkým, čo potrebujete na vykonanie dokumentácie o zdrojoch v programe Microsoft Excel.

Práca na alokácii zdrojov môže mať pocit, že riešite veľmi veľkú hádanku.

Vytvorte zoznam

Prvým krokom je zostavenie zoznamu všetkých zdrojov, za ktoré budete zodpovedať. Ak je to pre jeden projekt alebo malé oddelenie, pravdepodobne to urobíte svojpomocne, ale ak robíte alokáciu zdrojov pre veľké oddelenie, kde zamestnanci pracujú na stovkách projektov, bude možno potrebné prepracovať oddelenia podpory, aby ste sa uistili, že máte celý zoznam mien. Nechajte niekoho skontrolovať zoznam. Nechcete začať ľudí presúvať a upravovať časové osy projektu, len aby ste zistili, že existujú nejaké ďalšie osoby, ktoré mohli zaplniť niektoré diery.

Faktor pri podpornej práci

V niektorých spoločnostiach zamestnanci, ktorí pracujú na projektoch, tiež vykonávajú slušné množstvo podporných prác. Percento podporných prác, ktoré zamestnanci robia, sa líši od spoločnosti k spoločnosti a od zamestnanca k zamestnancovi. Je dôležité pochopiť, aké percento podpornej práce musíte zapracovať do čísel pre každého zamestnanca za priemerný pracovný deň alebo pracovný týždeň za dobu, na ktorú ste pridelili zdroje. A ak nie ste osobou, ktorá je dostatočne oboznámená s pracovným vyťažením zamestnancov, nezabudnite tieto informácie získať od niekoho, kto je. Ak urobíte odhad a je to nesprávne, odhodí to vaše čísla veľkým spôsobom, čo môže viesť k veľkej bolesti.

Čo robiť, keď sa projekt pokazí

Poznajte dobu, ktorú ste pridelili

Na objasnenie vždy overte čas, počas ktorého sa od vás žiada pridelenie zdrojov. Predpovedať, kde budú ľudia v blízkej budúcnosti, je ľahšia vec, ale čím ďalej po ceste, ktorú budete musieť hľadať, tým väčšie je riziko, že sa budete mýliť, a ak nemusíte uvádzať číslo, možno budete chcieť, aby ste to neurobili.

Zhromaždite harmonogramy projektu

Prognózy, ktoré robíte v rámci alokácie zdrojov, sa stanú divoko presnejšími, ak máte ako vstup úplné plány projektu. Aj keď sa projekt ešte formálne nezačal, mali by ste byť schopní spojiť holé kosti, harmonogram projektu na vysokej úrovni, ktorý vyvoláva všetky známe úlohy, ktoré bude potrebné vykonať. V tejto fáze však bude vývojová práca pravdepodobne len veľkým časom bez podrobností, pretože štruktúra rozdelenia práce, ktorá podrobne popisuje všetky úlohy, ešte nebude vytvorená. Stále by ste však mali byť schopní nájsť mená osôb, ktoré sa venujú vývojovým prácam, a mená osôb, ktoré sa podieľajú na všetkých ostatných úlohách. Po preskúmaní obchodného prípadu a rozhovore s podnikateľským subjektom, ktorý požiadal o projekt, steDostanem veľmi citlivý na komplexnosť projektu a budem schopný z toho predpovedať trvanie každej z úloh. Ak je projekt už v prevádzke a existuje štruktúra rozdelenia práce, ktorá vyvoláva všetky úlohy spojené s vývojovými prácami, budete mať ešte podrobnejšie informácie o tom, kto a na čom bude pracovať.

Vyrovnávanie zdrojov je rozhodujúcim posledným krokom v práci na alokácii zdrojov, pretože pomáha podnikom pochopiť, kedy je potrebné zväčšiť a zmenšiť počet zamestnancov, a pomáha projektovým manažérom zostaviť realistické časové plány projektu.

Šampióni vo vedení a projektovom manažmente

Vytvorte si tabuľku rozdelenia zdrojov

Kroky na prenos všetkých informácií, ktoré ste zhromaždili do tabuľky alokácie zdrojov v programe Excel, sú nasledovné:

Otvorte nový zošit v programe Excel a vytvorte nové listy pre každý zdroj, pre ktorý budete musieť robiť prognózy.
Na prvom hárku začínajúcom niekoľko riadkov nadol začnite v prvom stĺpci pripájať názvy projektov, na ktorých bude jednotlivec pracovať, pričom každý projekt bude vo vlastnom riadku.
V prázdnom riadku priamo nad miestom, kde ste zadali svoj prvý projekt, preskočte na druhú bunku v riadku a začnite zadávať buď jednotlivé dni alebo týždenné rozsahy dátumov po dobu, po ktorú je potrebné prideliť prostriedky pre tento riadok. Nakoniec to závisí od toho, ako podrobne sa chcete dostať vy alebo váš šéf.
Otvorte harmonogram projektu pre prvý projekt vo vašom zozname a filtrujte iba úlohy, do ktorých bol zahrnutý zdroj, na ktorý sa pozeráte. Nájdite trvanie prvej úlohy, do ktorej bol zdroj zapojený, a otočte sa do tabuľky vytvorenia alokácie zdrojov. Prejdite do buniek v danom riadku projektu, ktoré zodpovedajú danému dňu alebo rozsahu jedného týždňa, a potom zadajte počet hodín, počas ktorých sa daný zdroj vkladá do daného časového rámca. Tento krok opakujte pre všetky úlohy vo všetkých projektoch pre všetkých zamestnancov.
Zadajte vzorec v spodnej časti stĺpca s rozsahom dátumov každého dňa alebo jedného týždňa, ktorý zhŕňa celkový náš počet v tomto stĺpci, čo tiež ovplyvňuje nevyhnutnú podporu tohto zdroja.
Skontrolujte súčty. Ak ste použili jednotlivé štandardné pracovné dni, potom je červeným prúžkom každý deň, v ktorom to vyzerá, že zamestnanec strávi viac ako osem hodín, a je potrebné sa naň pozrieť. Je veľmi normálne, že toto máte, keď idete sčítať čísla, a to skutočne zdôrazňuje, ako väčšina organizácií nadmerne prideľuje svoje zdroje a ani si to neuvedomujú, kým neprejdú takýmto cvičením.
Vyrovnajte svoje zdroje. To je miesto, kde prechádzate cvičením buď presunutím práce k iným ľuďom, alebo predĺžením trvania úloh, aby boli všetci vhodne pridelení.