Ako naformátovať a napísať profesionálny obchodný list

Obchodný list je pre niektorých každodenným rituálom.

Petar Miloševi? (Vlastná práca), CC-BY-SA-3.0, cez Wiki Commons

Obchodná komunikácia je kľúčom k fungovaniu ziskovej a rešpektovanej spoločnosti. Obchodný list je každodenným rituálom mnohých firiem a ich zamestnancov. Obchodný list môže uzavrieť alebo narušiť obchodnú dohodu a dobre napísaný list je samozrejme lepšie uzavretý.

Ukážka profesionálneho formátu obchodného listu. Čísla označujú hlavné súčasti obchodného listu.

Teresa Coppensová, 2012

Hlavné súčasti veľkého obchodného listu

Existuje desať hlavných komponentov veľkého obchodného listu:

Adresa odosielateľa
Dátum
Adresa príjemcu
Dobrý prvý dojem (pozdrav)
Dôvod písania (telo listu)
Končiace do písmena
Odkaz na budúci kontakt
Uzávierka listu
Prílohy
Písmená iniciály

1. Adresa odosielateľa

Tento komponent je často uvedený na hlavičkovom papieri spoločnosti. Ak však nepoužívate hlavičkový papier, adresa odosielateľa sa zobrazí zarovnaná doľava dva palce od hornej časti stránky. Uveďte iba poštovú adresu, mesto a PSČ, za ktorým nasleduje kontaktné telefónne číslo, faxové číslo a e-mailová adresa, ak sú použiteľné. Písmo vhodné pre váš list by malo byť ľahko čitateľné a formálne. Všeobecne akceptovaným písmom je Times New Roman, veľkosť 12, ktoré je konzervatívnym písmom.

2. Dátum

Táto zložka sa používa na označenie dátumu, kedy bol list napísaný. Ak vám zostavenie listu trvalo niekoľko dní, použite dátum, kedy bol list hotový. Pri písaní spoločnostiam v USA použite americký formát dátumu, ktorý sa uvádza mesiac pred dňom (12. apríla 2012). Dateline by mal byť zarovnaný doľava a mal by sa zobraziť o jeden riadok pod adresou odosielateľa.

3. Adresa príjemcu

Za adresou odosielateľa nechajte jeden prázdny riadok a za ním adresu príjemcu, ktorá by tiež mala byť zarovnaná doľava. V prípade medzinárodných adries zadajte názov krajiny veľkými písmenami v poslednom riadku. Mali by ste, pokiaľ je to možné, napísať konkrétnemu jednotlivcovi. Zavolajte spoločnosti alebo sa porozprávajte so zamestnancami spoločnosti, ak nemáte dané meno. Uveďte presný osobný titul, ako je pani, pani, pán alebo Dr. Ak máte pochybnosti o tom, či žena má radšej osobný titul, použite slovo pani.

4. Dobrý prvý dojem (pozdrav)

Váš prvý dojem na čitateľa bude pozdravenie vášho listu. Uistite sa, že meno a titul osoby sú presné a správne napísané. Ak nebolo možné zistiť, či je meno osoby použité, „Vážený pán:“ Ak si nie ste istí pohlavím osoby, môžete pri oslovení použiť celé meno. Napríklad môžete napísať Vážený Chris Williams: ak ste si neboli istí Chrisovým pohlavím. Meno vo vašom pozdrave by malo byť rovnaké ako meno pre adresu príjemcu. Po oslovení nechajte jeden prázdny riadok.

5. Dôvod napísania obchodného listu (telo listu)

Obchodné listy je možné písať z mnohých dôvodov, napríklad:

Dotaz (požiadať o informáciu)
Žiadosť (požiadať niekoho, aby niečo urobil)
Ospravedlnenie (ospravedlňujem sa)
Sťažnosť (sťažnosť na problém)

Pri písaní dopytového listu alebo žiadosti by ste mohli vo svojom liste začať slovami „Mohli by ste…“ alebo „Bol by som vám vďačný, keby ste…“ Pri podávaní zlých správ alebo ospravedlňovaní by ste mali byť taktní a zdvorilí a uviesť dôvod pre problém. „Bohužiaľ nebudeme môcť vašu objednávku vybaviť včas z dôvodu…“ alebo „Bohužiaľ sa s vami v súčasnosti nebudeme môcť stretnúť z dôvodu ohromných predchádzajúcich záväzkov.“

Pri písaní listu použite blokový formát. Neodrážajte odseky, ale urobte jeden priestor. Medzi odsekmi nechajte jedno voľné miesto. Pri písaní obchodného listu je veľmi dôležité pamätať na to, že stručnosť je kľúčová. V prvom odseku otvorte priateľské prostredie a potom písomne uveďte svoj účel. Nasledujúci odsek by mal obsahovať podrobnosti odôvodňujúce dôvod písania. Tretí odsek môže poskytnúť základné informácie a podporné podrobnosti.

6. Ukončenie obchodného listu

Záverečný odsek by mal preformulovať účel listu a v prípade potreby požadovať určitý druh akcie. "Ak máte ďalšie otázky, kontaktujte nás." "Rád by som sa s vami v prípade potreby stretol a prediskutoval túto záležitosť." Ak sa majú priložiť aj dokumenty, malo by to byť uvedené v záverečnom odseku. "V prílohe nájdete…"

7. Umožnenie budúceho kontaktu

Záverečný odsek by sa mal týkať aj budúcich kontaktov, napríklad „Teším sa na stretnutie s vami budúcu stredu.“

8. Uzavretie listu

Záver vášho listu závisí od vášho vzťahu s príjemcom. „S pozdravom“ je oveľa formálnejší ako „S pozdravom“. Ak je váš čitateľ dobre známy, môže sa použiť „S pozdravom“. Po príslušnom uzavretí a následnej čiarke nechajte pre svoj podpis štyri riadky a potom zadajte svoje meno a pozíciu.

9. Prílohy

Ak sú prílohy v prílohe, uveďte to napísaním „Príloha“. jeden riadok pod koncovkou. Ak je zahrnutých niekoľko dokumentov, je vhodné pomenovať každý dokument.

10. Iniciálky písacích strojov

Ak ste napísali písmeno, ale napísal ho niekto iný, alebo ste napísali písmeno pre niekoho iného, za prílohami sa zobrazia iniciály písacieho stroja. Ak ste odosielateľom a písmeno ste napísali sami, vynechajte iniciály písacieho stroja.

Urobte si čas!

Profesionálne obchodné listy sa riadia formálnym rámcom, ktorý im dodáva leštený vzhľad. Obsah je však najdôležitejšou vlastnosťou, ktorá zabezpečí pozitívny výsledok pre účel vášho listu. Je nevyhnutné, aby váš pravopis a gramatika boli nepoškvrnené. Pred odoslaním preto svoju prácu dvakrát alebo trikrát skontrolujte. Uistite sa, že vaše frázovanie je zdvorilé, taktné a správne. Vedúci pracovníci majú časové obmedzenia a je nepravdepodobné, že by trávili čas čítaním próz, ktoré sa túlajú a trvá príliš dlho, kým sa dostanú k veci. Nájdite si čas a postupujte podľa pokynov v tomto článku. Svoj výstižný obsah starostlivo upravte. Výsledkom bude profesionálny list.