Ako postupovať pri krádeži zamestnancov

Ako postupovať pri krádeži zamestnancov

Autor

Krádež zamestnancov: Môže sa vám to stať

Ak ste vlastníkom malej firmy, dôvera voči vašim zamestnancom je nevyhnutná a riskantná. Na jednej strane potrebujete ľudí, ktorí vám môžu pomôcť so všetkými aspektmi riadenia podniku, od interakcie so zákazníkmi a klientmi, až po jednanie s dodávateľmi, prijímanie platieb, vedenie účtovníctva, sledovanie výdavkov a skladovanie regálov. Avšak aj niektorí zamestnanci s pôsobivými životopismi a odkazmi môžu byť nepoctiví. Ak je takýto zamestnanec zodpovedný za prijímanie platieb, nákup predmetov súvisiacich s podnikaním alebo za vyrovnávanie účtov, môže byť pokušenie vyhnúť sa vášmu podnikaniu príliš veľké. Niektorí zamestnanci sú schopní skryť svoju krádež, iní sa však priamo dopúšťajú podvodov.

Štatistiky krádeží zamestnancov sú prekvapivé, ak nie šokujúce.

V roku 2011 sa v prieskume Národnej maloobchodnej federácie zistilo, že straty v dôsledku krádeží zamestnancov, krádeží v obchodoch, chýb v papierovaní a podvodov s dodávateľmi predstavovali až 34,5 miliárd dolárov, čo predstavuje 1,41 percenta z maloobchodného predaja. Z toho 43,9% bolo možné pripísať krádeži zamestnancov, podstatne viac ako straty v obchode (35,7%).

Aj keď niektoré krádeže zamestnancov možno klasifikovať ako relatívne malé (krádež kancelárskych potrieb, používanie firemného vybavenia na osobné použitie), významnejšie straty nastávajú pri falšovaní časových záznamov, krádeži majetkových obchodných informácií, ako sú zoznamy klientov, a pri kontrole účtov a záznamov, aby sa dalo viac peňazí vo vrecku zamestnanca.

Nanešťastie pre tohto autora som zistil, že dôveryhodná zamestnankyňa, ktorá bola v mojej advokátskej kancelárii odo dňa jej otvorenia, preplácala sama prostredníctvom miezd a pomocou obchodnej kreditnej karty na širokú škálu osobných nákupov v priebehu 5 mesiacov v roku 2019 Bola to moja jediná zamestnankyňa a pracoval som s ňou, keď sme boli rok predtým obaja zamestnaní v inej spoločnosti. Táto zamestnankyňa mala na starosti príjem klientov, mzdy (pre nás dvoch), pohľadávky a pôsobila tiež ako moja sekretárka a koncipientka. Mala prístup k firemnej kreditnej karte aj k firemným kontrolným účtom. Zamestnanec tiež nastavil na moju žiadosť naše mzdové služby, web, reklamu a marketing. Opakovane mi hovorila: „Chcem, aby si sa mohol sústrediť na výkon práva - o všetko ostatné sa postarám ja.“Tieto slová sa ma znova zmocnili, pretože krádež jej zamestnancov ma stála niečo málo cez 20 000 dolárov za päť krátkych mesiacov.

Päť znakov krádeže zamestnancov

Čo robiť, ak odhalíte alebo máte podozrenie na krádež zamestnanca

1. Pokiaľ zamestnanca nepristihnete pri čine (pozri bod 7 nižšie), okamžite podozrenie na krádež nahláste svojmu oddeleniu ľudských zdrojov, ak ho máte, a koordinujte ho s oddelením podľa všetkých publikovaných postupov príručky pre zamestnancov. Túto záležitosť možno budete chcieť prediskutovať so svojím účtovným oddelením, ak také máte.
2. Ak má zamestnanec prístup k služobným kreditným kartám, hotovosti, bankovým účtom, zákazníckym účtom alebo tovaru, okamžite prístup obmedzte alebo pozastavte. To zahŕňa hlásenie podozrenia z krádeže bankám a odvolanie zamestnanca ako oprávneného podpisovateľa alebo agenta na všetkých účtoch. Ak je to možné, obmedzte prístup zamestnancov do obchodných priestorov a všetkých a všetkých miest, kde sa vaša firma realizuje.
3. Ak nemáte personálne oddelenie a / alebo nemáte publikovanú príručku pre zamestnancov, zabezpečte, aby bola pri telefonickom hovore alebo stretnutí so zamestnancom podozrivým z krádeže prítomná tretia strana.
4. Pripravte sa na telefonický hovor alebo stretnutie so zamestnancom, získaním dôkazov, že tieto dokumenty máte, alebo podporujete podozrenie z krádeže.
5. Po vykonaní publikovaných zásad a postupov okamžite zamestnanca pozastavte alebo ukončite, v závislosti od vašich dôkazov a existencie príručky pre zamestnancov. Počas tohto stretnutia alebo telefonického hovoru sa odporúča, aby ste boli prítomní tretia osoba.
6. Krádež okamžite nahláste policajnému oddeleniu.
7. Ak zamestnanca prichytíte pri krádeži, okamžite zavolajte políciu a potom mu umožnite odísť.
8. Okamžite nahláste krádež zákazníkom alebo klientom, ak mal zamestnanec prístup k citlivým informáciám, okrem iného vrátane čísel sociálneho zabezpečenia, čísel bankových účtov a / alebo čísel kreditných kariet.
9. Ak má zamestnanec vydaný prenosný počítač alebo iné prenosné zariadenie, na ktorom sú uložené citlivé informácie o zákazníkoch alebo klientoch, okamžite zabezpečte vrátenie takéhoto počítača alebo zariadení. Je potrebné požadovať vrátenie všetkého majetku spoločnosti, vrátane mobilných telefónov, členských kariet a akýchkoľvek iných spôsobov, pomocou ktorých je možné hradiť náklady spoločnosti (napr. Kreditné karty na pohonné hmoty).

Zabráňte krádeži zamestnancov vo vašom podnikaní

Kroky, ktoré môžete podniknúť na zabránenie alebo minimalizáciu krádeží zamestnancov

Prijímanie zamestnancov je chúlostivá prax. Možno sa budete chcieť poradiť s právnikom v oblasti zamestnania, aby ste sa uistili, že vaše postupy pri prijímaní do zamestnania nie sú diskriminačné. Advokát vám tiež môže pomôcť vypracovať príručku pre zamestnancov, ktorá sa bude zaoberať situáciami, ako je krádež zamestnanca. Na ochranu obchodného tajomstva a zoznamov klientov môže byť tiež odporúčaná dohoda o nekonkurovaní.

Od začiatku buďte proaktívni v prevencii strát. To spolu s opatrnými zákonnými postupmi skríningu zamestnancov môže poskytnúť majiteľovi malého podniku určité poistenie.

Tu je niekoľko krokov, ktoré môžete urobiť, aby ste zabránili alebo minimalizovali krádež zamestnancov:

• Pred prijatím do zamestnania požiadajte a kontaktujte najmenej tri profesionálne referencie uvedené potenciálnym zamestnancom
• Ak bude mať zamestnanec prístup k hotovosti a / alebo účtom, vykonajte pravidelné audity a pravidelne vyvažujte účtovné knihy (najmenej raz za mesiac)
• Vysvetlite a nechajte zamestnancom podpísať zamestnanecké politiky a postupy týkajúce sa autorizovaného používania kreditných kariet spoločnosti a platieb za akékoľvek nákupy súvisiace s podnikaním z prostriedkov spoločnosti.
• Vysvetlite a nechajte zamestnancom podpísať zamestnanecké politiky a postupy zakazujúce používanie kreditných kariet spoločnosti a platby z finančných prostriedkov spoločnosti na akékoľvek osobné výdavky
• Zvážte požiadanie právnika o vypracovanie vynútiteľnej dohody o nekonkurovaní na ochranu chránených zoznamov klientov a marketingových stratégií firmy.
• Zvážte možnosť vyžadovať predbežnú autorizáciu akýchkoľvek výdavkov na nákup súvisiaci s podnikaním presahujúci sto dolárov v ktorejkoľvek jednej transakcii a na každú situáciu, v ktorej viaceré transakcie súvisiace s podnikaním presahujú tri v danom týždni.
• Zvážte požiadavku, aby každý zamestnanec (nie v časovom intervale) počítal s hodinami strávenými denne na pracovných úlohách
• Ak súhlasíte s platením zdravotného poistenia alebo iných výdavkov (napr. Služba mobilného telefónu), zvážte možnosť zabezpečenia priamych platieb poskytovateľovi namiesto priameho preplatenia zamestnancovi.

Poznajte svoje práva, ak vám zamestnanec ukradol

Autor

Krádež zamestnancov: Take-Away

Lekcie, ktoré som sa naučil v dôsledku krádeží zamestnancov, boli ťažké. Od dátumu tohto napísania je vec v trestnom konaní. Zatiaľ som neurčil, či budem prenasledovať svojho bývalého zamestnanca v občianskom súdnom konaní.

Tento vlastník malého podniku nemusí nikdy uhradiť straty, ktoré som utrpel. Určite neobnovím nespočetné množstvo hodín strávených podávaním správ na polícii a FBI, stretávaním s bankovými a kreditnými kartovými inštitúciami, nadväzovaním kontaktov s klientmi, aby som ich upozornil na krádež, a riešením možného kompromisu citlivých informácií klientov. Tentokrát a emočné mýto, ktoré si to vyžiadalo, vysoko prevyšuje skutočné množstvo peňazí ukradnutých z môjho malého podniku.

Odkedy som objavil krádež zamestnanca, dozvedel som sa, že podobné situácie sa im stali aj u mnohých ďalších priateľov a kolegov. Aj keď verím, že je ťažké dosiahnuť úplnú prevenciu, malé podniky určite môžu podniknúť určité kroky na minimalizáciu rizika straty.

Aká častá je krádež zamestnancov?

Rozhovor s cudzincami: Čo by sme mali vedieť o ľuďoch, ktorých nepoznáme

V prípade krádeže zamestnanca môžu byť potrebné právne kroky

Autor

© 2020 Stephanie Marshall