Ako organizovať efektívne stretnutia v práci

Ako zabrániť tomu, aby schôdzky neboli stratou času

Stretnutia sú jedným z najbežnejších spôsobov, ako ľudia medzi sebou v práci komunikujú. Ak sa stretnutia budú konať správne, môžu znížiť nedorozumenia, vytvoriť nové nápady, posilniť spoločné tímové ciele a vyriešiť problémy. Vo väčšine organizácií sú stretnutia dôležitou súčasťou rozhodovacieho procesu. Inteligentný vedúci však tiež vie, že zakaždým, keď zvolá schôdzu, sú jeho zamestnanci odvedení z práce, na ktorú sú najatí. Ak schôdzky nie sú správne naplánované a vykonané, môžu ľudí nechať frustrovaných, považovaných za samozrejmosť a prepracovaných.

Účastníci by mali zo stretnutí odchádzať s pocitom sily a inšpirácie, bez zmätku a rozčarovania. Tu je niekoľko tipov a návrhov, ktoré vám pomôžu viesť efektívne a príjemné stretnutia na pracovisku. Pri starostlivom plánovaní sa stretnutia končia tak, že všetci majú pocit, že sa niečo zmysluplné podarilo.

Usporiadanie efektívnych stretnutí začína výberom správneho priestoru na zhromaždenie. Nezabudnite si rezervovať zasadaciu miestnosť v dostatočnom predstihu, aby bola k dispozícii, keď ju potrebujete.

9 spôsobov, ako usporiadať efektívne a produktívne pracovné stretnutie

1. Vyberte si správne miesto stretnutia.

Vyberte si správne miesto stretnutia a uistite sa, že ste si ho rezervovali s primeraným časovým odstupom pred a po stretnutí, aby ste mohli zariadiť miestnosť, pozdraviť hostí a následne odpovedať na ich otázky. Vytvorením priestoru pred hlavnou časťou schôdzky a po nej sa vyhnete nepríjemným situáciám, keď sa ľudia objavia skôr, ako budete pripravení, alebo či schôdza bude prebiehať nadčas, a musíte sa ponáhľať von z miestnosti, aby skupina mohla naplánovať schôdzku neskôr. začať včas.

2. Pochopte, aký typ stretnutia budete mať (a dosiahnite cieľ).

Bude to spoločné stretnutie, na ktorom sa bude od každého očakávať účasť na diskusii, alebo to bude stretnutie, na ktorom hovoríte najviac? Všeobecne možno povedať, že existujú tri hlavné typy stretnutí založených na toku informácií.

Stretnutia zamerané na šírenie informácií: Vedúci predstaví fakty, vysvetlí nové smerovanie politiky alebo predvedie postup alebo postup. Účastníci môžu mať čas po hlavnej prezentácii klásť otázky, ale informácie väčšinou prúdia zhora nadol.
Stretnutia zamerané na zhromažďovanie informácií: Vedúci žiada od účastníkov vstup a spätnú väzbu. Napríklad môžu byť požiadaní predsedovia podvýborov, aby poskytli zistenia svojej skupiny. Alebo možno vedúci stretnutia potrebuje nápady, ktoré by pomohli zlepšiť výrobné alebo administratívne procesy, a chce dať zamestnancom príležitosť ponúknuť svoje nápady. Na tomto typovom stretnutí je tok informácií od účastníkov skupiny až po vedúceho.
Skupinové stretnutia: Brainstormingové stretnutia, interaktívne workshopy, strategické plánovanie a stretnutia, ktorých účelom je generovať nápady na riešenie problému alebo vypracovať plán vpred, výzva na vzájomný tok informácií tam a späť. Pri týchto typoch stretnutí vedúci stretnutia často slúži ako pomocník, ktorý udržiava plynulý chod vecí a smeruje tvorivú energiu skupiny do užitočných riešení, ktoré slúžia celej organizácii.

3. Rozdajte program vopred.

Ľudia, ktorí vopred pošlú program všetkým účastníkom stretnutia, sa môžu správne pripraviť na svoju úlohu. Budú vedieť, o ktorých otázkach sa diskutuje, o ktorých sekciách sa bude hovoriť a kto ešte bude na stretnutí. Je jednoducho neprofesionálne a neefektívne očakávať, že sa ľudia dostavia na stretnutie, na ktoré sa nemôžu pripraviť. Organizujete obchodné stretnutie, nie prekvapenie, takže nezabudnite poskytnúť jasné informácie.

4. Pozvite tých správnych ľudí.

Sedeli ste niekedy na stretnutí a premýšľali ste, prečo ste tam preboha boli? Diskutované problémy neovplyvňujú vaše oddelenie, nemáte skúsenosti alebo odborné znalosti potrebné na to, aby ste sa mohli zapojiť do diskusie, alebo máte stanovený krátky termín na vypracovanie vlastného projektového projektu na oddelení a nemáte čas nazvyš.. Áno, bohužiaľ niektorí manažéri plánujú stretnutia s myslením „čím viac, tým lepšie“ a namiesto toho, aby pozvali iba ľudí, ktorí potrebujú diskutovať o problémoch, ktoré sú na programe rokovania, rozposiela sa hromadná pozvánka a ľudia zo všetkých kútov organizácie sú očakáva sa účasť.

Ak chcete naplánovať efektívne stretnutie, buďte pri zostavovaní zoznamu účastníkov selektívni. Jedným zo spôsobov, ako rozhodnúť, či by sa niekto mal zúčastniť na stretnutí, je položiť si otázku, či daná osoba bude alebo nebude musieť vykonať niektoré z rozhodnutí prijatých na schôdzi. Ak je odpoveď kladná, zahrňte túto osobu do zoznamu pozvaných.

Najefektívnejší plánovači stretnutí sú tí, ktorí si vážia čas svojich účastníkov rovnako, ako si vážia svoj vlastný čas.

5. Nastavte tón na začiatku.

Príďte skôr a nechajte si svoje materiály zorganizovať pred začiatkom stretnutia. Nastavte a otestujte svoje AV vybavenie skôr, ako začnú prichádzať účastníci. Kým prechádzajú dverami rokovacej miestnosti, mali ste mať čas na rýchlu kontrolu starostlivosti a potom byť pripravení ich privítať s priateľským úsmevom a prívetivým pozdravom. Uvoľnite svojich účastníkov schôdzky a uistite sa, že vedia, že sa ich prítomnosti cení --- keď schôdzka začne, bude im pravdepodobnejšie venovať pozornosť a zostať v obraze o tom, čo sa deje.

6. Vyberte správnu konfiguráciu miestnosti pre schôdzku.

Typ stretnutia, ktoré absolvujete (poskytnutie informácií, prijatie informácií alebo riešenie problémov), vám pomôže rozhodnúť sa, ako rozložiť stoly a stoličky. Napríklad na stretnutí poskytujúcim informácie, kde jedna osoba robí najviac --- ak nie všetci --- z reči, by bolo vhodné zariadiť učebne v štýle stolov a stoličiek s účastníkmi otočenými spredu. Na schôdzke, ktorá je interaktívnejšia, napríklad na schôdzke na riešenie problémov, kde chcete, aby ľudia mohli hovoriť a navzájom sa počúvať, by sa potom nastavila podkova (štvorec alebo obdĺžnik so sedadlami a stoličkami na troch zo štyroch strán). byť vhodný.

7. Uistite sa, že ste správne oddýchnutí a plní energie.

Ako vedúci schôdzky nastavujete tón priebehu schôdzky. Ak dusíte zívania alebo sa prehadzujete v miestnosti, akoby vám ubúdali batérie, nemôžete čakať, že ostatní v miestnosti zostanú zaujatí a zaujímajú sa o to, čo hovoríte.

8. Poskytnite vhodné občerstvenie.

Ak máte dlhú schôdzku, ktorá vám zaberie väčšinu z rána alebo popoludnia, vždy, keď je to možné, je dobré zabezpečiť nejaké ľahké občerstvenie, ako je čaj, káva, ovocie a čajové sušienky, ktoré pomôžu ľuďom prekonať príliv. Prinajmenšom zabezpečte vodu. Ak nemôžete poskytnúť občerstvenie, počas stretnutia si urobte prestávku, aby si ľudia mohli dať svoje vlastné občerstvenie alebo si niečo vziať z kávového stánku.

9. Absolvujte kurzy a školiace programy, aby ste získali viac skúseností s organizovaním efektívnych stretnutí.

Tipy a návrhy uvedené v tomto článku, ako viesť efektívne stretnutie, boli inšpirované organizáciou, ktorá už takmer 100 rokov vyučuje rečové a vodcovské schopnosti: Toastmasters International. Na stretnutí Toastmasters sa nielen naučíte, ako upokojiť svoje obavy z rozhovoru s publikom, ale tiež sa dozviete, ako naplánovať a viesť schôdzku, efektívne riadiť čas, rozptýlenie a poskytnúť zmysluplnú spätnú väzbu a podporu svojim rovesníkom. Dokonca sa naučíte, ako zachovať chlad a myslieť na nohy, keď veci nejdú podľa predstáv.

Rozvíjaním svojich schopností plánovať schôdzky a plánovanie udalostí ako súčasť svojho neustáleho záväzku k profesionálnemu rozvoju sa pripravujete na úspech pri ďalšom postupe vo svojej kariére. Kto nemá rád zamestnanca, ktorý dokáže majstrovsky spojiť príjemné a produktívne stretnutie?