Ako zostaviť plán riadenia projektu

Plán projektu: Čo a prečo?

Plán je nevyhnutný pre úspech každého projektu. Úprimne povedané, väčšina projektov zlyháva, dokonca aj také, ktoré majú dobré plány. Ale projekt bez plánu je beznádejný. Projektový tím určite dodá jednu vec, keď zákazník chce inú, alebo dôjde oneskorene alebo prekročí rozpočet. Dobrý plán projektu nás môže pripraviť na úspech, keď sa vyhneme všetkým týmto problémom a mnohým ďalším.

Plán projektu nás nastavuje na riadenie projektu. Čo to presne znamená? S plánom budeme schopní:

• postupujte podľa krokov v pláne
• koordinovať úsilie tímu s mnohými zručnosťami
• byť dostatočne flexibilní na to, aby sme sa vyrovnali so zmenami vrátane nových dobrých nápadov a riešenia problémov
• priniesť požadované výsledky včas a za nižší rozpočet

Ako projektový manažér je mojím cieľom viac ako spokojnosť zákazníkov - je to potešenie zákazníka. A plán riadenia projektu je môj najdôležitejší nástroj.

Dobrý plán riadenia projektu pokrýva všetky aspekty projektu. Podľa Inštitútu riadenia projektu (PMI) existuje deväť oblastí, ktoré musíme naplánovať a dať pod správu, aby sme v projekte uspeli. Poďte so mnou a ukážem vám, čo to je a ako zostaviť plán riadenia projektu pre váš ďalší projekt.

Naučil som viac ako 4 000 projektových manažérov a napísal som štyri knihy o projektovom manažmente. Nemusíte ich čítať všetky. Ak budete postupovať podľa pokynov v tomto článku, budete skutočne vpredu pred väčšinou profesionálov, s ktorými som sa stretol!

Obsah

• Kompletný plán sa vyplatí

  Projekt s plánom sa dokončí skôr a za nižšie náklady.

• Najjednoduchší plán projektu: Rozsah, čas a náklady

  Plánujte, čo dodáte, kedy to urobíte a koľko to bude stáť.

• Kľúčové prvky skvelého plánu projektu

  Naučte sa, ako naplánovať šesť (p) faktorov procesu, ktoré zabezpečujú úspech projektu

• Rozloženie ďalšieho plánu projektu

  Podľa krokov v tomto článku môžete rozložiť ďalší plán projektu.

• Používajte svoj projektový plán každý deň

  Váš plán vedie váš projekt - každý deň!

Kompletný plán sa vypláca

Po prečítaní tohto článku budete vedieť, ako vytvoriť kompletný plán riadenia projektu, ktorý bude obsahovať deväť problémov, ktoré je potrebné plánovať a riadiť.

Znie to ako veľa práce - ale to nemusí byť nevyhnutne pravda.

Takýto plán môžem naplánovať asi za 45 minút pre malý projekt. A ak tak urobím, je pravdepodobné, že tento projekt bude trvať 5 hodín, namiesto 8, a poteší zákazníka, namiesto toho, aby ho frustroval. Účinne som len zdvojnásobil svoj príjem stanovením projektového plánu. Pracujem inteligentnejšie - znížila som frustráciu a zbytočné plytvanie.

Plán projektu veľkého projektu samozrejme trvá dlhšie. Ale vždy sa to oplatí. Čas strávený plánovaním nakoniec ušetrí viac času na projekte, ako je potrebné - zakaždým.

Úspory môžu byť v skutočnosti obrovské. Raz ma zavolali, aby som zachránil projekt s rozpočtom 10 miliónov dolárov. Už to bola úplná katastrofa - utratených 1,5 milióna dolárov, nič, čo by sa ukázalo, a zbytočné mesiace. Ak aj tento produkt vyšiel neskoro, zásoby spoločnosti sa chystajú skočiť. Naučil som tím, ako vytvoriť plán projektu, a spoločne sme ho navrhli. O necelý mesiac neskôr sme mali nový plán, ktorý využíval najlepšie schopnosti každého člena tímu a každého konzultanta a podľa nového plánu projektu bolo naplánované včasné dodanie nového produktu.

Iste, vytvorenie tohto plánu stálo asi 10 000 dolárov. Firme to však ušetrilo 10 miliónov dolárov a v nasledujúcich rokoch jej pomohlo zarobiť zhruba sto miliónov dolárov.

Obrázok č. 1: Železný trojuholník

Železný trojuholník: Zväčšenie rozsahu vyžaduje viac času a viac peňazí.

Sid Kemp

Najjednoduchší plán projektu: rozsah, čas a náklady

Najjednoduchší plán projektu má najmenej tri prvky: rozsah, čas a náklady. Alebo v jednoduchej angličtine:

• Rozsah: Čo robíme?
• Čas: Ako dlho to bude trvať? Kedy začneme a kedy skončíme?
• Cena: Koľko to bude stáť?

Povedzme, že zákazník najme môj tím, aby im vytvoril webovú stránku. Ak poviem: „Webovú stránku, ktorú chcete, urobím za dva týždne za 1 200 dolárov,“ bude to zhrnutie rozsahu, času a nákladov na projekt. Potrebujem však naplánovať celý plán, aby sme sa ubezpečili, že webová stránka, ktorú budujeme, je to, čo chce zákazník, a že to za 1,200 dolárov skutočne stihneme do dvoch týždňov.

Rozsah, čas a náklady sa nazývajú „Železný trojuholník“, ako je to znázornené na obrázku č. Prečo? Pretože sa železo nerozťahuje a keď má trojuholník dve pevné strany, druhá strana sa nemôže zmeniť bez toho, aby sa trojuholník nezlomil. Železný trojuholník je spôsob, ako zákazníkom pripomenúť, že nemôžu dostať viac, ako zaplatili. Ak sa na určitom čase a nákladoch dohodnú na určitom rozsahu, nemôžu sa neskôr vrátiť a povedať: „Chcem viac.“ Ak tak urobia, ukážeme im diagram železného trojuholníka a povieme: „Železný trojuholník nemôžete roztiahnuť. Ak chcete dosiahnuť viac výsledkov, potrebujeme na vykonanie práce viac času a bude to stáť viac peňazí.“ “

Pozrime sa podrobnejšie na každý z týchto troch prvkov.

Rozsah: Čo robíme?

Môže sa to zdať jednoduché: Tvoríme webovú stránku. Zákazník však môže predpokladať, že tu bude video, šestnásť stránok a nákupný košík, aj keď vaša ponuka jasne uvádzala, že webová stránka s 1 200 dolárov mala až päť fotografií, šesť stránok, žiadne video a žiadny nákupný košík. Aby sme teda mohli urobiť vyhlásenie o rozsahu, ktoré je prvou časťou projektového plánu, napíšeme si, čo dodáme.

A tiež zapísať, čo nebude dodávať. Zákazníci majú tendenciu pamätať si, že ste povedali „áno“ všetkému, čo chceli, aj keď ste odpovedali „nie“. Povedzme teda, že zákazník požiadal o video, a vy ste povedali: „Rád poskytnem odkaz na video, ak ho poskytnete. Vytvorenie videa však nie je zahrnuté v cene 1 200 dolárov a nedá sa uskutočniť v dvoch týždňov. ““ Ak sa to stalo na plánovacej schôdzi, určite to musí byť aj v pláne projektu, v časti nazvanej „vylúčenia“. Môžeme byť slušní. Nemusíme hovoriť „POČÚVAJTE: ŽIADNE VIDEO“. Môžeme však povedať: „Súčasný plán vo výške 1 200 dolárov nezahŕňa žiadnu produkciu videa. Ak chcete na webe video, môžeme vytvoriť 3-minútové video a po jeho spustení ho pridať za ďalších 350 dolárov.Vytvorenie videa bude trvať ďalší týždeň. ““

Ďalšou častou chybou vo vyhláseniach o rozsahu je to, či je zahrnutá podpora. Zákazník môže predpokladať, že akonáhle bude webová stránka v prevádzke, budete môcť robiť zmeny a doplnky zadarmo. Vaše vyhlásenie o rozsahu by malo obsahovať podporu, ktorú poskytnete, a výslovne vylúčiť akúkoľvek podporu, ktorú neposkytnete.

Dobré vyhlásenie o rozsahu jasne stanovuje všetky predpoklady, aby ste si boli istí, že každý, kto je zapojený do projektu, má na mysli rovnaký cieľ. S postupujúcim projektom budete ľuďom pripomínať vyhlásenie o rozsahu, aby boli všetci na jednej stránke. A keď skončíte, porovnáte svoje výstupy s vyhlásením o rozsahu. Doručíte všetko, čo klient chce, a zaistíte mu radosť!

Čas: Ako dlho to bude trvať?

Môže sa zdať jednoduché povedať: „Dokážem vytvoriť webovú stránku za dva týždne.“ Čo to však v skutočnosti znamená? Dobré plánovanie a odhad času projektu je oveľa viac ako len takéto tvrdenie. Tu je niekoľko vecí, ktoré je potrebné zvážiť:

• Úsilie predstavuje celkový počet hodín, ktoré my a náš tím budeme pracovať.
• Trvanie je celkový čas, ktorý projektu potrvá od začiatku do konca.
• Trvanie a úsilie nemajú jednoduchý vzťah. Napríklad by sme mohli dodať skôr, keď bude na rovnakom projekte pracovať viac ľudí súčasne. Alebo možno budeme potrebovať viac času čakaním na doručenie informácií od zákazníka, alebo preto, že pracujeme na niekoľkých projektoch naraz.

Ak robíme projekt, ktorý je pre nás a náš tím veľmi rutinný, môžeme odhadnúť čas porovnaním s podobným minulým projektom. Buďte však opatrní, aby ste o projekte nerobili domnienky. Dôkladne skontrolujte rozdiely v rozsahu, pretože malý rozdiel v rozsahu môže spôsobiť veľké časové rozdiely. Napríklad ak boli všetky vaše predchádzajúce webové stránky hostené na jednom webovom hostiteľovi a tento klient chce, aby ste použili iného hostiteľa, môže to trvať oveľa dlhšie.

Existujú aj niektoré ďalšie časové pasce. Čo ak klient nedodá text pre webovú stránku na začiatku projektu? Čo ak rýchlo neschvália vašu grafiku a stránky? To by mohlo predĺžiť trvanie projektu. A pokiaľ nebudete komunikovať veľmi jasne, klient nebude vedieť, že je to on, kto zdržuje svoj vlastný projekt.

Cena: Koľko to bude stáť?

Najjednoduchším nákladovým plánom je čas a materiál: hodiny práce vynásobené sadzbou za služby plus cena všetkých položiek, ktoré kupujete pre klienta. Často to stačí. Mali by ste však zahrnúť aj fakturačné podmienky a vyhlásenie o spôsobe riešenia prekročenia nákladov.

Ak váš projektový plán obsahuje rozsah, čas a náklady, máte pripravené základné informácie. Je plán hotový? Ďaleko od toho! Rozsah, čas a náklady sú výsledkom dobrej práce, nerobenia chýb a starostlivosti o problémy hneď, ako sa stanú. Musíme si teda naplánovať aj tieto procesné faktory.

Obrázok č. 2: Železný trojuholník podporuje 6 procesných faktorov

Rozsah môžeme dodať včas a v rámci rozpočtu, iba ak spravujeme aj ďalších šesť procesných oblastí.

Sid Kemp

Kľúčové prvky skvelého plánu projektu

Plánovanie železného trojuholníka nestačí. Ak plánujeme a spravujeme iba rozsah, čas a náklady, potom sa zhorší situácia skôr, ako sa nazdáme. Zlyháme, dodáme neskoro alebo vyčerpáme rozpočet. V skutočnosti si niekto naposledy myslel, že je projektový plán s rozsahom, časom a nákladmi hotový, asi pred 50 rokmi.

Obrázok č. 2 vyššie ukazuje, ako Železný trojuholník, tri faktory Results (r), závisia od šiestich ďalších faktorov Process (p). Zaisťujeme úspešné dodanie výsledkov včas a v rámci rozpočtu riadením všetkých deviatich faktorov, troch (r) faktorov opísaných vyššie a týchto šiestich (p) faktorov:

• Kvalita: V čom je dobrý?
• Riziko: Čo by sa mohlo pokaziť a čo s tým urobíme?
• Ľudské zdroje: Kto bude robiť túto prácu a kto ktorú prácu?
• Komunikácia: Ako budeme v kontakte a zostaneme na tej istej stránke?
• Obstarávanie: Čo kúpime a ako to dosiahneme?
• Integrácia: Ako udržíme všetkých týchto deväť oblastí pohromade a ako zvládneme zmeny?

Možno nebude potrebné zostaviť plán pre každú z týchto deviatich oblastí. Musíte sa však opýtať, či potrebujete naplánovať plán pre každú oblasť. Akákoľvek oblasť, ktorá potrebuje plán a žiadny ho nedostane, je postavená na dohadoch a predpokladoch. Je pravdepodobné, že uspeje ako lietadlo držané spolu s kauciami a žuvačkami. Tu je teda rýchly sprievodca šiestimi procesnými oblasťami dobre stanoveného plánu riadenia projektu.

Kvalita: V čom je dobrý?

Kľúčové otázky: Čo je najdôležitejšou súčasťou dodávky pre zákazníka? Čo by ich potešilo? Ako môžeme zabezpečiť, aby sme pri týchto konkrétnych veciach odviedli skvelú prácu?

Riziko: Čo by sa mohlo pokaziť? A čo s tým môžeme urobiť?

Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť plán rizík, je položiť si otázku: Čo sa pokazilo za posledných päťkrát, keď sme robili projekt ako tento? Mohli by sme dostať zoznam ako:

• Doručili sme neskoro, pretože niekto ochorel.
• Doručenie súhlasu s grafikou trvalo klientovi tri dni. Dostali sme ich v piatok a do konca sme museli pracovať celý víkend.
• Klient nám nepovedal heslo na stránku a začali sme o tri dni neskôr.
• Klient si obľúbil webovú stránku, ale nikdy nezaplatil svoj účet.

Zdá sa vám niečo z toho známe? Vytvorte si vlastný zoznam, ako je tento, a potom si spíšte, ako môžete zabrániť problému, znížiť pravdepodobnosť jeho vzniku alebo dobre s ním zaobchádzať, ak sa tak stane. Tu sú riešenia pre správu pre každé z týchto rizík:

• Vyškolte dvoch ľudí v tíme, aby zvládli všetky úlohy, alebo zavolajte konzultanta, ktorý vyplní medzeru v tíme.
• Vzdelávajte klienta pred začiatkom projektu a povedzte mu, ako rýchlo očakávame schválenie alebo žiadosť o zmenu. Toto oneskorenie zo strany klienta oneskoruje termín dodania projektu.
• Vytvorte si od klienta kontrolný zoznam všetkého potrebného, ​​doručte ho klientovi a nezačnite projekt, kým nebudeme mať všetko po ruke.
• Vyžadujte zloženie zálohy. Pre klientov bez preukázanej histórie platieb požadujte viazané prostriedky.

Plán rizík môže byť oveľa komplikovanejší. V skutočnosti manažéri náročných projektov plánujú riziká pomocou štatistík! Ak ste však vytvorili zoznam rizík a naplánovali ste, ako každému z nich predchádzať alebo ako s nimi zaobchádzať, ste nadpriemerný.

Ľudské zdroje: Kto je v tíme a čo urobí každý človek?

Tu je najdôležitejšie zabezpečiť, aby sme mali tím so všetkými zručnosťami potrebnými na vykonanie práce. Ale pri veľkých a komplikovaných projektoch môže Project Human Resources Planning zahŕňať veci ako najímanie, udržanie, presčasy, rozvrhy sviatkov a pravidlá odborov.

Komunikácia: Ako budeme v kontakte a zostaneme na tej istej stránke?

Väčšina projektov sa oneskorí, pretože zásadné rozhodnutia sa neprijmú včas a práce sa zastavia. Vo filme Aviator je scéna o Howardovi Hughesovi, kde sa začína zblázniť a stovky pracovníkov sú nečinní a čakajú na pokyny, zatiaľ čo sa Hughes snaží pre joystick zvoliť ten správny tvar. Bohužiaľ, táto scéna je nám projektovým manažérom až príliš známa, aj keď sa nikto nezblázni!

Videl som tiež zlyhanie projektu, pretože rôzni členovia tímu dostali rôzne verzie plánu. Raz sme sa rozhodli vypustiť z produktu určitý modul a zákazník súhlasil. Programátorovi to ale nikto nepovedal a on doslova prebdel celú noc a snažil sa, aby to fungovalo. Nemusím vám rozprávať, ako sa programátor cítil nasledujúce ráno, keď sme mu povedali, že bezdôvodne zostal hore celú noc. Povedzme, že také chyby v komunikácii nevytvárajú lojalitu! Pri zlej komunikácii si polovica tímu myslí, že vyrábame koňa, a druhá polovica si myslí, že vyrábame osla. Keď je projekt hotový, máme niečo s hlavou koňa a chvostom somára, vďaka čomu vyzerá projektový manažér ako zadný kôň!

Kľúčová je teda komunikácia. A to platí ešte viac v dnešnej dobe, keď sa veľa projektov realizuje prostredníctvom webu, e-mailu a telefónu. Často pracujeme s členmi tímu, ktorí žijú v rôznych časových pásmach a hovoria rôznymi jazykmi. V týchto prípadoch je komunikačný plán kľúčom k úspechu. Jednoducho sa opýtajte každej osoby, kedy a ako ju kontaktovať, a spíšte pokyny pre schôdzky, konverzáciu a schválenie alebo zmeny.

Obstarávanie: Čo kúpime a ako to dostaneme?

Niektoré projekty nemajú potrebu obstarávania. Ak nič nenakupujeme, neprenajímame ani neprenajímame a nenechávame si služby subdodávateľa, môžeme túto časť preskočiť. Ak však robíme niektorú z týchto vecí, potom musíme s projektovým plánom zosúladiť zmluvy, písomné dohody, poistenie, dodržiavanie predpisov atď. Takto navrhujeme plán obstarávania projektu.

Integrácia

Pri zostavovaní plánu projektu má integrácia dva významy. Prvá je táto: Musíme sa ubezpečiť, že všetky časti plánu sú spojené. Predpokladajme, že zákazník požiada o ďalšie stránky na tejto webovej stránke, a my s tým súhlasíme. Potom pridáme desať hodín práce. Aktualizovali sme však náklady tak, aby odrážali zmeny v rozsahu a čase? Čo ak sa týchto 10 hodín počíta ako nadčas a podľa pravidiel ľudských zdrojov musíme platiť čas a pol? Všetkých deväť oblastí spolu súvisí, a keď plánujeme plán projektu, musíme všetko podrobiť krížovej kontrole.

Aj keď všetko podrobíme krížovej kontrole, nestačí to. Projekty sa menia v strede, na. Druhá časť integrácie teda nasleduje po plánovaní - je to riadenie kontroly zmien počas projektu, aby bolo všetko na dobrej ceste.

Pripravte si ďalší plán projektu

Podľa krokov v tomto článku môžete naplánovať ďalší plán projektu. Ak ste už projekt plánovali, pravdepodobne ho môžete vylepšiť, len ak budete venovať pozornosť deviatim oblastiam.

Inštitút projektového riadenia nazýva týchto deväť oblastí znalostí v projektovom manažmente. Ale odporúčam vám, aby ste to udržali jednoduché. Zdravý rozum je v projektovom manažmente oveľa dôležitejší ako vedomosti. Urobte si čas na premyslenie vecí z hľadiska týchto deviatich oblastí, ktoré budú vyžadovať riadenie, a to, s čím prídete, bude skvelé.

Niektoré projektové plány sú samozrejme oveľa jednoduchšie ako iné. Kľúčovým faktorom je jedinečnosť projektu: Čím je projekt rutinnejší, tým ľahšie sa plánuje. A samozrejme, veľkosť, zložitosť a tlak na zníženie nákladov alebo rýchle dodanie, to všetko tiež vyžaduje požiadavky na plánovanie. Ak potrebujete ďalšiu pomoc, môžete si prečítať moju knihu Project Management Made Easy alebo si prečítať zdroje dostupné z PMI.

Využite svoj projektový plán každý deň

Najväčším dôvodom neúspechu projektu je nedostatok dobrého plánu. Blahoželáme! Tento problém ste prekonali. Teraz ste pripravení urobiť druhú najväčšiu chybu, ktorou je vhodiť plán do zásuvky, pustiť sa do práce a nevyužiť dobre svoju prácu.

Keď jazdíte niekam, kde ste nikdy predtým neboli, nastavíte si do auta GPS, potom ho ignorujete a iba jazdíte, kým sa úplne nestratíte. Samozrejme, že nie!

Napriek tomu je to príliš veľa projektových manažérov. Používanie plánu projektu každý deň a každý týždeň je ako počúvanie systému GPS. Každý deň nechajte svoj plán povedať:

• čo robiť dnes
• čo urobiť ďalej
• čo povedať svojmu tímu, aby urobil
• kedy kontaktovať svojho zákazníka a čo na to povedať
• na aké riziká si treba dávať pozor a predchádzať im alebo ich riadiť

Každý týždeň skontrolujte prácu, ktorú ste dokončili, podľa plánu a vyriešte všetky problémy, ktoré sa vyskytnú. Ak iba sledujete čas a náklady na základe výsledkov, zistíte, že meškáte a máte nadmerný rozpočet. Ak však budete strážiť aj týchto šesť procesných faktorov, zachytíte problémy skôr, ako vyhodia váš rozpočet do platnosti, spôsobia veľké oneskorenia a váš projekt poriadne prehĺbia. S dobrým naplánovaným plánom ste na ceste k úspechu.