Ako efektívnejšie spravovať svoj e-mail v práci

Nebolo by pekné, keby vaša doručená pošta mohla vyzerať ako hromada papiera napravo, nie tá naľavo? Tu je príklad, ako začať triediť e-maily.

Ako efektívne zaobchádzať s e-mailom v práci

Máte pocit, že vám v práci chodí príliš veľa e-mailov? Vykrútite oči a povzdychnete si, keď si otvoríte e-mailový účet a nájdete stovky správ, ktoré čakajú na otvorenie, skenovanie, odstránenie alebo vybavenie?

V niektorých dňoch sa zdá, že venovať sa e-mailovým úlohám trvá viac času, než skutočne urobí akúkoľvek prácu. E-mail nebol určený na to, aby sa naša pracovná doba stala rušnejšou. E-mail bol vyvinutý ako spôsob, ako urýchliť doručenie dôležitých správ a znížiť prebytočný papierový odpad. Realita je však taká, že e-mailová technológia nie je všeliekom na zlepšenie efektívnosti vašej obchodnej komunikácie. Prečo? Pretože ako všetky technológie, aj e-mail úplne závisí od toho, ako sa ho rozhodnete použiť na uspokojenie svojich potrieb. Porekadlo „odpadky, odpadky“ sa vzťahujú na to, ako používate (alebo zneužívate) svoje pracovné e-mailové účty.

Vo svojej knihe Správa vašich e-mailov: Thinking Outbox (Doručená pošta) poskytuje komunikačná expertka Christina Cavanagh tipy, ako:

Účinne kontrolujte a filtrujte, čo sa skončí vo vašej doručenej pošte

Identifikujte a spravujte triviálne správy a správy s nízkou hodnotou, ktoré vytvárajú neporiadok v priečinku Doručená pošta

Pochopte a spravujte problémy spôsobené skupinovými e-mailovými a distribučnými zoznamami

Kniha tiež ponúka užitočné tipy a návrhy, ako sa vyhnúť právnym problémom spôsobeným nevhodným používaním e-mailov na pracovisku. Tu je niekoľko jednoduchých pripomenutí, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa bežným nástrahám e-mailov.

1. Vždy pamätajte na to, že e-mailové adresy sú trvalé záznamy.

Vymazaná elektronická pošta neexistuje. Aj keď sa zdá, že e-mail bol z vášho systému odstránený, nemáte ako zistiť, či vašu správu príjemca vymazal. Po odoslaní e-mailu v skutočnosti neexistuje žiadny spôsob, ako vedieť, čo sa s ním stane. Dalo by sa to preposlať, skopírovať alebo uložiť ako snímka obrazovky. Pracovný e-mail používajte iba na profesionálne a legitímne správy. Do svojich e-mailov týkajúcich sa práce sa vždy vyhnite zahrnutiu akýchkoľvek informácií, ktoré by od vás nemali byť verejne známe alebo kontrolované vašimi nadriadenými.

2. Nikdy nenechávajte svoj e-mail bez dozoru.

Svoj e-mailový účet vždy chráňte heslami a zabezpečte, aby vaše e-mailové programy nezostali otvorené na vašom prenosnom alebo stolnom počítači. Cavanagh poznamenáva, že ak niekto iný získa prístup k vášmu e-mailovému účtu, aby vo vašom mene posielal urážlivé, potenciálne nezákonné alebo škodlivé informácie, môže byť veľmi ťažké dokázať, že nie ste autorom tejto správy.

3. Buďte transparentní, pokiaľ ide o zásady vašej organizácie týkajúce sa používania, ukladania a monitorovania e-mailov na pracovisku.

Pomocou bannerov na konci e-mailov informujte používateľov (odosielateľov aj príjemcov) o ich zákonných právach a povinnostiach týkajúcich sa prenosu e-mailov. Transparenty môžu byť použité na informovanie používateľov e-mailov, či a ako budú sledované ich e-mailové prenosy. Výňatok zo správy vášho e-mailu poskytuje vzorové znenie bannera, ktorý upozorňuje používateľov vládnej e-mailovej siete na obmedzenia ochrany osobných údajov:

Keď budete nabudúce odosielať alebo prijímať e-maily od korporácií alebo vládnych orgánov, pozorne sa pozrite a zistite, či vo svojich e-mailoch používajú oznamovací banner.

Stojí táto bezplatná elektronická kniha, ktorú ste dostali za registráciu na odber elektronického bulletinu, skutočne za ten neporiadok v doručenej pošte?

4. Prestaňte sa prihlasovať na odber e-mailov, ktoré nikdy nečítate.

Raz som mal ďalší e-mailový účet, ktorý vyzeral rovnako ako tento. Stále som odkladal vybavovanie e-mailov a tak sa len hromadili. Nakoniec som sa rozhodol vypnúť celý účet. Nastavil som ho na čítanie elektronických bulletinov, informačných kanálov a iných bezplatných predplatných, ale nemal som čas na prečítanie všetkých bezplatných elektronických listov, na ktoré som sa prihlásil.

5. Používajte e-mail menej často.

Kontrola počtu vygenerovaných e-mailov pomáha kontrolovať množstvo e-mailov, ktoré dostanete na oplátku.

Ak chcete znížiť množstvo nevyžiadaných e-mailov a zbytočných informácií, ktoré dostávate, nezabudnite na to, koľko e-mailov posielate iným ľuďom. Cavanagh poznamenáva, že to, čo sa nám na e-maile páči najviac, je tiež to, čo na nej nenávidíme tiež. Hovorí: „Páči sa nám, pretože môžeme poslať rovnakú správu mnohým ľuďom jediným stlačením klávesu; nenávidíme ju, pretože ich dostávame príliš veľa.“

Od používania funkcie „Odpovedať všetkým“ namiesto toho, aby ste si našli čas na výber vhodných príjemcov, až po preposielanie „inšpiratívnych alebo zábavných“ reťazových listov, väčšina z nás sa dopustila zlých postupov pri e-mailoch, ktoré nás a našich spolupracovníkov brzdia. Skúste si osvojiť niekoľko dobrých e-mailových návykov, ako sú tieto:

Udržujte svoje správy krátke a k veci.

Udržujte svoje distribučné zoznamy aktuálne a odstráňte príjemcov e-mailov, ktorí už nie sú súčasťou oddelenia alebo sa aktívne podieľajú na zdieľanom projekte.

Nepoužívajte distribučné zoznamy svojej organizácie na propagáciu osobných projektov alebo na ďalšiu zbierku svojich detí. Zdieľajte tieto typy oznámení v jedálni alebo na spoločnej nástenke.

Co si myslis? Aké sú vaše najväčšie obavy z spravovania vášho e-mailu? Podeľte sa o svoje myšlienky v komentároch.

Pripomienka: Nezostaňte príliš závislí od e-mailu!

Bez ohľadu na to, ako efektívne sa vám darí spravovať e-mail a zabráni vám v prevzatí pracovného dňa, niekedy je najlepší spôsob riešenia situácie osobný telefonát. Ale ak vás pri pomyslení na zdvihnutie telefónu a rozhovor so skutočným človekom znervózni, uvoľnite sa, ste v dobrej spoločnosti. Existuje veľa ľudí, ktorí by radšej poslali textovú správu alebo e-mail ako telefonovať. Online článok v magazíne The Science of Us ponúka niekoľko rád a postrehov od psychológov, prečo sa niektorí z nás boja telefonovania a čo môžeme urobiť, aby sme tento strach prekonali.

Psychológovia vysvetľujú úzkosť vášho telefónu a ako sa z toho dostať

Tip na bonusový e-mail : Ak je jednou z vecí, ktoré vás kvôli používaniu e-mailov privádza do šialenstva, skutočnosť, že ľuďom trvá večnosť, kým odpovedia na vaše správy, možno je čas preskúmať ich koniec. Končíte svoju e-mailovú správu konkrétnou, jasnou výzvou na akciu alebo je vaše prihlásenie príliš múdre?

Namiesto ukončenia dlhej správy s textom „Čo si myslíte o tomto pláne?“ skúste položiť konkrétnejšiu otázku. Môžete sa pokúsiť opýtať: „Ktorý z piatich bodov, ktoré som uviedol, si myslíte, že by sme mali implementovať hneď?“ Pýtate sa na konkrétnu otázku, ktorá sa týka bodov, ktoré ste uviedli vo svojom e-maile, a vytvárate pocit urgentnosti tým, že sa pýtate, ktoré položky si práve teraz vyžadujú najväčšiu pozornosť.