Ako usporiadať vaše finančné záznamy

Rok čo rok som žil v strese zmätených hromád papiera roztrúsených po dome. Sem-tam, pri vchode, v kuchyni a na mojom stole boli malé hromádky. Mal som systém prijatých / odoslaných správ, ale nefungoval efektívne. Účty sa stratili, výpisy sa zriedka dostali do ich spisov a ja som nikdy nemohol nájsť to, čo som potreboval, keď som to potreboval. Najzákladnejším spôsobom neboli moje financie správne usporiadané.

Efektívna správa vašich financií si vyžaduje systém na sledovanie všetkých vašich účtov, finančných výkazov, poistných zmlúv a ďalších dôležitých dokladov. Nevyžaduje to, aby ste uložili každý zdrap papiera, dokladu alebo zmenky, ktorý prejde vašimi rukami. Ďalej je uvedený sprievodca, ktorý vám pomôže určiť, čoho sa musíte držať a čo môžete skartovať. Keď si budete v týchto požiadavkách jasno, môžete vyčistiť svoje staré súbory a stohy papierov a nastaviť systém, ktorý je rýchly a jednoduchý na každodenné držanie kroku.

Domáci registračný systém

Čo by sa malo podať? Čo by sa malo hodiť?

Väčšina z nás ušetrí príliš veľa papierovania, ktoré sa stáva bremenom pri zvládaní. Nie je potrebné ukladať každý príjem z bankomatu alebo faktúru za kábel. Ako často ste ich potrebovali ako referenciu? Zvyknite si každý deň prechádzať všetku poštu a zbavte sa všetkého, čo nepotrebujete. Neustále zostaňte na vrchole toku papiera do domu, do kancelárie alebo na stôl.

Po vytvorení funkčného systému bude jeho udržiavanie v poriadku trvať každý deň iba pár minút.

Tu je rýchly pohľad na niektoré finančné dokumenty, ktoré musíte zavesiť a založiť, a tie, ktoré môžete vyhodiť. Majte na pamäti, že pri „hodení“ je drvenie a recyklácia najzodpovednejším spôsobom, ako ísť - za ochranu vašej identity a planéty.

• Peňažné pahýly: Keď ste si overili presnosť svojich výplatných páskov, nie sú potrebné. Najnovší si môžete odložiť pre prípad, že by ste ho pri žiadosti o pôžičku potrebovali na preukázanie zamestnania.
• Bankové výpisy, zrušené kontroly: Ukladajte a ukladajte bankové výpisy za celé tri daňové roky. Budú potrebné, ak vás skontrolujú, a môžu slúžiť ako potvrdenie o zaplatení faktúr. Zrušené šeky by sa mali uchovávať minimálne rok. Ak už vyhlásenia a kontroly nie sú relevantné, spálte ich alebo ich skartujte.
• Účty: Nie je potrebné ukladať účty za energie mesiace alebo roky. Keď príde účet, skontrolujte, či vám bola pripísaná posledná platba, a potom starý účet zahoďte alebo skartujte. Ušetrite iba tie najaktuálnejšie.
• Výpisy z kreditnej karty: Rovnako ako v prípade účtov za energie, skontrolujte si, či vám bol pripísaný posledný príjem a ponechajte si iba najaktuálnejší výpis. Nie je potrebné upchávať vaše súbory starými výpismi z kreditných kariet, pokiaľ tieto karty neboli použité na daňovo uznané výdavky.
• Poistné politiky a účty: Tieto si uchovávajte po dobu, ktorá je aktuálna a účinná. Zrušené zásady a súvisiace vyhlásenia je možné odhodiť.
• Vkladové bločky, potvrdenky o debetných kartách a výpisy z bankomatov: Ukladajte si ich iba do chvíle, keď dorazí váš ďalší bankový výpis, aby ste ich mohli skontrolovať a overiť ich výšky. Pokiaľ nepredstavujú daňovo uznaný náklad a nebudú potrebné ako doklad o oprávnenej žiadosti, môžete ich hodiť.
• Záznamy o majetku: Záznamy o nehnuteľnosti je potrebné uchovávať po celú dobu vlastníctva. Ak existuje šanca, že záznamy budú potrebné na daňové účely, uložte ich po prevode vlastníctva alebo predaji.
• Investičné záznamy: Mali by sa uložiť všetky investičné záznamy a bankové výpisy súvisiace s investíciami. Ak sú vaše vyhlásenia kumulatívne, môžete si nechať iba najaktuálnejšie a skartovať zastarané doklady.

Urobte si čas na to, aby ste si prečítali všetok svoj papier - vrátane starých súborov - a vyčistili všetko, čo už nie je potrebné. Uľahčíte si tak organizáciu svojich finančných záznamov a prehľadnosť. Nakoniec budete mať organizovaný systém registrácie, ktorý vám umožní okamžite nájsť to, čo potrebujete.

Sada platiteľov účtov, domáca finančná organizačná súprava.

Nastavte systém registrácie

Existuje niekoľko rôznych druhov registračných systémov, ktoré je potrebné vziať do úvahy. Podľa vašich potrieb môže byť potrebné všetko, od prenosného harmonikového súboru až po malú kartotéku. Keď ste vyčistili všetky prebytočné finančné doklady, zhodnoťte, koľko miesta budete potrebovať na uloženie zvyšku vašich súborov. Zostaňte len o trochu väčší, ako momentálne potrebujete, takže sa nemusíte starať o neskorší prechod na väčší systém a môžete rýchlo a ľahko zakladať dokumenty.

Používam jednoduchý tradičný systém registrácie s kartami pre každú kategóriu (všeobecné kategórie nájdete vyššie v časti). Ďalej mám samostatné súbory na uloženie dôležitých dokumentov pre každé moje dieťa, účty za lekársku starostlivosť a poistenie. Každá poistná zmluva a súvisiace vyhlásenie majú tiež svoj vlastný spis.

Zriadte stanicu pre platenie účtov. Môže to byť jednoduchý malý úložný box obsahujúci všetko, čo potrebujete na zaplatenie účtov, stolný organizér súborov alebo organizačný produkt založený na kalendári navrhnutý špeciálne pre túto úlohu. Aj keď väčšinu svojich účtov zaplatíte online, budete nevyhnutne musieť platiť nepárne účty „staromódnym“ spôsobom a požadovať na vhodnom mieste svoju šekovú knižku, pečiatky atď. Namiesto jedného súboru „na zaplatenie“ používam systém založený na kalendári. Platenie čo najväčšieho množstva účtov online pomáha udržiavať papier na minime a ja si môžem označiť kalendár aj pre tieto splatné platby.

Dokumenty, ktoré by mali byť uložené v trezore

Pre istotu zvážte uloženie nasledujúcich dôležitých, často nenahraditeľných dokumentov do prenajatej bezpečnostnej schránky alebo do protipožiarneho trezoru vo vašej domácnosti.

• Rodné, úmrtné a sobášne listy
• Dokumenty o vyrovnaní, úschove a rozvode
• Doklady o prijatí alebo občianstve
• Listy vlastníctva, tituly motorových vozidiel
• Akcie, americké sporiteľné dlhopisy
• Hypotekárne a pozemkové zmluvy alebo akékoľvek právne záväzné dohody
• Vojenské doklady
• Patenty, autorské práva
• Zoznam vášho domáceho inventára vrátane fotografií a potvrdeniek.

V prípade núdze

Ste jediný vo svojej rodine, ktorý vybavuje platenie účtov a finančné podania? Vedeli by vaši manželia alebo iní blízki nájsť vo vašej neprítomnosti potrebné doklady?

Nájdite si čas a vytvorte súbor „V prípade núdze“, ktorý vysvetľuje váš systém, objasňuje, kde sú uložené dôležité právne a poistné informácie, a pokyny, ako zistiť, čo môže byť v prípade núdze potrebné. Uveďte dôležité telefónne čísla, napríklad čísla na svojho účtovníka, právnika a investičného makléra. Označte súbor zreteľne, aby sa dal ľahko nájsť vo vašej neprítomnosti. Pravidelne ho aktualizujte.

Urobte záväzok

Kľúčom k tomu, aby akýkoľvek registračný systém fungoval a aby boli vaše finančné záznamy dobre organizované, je zaviazanie sa, že s ním budete držať krok každý deň. Akonáhle je váš systém zavedený, venujte každý deň niekoľko minút triedeniu pošty, ukladaniu výpisov a aktuálnym informáciám o účtoch.

Čoskoro si vytvoríte návyk, ktorý je nevyhnutný pre vaše dlhodobé finančné zdravie a znížite časť stresu, ktorý generuje správa vašich financií.

Užitočné video o tom, ako si usporiadať papierovanie