Ako používať softvér na spracovanie textu (diplom NVA v obchode a administratíve a IT)

V tejto časti, to je Oddiel 1, sa pozrieme na to, ako presne a kombinovať text a ďalšie informácie v rámci textových dokumentov.

Zadajte a kombinujte text a ďalšie informácie presne v rámci dokumentov textového procesora

Poznámka: V priebehu celej jednotky som do všetkých troch častí pridal čo najviac snímok obrazovky. Ak si budete písať odpovede na túto jednotku, nebudete prezentovať snímky obrazovky, ale budete požiadaní, aby ste vykonali niekoľko úloh, ktoré preveria vaše vedomosti a pochopenie používania textového procesora, a snímky obrazovky sa vám môžu hodiť!

1.1 Zistite, aké typy informácií sú v dokumentoch potrebné

Dokument je záznam, v ktorom sú udalosti alebo akékoľvek informácie zachytené a zaznamenané ako dôkaz, aby sa informácie nestratili.

Vzor dokumentu

syncfusion.com

Môže to byť buď písomný, alebo elektronický dokument a slúži ako úradný záznam. Formát, štruktúra a obsah dokumentov sa líšia v závislosti od zaznamenaných informácií a účelu, pre ktorý boli zaznamenané. Niektoré príklady dokumentov sú faktúry, noviny, objednávky, špecifikácie produktu, listy, denníky, tabuľky, licencie atď.

Každý dokument bude mať iný formát a prijateľné štandardy, ktoré musí dodržiavať, a tieto štandardné dokumenty je možné vytvoriť na základe šablóny. Ak budete konkrétny dokument vytvárať znova a znova, môžete tento formát uložiť ako šablónu. pre budúce použitie.

Dokumenty uložené v elektronickom formáte sú uložené v počítači a na vytvorenie dokumentu existuje veľa aplikácií. Najbežnejšou aplikáciou používanou vo väčšine organizácií je softvér na spracovanie textu s názvom Microsoft Word, ktorý je súčasťou kancelárskeho balíka Microsoft. Na vytvorenie dokumentu je potrebné identifikovať typy informácií potrebných na vytvorenie dokumentu. Rôzne typy informácií sa opäť líšia v závislosti od typu dokumentu. Najprv je potrebné mať jasnú predstavu o tom, aký dokument budú vytvárať a za akým účelom ich budú vytvárať. Potom musia určiť typy informácií potrebných pre konkrétny dokument.

Všetky dokumenty majú určité množstvo textu a väčšinou nejaké čísla. Pre lepšie pochopenie je možné do dokumentu pridať grafické obrázky, obrázky, grafy, grafy, tabuľky, atď. Elektronické dokumenty môžu obsahovať aj animácie a malé videoklipy a zvukové klipy. Nakoniec, aby sa zvýšil vzhľad dokumentu, je možné do dokumentu pridať riadky, orámovanie, pozadie atď.

Ukážka faktúry

Autor: JRW78130 (vlastná práca), prostredníctvom Wikimedia

Uvažujme napríklad, že vytvárate faktúru. Faktúra bude obsahovať text, čísla, logo spoločnosti ( bude to obrázok)), adresa spoločnosti, adresa príjemcu, faxové a telefónne číslo, IČ DPH, číslo faktúry, dátum faktúry, referencia zákazníka, popis tovaru a služieb, sadzba služby, spôsoby platby, avízo o poukázaní, podrobnosti o spôsobe platby atď. Takže všetky tieto informácie musia byť zhromaždené a zhromaždené v štandardnom formáte, ktorý je v súlade s normami a pokynmi organizácií. Zhromaždené informácie, štruktúra a formát, v ktorom sú tieto informácie prezentované, závisia od typu vytváraného dokumentu. Informácie je možné zhromažďovať z dostupných údajov v organizácii, alebo ak údaje nie sú k dispozícii, je potrebné ich zhromaždiť z internetu alebo kontaktovaním príslušných osôb alebo organizácií / oddelení.

Pri používaní obrázkov a iných údajov z internetu a iných zdrojov sa musíte uistiť, že ich použitie je bezplatné, a to skontrolovaním informácií o licencii a autorských právach. Musí mať schopnosť a zručnosti identifikovať rôzne informácie z poskytnutej skupiny informácií alebo zo zoznamu informácií, aby si mohol zvoliť správne informácie potrebné na vytvorenie dokumentu.

1.2 Používajte príslušné techniky na presné a efektívne zadávanie textu a ďalších informácií

Keď sú všetky informácie potrebné na vytvorenie dokumentu k dispozícii alebo sú zhromaždené, je potrebné na vloženie týchto informácií do dokumentu použiť najlepšie metódy a techniky a zabezpečiť ich presné a efektívne zadanie.

Zadávanie / mazanie textu, ukladanie súborov - Word 2003

Na to, aby ste mohli vložiť text do dokumentu, musíte byť schopní ovládať klávesnicu. Ovládanie klávesnice neznamená iba písanie abecedy a čísel, ale aj efektívne využitie všetkých klávesov a funkcií klávesnice. Je ľahké naučiť sa najbežnejšie a najčastejšie používané skratky na klávesnici, aby ste mohli ľahko a rýchlo zadávať a formátovať informácie v dokumente. Ak budete vkladať veľké množstvo textu a čísel, bude dôležitá rýchlosť písania spolu s presnosťou a efektívnosťou.

Okrem ovládania pomocou klávesnice môžu byť potrebné ďalšie zručnosti v závislosti od zariadenia, ktoré používate na vytváranie a formátovanie dokumentov. Posledné používanie zariadení s dotykovou obrazovkou a systémov rozpoznávania reči si bude vyžadovať vedomosti o všetkých technikách potrebných na prevádzku, zadávanie a formátovanie údajov na zariadeniach, ktoré používajú.

Pri písaní dokumentov, aby ste mohli presne a efektívne písať alebo vytvárať dokument, musíte pri písaní používať obe ruky a používať príslušné klávesy na klávesnici. Vaše držanie tela by malo byť dobré, ak máte rovný chrbát a obe ruky máte pri klávesnici.

Mnohokrát som videl ľudí, ktorí používali Caps lock na písanie veľkých písmen, čo je dosť zdĺhavé, pretože je potrebné prepínať medzi zapínaním a vypínaním veľkých a malých písmen pred a po napísaní veľkého písmena. Najlepším a najjednoduchším spôsobom, ako napísať veľké písmeno, je použiť kláves Shift. Kláves Shift + ľubovoľná abeceda vám umožní napísať veľké písmeno konkrétnej abecedy.

Poznámka: Precvičujte to, abeceda Shift +, verte mi, že je to jednoduché a rozdiel pocítite!

Niektoré často používané skratky sú Ctrl + S na uloženie, Ctrl + C na kopírovanie, Ctrl + V na vloženie, Ctrl + X na vystrihnutie, Ctrl + Z na vrátenie späť, Ctrl + A na výber všetkých atď. Backspace a klávesy na mazanie sa bežne používajú pri formátovaní a písaní textu. Medzerník sa používa na vytvorenie medzery medzi slovami.

Okrem ovládania klávesnice je tiež potrebné využiť rôzne možnosti formátovania dostupné v samotnom softvéri na spracovanie textu. K dispozícii sú rôzne možnosti, ako je orientácia stránky, tabuľky, odrážky a číslovanie, viacstĺpce, vkladanie symbolov, umenie, textové pole atď. A je potrebné čo najlepšie využiť dostupné ponuky, aby ste vytvorili atraktívne a ľahko pochopiteľné / pochopiteľné dokument. Môžete tiež použiť rôzne písma a medzery, aby informácie vyzerali úhľadne a jasne.

Po úspešnom vytvorení je najdôležitejšou súčasťou dokumentu gramatika a kontrola pravopisu. Textové procesory nie vždy nájdu a opravia všetky chyby v dokumente. Ak napríklad napíšete „klobúk“ namiesto „toho“, textový procesor vás nebude vždy označovať ako chybu. Najlepšie je preto vždy dvakrát alebo trikrát manuálne skontrolovať korektúru dokumentu a ak je to možné, môžete požiadať tretiu osobu, aby vám ho korigovala, pretože to zabezpečí presnosť a efektívnosť.

1.3 Vyberte a použite vhodné šablóny na rôzne účely

Šablóny sú vopred navrhnuté dokumenty, ktoré majú v sebe uložený vzor a sú ľahko dostupné na použitie pre jedného. Majú už pripravené nejaké podrobnosti, ktoré je možné upraviť alebo upraviť podľa vlastných potrieb. Môžete tiež navrhnúť a uložiť vlastnú šablónu v závislosti od vašich potrieb a potrieb dokumentov, ktoré budete vytvárať. To vám pomôže v budúcnosti sa sústrediť na obsah dokumentu, a nie strácať čas pri navrhovaní dokumentu.

Vytvorte nový dokument založený na šablóne Microsoft Word 2003

Ak chcete dať všetky informácie dohromady pomocou schopností, ktoré človek má, je potrebné zvoliť vhodnú šablónu pre dokument, ktorý budete vytvárať.

Napríklad textový procesor môže mať existujúce šablóny pre dokumenty ako fax, list alebo webová stránka. Takže ak budete vytvárať akýkoľvek dokument, ktorý sa zhoduje s dostupnými šablónami, môžete pokračovať a použiť dostupnú vopred navrhnutú šablónu. V ostatných prípadoch si budete musieť vytvoriť vlastnú šablónu pre typ dokumentu, ktorý budete vytvárať.

Väčšina šablón má tiež vopred pripravené písma, farebnú schému, formátovanie atď., Ale kedykoľvek ich môžete zmeniť, aby vyhovovali vašim potrebám a účelom.

Ak vytvárate niekoľko dokumentov rovnakého typu a formátu, alebo ak budete v budúcnosti vytvárať určitý dokument znova a znova, mali by ste formáty uložiť ako šablónu, aby ste pri vytváraní dokumentov mohli tento štandard dodržať. v budúcnosti a tiež ušetriť čas.

Niekoľko príkladov efektívneho použitia formátovania a výberu šablón na dokument je použitie viacerých stĺpcov pre spravodajské články, použitie A4 na výšku pre hlavičkový papier a pre písmená, režim na šírku pre tabuľky atď. Musíte vytvoriť dokumenty, ktoré sú prehľadné a ktoré vytvoriť dopad na čitateľa. Na vytváranie pôsobivých dokumentov teda vždy používajte tie najlepšie funkcie, ktoré sú k dispozícii v textovom procesore.

Účelom použitia šablón je vytvorenie efektívneho návrhu dokumentu. Dizajn dokumentov nie je len o vzhľade, ale aj o spôsobe poskytovania informácií. Dôležité informácie v dokumente musia vyniknúť. Preto je dôležitý starostlivý výber obsahu, rozloženia, farieb, motívov, typov písma, štýlov, tabuliek, poznámok pod čiarou, obrázkov, grafov atď.

Všetky informácie, ako sú dátum, vaša adresa a kontaktné informácie, čísla stránok, je možné uložiť do šablóny pre ďalšie použitie a zabrániť ich opakovanému písaniu.

1.4 Zistite, kedy a ako kombinovať a zlúčiť informácie z iného softvéru alebo iných dokumentov

Vytvorenie dokumentu nie je vždy o vytvorení nového a zadaní nových informácií, ktoré máte v ruke. Niekedy budete musieť kombinovať a zlúčiť informácie z iných dokumentov a softvéru. Možno budete musieť napríklad pretiahnuť informácie z tabuľky programu Excel alebo prepojiť dokument s dokumentom PDF a niekedy by ste vytvorili niekoľko jednotlivých dokumentov v textovom procesore a možno ich budete musieť spojiť alebo spojiť všetky dohromady do jedného. jediný dokument.

Napríklad ak chcete skombinovať viacslovné dokumenty do jedného dokumentu, musíte najskôr vytvoriť prázdny dokument a nastaviť rozloženie stránky podobne ako dokumenty, ktoré sa majú zlúčiť. Môžete tiež otvoriť jeden z dokumentov, ktoré sa majú skombinovať, kliknúť na tlačidlo Uložiť ako a uložiť ako nový dokument s iným názvom a potom vymazať jeho obsah, čím sa zachová rozloženie.

Kliknite na Vložiť - Súbor

Ak chcete vložiť tabuľku, kliknite na položku Tabuľka - Vložiť - Tabuľka

Pri zhromažďovaní informácií by mal kandidát analyzovať a rozhodnúť sa, aké informácie sú požadované a či sú zhromaždené informácie spoľahlivé a presné.

Dobrou voľbou na rozdelenie informácií do predpísaných priestorov sú tabuľky. Poskytuje čistý vizuálny vzhľad a uľahčuje skenovanie a porovnanie údajov v celom dokumente. Ak chcete vložiť tabuľku do textového dokumentu, musíte prejsť do ponuky tabuľky, kliknúť na vložiť a kliknúť na tabuľku. Podľa vašich požiadaviek môžete upraviť tabuľku s počtom riadkov a stĺpcov, farbou výplne, okrajmi a tieňovaním a ďalšími funkciami.

1.7 Efektívne ukladajte a načítajte súbory dokumentov a šablón v súlade s miestnymi pokynmi a konvenciami, ak sú k dispozícii

Po vytvorení dokumentu by kandidát mal byť schopný uložiť ho na miesto, odkiaľ je možné ho ľahko získať pre ďalšie použitie a použitie. Teraz je možné dokument vytvorený pomocou ľubovoľného textového procesora uložiť v jednom z mnohých dostupných formátov, ale nie všetky textové procesory budú podporovať všetky typy súborov. Napríklad keď kliknete na Súbor -> Uložiť ako -> Dostanete dialógové okno, ktoré vás požiada o miesto na uloženie dokumentu, a tiež formát, v ktorom sa dokument uloží.

Ak chcete súbor uložiť v požadovanom formáte, kliknite na príkaz Súbor - Uložiť ako

Ak bude dokument distribuovaný ľuďom alebo organizáciám, ktoré nebudú používať program Microsoft Word, je najlepšie dokument uložiť vo formáte.rtf (Rich Text Format). Najlepšie je dokument uložiť v čo najjednoduchšom formáte, aby ste sa vyhli chybám pri pokuse o otvorenie dokumentu v iných textových procesoroch. Dobrý nápad a pochopenie problémov s kompatibilitou súborov vám veľmi pomôžu. Existujú rôzne formáty ako Word dokument, šablóna dokumentu Word, formát obyčajného textu, formát RTF, formát webovej stránky atď. Ak každý, kto bude mať prístup k dokumentu, bude používať program Microsoft Word, je najlepšie dokument uložiť v formát.doc.

Pomenovanie dokumentu je ďalším veľmi dôležitým aspektom. Vždy používajte zmysluplné názvy, aby ste uľahčili identifikáciu tohto dokumentu na účely jeho budúceho získania. Uchádzači by tiež mali mať dobrú predstavu o ukladaní dokumentov v rôznych iných formátoch, to znamená v prípade potreby zmeniť formát dokumentov na HTML alebo RTF atď., A to pomocou možnosti uloženia ako v ponuke Súbor. Musíte tiež vedieť, kam uložiť dokument pre ľahšie vyhľadanie. Uistite sa, že v názvoch dokumentov nie je medzera so špeciálnymi znakmi. Najlepšie je mať zálohu všetkých dokumentov pre prípad, že by nastal problém so serverom alebo úložiskom alebo zlyhaním hardvéru.

Je potrebné mať na pamäti, či pri vytváraní dokumentu dodržali všetky pravidlá a pokyny organizácie. Nezabudnite skontrolovať, či existujú interné štýly alebo formáty alebo šablóny, a ak áno, postupujte podľa nich. Každá organizácia má pravidlá a pokyny na prípravu, štruktúrovanie, pomenovanie a ukladanie dokumentov. Existujú pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať aj pri načítaní alebo zdieľaní dokumentov. Majte stále na pamäti to, čo šetríte a kde šetríte. Najlepšie je ukladať súvisiace dokumenty spoločne a pri pomenovávaní súborov a priečinkov postupovať konzistentne.

K dispozícii je tiež možnosť „Hľadať“ na vyhľadanie dokumentu v prípade, že ste zabudli, kde ste dokument uložili alebo uložili. Aplikácia Word tiež zobrazí zoznam posledných dokumentov, z ktorých si môžete dokument vyzdvihnúť, ak ste ho nedávno uložili.

Spätná väzba:

Dúfam, že máte vedomosti a pochopenie

• Rôzne typy informácií, ktoré potrebujeme na vytvorenie dokumentu
• Techniky, ktoré je potrebné použiť na zadávanie informácií
• Používanie štýlov a šablón
• Ako kombinovať alebo zlúčiť dokumenty
• Rôzne nástroje na úpravy
• Ako efektívne ukladať a načítať dokumenty.

Dúfam, že vám táto časť pomohla. Postupujte podľa odkazov uvedených nižšie pre časti 2 a 3.

Oddiel 2 - Vytváranie a úprava rozloženia a štruktúr pre dokumenty textového editora (softvér na spracovanie textu, otázky 2.1 až 2.4)

Oddiel 3 - Používanie softvérových nástrojov na spracovanie textu na efektívne formátovanie a prezentáciu dokumentov tak, aby vyhovovali požiadavkám (softvér na spracovanie textu, otázky 3.1 až 3.6)