Ako napísať komunikačný plán

Komunikačné slovo koláž

catherinecronin prostredníctvom služby Flickr Creative Commons

Ak ste niekedy čelili odporu pri zmene zamestnania, dobrý komunikačný plán vám môže pomôcť podporiť vašu iniciatívu v oblasti riadenia zmien. Dobrý komunikačný plán môže nielen pomôcť zaistiť, aby ste mali informácie o všetkých svojich zainteresovaných stranách, ale môže tiež pomôcť vašej organizácii získať podporu pre projekt alebo organizačnú zmenu.

Čo je komunikačný plán?

Komunikačný plán vám pomôže zorganizovať, čo je dôležité povedať všetkým vašim zainteresovaným stranám, čo je to posolstvo, ktoré chcete komunikovať, ako to povedať a kedy to povedať. Komunikačný plán by mal pokrývať veľkých 5 otázok - Kto? Čo? Prečo? Ako? Kedy?

Začnite vytvorením jednoduchej matice, ako je uvedená nižšie, ktorá pomáha udržiavať váš plán usporiadaný a ktorú môžete vyplniť pri prechádzaní jednotlivými krokmi.

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)	Cieľ (kedy)
Interné zainteresované strany
Externí akcionári

Nižšie nájdete tieto jednoduché kroky, ktoré vám pomôžu začať s vytváraním úspešného komunikačného plánu pre vaše podnikanie.

Krok 1. Poznajte svoje publikum

Najjednoduchšie miesto, kde môžete začať zostavovať svoj komunikačný plán, je identifikovať svoje publikum. Ak váš projekt vyžaduje, aby ste ľudí vo svojej organizácii i mimo nej informovali a aktualizovali, začnite vytvorením zoznamu interných a externých zainteresovaných strán.

Niekoľko príkladov interných a externých zainteresovaných strán

Príklady interných zainteresovaných strán:	Príklady externých zainteresovaných strán:
Vedenie na výkonnej úrovni	Výkonní sponzori projektu
Vedúci oddelenia	Majitelia firiem
Zamestnanci v prvej línii	Zákazníci v prvej línii

Keď budete mať zoznam všetkých svojich interných a externých zainteresovaných strán, môže vám pomôcť urobiť si pod každou z nich poznámku, ktorá odpovie na nasledujúce otázky:

• Čo vedia?
• Čo musia vedieť?
• Ktoré skupiny majú vyššiu prioritu pred ostatnými?
• Vyžadujú rôzne skupiny rôzne správy?

Po zodpovedaní základných otázok o každom segmente publika je čas určiť, čo s každým z nich komunikovať.

Vaša komunikačná matica by mala mať teraz dokončený stĺpec publika:

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)	Cieľ (kedy)
Interné zainteresované strany
Výkonné vedenie
Manažéri
Zamestnanci
Externí akcionári
Výkonní sponzori
Majitelia
Zákazníci v prvej línii

Krok 2. Aká je vaša správa?

Pri premýšľaní o tom, akú správu musíte svojmu publiku oznámiť, jednoducho premýšľajte nad odpoveďou na otázku „čo?“ Účel správy a spôsob jej doručenia sa dostaví neskôr.

Pomocou nasledujúceho kontrolného zoznamu môžete určiť, čo všetko by malo vaše publikum vedieť:

• Čo momentálne vie vaše cieľové publikum? (identifikujte to pre zoznam všetkých segmentov publika, ktoré ste vytvorili v kroku 1).
• Čo musia vedieť?
• Čo nemusia vedieť?
• Aký tón hlasu budete musieť vziať s každým publikom? (Môžete sa obrátiť na profesionálny a priamy prístup s výkonnou komunikáciou, zatiaľ čo vaša komunikácia priamo so zákazníkmi môže byť energickejšia a hmatateľnejšia.)
• Čo sa týka publika? Zaistite, aby sa vaše správy pre každé publikum zameriavali na ich jedinečné a individuálne otázky a obavy. Pamätajte, že otázky interného zamestnanca týkajúce sa projektu alebo zmeny sa môžu úplne líšiť od otázok, ktoré sa týkajú výkonného sponzora.

Po zodpovedaní týchto otázok vyplňte ^druhý stĺpec svojej matice:

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)	Cieľ (kedy)
Interné zainteresované strany
Výkonné vedenie	Obchodná hodnota zmeny.
Manažéri	Čo musí váš tím vedieť o zmene.
Zamestnanci	Ako táto zmena ovplyvní vašu každodennú prácu.
Externí akcionári
Výkonní sponzori	Prínosy zmeny pre organizáciu.
Majitelia	Aký vplyv bude mať zmena na váš konečný výsledok.
Zákazníci v prvej línii	Aký vplyv bude mať táto zmena na vašu každodennú prácu.

Krok 3. Aký je účel vašej správy?

V tomto kroku odpovedzte na otázku „prečo?“ Prečo je potrebné oznámiť každú správu (Čo) každému vášmu publiku? Odpoveď na túto otázku vám pomôže pochopiť, prečo je dôležité komunikovať každú informáciu vašim zamestnancom a zákazníkom a akú hodnotu prinesie komunikácia týchto informácií pre vaše podnikanie a hodnotu pre zákazníka.

Niekoľko bežných dôvodov pre komunikáciu kľúčových správ zainteresovaným stranám:

• Zvýšiť porozumenie okolo zmeny a projektu
• Zvýrazniť výhody projektu alebo zmeny
• Vyzdvihnúť pozitívne vplyvy na hospodársky výsledok organizácie
• Dajte publiku vedieť všetky schopnosti alebo informácie, ktoré sa budú musieť pri príprave naučiť
• Pomôcť svojmu publiku pochopiť, aký to bude mať na neho dopad

Pamätajte, skúste odpovedať „Čo z toho pre mňa?“ pri identifikácii účelu každej komunikácie, aby ste zaistili, že máte všetky svoje publikum dobre informované.

Keď viete, čo pre každého z vašich investorov obsahuje, vyplňte ^tretí stĺpec matice:

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)	Cieľ (kedy)
Interné zainteresované strany
Výkonné vedenie	Obchodná hodnota zmeny.	Informovať o finančnej a zákazníckej hodnote.
Manažéri	Čo musí váš tím vedieť o zmene.	Pripraviť tímy na zmenu skôr, ako k nej dôjde.
Zamestnanci	Ako táto zmena ovplyvní vašu každodennú prácu.	Umožniť zamestnancom naučiť sa zručnosti a každodenné zmeny skôr, ako k zmene dôjde.
Externí akcionári
Výkonní sponzori	Prínosy zmeny pre organizáciu.	Informovať o úsporách nákladov a výhodách.
Majitelia	Aký vplyv bude mať zmena na váš konečný výsledok.	Získať podporu pre zmenu zvýraznením vplyvu na spodný riadok.
Zákazníci v prvej línii	Aký vplyv bude mať táto zmena na vašu každodennú prácu.	Pripraviť zákazníkov na zmeny; vyzdvihnúť výhody.

Mobilné sociálne médiá

jasonahowie cez Flickr Creative Commons

Krok 4. Aký je spôsob doručenia?

Teraz, keď viete, s kým komunikujete, čo hovoríte a prečo to hovoríte, musíte si určiť najlepší spôsob doručenia správy. V závislosti od vašej organizácie môže byť užitočné ponechať si „cheat sheet“ zo všetkých rôznych komunikačných kanálov, ktoré sú k dispozícii.

Niektoré bežné komunikačné kanály môžu zahŕňať:

• E-mailová komunikácia
• Písomná komunikácia doručovaná poštou
• Pripomienky textových správ
• Správy na sociálnych sieťach
• Stretnutia radnice
• Zmiešané médiá
• tlačové správy
• Letáky alebo Plagáty

Tip

Aj keď môže byť e-mailová komunikácia pohodlná, neváhajte zverejniť tú istú správu pomocou viacerých kanálov. Zaslanie priateľského pripomenutia nie je na škodu. Príliš veľa komunikácie je lepšia ako nedostatočná.

Teraz môžete vyplniť 4 ^takmer stĺpci vášho matice:

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)
Interné zainteresované strany
· Výkonné vedenie	Obchodná hodnota zmeny.	Informovať o finančnej a zákazníckej hodnote.	E-mailová komunikácia
· Manažéri	Čo musí váš tím vedieť o zmene.	Pripraviť tímy na zmenu skôr, ako k nej dôjde.	E-mailová komunikácia
Zamestnanci	Ako táto zmena ovplyvní vašu každodennú prácu.	Umožniť zamestnancom naučiť sa zručnosti a každodenné zmeny skôr, ako k zmene dôjde.	E-mailová komunikácia, plagáty, letáky, radnice
Externí akcionári
· Výkonní sponzori	Prínosy zmeny pre organizáciu.	Informovať o úsporách nákladov a výhodách.	E-mailová komunikácia
· Majitelia	Aký vplyv bude mať zmena na váš konečný výsledok.	Získať podporu pre zmenu zvýraznením vplyvu na spodný riadok.	Písomný list zaslaný poštou
· Zákazníci v prvej línii	Aký vplyv bude mať táto zmena na vašu každodennú prácu.	Pripraviť zákazníkov na zmeny; vyzdvihnúť výhody.	Písomný, poslaný list, pripomenutie e-mailom

Poznámka

Vždy, keď je to možné, za každú položku, ktorú uvediete v stĺpci „metóda“, priraďte „vlastníka“, aby ste sa ubezpečili, že správy sú doručené včas a presne.

Krok 5. Kedy je najlepší čas na komunikáciu?

Váš komunikačný plán je takmer hotový! Identifikovali ste svoje publikum, správu, ktorú chcete komunikovať, účel každej správy a spôsob, akým ju chcete doručiť; teraz musíte prísť na to, kedy je najlepšie doručiť tieto správy každému publiku. Ďalej uvádzame niekoľko otázok, ktoré by vás mohli zaujímať, aby vám pomohli určiť najlepšie načasovanie každej správy.

• Kto musí byť informovaný ako prvý?
• Kedy nastáva zmena?
• Ako skoro vopred je potrebné informovať všetkých?
• Existujú termíny, na ktoré musíte pamätať?
• Bude niektorý z vašich účastníkov publika nedostupný alebo má dátumy, ktoré musíte vyriešiť?
• Poskytujete svoje správy pomocou viacerých spôsobov pre každé publikum? Čo sa musí stať ako prvé, druhé, tretie atď.?

S týmito otázkami, na ktoré ste odpovedali, by ste mali byť schopní ľahko doplniť posledný stĺpec svojej matice s dátumami začatia a ukončenia, aby ste sa uistili, že zodpovedáte svojej časovej osi:

Publikum	Správa (Čo)	Účel (Prečo)	Metóda (Ako)	Cieľ (kedy)
Interné zainteresované strany
Výkonné vedenie	Obchodná hodnota zmeny.	Informovať o finančnej a zákazníckej hodnote.	E-mailová komunikácia	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Manažéri	Čo potrebuje váš tím vedieť o zmene..	Pripraviť tímy na zmenu skôr, ako k nej dôjde.	E-mailová komunikácia	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Zamestnanci	Ako táto zmena ovplyvní vašu každodennú prácu	Umožniť zamestnancom naučiť sa zručnosti a každodenné zmeny skôr, ako k zmene dôjde.	E-mailová komunikácia, plagáty, letáky, stretnutia radnice	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Externí akcionári
Výkonní sponzori	Prínosy zmeny pre organizáciu.	Informovať o úsporách nákladov a výhodách.	E-mailová komunikácia	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Majitelia	Aký vplyv bude mať zmena na váš konečný výsledok.	Získať podporu pre zmenu zvýraznením vplyvu na spodný riadok.	Písomný list zaslaný poštou	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy
Zákazníci v prvej línii	Aký vplyv bude mať táto zmena na vašu každodennú prácu.	Pripraviť zákazníkov na zmeny; vyzdvihnúť výhody.	Písomný list zaslaný poštou; e-mailová pripomienka	Začiatok: mmddyyyy Koniec: mmddyyyy

Krok 6. Doručte svoj plán!

Blahoželáme! Úspešne ste dokončili svoj komunikačný plán. Akonáhle zdieľate svoj plán so zainteresovanými stranami projektu, môžete sa pustiť do práce na vytváraní vašich správ, finalizácii vzhľadu a dojmu vašich materiálov a doručovaní vašich správ vašim zainteresovaným stranám v súlade s vašou časovou osou.

S trochou pokročilého plánovania pomocou maticovej šablóny vám vytvorenie komunikačných plánov pre vaše projekty umožní informovať všetkých vašich zainteresovaných strán, zabrániť zmätkom, nedorozumeniam a získať podporu pre váš projekt. Zmena môže byť pre mnohých ľudí na pracovisku nepríjemná. Vyčlenenie času na vytvorenie dobrého komunikačného plánu môže pomôcť aj tým najnepríjemnejším osobám čeliť neznámemu človeku s dôverou a porozumením.