Ako napísať tlačovú správu pre malý podnik

Ako vlastník malej firmy je dôležité vedieť, ako napísať tlačovú správu.

Canva

Ako získať médiá na pokrytie vášho príbehu

Ak je váš stav celebrít alebo vplyv na verejnosť veľmi vysoký (myslite na najvyšších vládnych predstaviteľov a filmové hviezdy), médiá vás môžu vyhľadať, aby s vami urobili rozhovor a zahrnuli váš príbeh do svojich vysielaní alebo publikácií. Ale povedzme si pravdu, väčšina obchodníkov, najmä malých podnikateľov, takúto pozornosť nezaručuje (ani nechce!). Nie, je nepravdepodobné, že by vás redaktori alebo reportéri médií vyhľadali a napísali príbeh o vašom podnikaní alebo udalostiach.

Podniky všetkých veľkostí však majú jeden nákladovo efektívny marketingový nástroj, ktorý im pomáha získať mediálne pokrytie: tlačová správa.

Čo je tlačová správa?

Tlačová správa je dokument, ktorý sa zasiela členom tlače - v súčasnosti sa viac označuje ako médiá, aby zahŕňali noviny, televíziu, rozhlas, internetové spravodajské stránky atď. - s cieľom upozorniť ich na správy alebo iné informácie, ktoré by mohli zaujímať. svojim čitateľom, divákom alebo poslucháčom. Redaktori mediálnych výstupov potom rozhodnú, či novinku zahrnú do svojej publikácie alebo vysielania… alebo to ignoruj. Ak bude redakcia prijatá na zaradenie do redakčnej rady, môže uverejniť tlačovú správu tak, ako ju odoslal odosielateľ, môže ju upravovať tak, aby zodpovedala ich redakčným pokynom, alebo ju môže dokonca priradiť svojim pracovníkom autorov a reportérov, aby príbeh priblížili alebo rozšírili.

Ak je tlačová správa alebo jej obsah prijatý a zahrnutá do publikácie alebo vysielania, znamená to výhru pre osobu alebo spoločnosť, ktorá ich vydala. Toto sa často považuje za zarobené médium, pretože okrem nákladov na prípravu a odoslanie vydania odosielateľovi nevznikajú žiadne náklady na príjem atramentu alebo tlače, čo znamená oprávnenie na publikovanie alebo vysielanie mediálnym kanálom. Naproti tomu sa reklama považuje za platené médium, pretože odosielateľ (inzerent) platí za zahrnutie svojich informácií (reklamy alebo príbehu).

O čom by mala byť tlačová správa?

Ako pracovník marketingu v malom podniku môžete mať pocit, že vaše správy by ani neboli hodné pozornosti redaktora. Môže to byť pravda… alebo možno nie. Niekedy to závisí od toho, ako sa editor v ten deň cíti.

Pamätajte, že vaša tlačová správa by mala byť „novinka“, čo znamená, že oznamujete, že sa niečo stalo alebo sa má stať, alebo že reagujete na niečo, čo sa stalo, pre vás a vaše podnikanie. Rovnako musí byť vecná a nesmie porušovať autorské práva alebo ochranné známky, nesmie byť urážlivá alebo hanlivá, nesmie zasahovať do súkromia nikoho a rozhodne nesmie porušovať dôvernosť. Vzdelajte sa v otázkach zodpovednosti za médiá a vyhľadajte právne poradenstvo o tom, čo je vhodné zverejniť pre vás a vaše podnikanie.

Je to tlačová správa alebo spravodajský článok?

Máte informácie, tipy alebo iné informácie, ktoré by ocenili publikum mediálneho kanála? Aj keď tieto položky môžu byť často naformátované ako tlačová správa, nie je to technicky možné. Považovali by sa za články alebo funkcie. Prezrite si rôzne oddelenia redakcie médií a zistite, ktoré osoby by mali dostávať funkcie na zváženie, na rozdiel od noviniek.

Štruktúra obrátenej pyramídy pre tlačové správy

Aby si redaktori zaneprázdnených médií zaslúžili kontrolu, tlačové správy by mali mať štandardnú štruktúru a formát.

Pokiaľ ide o štruktúru, tlačová správa sa riadi vzorcom písania obrátenej pyramídy , čo znamená, že najdôležitejšie informácie - kto, čo, prečo, kde, kedy a ako - príbehu by mali byť čo najbližšie k začiatku dokumentu, ideálne v prvom odseku. Potom nasledujú menej dôležité detaily.

Prečo je dodržiavanie tejto štruktúry dôležité? Redaktori musia často strihať príbehy tak, aby sa zmestili do dostupného priestoru alebo času. Redaktori strihajú zdola nahor. Takže ak boli vaše najdôležitejšie informácie v dolnej časti, sú preč.

Ako naformátovať tlačovú správu

Pri písaní tlačovej správy by ste sa mali riadiť niekoľkými konvenciami. Mali by byť zahrnuté tieto prvky a zvyčajne sa vyskytujú v tomto poradí:

Zápis NA OKAMŽITÉ UVOĽNENIE alebo HOLD NA UVOĽNENIE DO

Toto informuje redaktora, spisovateľa alebo reportéra, kedy je v poriadku zverejniť to, čo ste poslali. Zvyčajne je to umiestnené na ľavom okraji.

Nadpis

Tak kritické! Toto je fráza, ktorá zhŕňa celý váš spravodajský príbeh. Pamätajte, že väčšina ľudí skenuje nadpisy a veľa ľudí si vlastne neprečíta celý príbeh. Urobte to pre svoje publikum relevantným, aby ho aspoň zlákali prečítať si najdôležitejší prvý odsek. Aj váš nadpis musí osloviť redaktorov. Rozumejú želaniam a potrebám svojich čitateľov, poslucháčov a divákov. Takže ak preukážete svoje porozumenie cieľovej skupine, máte väčšiu šancu, že vás vezmú do úvahy pre zverejnenie.

Nadpis je zvyčajne vycentrovaný na stránke alebo obrazovke. Snažte sa udržiavať nadpis čo najmenej slov. Naučte sa používať Twitter na písanie dobrých nadpisov. Pretože máte iba 140 postáv na to, aby ste niekoho upútali, je to dobré cvičisko!

Podnadpis (voliteľný)

Ak nadpis nedokáže úplne vyrozprávať váš príbeh, môže byť užitočný podnadpis. Vážne však zvážte, či môže mať prepis nadpisu väčší dopad. Rovnako ako nadpis, aj podnadpis je vycentrovaný na stránke alebo obrazovke.

Slovo múdrym: Ako redaktor ma podnadpisy zvykli hnevať, pretože v našej konkrétnej schéme rozloženia stĺpcov vyzerali trápne. Väčšinou som ich teda mazal.

Miesto a dátum príbehu

Malo by to byť samozrejmé. Je umiestnený na ľavom okraji alebo, ako som už niekedy videl, na začiatku prvého odseku.

Telo

Porozprávajte svoj príbeh o obrátenej pyramídovej štruktúre uvedenej vyššie. Tlačovú správu vždy píšte v tretej osobe. Prečo? Pretože toto je príbeh o vás, nie o tom, aby ste rozprávali svoj príbeh. Takže keď sa rozprávate o vašom príbehu, vyhnite sa „ja“ a „my“, pokiaľ to nie je uvedené v citácii. Príklad: „S hrdosťou oznamujeme túto novú inováciu,“ uviedol pán Small Business. Ak je to krátke a k veci, dobrý cieľ je obmedziť celkový text príbehu na asi 500 slov alebo menej.

Informácie (voliteľné)

Často som videl tlačové správy, ktoré zabalili príbeh do odstavca, ktorý hovorí o organizácii, ktorá vydanie vydala. Redakcia ho môže zahrnúť (čo je výhra pre odosielateľa). Často je však strihaný kvôli priestorovým obmedzeniam a dá sa považovať za príliš propagačný. Je dôležité zahrnúť to, že ak editor nie je oboznámený s odosielateľom (ako to môže byť v prípade mnohých malých firiem), môže to editorovi pomôcť overiť dôveryhodnosť odosielateľa. Rovnako ako v prípade tela dokumentu, aj tento je napísaný treťou osobou a je zahrnutý do celkového počtu slov pre vydanie.

Kontaktné informácie

Redaktori, autori a reportéri môžu chcieť pred zverejnením vášho vydania objasniť informácie. Zahrňte teda najlepší spôsob, ako vás kontaktovať (telefón, e-mail atď.), A zahrňte aj svoj web. Nebuďte však prekvapení, ak vás nikto nekontaktuje a - prekvapte sa! - uvidíte, že sa váš príbeh objaví. Pozor, keď pošlete tlačovú správu, oznámite médiám, že je v poriadku ich zverejniť a že by sa to mohlo dostať na verejnosť! Buďte opatrní, že to, čo napíšete, je to, čo by ste chceli počuť vo večerných správach.

Zápis ### alebo END

Toto oznamuje médiám, že neexistujú žiadne ďalšie informácie, ktoré by sme mali zvážiť, a sú umiestnené v spodnej časti vydania. Niektorí ľudia tiež zahrnú počet slov vydania na konci (voliteľné). Tieto zápisy boli skôr problémom za starých čias, keď boli papierové tlačové správy normou a redaktori potrebovali vedieť, či je na viacerých stranách viac príbehu. Ale stále stojí za to robiť, nech sa deje čokoľvek.

Ako vedľajšia poznámka, ak sa vaše fyzické tlačené vydanie rozšíri na viac stránok, zápis MORE na koniec stránky upozorní redakciu, že pred KONIECOM je potrebné zvážiť viac informácií.

Niektoré ďalšie rôzne tipy:

Žiadne funky písma ani vymyslené formátovanie. Publikácia naformátuje vaše informácie na zverejnenie podľa vlastného uváženia. Používanie štandardných typov písma, ako napríklad Times New Roman alebo Helvetica, uľahčuje čitateľom čítanie a umožňuje vám označiť vás ako profesionála.
Majte mediálnu súpravu. Okrem vašej tlačovej správy sa odporúča mať k dispozícii sadu médií. V dnešnej dobe je súprava digitálnych médií na webových stránkach populárna, pretože je lacná a médiá k nej majú ľahký prístup.

Kam posielate tlačovú správu?

Väčšie publikácie majú často niekoľko redaktorov, z ktorých každý sa venuje konkrétnemu rytmu , čo znamená, že pokrývajú konkrétny segment odvetvia, geografické umiestnenie alebo typ príbehu. Opäť navštívte webovú stránku médií, kde nájdete informácie o tom, kto by bol vašim ideálnym kandidátom na redaktora a ako si želá byť kontaktovaný.

Kľúčové je, že ho zvyčajne pošlete redaktorovi. Pre menšie médiá môže byť jedna osoba, ktorá je vydavateľom, redaktorom, reportérom a spisovateľom! Správny kontakt nájdete na webovej stránke mediálneho výstupu.

Niektorí ľudia dávajú prednosť distribúcii svojich tlačových správ pomocou tlačových správ a služieb public relations. Príkladom môže byť PRWeb. Tieto služby môžu vysielať vaše vydanie na stovky, ba tisíce médií. Môže to byť efektívne, ale tiež to môže byť drahé, pretože tieto služby si zvyčajne účtujú poplatok za každú tlačovú správu alebo mesačný poplatok za predplatné. Zvážte tiež, že ak má váš príbeh iba miestny záujem, široká distribúcia môže byť kontraproduktívna a nákladná.

Uvažovať možno aj s bezplatnými distribučnými službami pre tlačové správy, ktoré však nemusia mať taký dosah ako platené služby, a môžu vaše vydanie odoslať do irelevantných médií. Predtým, ako sa vydáte touto cestou, starostlivo zvážte možnosti a náklady každej služby.

Vyplatí sa rozvíjať vzťahy s kľúčovými médiami pre vaše odvetvie a publikum. Keď potom redaktor alebo reportér prijme vaše vydanie, môže byť ochotnejší zvážiť zahrnutie vášho príbehu. Distribúcia vášho vydania do médií tiež nie je jediný spôsob, ako rozšíriť váš príbeh. Zasielanie tlačovej správy zákazníkom a vysielanie prostredníctvom sociálnych médií môže byť tiež veľmi efektívne a nákladovo efektívne.

Môžete poslať e-mailom tlačovú správu?

E-mailové tlačové správy sú v dnešnej dobe veľmi časté, dokonca preferované. Každá mediálna zásuvka je však iná. Pokyny na odoslanie nájdete na webových stránkach kanála alebo publikácie.

Ako by ste mali s redaktormi nadviazať na svoju tlačovú správu?

Keď som robil vzťahy s verejnosťou pre veľtrh, pamätám si, ako som volal redaktorov a privádzal ich do šialenstva následnými hovormi. Hej, robil som si len svoju prácu. Ale potom, keď som bol na druhom konci ako redaktor, zvyknutie na následné hovory ma privádzalo do šialenstva!

Pokiaľ ste nenadviazali vzťah s redaktorom alebo reportérom, ktorý by váš hovor uvítal, postupujte opatrne pri nadväzovaní na tlačovú správu, ktorú ste poslali. Jedna vec, ktorú si nechcete vytvoriť, je reputácia škodcu. Pri telefonickom dohľade vždy používajte správnu obchodnú etiketu.

Ak si nezachytili vaše vydanie na zverejnenie alebo vás nepožiadali o ďalšie informácie, je to známka toho, že vás už nič nezaujíma… aspoň dnes nie. Nenechajte sa odradiť. Stále posielajte zaujímavé a relevantné príbehy do tých médií, ktoré majú pre vás a vaše publikum najväčšiu hodnotu. Nenazývajú to „zarobené médiá“ pre nič za nič!

Z redakcie: Ako som sa rozhodol, ktoré tlačové správy sa majú spustiť

Ako redaktor obchodných novín už viac ako 15 rokov uvádzam niekoľko otázok, ktoré by mi prišli na myseľ, keď som zvažoval použitie hromady tlačových správ:

Má to miestny význam? Keďže publikácia, ktorú som redigoval, bola lokálna, miestne správy boli na prvom mieste.
Existuje termín alebo významný dátum oznámenia, ktorý by diváci mali vedieť?
Sú správy relevantné a významné pre publikum alebo priemysel, v ktorom publikácia slúži?
Je to skutočne novinka? Alebo by sa to malo brať do úvahy pre prvky alebo výplňový materiál?
Je zdroj dôveryhodný?