Porozumenie spôsobu správy rozpočtov

Aby bolo možné efektívne a efektívne riadiť rozpočty, je potrebné…

• monitorovať, kontrolovať a zaznamenávať všetky financie (príjmy a výdavky),
• vedieť, ako minimalizovať náklady v oblastiach, za ktoré zodpovedáte,
• - byť schopný preskúmať alebo identifikovať problémové oblasti a napraviť ich a -
• efektívne riadiť a schvaľovať výdavky.

Tento článok je založený na jednotke NVQ úrovne 4 „Správa rozpočtov“. Prečítajte si tento článok, aby ste získali jasnú predstavu a porozumeli účelu rozpočtov. Porozumiete účelu rozpočtov vrátane výhod efektívneho a efektívneho riadenia finančných zdrojov; právne, regulačné a organizačné požiadavky na správu rozpočtu; a rôzne typy rozpočtových systémov a ich vlastnosti.

Teraz budete musieť dôkladne porozumieť tomu, ako spravovať rozpočty. Za rozpočtový proces obvykle zodpovedajú vyšší riadiaci pracovníci a finanční pracovníci. Títo zamestnanci musia mať presné a aktualizované informácie a znalosti o účinných postupoch zostavovania rozpočtu.

Rozpočty sa zostavujú pre každý finančný rok. Zúčastnení manažéri a zamestnanci budú musieť pripraviť rozpočty pre svoje oblasti zodpovednosti a potom ich odovzdať finančnému oddeleniu. Tieto návrhy rozpočtov potom posúdi vyšší manažment a neskôr ich schváli výbor alebo niečo podobné v závislosti od organizácie.

Metódy monitorovania, kontroly a zaznamenávania príjmov a výdavkov

Poznáte účel rozpočtov. Teraz je vašou zodpovednosťou ich spravovať. Správa rozpočtov vyžaduje, aby ste neustále sledovali, kontrolovali a zaznamenávali príjmy a výdavky, aby ste mali prehľad o každom finančnom pohybe a jeho výsledkoch. Ako to dosiahnete? Pozrime sa na niekoľko spôsobov alebo metód.

Monitorovanie príjmov a výdavkov

Monitorovanie rozpočtu sa vykonáva s cieľom zabezpečiť, aby sa zdroje využívali podľa plánov uvedených v rozpočte. Sledovanie alebo monitorovanie spôsobu využívania finančných zdrojov je pre každé oddelenie a organizáciu veľmi dôležité. Je to nepretržitý proces zabezpečujúci, aby sa ciele plnili tak, ako sú uvedené v rozpočte. Prostredníctvom tohto monitorovania budete môcť robiť rozhodnutia o rozpočte a prijímať príslušné opatrenia kedykoľvek a kdekoľvek je to potrebné.

Je potrebné monitorovať príjmy a výdavky, aby sa zistila akákoľvek zmena vo vzorcoch, aby bolo možné prijať príslušné opatrenia. Tento monitorovací postup je možné vykonávať v pravidelných intervaloch, napríklad každý mesiac. Pri sledovaní údajov berte do úvahy, že rozpočet bol naplánovaný na nasledujúci rok a doterajšie výdavky a príjmy.

Pozrieť sa na zostatok zostávajúci do konca obdobia v súčasnom finančnom roku a vypracovať predpoveď, aká bude situácia v tomto tempe do konca finančného roka. Prezrite si všetky pozitívne aj negatívne variácie a urobte potrebné kroky na ich nápravu. V každom kroku je dôležité zdokumentovať (zaznamenať) všetky fakty a činy.

Najlepšie je monitorovať príjmy a výdavky na úrovni držiteľa rozpočtu a na vyšších úrovniach riadenia prostredníctvom pravidelných stretnutí. Musí existovať efektívne riadenie hotovostných tokov, pretože to je veľmi dôležité pre služby a produkty, ktoré podnikanie poskytuje.

Rozpočty je možné rozdeliť podľa nákladových stredísk alebo iných kódov alebo úrovní, aby bolo jednoduchšie ich monitorovať. To pomôže identifikovať oblasti, ktoré nadmerne a nedostatočne dosahujú.

Mali by ste byť schopní analyzovať a poskytnúť vysvetlenie všetkých odchýlok od navrhovaných výdavkov, či už pozitívnych alebo negatívnych. K tomu musí byť pripojený akčný plán. To zabezpečí, že zdroje boli použité hospodárne, efektívne a efektívne.

Kontrola príjmov a výdavkov

Ďalšou dôležitou otázkou je kontrola príjmov a výdavkov. Bez tohto kroku bude niekto minúť peniaze mimo stopy. Aby bolo možné kontrolovať príjmy a výdavky, je najlepšie pri príprave rozpočtu priamo zapojiť osobu zodpovednú za kontrolu financií a výkonnosti oddelenia. Dostupný rozpočet by sa mal oznámiť všetkým príslušným zamestnancom.

Môžu existovať rôzne oddiely rozpočtu, ktoré budú kontrolované rôznymi zamestnancami, preto je najlepšie prideliť a dať oprávnenie osobám, ktoré sú priamo zapojené - napríklad schvaľovateľ rozpočtu a rozpočtový manažér. Oddelenia alebo tímy by mali byť informované o osobe zodpovednej za kontrolu príjmov a výdavkov.

Celková výška finančných prostriedkov dostupných na konkrétny rok by mala odrážať celkové výdavky plánované na konkrétny rok.

Zaznamenávanie príjmov a výdavkov

Zaznamenávanie príjmov a výdavkov je možné vykonať manuálne alebo elektronicky. Záznam sa musí robiť okamžite a každý deň. Všetky účty súvisiace s príjmami a výdavkami, všetky príjmy, ktoré sú splatné, všetky prijaté platby, potvrdenia a vydané faktúry, dlhy atď., Musia byť zreteľne zaznamenané s dátumom a účelom.

Zaznamenávanie príjmu je spôsob, ako zistiť, či podnik dosahuje zisk alebo nie, pretože obsahuje podrobnosti o prijatých a použitých peniazoch.

5 skvelých nástrojov na sledovanie obchodných výdavkov

Zaznamenávajte podrobnosti o oblastiach podnikania podľa poradia, od najziskovejšej po najmenej ziskovú. To vám automaticky pomôže analyzovať a podniknúť kroky v oblastiach, ktoré spôsobujú obrovské straty.

Pre malé výdavky je dobré použiť drobný hotovostný účet na použitie a sledovanie malých výdavkov. Ich zaznamenanie pomôže pri efektívnom vrátení peňazí a vrátené budú iba zaznamenané peniaze. Toto je efektívny spôsob zaznamenávania malých výdavkov, ktoré by inak mohli zostať nepovšimnuté.

Spôsoby, ako je možné v oblasti zodpovednosti človeka minimalizovať náklady

Znižovanie nákladov v podnikaní je jedným z efektívnych spôsobov riadenia rozpočtov alebo dostupných finančných prostriedkov. Ak každý minimalizuje náklady vo svojej vlastnej oblasti zodpovednosti, celkovo to podniku prinesie obrovské úspory. Musíte vedieť, aby ste sa mohli správne rozhodnúť, čo sa týka utrácania peňazí za konkrétne oblasti podnikania.

Spôsoby, ako je možné minimalizovať náklady v oblasti vlastnej zodpovednosti, sú:

Efektívne využitie technológie

V dnešnej dobe je k dispozícii veľa pokrokových technológií, od nákupov online až po platenie účtov atď. Nasledujúce technológie efektívne využívajte, aby ste šetrili čas a peniaze.

• Stretnutia sa môžu konať pomocou telekonferencií, čo znamená, že ušetríte peniaze za cestovanie, usporiadanie miestností / miest, ušetríte čas pri organizovaní a plánovaní zasadacích miestností atď.
• Technológiu môžete efektívne využiť tak, že nebudete tlačiť na papier a že budete používať elektronické ukladanie súborov a iných obchodných údajov. To šetrí čas, peniaze a životné prostredie.
• Niektoré podniky je možné riadiť online v závislosti od povahy alebo je možné marketing realizovať aspoň online. To pomôže ušetriť veľa peňazí vynaložených na marketingový personál, kancelárske priestory, vybavenie atď.

Dlhy

Kreditné karty majú vysoké úrokové sadzby, a preto je potrebné ich zaplatiť čo najskôr. To pomôže podniku z dlhodobého hľadiska.

Rozpočet

Vždy vypracovajte rozpočet pre oblasť svojej zodpovednosti a dodržujte ho. Akékoľvek odchýlky od neho môžu byť dosť škodlivé, ale poskytnú vám jasný plán, čo máte robiť a čo nerobiť a čomu sa vyhnúť.

Znižovanie výdavkov

Nakupujte iba potrebné stacionárne vybavenie, vybavenie, nábytok, softvér potrebné na každodenný chod firmy. Znížte ďalšie nežiaduce výdavky. Nakúpte energeticky efektívne stroje a používajte žiarovky, aby ste mohli ušetriť na účtoch za energiu. Používajte správne izolované dvere a okná. Výrobcovia niekedy predávajú repasované výrobky za oveľa nižšie ceny a ak sa zdajú byť kvalitné, choďte do toho.

Práca z domu

Toto je efektívny spôsob, ako ušetriť peniaze za kancelársky priestor a náklady na palivo. Pri znižovaní nákladov je rozumné znižovať ich v správnych oblastiach, pretože znižovanie nákladov v nesprávnych oblastiach môže mať katastrofálny alebo negatívny vplyv. Vždy hľadajte dobrú hodnotu za peniaze, čo sa dá dosiahnuť udržaním dobrého vzťahu s dodávateľmi a partnerskými organizáciami.

Ako identifikovať situácie, v ktorých môže byť potrebné vykonať nápravné opatrenie

V oblastiach, ktoré nie sú v súlade s politikami, postupmi alebo procesmi organizácie, sú potrebné nápravné opatrenia. Je potrebné zistiť dôvody týchto nezhôd a prijať preventívne opatrenia, ktoré sa majú v budúcnosti vyskytnúť a ktoré sa nazývajú nápravné opatrenia. Nápravné kroky môžu byť prijaté na základe sťažnosti alebo auditu alebo nepriaznivých účinkov na financie spoločnosti atď. Aby bolo možné podniknúť správne kroky, je potrebné vykonať vyšetrovanie v konkrétnej veci.

Niektoré situácie, ktoré si môžu vyžadovať nápravné opatrenia, sú:

• Rozpočty projektov sa vymkli spod kontroly. je možné sa mu vyhnúť, ak dôsledne dohliadate na rozpočet a tiež ak zamestnanci vedia, že dohliadate na rozpočet. Každý týždeň kontrolujte a predpovedajte rozpočet.
• Práca, ktorá trvá dlhšie, ako sa plánovalo, a preto si vyžaduje ďalší rozpočet, úsilie a čas.
• Keď jeden alebo viac členov tímu vyhodí projekt.

• Ak úloha alebo projekt nie je v pláne alebo je prekročený rozpočet z dôvodu technických alebo finančných obmedzení.
• Dôležitá úloha alebo projekt alebo cieľ, ktorý sa minul.
• Keď práca alebo vykonané úlohy nespĺňajú stanovené ciele.
• Zákazníci, ktorí nie sú spokojní so službami alebo výrobkami, pretože nespĺňajú špecifikácie alebo očakávania.
• Keď zlyhá zdroj alebo sponzor.
• Počas hodnotení rizík, auditov alebo inšpekcií zabezpečenia kvality.

Nápravné opatrenia môžu byť čokoľvek ako preplánovanie projektov, prerozdelenie zdrojov, reorganizácia tímov, odlišné riadenie projektov, redizajn procesov alebo produktov atď. Identifikujte hlavnú príčinu a podniknite potrebné kroky.

Rozsah vlastného oprávnenia na správu rozpočtu a schvaľovanie výdavkov

Správa rozpočtu nie je len o udržiavaní správneho počtu financií, ale aj o správe zapojených ľudí. Napríklad zamestnanci alebo členovia tímu. Na správu rozpočtov a schvaľovanie výdavkov je potrebné mať dobré manažérske schopnosti. Držiteľ rozpočtu je zodpovedný za peniaze pridelené na konkrétny rozpočet, a preto musí skontrolovať, či sú výdavky oprávnené, a potom rozpočet schváliť. Oprávnenie minúť ešte neznamená, že človek môže jednoducho minúť pridelené peniaze len tak; znamená to, že peniaze je potrebné vynakladať zodpovedne a múdro. Jeden sa môže dostať do problémov, ak dôjde k zlyhaniu v správe rozpočtu, a tiež môže byť odmenený, ak bol v správe rozpočtu úspešný.

Pri riadení rozpočtov a vynakladaní rozpočtových peňazí musí držiteľ rozpočtu pamätať na zámery a zámery organizácie. Budú existovať konkrétne ciele a zodpovednosti, ktoré je potrebné zohľadniť pri dosahovaní týchto cieľov. Pri narábaní s rozpočtom je potrebné pamätať na právne predpisy a organizačné požiadavky. Vždy podniknite potrebné kroky na minimalizáciu nákladov a tiež príslušné opatrenia pre prípad, že dôjde k prekročeniu rozpočtu.

Monitorujte, kontrolujte a zaznamenávajte príjmy a výdavky. Vytvorte dokumenty, ktoré načrtnú výkonnosť organizácie oproti rozpočtu. Udržujte všetky záznamy aktuálne a presné.

Dúfam, že ste tu našli užitočné informácie. Neváhajte a zanechajte svoje myšlienky a skúsenosti. Všetko dobré a ďakujem, že ste sa zastavili.