Čo robiť, keď sa váš projekt stane škaredým

Nie je horší pocit ako projektového manažéra ako okamih, keď si uvedomíte, že váš projekt je plný problémov a zlyhania sú nevyhnutné. Tento pocit sa zhoršuje, iba ak musíte tieto problémy vysvetliť zainteresovaným stranám a potenciálnym vedúcim pracovníkom na vyššej úrovni.

Bez ohľadu na to, či sa problémom, ktorým narazíte, dalo vyhnúť alebo nie, je dôležité zachovať vyrovnanosť a pamätať na to, že všetky projekty čelia výzvam. Najdôležitejšou akciou, ktorú môžete v tomto bode urobiť, je dôkladné pochopenie problému, formulácia riešenia, zapojenie kľúčových zainteresovaných strán a nasmerovanie každého k riešeniu. Tento článok podrobne skúma každý z týchto krokov a pomáha vám zvládnuť zlyhávajúci projekt.

Existuje nekonečné množstvo dôvodov, prečo by projekt mohol začať ísť dole elektrónkami.

Freelancermap

Pochopte problém

V okamihu, keď si uvedomíte, že projekt smeruje k rýchlokurzu, prvým krokom je zabezpečiť, aby ste pochopili nielen všetky problémy, ktoré trápia váš projekt, ale aj zdroje týchto problémov. Ako projektový manažér by ste mali dobre chápať problémy, ktoré znižujú váš projekt. Podrobnejšie sa však pozrite na kľúčové ukazovatele výkonu, ktoré používate na sledovanie postupu projektu, aby ste zistili, či vám údaje hovoria iný príbeh.

Zapojte vývojový tím, aby hovoril o bolestivých bodoch, s ktorými sa stretli, aby zistili, či upriamujú vašu pozornosť na jednu alebo dve konkrétne práce, ktoré trvali podstatne dlhšie, ako sa pôvodne odhadovalo. Okrem toho spojte celý projektový tím a prepracujte diagram rybej kosti, aby ste vyriešili všetky problémy.

Budujte riešenia

Až budete mať pocit, že problému dôkladne rozumiete, vypracujte niekoľko odporúčaní týkajúcich sa jeho riešenia. Buďte tak kreatívni, ako potrebujete, nikdy by ste však nemali ísť k svojim zainteresovaným stranám s prázdnymi rukami. Aj keď sa vám nápady, ktoré ste spojili, zdajú byť výstredné, budú vám vďační, že ste ich vyskúšali, a pravdepodobne vám budú viac pomáhať pri riešení problému. A nikdy neviete, že sa môžu rozhodnúť ísť s vašou myšlienkou, vďaka ktorej budete vyzerať ako hrdina.

Prípadne, ak svojim kľúčovým zainteresovaným stranám prinesiete problém bez akýchkoľvek myšlienok na riešenie, môžu byť s vami frustrovaní alebo mať pocit, že ste leniví, čo môže spôsobiť, že bude práca s problémom ešte náročnejšia.

Otázky, ktoré by si mal manažér projektu položiť pri začatí projektu

Zapojte zainteresované strany

Hneď ako získate riešenie problémov, ktoré ohrozujú váš projekt, je dôležité čo najskôr zapojiť kľúčové zainteresované strany do súhrnu problémov a riešení, ktoré ste dali dohromady. Neodchádzajte z cesty, aby ste mohli zvaliť vinu na nohy konkrétnych jednotlivcov alebo tímov. To len zhorší situáciu a ak sa niekto skutočne previní, tím zainteresovaných strán pravdepodobne získa tento dojem z údajov a informácií, ktoré odovzdáte.

Nebuďte prekvapení ani rozrušení, ak sa rozčúlia, ak o probléme počujú prvýkrát. Dobrí vodcovia budú rešpektovať, že ich rýchlo informujete o problémoch a máte na stole riešenie. Niektorí vodcovia však budú frustrovaní a môžu tieto frustrácie na vás vylúčiť, bez ohľadu na to, či je to skutočne vaša chyba. V každom prípade sa sústreďte na to, aby ste svoje odporúčania použili ako stavebný kameň konečného riešenia. Spýtajte sa ich tiež, či existuje niekto ďalší, koho by ste chceli vziať so sebou. Je viac než pravdepodobné, že sa niekto iný vo vašej spoločnosti stretol s rovnakými problémami, aké máte vo svojom projekte, a môže vám pomôcť pri ich riešení.

Najťažšou časťou práce na riešení problémov s projektom môže byť niekedy dosiahnutie toho, aby sa kľúčové zainteresované strany dohodli na riešení.

eLearningový priemysel

Dohodnite sa na riešení

Môže to trvať viac ako niekoľko skupinových stretnutí, individuálnych stretnutí a telefónnych hovorov a možno budete musieť spolupracovať s tímom reportujúcich, aby ste vygenerovali viac údajov, ale je potrebné, aby ste sa všetci sústredili na prácu pri hľadaní riešenia problémov aby sa projekt mohol vrátiť do starých koľají.

Bude silné pokušenie rezať rohy; Nerobte to a nenechajte nikoho iného viesť skupinu, aby to urobila, pretože to takmer vždy končí katastrofou. Vždy pracujte na tom, aby si skupina uvedomila riziká, náklady a dôsledky na časovú os spojené s ktorýmkoľvek zo skúmaných riešení. Ak majú tieto informácie všetci členovia projektového tímu, je pravdepodobné, že riešenie, na ktorom sa tím dohodne, bude v najlepšom záujme firmy.

Opravte a posuňte sa vpred

Keď sa všetci dohodnú na riešeniach, ktoré je potrebné implementovať, ďalším krokom je začlenenie práce spojenej s týmito riešeniami do plánu projektu a opätovné zostavenie plánu projektu. Opätovné zaradenie projektu do pôvodného stavu vám umožní vykonať nevyhnutné úpravy časovej osi, rozpočtu a rozsahu projektu a obnoviť očakávania u kľúčových zainteresovaných strán. Po vykonaní tohto postupu je dôležité sa nevenovať problému, ale skôr udržať tím pochodujúci k cieľovej čiare.