10 Základné zručnosti a stratégie v oblasti riadenia času

Osvojenie si zručností a stratégií, ako si dobre zariadiť čas, sú rozhodujúce pre život, aký v skutočnosti chcete žiť.

Bez ohľadu na to, ako sa na to pozeráte, každý z nás má každý deň rovnakých 24 hodín. A to bez ohľadu na našu rasu, hodnosť, inteligenciu alebo zostatok na bankovom účte. Pre všetkých je to rovnakých 24 hodín.

O úspešných ľuďoch možno veľa povedať, ale jednu spoločnú vlastnosť majú v tom, že sú zámerne opatrní v tom, ako trávia čas. Všetci máme rovnakých 24 hodín, takže je logické, že kritický rozdiel spočíva v tom, ako múdro využívame náš čas .

V tomto článku sa budeme venovať niektorým zo spôsobov, ako sa môžete stať oveľa produktívnejšími efektívnym spravovaním svojho času.

10 životne dôležitých schopností a stratégií pre riadenie času

1. Posúďte súčasnú situáciu
2. Dodržiavajte harmonogram
3. Stanovte si priority v úlohách
4. Stanovte limity toho, čo sa od vás očakáva
5. Eliminujte všetky rušivé prvky
6. Ovládnite svoje myšlienky
7. Držte sa plánu
8. Nájdite si svoje najvýhodnejšie miesto a čas
9. Spojte podobné úlohy dokopy
10. Buďte organizovaní

1. Posúďte súčasnú situáciu

Najprv musíte prestať a inventarizovať, ako ste v poslednom čase využívali svoj čas. Toto je osobné sebahodnotenie, ktoré vám poskytne obraz o tom, ako presne využívate tento nenahraditeľný zdroj.

Možno ste si všimli, že sa zdá, že váš deň skĺzol dosť rýchlo. Skôr ako sa dozviete, 24 hodín je preč a sotva ste dokázali dosiahnuť to, čo ste si predsavzali. Ak je to tak, musíte si začať zaznamenávať svoje denné aktivity.

Len čo identifikujete činnosti, ktoré zaberajú váš čas, budete schopní izolovať a sústrediť sa na tie, ktoré prinášajú najvyššiu návratnosť. Sadnite si a vypočítajte, koľko času strávite každou úlohou hneď od prebudenia.

Ako na to, keď sledujete svoj čas? K dispozícii sú užitočné aplikácie, ktoré si môžete stiahnuť a pomôcť vám sledovať každý deň váš čas. Ďalšie informácie nájdete v tomto zozname 10 najlepších aplikácií na sledovanie času roku 2020.

Stanovenie a udržiavanie harmonogramu vám pomôže rozdeliť veľké projekty na menšie, uskutočniteľné úlohy - nebudú tak zastrašujúce a ľahšie sa dokončia.

2. Dodržiavajte harmonogram

Pripravte si jednoduchú šablónu, ktorú môžete vyplniť úlohami, ktoré je potrebné vykonať pre každý konkrétny deň. Tento zoznam úloh je potrebné rozdeliť do kategórií: osobné aktivity, rodinné aktivity, obchodné aktivity atď.

Je potrebné rozdeliť veľké projekty na menšie, uskutočniteľné úlohy, aby neboli tak zastrašujúce a aby sa dali ľahšie dokončiť.

3. Stanovte priority svojich úloh

Ak máte pocit, že máte vždy na viac ako počet hodín, ktoré sú za deň k dispozícii, musíte uprednostniť. Zoradenie úloh podľa ich priority vám umožní venovať čas problémom, na ktorých záleží vo vašom živote najviac.

Tu môžete vykonať niekoľko experimentov, kým nenájdete usporiadanie, ktoré vám najlepšie vyhovuje. Pomocou softvéru na spracovanie dokumentov môžete pomocou farebného kódovania rozlíšiť kategórie v poradí podľa priority.

Prípadne ich môžete jednoducho označiť ako činnosti A, B a C, pričom A sú úlohy s najvyššou prioritou, B sú úlohy so strednou prioritou a C sú úlohy s najnižšou prioritou.

Pri rozhodovaní o tom, ako dať prioritu úlohám, si musíte položiť nasledujúce otázky:

• Ktoré úlohy je potrebné vykonať dnes?
• Ktoré úlohy je možné preložiť?
• Ktoré úlohy je možné delegovať?
• Ktoré úlohy sú ústredné pre moje osobné ciele?
• Ktoré úlohy je možné vylúčiť?

4. Stanovte limity toho, čo sa od vás očakáva

Uvedomte si, že nemusíte súhlasiť so všetkým alebo s požiadavkami všetkých. Naučte sa povedať nie. Ak je váš zoznam úloh príliš dlhý, je pravdepodobné, že existujú veci, ktorým venujete svoj čas a ktoré sú úplne nahraditeľné.

Staňte sa pevným vo svojom odhodlaní a stanovte si vo svojom živote jasné hranice. Predtým, ako s niečím súhlasíte alebo súhlasíte, položte si nasledujúce otázky:

• Mám skutočne kapacitu a čas sa tým zaoberať?
• Bude to ziskové?
• Je to v súlade s mojimi prioritami, poslaním a cieľmi?
• Aké by boli náklady na nesplnenie tejto úlohy?

5. Odstráňte všetky rušivé prvky

Kamkoľvek sa dnes otočíte, sú prísavky na čas. Rozptýlení je neúrekom. Zastavte sa a na chvíľu zvážte neočakávané veci, ktoré sa vo vašom každodennom živote vyskytujú neplánovane a zaberajú váš čas.

Môže to byť čokoľvek, od e-mailov a textových správ v telefóne až po neplánované spoločenské stretnutia. Tomuto trendu môžete odolať tak, že si pri práci vypnete e-mail. Ak vám člen rodiny alebo priateľ dáva spoločenský hovor, zdvorilo sa ho opýtajte, či mu môžete hovor vrátiť neskôr.

Prerušenia môžu byť rušivé, keď pracujete na správe času, najmä keď tieto prerušenia nie sú ani urgentné, ani dôležité. Tu si musíte precvičiť disciplínu dodržiavania úloh od začiatku do konca. Ak sa objaví niečo iné, o čo sa treba postarať, poznačte si to do svojho zoznamu a pokračujte v práci na danom projekte alebo úlohe.

6. Ovládnite svoje myšlienky

Nie všetky rozptýlenia sú však vonkajšie. Mnoho z nich je vnútorných a súvisí s našim „myšlienkovým životom“. Niekedy to môže mať pocit, akoby sa vaša vlastná myseľ sprisahala proti vám a sabotovala vaše úsilie.

Možno sa snažíte venovať svoju pozornosť nejakej úlohe, ale potom sa do vás vkradnú myšlienky, ktoré sa týkajú niečoho, čo sa stalo v minulosti, alebo nejaké hrozné správy, ktoré ste nedávno dostali, alebo emocionálna výmena, ktorú ste s niekým mali..

Priemerný človek má približne 70 000 myšlienok za deň. Ak sa chystáte urobiť vo svojom živote veci, budete musieť spravovať svoju myseľ. Kedykoľvek sa namiesto sústredenia na svoj projekt ocitnete v rozptyľujúcom smere myšlienok, okamžite sa zastavte a opýtajte sa sami seba:

Precvičte si to a všimnete si, že bude ľahké vylúčiť rušivé myšlienky a zamerať svoju pozornosť na to, čo sa v súčasnosti počíta.

7. Držte sa plánu

To je také dôležité, že potrebuje vlastnú časť. Len čo si vytvoríte stratégiu riadenia času, musíte jej zostať verní bez ohľadu na to, čo sa stane.

Uvedomte si, že veľa ľudí, ktorí nemajú záujem o správu svojho času, bude mať núdzové situácie, pri ktorých budú očakávať, že ich budete riešiť. Inými slovami, veci idú v živote zle kvôli ich zlému hospodárenia s časom, potom sa otočí a chcem, aby ste problém vyriešiť.

Naučte sa rozlišovať medzi tým, čo je skutočná pohotovosť, a tým, čo vás jednoducho vráti. Priraďte si lehoty na projekty, ktoré máte na zozname, a zorganizujte ich tak, aby ste ich dodržali. Ak dôjde k rušeniu, majte nainštalovaný filtračný systém, aby ste nestratili čas.

8. Nájdite si najpohodlnejšie miesto a čas

Keď prechádzate aktivitami, ktoré ste si na daný deň naplánovali, vykonajte úlohy, ktoré si vyžadujú najvyššiu úroveň premýšľania v čase, keď ste najčerstvejší.

Ste najproduktívnejší ráno alebo ste nočná sova? Naplánujte si svoj plán tak, aby ste boli schopní zvládnuť najnáročnejšie úlohy, keď ste najproduktívnejší.

Zaistite, aby ste vo svojej práci určili priestor, ktorý je čistý a čistý. Pokiaľ je to možné, nastavenie by malo mať inšpiratívny pocit, ktorý vás motivuje k tomu, aby ste s časom dosiahli výsledky.

9. Kombinujte podobné úlohy dokopy

Skontrolujte zoznam, ktorý ste vytvorili. Ak existujú činnosti, ktoré majú podobný charakter alebo patria do rovnakej podkategórie, zoskupte ich dohromady a robte ich v jednom poradí.

To vám skutočne ušetrí viac času pri prechode medzi rôznymi úlohami v podkategóriách a budete môcť rýchlejšie spracovávať svoje aktivity.

Keď tieto úlohy kombinujete týmto spôsobom, váš mozog sa v nich bude ľahšie orientovať. Postupom času sa začnete pripravovať na to, aby ste pracovali systematicky, na rozdiel od bežného rozptýleného prístupu k životu, ktorý v našej modernej dobe tak prevláda.

10. Staňte sa organizovaným

Keď je všetko na správnom mieste, ušetríte čas a získate priestor na sústredenie sa na danú úlohu. Osobná organizácia sa líši od jednej osoby k druhej, pretože nie sme všetci rovnakí, pokiaľ ide o to, ako pristupujeme k situáciám.

To je dôvod, prečo sa zamestnanci v spoločnosti môžu cítiť uväznení a potlačení na kontraproduktívne úrovne, keď vedenie implementuje všeobecný organizačný proces, ktorý je príliš konkrétny a neumožňuje im stanoviť si vlastný rytmus.

Ako sa teda môžeme usporiadať v osobnom živote?

Veľa času sa v dnešnej dobe trávi rôznymi formami komunikácie. Jedným zo spôsobov, ako byť usporiadaný, je usporiadať svoje telefónne zoznamy alebo kontakty do skupín a označiť ich podľa toho, ako ich používate, napríklad: rodina, príbuzní, priatelia, spolupracovníci atď.

Zoskupte svoje e-maily do kategórií a pre každú z nich vytvorte priečinky. Ak pravidelne dostávate veľa e-mailov z určitých zdrojov, bolo by najlepšie nastaviť pravidlo doručenej pošty, ktoré všetky takéto správy automaticky prenesie do príslušných priečinkov. Namiesto sledovania pracovných termínov, iných udalostí a stretnutí pomocou viacerých kalendárov alebo plánovačov ich naplánujte všetky v jednom.

Ako už bolo uvedené, deklamujte svoje pracovné priestory, aby ste zabezpečili, že nič nebude mať na vašu sústredenie vplyv. Zvyknite si predchádzajúci večer pripraviť si všetko potrebné na deň pred odchodom do dôchodku.

Ak svoj čas správne zariadite, dosiahnete viac s menšou námahou. Nikdy si nenechajte ujsť čas. Radšej prevezmite kontrolu a kontrolu.

Staňte sa selektívnym v tom, ako trávite čas. Venujte pozornosť aktivitám, ktoré zodpovedajú vašim predstavám a cieľom.

Spočiatku to nebude ľahké, ale čím viac si zvyknete monitorovať, merať a riadiť svoj čas, tým viac začnete vo svojom živote vidieť úspešné výsledky. Odmena bude stáť za vynaložené úsilie.