5 spôsobov, ako môže vlastník firmy znížiť náklady

Päť tipov a trikov na zníženie nákladov (pre vlastníkov firiem)

Marten Bjork cez Unsplash.com

V tejto ekonomike sa generálni riaditelia snažia dosiahnuť dve veci: zvýšenie výnosov a zníženie nákladov. Úspešné riadenie týchto dvoch oblastí, výnosov a nákladov, prináša vyššie zisky. Zvládnuť iba jedno a ignorovať druhé často znamená bolesti hlavy a stres a v niektorých prípadoch aj zatvorenie dverí.

Pre riadiacich pracovníkov a majiteľov firiem je ľahké zamerať sa na zvýšenie výnosov. Zvyšovanie výnosov znamená pracovať na úlohách, ktoré sú kriticky dôležité pre misiu, alebo inými slovami, pracovať na úlohách, ktoré sú „biznisom“: tj budovať lepší widget, predávať veľké účty a nájsť alebo zvýšiť túto konkurenčnú výhodu.

Pre mnohých je kontrola a znižovanie nákladov dodatočnou myšlienkou, niekedy odvádzaním pozornosti. Náklady priamo spojené s výnosmi sa zvyčajne veľmi pozorne sledujú. Patria sem náklady na materiál, predaj a prácu. Niektoré náklady spojené s „riadením podniku“, ako sú účtovnícke funkcie (napr. Mzdy, predaj, predaj), riadenie ľudských zdrojov a správa záznamov však možno ľahko ignorovať.

Nekontrolovanie alebo monitorovanie týchto nepriamych nákladov zvyčajne vedie k snehovej gule problémov, ako je zvyšovanie množstva odpadu, riziko podvodu, zvýšené náklady na pracovnú silu a vyššie náklady na príležitosti. Tu je päť spôsobov, ako môže generálny riaditeľ alebo vlastník firmy lepšie spravovať a znižovať svoje nepriame náklady.

1. Použite „metódu“ na Šialenstvo

Jednou z prvých vecí, ktoré musíte urobiť, aby ste získali kontrolu nad činnosťou, ktorú vykonávate vy alebo vaše podnikanie, je uplatnenie metodiky alebo systému na túto činnosť. Napríklad namiesto toho, aby ste vždy prechádzali náhodným a neorganizovaným stohom papierov zakaždým, keď hľadáte niečo konkrétne, môžete príspevky zoradiť abecedne podľa témy. To vám umožní rýchlejšie nájsť to, čo hľadáte, zakaždým, keď získate prístup k danému stohu papierov.

Ak použijete systém abecedného zoradenia článkov, znamená to, že veci nájdete skôr za pár sekúnd ako za minúty. Znásobte túto úsporu zakaždým, keď niečo hľadáte, a potom vypočítajte náklady na svoj čas a začnete vidieť, že niečo také jednoduché ako abecedné papiere vám môže ušetriť peniaze.

Abeceda papierov je len príklad, s ktorým sa môže každý spojiť, ktorý ilustruje neefektívnosť útoku na prácu bez zavedeného procesu, ktorý pomáha uľahčovať funkciu práce.

Aplikácia štandardnej metódy na obchodnú činnosť sa nazýva „riadenie obchodných procesov“ alebo BPM. Použitím vyššie uvedeného príkladu sa papiere nezvyknú abecedne abecedovať, takže je potrebné zaviesť postup, ktorý zabezpečí, aby boli papiere uložené v abecednom poradí.

2. Automatizácia

Automatizácia procesu môže byť jedným z najrýchlejších spôsobov zníženia nákladov. Máte pravdu, náklady. Ak bude automatizácia vykonaná správne, môže znížiť nielen náklady na pracovnú silu. Automatizácia môže tiež znížiť náklady na nápravu defektov odstránením ľudskej chyby (a ďalších premenných) z procesu. Automatizácia tiež pomôže odhaliť odpad a efektívnejšie využívať zdroje.

Ak chcete objasniť bod o znižovaní nákladov na pracovnú silu - automatizácia nemusí nutne znamenať, že sa budete môcť zapojiť do rozsiahleho znižovania sily. Znamená to, že vaši zamestnanci budú môcť presnejšie zamerať svoje úsilie a zvládnu viac práce za kratší čas.

Automatizácia neznamená implementáciu robotov alebo utrácanie obrovského množstva kapitálu za veľké zložité počítačové systémy. Implementácia automatizovaného procesu môže byť taká jednoduchá ako vytvorenie makra v excelovskej tabuľke, alebo môže byť rovnako zložitá ako implementácia úplne novej platformy na zobrazovanie dokumentov. V obidvoch prípadoch, podobne ako pri použití „metódy na šialenstvo“, by ste mali byť schopní určiť, kde sa šetria čas a / alebo materiály, a preložiť to do dolárov.

3. Technológia

Technológia je prostriedkom automatizácie, ale nemala by sa zamieňať s automatizáciou. Ako už bolo uvedené vyššie, automatizácia môže byť rovnako jednoduchá ako použitie programu Excel na výpočet spotreby materiálu alebo databázy Accessu na implementáciu jednoduchého systému sledovania pracovných tokov. Technológia umožňuje zachytiť informácie v rozsahu, ktorý je pri manuálnom procese nedosiahnuteľný.

Používanie správnej technológie pre správne zamestnanie by malo zlepšiť kvalitu, zvýšiť rýchlosť a znížiť množstvo odpadu. Technológia by nemala byť obmedzená, pretože iba motor, ktorý poháňa prácu, prechádza krokmi zlepšovania procesu, ale môže sa tiež použiť na zavedenie práce do systému (napr. Skenovanie papierového dokumentu alebo príjem e-mailu) a ukončenie práce zo systému (napr., tlačové plnenie alebo prepojenie výstupných údajov).

Správna technológia by mala uľahčiť život vašim zamestnancom a začať zhromažďovať cenné informácie o tom, ako dobre vaša spoločnosť vykonáva svoje základné aj administratívne procesy.

4. Monitorovanie

Informácie sú kľúčové pre zlepšenie procesu. Nezáleží na tom, či sa tieto informácie zhromažďujú prostredníctvom automatizovaného procesu alebo či sa tieto informácie zhromažďujú pomocou technológie. Je dôležité, aby ste mali informácie na dosah ruky, aby ste mohli identifikovať kľúčové vzory a trendy a určiť trajektóriu nákladov na vaše procesy. Ako výkonný riaditeľ ste už oboznámení s vykonávaním tohto typu monitorovania finančných údajov, údajov o trhu a pri čítaní kľúčových ukazovateľov výkonnosti vášho hlavného podnikania.

Informácie o všetkých procesoch vo vašom podnikaní by mali byť k dispozícii všetkým zainteresovaným stranám vo vašej organizácii. To umožňuje zainteresovaným stranám (tj. Administratívnym manažérom, nákupným manažérom, skladovým manažérom atď.) Vykonať rovnakú analýzu, akú by ste urobili pre svoje podnikanie ako celok, ale na úrovni, ktorá zodpovedá ich oblasti zodpovednosti. Teraz sú vaše zainteresované strany oprávnené prijímať informované rozhodnutia o zmysluplnej zmene procesu. Vidia výhody (alebo ich nedostatok) z týchto zmien, ktoré začínajú procesom odstraňovania chýb a nákladov procesu.

5. Vlastníctvo

Teraz, keď majú vaše zainteresované strany informácie na sledovanie svojich procesov, začnú pociťovať väčšiu zodpovednosť a zodpovednosť, a nie iba správu súčasného stavu. Zainteresované strany procesu, ktoré majú pocit, že prispievajú k blahu spoločnosti, trávia viac času strategickým premýšľaním o tom, ako môžu organizácii ušetriť čas, peniaze a ďalšie zdroje; namiesto reaktívneho riadenia kríz a prekročenia nákladov.

Pre riaditeľa môže byť niekedy ťažké vzdať sa kontroly nad určitými procesmi. Koľkokrát ste povedali: „Všetky výdavky presahujúce 1 000 dolárov musia mať môj súhlas“ alebo „Musím schváliť všetky nové požiadavky na prenájom“? Týmto sa spomalí svižnosť vašej spoločnosti; ak necháte svojich manažérov vykonávať svoju prácu, budete môcť robiť vy. Opätovné odovzdanie vlastníctva vašim manažérom je oveľa jednoduchšie, ak sú k dispozícii metódy, technológie a monitorovanie.

Záver

Zmena vášho podnikania vždy stojí (tj. Implementácia zmeny procesu). Akákoľvek zmena procesu by si mala zaslúžiť aspoň rýchlu analýzu nákladov a prínosov. Čím väčšia je zmena, tým hlbšia je analýza. Analýza zmeny procesu môže byť komplikovaným úsilím. Vyčíslenie úspor nákladov v oblastiach, ako je odpad a kvalita, môže byť zložitejšie ako v prípade času a zdrojov.

Implementácia metódy, automatizácie, technológie, monitorovania a vlastníctva vás priblíži k schopnosti identifikovať skutočné náklady na zlepšenie poskytnutím informácií potrebných na prijatie týchto rozhodnutí. Zlepšenie procesu zvyčajne trvá určitý čas a v niektorých prípadoch sú náklady na zlepšenie procesu v projekte spojené s počiatočnými nákladmi. Nestrácajte zo zreteľa dlhodobé ciele a opustite projekt zlepšovania procesov príliš skoro.

Tieto spôsoby riadenia nákladov sú časovo testované. Na trhu existuje veľa metodík, ktoré môžete implementovať, ako aj softvérové / hardvérové riešenia, ktoré vám poskytnú informácie potrebné na efektívnejšie riadenie vášho podnikania. Ako generálny riaditeľ je na vás, aby ste iniciovali proces zmeny.