6 povinných postupov podľa normy ISO 9001: 2008

Normy a postupy kvality ISO 9001

ISO 9001: 2008 je medzinárodná norma, ktorá definuje požiadavky na systém riadenia kvality: systém, prostredníctvom ktorého vaša spoločnosť zaručuje, že všetky vaše procesy sú kontrolované a opakovateľné, aby sa zabezpečila kvalita vašich výrobkov a služieb.

Vaše procesy sú zvyčajne riadené prítomnosťou a auditom písomných postupov kvality ISO 9001, ktoré definujú, čo je potrebné urobiť. ISO 9001: 2008 definuje najlepšiu prax pre každý proces vo vašej organizácii na zabezpečenie kontroly. Norma však definuje iba 6 povinných postupov, ktoré musíte mať;

6 Povinné postupy pre ISO 9001: 2008

1. Kontrola dokumentov (4.2.3)
2. Kontrola záznamov (4.2.4)
3. Interné audity (8.2.2)
4. Kontrola nezhodných výrobkov (8.3)
5. Nápravné opatrenie (8.5.2)
6. Preventívne opatrenie (8.5.3)

Vývojový diagram postupu podľa normy ISO 9001

LeanMan

Vývojový diagram postupu podľa normy ISO 9001

LeanMan

Čo je postup kvality?

Postup je vyhlásenie o tom, čo sa urobí, kedy sa to urobí a kým. Je to súbor pokynov a zámerov, ktorými sa môže ktokoľvek v spoločnosti riadiť (Nie je to prísne tajný dokument spoločnosti pre oči manažmentu, ako mi to povedal jeden manažér kvality!). Jedná sa o konkrétny spôsob vykonania procesu, súbor jasných pokyny, na ktoré sa môžu zamestnanci odvolávať, aby im pomohli pochopiť a vykonávať svoju každodennú prácu efektívne a opakovateľne.

ISO 9001 hovorí, že dokumentované postupy musia mať iba určité požiadavky vo vašom systéme riadenia kvality. Ďalšie požiadavky na postup závisia od veľkosti a zložitosti procesov a celkového systému, ako aj od kvalifikácie pracovníkov.

Jednoduchý postup podľa normy ISO 9001

LeanMan

Vývojový diagram: Postupy ISO 9001 verzus dokumenty Word

LeanMan

Písanie postupu podľa normy ISO 9001

Postup podľa normy ISO 9001 nemusí byť iba stostránkový dokument, ktorý jednotlivcovi hovorí, ako a kedy si má vziať pero, pred vytvorením písmen v osobitne zvýraznenom poli formulára č. XYZ skontrolujte, či je v ňom atrament so správnym odtieňom. Príliš veľa ľudí a organizácií príliš komplikuje svoje postupy ISO 9001.

Ak rozdelíte svoje postupy a pracovné pokyny, potom môžu byť samotné postupy veľmi jednoduché. Pamätajte, že musia obsahovať iba správne množstvo informácií pre ľudí, ktorí prácu vykonávajú, aby ju mohli robiť efektívne a najlepšie zakázaným spôsobom. Ak sú vaši ľudia vysoko kvalitní, dobre vyškolení, skúsení alebo je proces veľmi jednoduchý a zrejmý, potom nemusí byť postup vôbec potrebný.

Na vytváranie postupov používam radšej jednoduché vývojové diagramy, v kancelárskej súprave programov používam softvér ako Visio. Musí to byť iba jednoduchý krok za krokom návod, čo treba urobiť, a ďalší krok v poradí. Nemusia byť príliš zložité.

Na úrovni pracovných pokynov je tiež príležitosť objasniť postup pomocou vecí, ako sú fotografie, na zvýraznenie a objasnenie konkrétnych vecí.

Príliš veľa organizácií ide v súvislosti s ich postupmi ISO 9001 na vrchol, pretože si myslia, že váha ich manuálu k postupu odráža účinnosť ich systému. Príliš veľa príliš komplikovaných postupov vedie iba k zmätku a pravdepodobnej hrozbe, že systém nebude nikdy prečítaný a nebude sa ním dodržiavať.

Video s postupmi ISO 9001

Povinné postupy podľa normy ISO 9001

V rámci normy ISO 9001 existuje iba šesť postupov, ktoré sú povinné. Musíte zdokumentovať týchto šesť. To neznamená, že sa vám dá uniknúť iba z týchto šiestich; postupy, ktoré potrebujete, budú veľmi závisieť od veľkosti a zložitosti vašej organizácie. Týchto šesť však musíte mať.

4.2.3 Kontrola dokumentov

Písomný postup na kontrolu schválenia a opätovného schválenia postupov pred ich vydaním a na zabezpečenie zobrazenia aktuálneho stavu revízie. Zaistenie čitateľnosti dokumentov a dostupnosti aktuálnych verzií v čase použitia. Zaistite tiež, aby boli skontrolované zastarané dokumenty a dokumenty od externých strán, napríklad od vašich zákazníkov.

4.2.4 Kontrola záznamov

Postup na kontrolu identifikácie, uchovávania, ochrany, vyhľadávania, uchovávania a likvidácie záznamov.

8.2.2 Interné audity

Postup definovania plánovaného programu auditov s cieľom zabezpečiť, aby vaše procesy spĺňali požiadavky normy ISO 9001 aj vaše vlastné požiadavky. Rovnako pre účely vykazovania, následných opatrení a záznamov o týchto auditoch.

8.3 Kontrola nezhodného produktu

Postup na zabezpečenie toho, aby sa nevyhovujúci výrobok nepoužíval a aby sa prijali opatrenia.

8.5.2 Nápravné opatrenie

Musí sa overiť písomný postup, ktorý zabezpečí, že sa identifikujú hlavné príčiny problémov a podniknú kroky na ich odstránenie, aby sa zabezpečila účinnosť

8.5.3 Preventívne opatrenia

Písomný postup podobný postupu pri nápravných opatreniach, ale organizácia by mala podniknúť kroky na identifikáciu MOŽNÝCH problémov a ich odstránenie skôr, ako sa problém vyskytne.

Implementácia postupov ISO 9001

Štruktúra postupu kvality

Postup môže mať mnoho rôznych foriem. Môže to byť prehľad procesu s čistým uvedením toho, čo sa má urobiť, kto a kedy, alebo to môžu byť konkrétne podrobné pokyny. Väčšina spoločností sa snaží z dôvodu prehľadnosti oddeliť dve úrovne dokumentácie, ktoré majú postupy a štandardné prevádzkové pokyny, pracovné pokyny alebo iné podrobné dokumenty na nižšej „miestnej“ úrovni systému s podrobnými pokynmi „ako na to“.

Postup by mal obsahovať niekoľko jednoduchých častí pred skutočnými podrobnosťami o tom, o aký postup vlastne ide, aby ste si mohli udržať kontrolu nad konkrétnym postupom.

• Rozsah: Aká je oblasť, na ktorú sa vzťahuje postup, tj prichádzajúce dodávky spotrebného materiálu, bez medzipodnikových položiek. “
• Zodpovednosť: Kto je vlastníkom a zodpovednou osobou za tento postup, koniec koncov, ide o dokumenty špecifické pre daný proces, takže manažér kvality nie je zodpovedný za schvaľovanie a vytváranie nákupných postupov, napríklad za miesto vedúceho nákupu!
• Kontrola alebo vydanie: Aký je dátum vydania, schválenie atď. Musíte mať kontrolu nad svojimi postupmi, je potrebné ich schváliť, ľudia musia mať istotu, že toto je aktuálna revízia atď.
• Odkazy alebo súvisiace dokumenty: Uveďte zoznam ďalších dokumentov a formulárov, ktoré môžu súvisieť a súvisieť s týmto postupom.

Po týchto odsekoch príde na rad samotná podstata postupu.

Všeobecné, bežné postupy

Ak sa chystáte rozvíjať svoje postupy systému riadenia kvality ISO 9001, možno budete chcieť zvážiť alternatívu k výrobe všetkého od nuly. Existuje veľa systémov, ktoré si môžete kúpiť a ktoré majú všeobecné postupy a formuláre už navrhnuté a naformátované. Zadaním názvu spoločnosti a ďalších informácií môžu vytvoriť základné dokumenty, ktoré vyhovujú požiadavkám normy ISO 9001.

Tieto systémy sú východiskovým bodom, aby vám ušetrili námahu pri navrhovaní z ničoho. Zabezpečia tiež, že pokryjete všetky procedurálne požiadavky normy ISO 9001 vrátane povinných postupov. Väčšina konzultantov so skúsenosťami s inštaláciou systémov ISO 9001 použije niečo také, buď zakúpený balík, alebo niečo domáce.

Dajte si pozor na spoločnosti, ktoré inzerujú s cieľom vytvoriť všetky vaše postupy a poskytnú vám certifikát potvrdzujúci, že spĺňate požiadavky normy ISO 9001. Mnohé z týchto spoločností sú podvodné a certifikáty sú bezcenné. Pokiaľ nie sú zaregistrovaní na UKAS (odkaz nižšie), nie sú akreditovaným orgánom, ktorý môže vydávať certifikát ISO 9001.

Ďalšia pomoc s vašimi postupmi

Nasleduje niekoľko užitočných odkazov, ktoré vám pomôžu získať ďalšie informácie týkajúce sa noriem ISO 9000;

Medzinárodná organizácia pre štandardizáciu; Webová stránka ISO, kde nájdete informácie o ďalších medzinárodných normách a môžete sledovať ich zmeny a vývoj.

British Standards Institute; British Standards Institute je ďalším dobre zavedeným certifikačným orgánom pôsobiacim na celom svete. Aj on môže ponúkať certifikačné audity a školenia, ktoré vám pomôžu implementovať vaše postupy ISO 9001: 2008.

Americká organizácia pre normalizáciu; (ANSI) Americká organizácia pre normalizáciu vám môže pomôcť implementovať vaše postupy ISO 9001 rovnakým spôsobom ako vyššie uvedené Lloyds a BSI.

Medzinárodný register certifikovaných audítorov (IRCA); Medzinárodný register certifikovaných audítorov slúži na kontrolu kvalifikácie jednotlivých trénerov alebo audítorov.

UKAS; Akreditačná služba Spojeného kráľovstva je zodpovedná za akreditáciu certifikačných orgánov, aby mohli vykonávať audity ISO 9001. Majú zoznam všetkých akreditovaných orgánov, ktoré sú schopné poskytnúť platnú certifikáciu ISO 9001 vašich postupov podľa normy ISO 9001.

Chartered Quality Institute (CQI); The Chartered Quality Institute (Formerly the Institute of Quality Quality). Sú schopní poskytnúť veľkú podporu vo všetkých oblastiach týkajúcich sa kvality, ak ste kvalitný profesionál, odporučil by som členstvo.

Americká spoločnosť pre kvalitu (ASQ); Americká spoločnosť pre kvalitu vám môže pomôcť rovnako ako CQI vo Veľkej Británii.

Vyššie uvedené odkazy môžu pomôcť s normami ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, certifikáciou, auditom, školením, systémami riadenia kvality, postupmi, neustálym zlepšovaním kvality atď.