Obsah:
- Rýchle a ľahké organizačné systémy príjmu
- 1. Vyberte systém
- Spojivá
- Výhody a nevýhody používania spojív
- Priečinky súborov
- Výhody a nevýhody používania priečinkov so súbormi
- Rozširovanie súborov
- Výhody a nevýhody používania rozšírenia súborov
- Digitálne súbory
Tieto jednoduché kroky vám môžu pomôcť usporiadať príjmy.
VirginiaLynne CC-BY cez Hubpages
Rýchle a ľahké organizačné systémy príjmu
Trávite príliš veľa času hľadaním potvrdenia o vrátení tovaru? Ste pripravení na daňový čas, alebo je načase, aby ste to stihli do 15. apríla? Ak ste ako ja, možno vás bude lákať nechať hromadiť príjmové doklady, až kým nebudú neporiadkom, ktorý sa nedá klasifikovať. Preto je najlepším spôsobom, ako organizovať príjmy, udržiavať systém:
- Jednoduché na zapamätanie.
- Rýchlo zakladajte papiere.
- Ľahko nájdete to, čo potrebujete.
Ak budete mať tieto tri ciele na pamäti, pomôže vám to použiť nasledujúce štyri ľahké kroky na vytvorenie systému, ktorý vám bude vyhovovať.
1. Vyberte systém
Žiadny systém registrácie nie je dokonalý. Vždy musíte vážiť náklady na podrobný systém, vďaka ktorému je ľahké nájsť príjmy, s časom potrebným na zaevidovanie týchto potvrdeniek. Tu sú štyri rôzne systémy, ktoré majú jednotlivé výhody a nevýhody.
Systém Binder for Receipts je o niečo viac práce, ale pomôže vám rýchlo nájsť veci. Na delenie príjmových dokladov, ktoré sú menšie, použite rozdeľovače vreckových indexov.
VirginiaLynne CC-BY cez HubPages
Spojivá
Pomocou spojiva, ktoré má indexové karty na oddelenie typov dokladov, môžete ľahko nájsť to, čo potrebujete. Tento systém funguje najlepšie pre ľudí, ktorí sa často vracajú a sledujú príjmové doklady, pretože môžete ľahko listovať tam a späť do rôznych sekcií a pretože spojivo udržuje papiere v poriadku. Ak stále vkladáte nové papiere buď na prednú časť sekcie, alebo na zadnú stranu, môžete si rýchlo chronologicky prezrieť potvrdenky.
Tento systém som použil na organizáciu príjmových dokladov rodičov môjho manžela, keď mal nad nimi poručníctvo, pretože sa od nás vyžadovalo, aby sme pravidelne robili správy o ich príjmoch a výdavkoch, a potreboval som, aby som ich dokázala ľahko nájsť.
Výhody a nevýhody používania spojív
- Zaberá to najviac času
- Najjednoduchšie je uchovávať súbory v poradí podľa mesiaca.
- Najlepšie na účtenky, na ktoré sa musíte často odvolávať
- Elegantný a ľahko sa udržuje na poličke.
- Obmedzené veľkosťou notebooku, alebo môžete použiť viac ako jeden.
Priečinky súborov sú rýchle, ľahké a rozšíriteľné.
VirginiaLynne, CC-BY, prostredníctvom HubPages
Priečinky súborov
Systém priečinkových súborov je najjednoduchší a najrýchlejší systém, ktorý sa dá použiť, takže máte väčšiu šancu, že budete mať skutočne poriadok. Po 6 mesiacoch zaostávania v registrácii môjho notebooku pre naše rodinné potvrdenky som sa nakoniec rozhodol vrátiť späť do priečinkov so súbormi. Nefilované papiere som vložil do prednej časti a spravidla ich položil na miesto, keď je táto predná plocha zaplnená alebo asi raz za mesiac.
Rada: Dokopy, o ktorých viete, že ich budete neskôr potrebovať, si uschovajte. Všetky svoje daňové informácie vrátane charitatívnych príspevkov som vložil do jedného súboru.
Výhody a nevýhody používania priečinkov so súbormi
- Lacné a jednoduché.
- Potrebujete iba priečinky na spisy a kartotéku alebo krabicu.
- Rýchlo do súboru.
- Rozšíriteľné na ľubovoľnú veľkosť a počet súborov.
- Ťažšie je nájsť papier ako Notebook System.
VirginiaLynne, CC-BY cez HubPages
Rozširovanie súborov
Pre menší organizačný projekt vezmite rozbaľovací súbor, ktorý má sekcie a karty. Ak ste študentom iba niekoľkých druhov príjmových dokladov alebo ak chcete usporiadať príjmové doklady z projektu, napríklad z projektu renovácie domu, je to vynikajúci spôsob, ako to urobiť. Tento systém som použil aj pri všetkých papieroch na našu adopciu a pre plány dovoleniek často používam malý rozširujúci súbor.
Výhody a nevýhody používania rozšírenia súborov
- Uchováva všetko v prehľadnom a prenosnom priečinku.
- Skvelé na usporiadanie potvrdení, ktoré si chcete ponechať natrvalo.
- Dobré pre malé dávky papierov.
- Prenosný.
- Nepracuje na veľa papierov.
Digitálne súbory
Začínam ísť bez papiera a vy tiež. Mnoho spoločností chce, aby ste „chodili bez papiera“, a môžu vám za to poskytnúť bonus. Teraz vám niektoré obchody ako Home Depot umožňujú dostávať e-mailové potvrdenia namiesto papierových. Môžete navyše skenovať a fotiť účtenky, ktoré nie sú digitálne. Stále si však budete musieť pamätať:
- Usporiadajte digitálne súbory: nielen ukladajte všetky svoje potvrdenky do jedného súboru, venujte nejaký čas vytváraniu skupín súborov a nezabudnite všetky svoje potvrdenia označiť hneď, ako ich vytvoríte, inak vás bude bolieť hlava, keď ich budete musieť otvárať, keď skus nieco najst.
- Záloha: počítačové vírusy alebo rozpady počítačov môžu zasahovať do vášho systému, takže sa uistite, či máte potvrdenky v počítači, ktorý má zálohu typu cloud, ako je napríklad Carbonite.
Digitálne príjmové doklady môžu pri registrácii zmierniť veľa bolesti hlavy, ale iba ak budete opatrní. Mali by ste si byť istí, že si skutočne stiahnete potvrdenia o všetkých dôležitých výpisoch, ktoré budete neskôr potrebovať, pretože mnoho spoločností uchováva iba dvanásťmesačné záznamy o vašich potvrdeniach o výpisoch. Napríklad, keď som išiel podať žiadosť o predĺženú záruku na kreditnú kartu na pokazenú umývačku riadu, vyžadovali naše pôvodné vyhlásenie spred 15 mesiacov. Nebolo k dispozícii žiadne