Ako vytvoriť presný časový harmonogram projektu a odhad nákladov

Naučte sa, ako robiť lepšie odhady projektu - a robiť ich rýchlejšie.

Canva

Prečo je presnosť dôležitá

Ako manažéri projektu sme často pod tlakom, aby sme odhady vytvárali veľmi rýchlo a s príliš malým počtom informácií. Horšie však je, že sme pod tlakom, aby sme povedali, čo chcú výkonní sponzori počuť: „Na túto aktualizáciu databázy mám iba 15 000 dolárov. Dokážeš to, však? A musí sa to urobiť tiež za dva mesiace!“

Ak však povieme áno, a to jednoducho nie je možné, situácia sa ešte zhorší. O dva mesiace a pätnásťtisíc dolárov neskôr nevyzeráme dobre, keď sa vrátime a požiadame o ďalších desaťtisíc dolárov, a ďalší mesiac. Napriek tomu boli 3 mesiace a 25 000 dolárov to najlepšie, čo niekto mohol urobiť, a mohli sme to vedieť vopred.

Profesionálny svet očakáva zlé odhady

Mnoho organizácií si, bohužiaľ, zvyklo akceptovať nízke odhady a domnievať sa, že väčšina projektov pôjde nad rámec rozpočtu a bude doručená neskoro. Podľa Inštitútu pre riadenie projektov 55% všetkých projektov neprináša uspokojivé výsledky. Percento projektov, ktoré prinášajú uspokojivé výsledky včas a za nižší rozpočet, je oveľa nižšie.

Aj projektoví manažéri uverili, že nemôžeme robiť realistické odhady, alebo že by sme to nedokázali urobiť v čase, ktorý máme k dispozícii. A ak by sme mohli, šéf by to nechcel počuť.

Zjednodušene povedané, profesionálny svet očakával zlé odhady.

Prečo potrebujeme dobré odhady

To znamená, že budeme vyzerať naozaj dobre, ak dokážeme urobiť dobré odhady. Teraz budem úprimný, ich predstavenie nebude ľahké. Presvedčiť našich šéfov, že potrebujeme dobré informácie a dostatok času na to, aby sme ich mohli dobre odhadnúť, bude výzvou. Realizácia realistických odhadov bude spočiatku znamenať predloženie vyšších rozpočtov projektu a dlhších harmonogramov - viac argumentov. Ale pozrite sa, čo sa deje na druhej strane: Začali sme dodávať svoje projekty včas a v rámci rozpočtu - alebo zatracovane. A robíme to iba my.

To má cenu zlata.

Zaviazané oči pre dámu pred spravodlivosťou sú znakom jej slepoty voči osobným agendám, postaveniu, úplatkom a iným prvkom, ktoré nás skláňajú od pravdy.

Vlastnou prácou (vyretušovaná), prostredníctvom Wikimedia Commons

Odstránenie zaujatosti

V odhadoch je zaujatosť tlak, ktorý nás vedie k tomu, aby sme prišli s odhadom, ktorý je buď príliš nízky, alebo príliš vysoký. Prvá vec, ktorú musíme urobiť, je chcieť urobiť presný odhad. Pamätajte, že na konci projektu sa chcete pozrieť späť a povedať: Môj odhad bol správny; moje vedenie bolo dobré a dosiahol som správny cieľ.

Jedným zo spôsobov, ako porozumieť zaujatosti, je v skutočnosti myslieť si, že je to niečo, čo vás robí neustále mimo cieľ. V lukostreľbe bude bočný vietor fúkať šípy od cieľa v smere vetra. To je zaujatosť. Predpätie kompenzujeme tým, že si uvedomujeme tlak a odmietame nás odhodiť.

Tu je niekoľko vecí, ktoré by nás mohli odhodiť, a čo robiť s každou z nich:

Požadované alebo uložené rozpočty a výpisy z dostupných finančných prostriedkov. Požadovaný alebo uložený rozpočet je vyjadrením toho, čo sú sponzori projektu alebo zákazník ochotní minúť. Výpis dostupných finančných prostriedkov hovorí, koľko peňazí je v rozpočte. Majte na pamäti, že nič z toho nemá nič spoločné s odhadom. Buď túto sumu nepoznáte skôr, ako odhadnete (ako spravodlivosť pre slečny na obrázku č. 2), alebo ak ju viete, odložte ju nabok. Po vytvorení realistického odhadu môžete uviesť porovnanie odhadovaného a požadovaného rozpočtu.
Zbožné želanie alebo pohoršenie. Ak sa nám páči náš šéf, budeme chcieť prispôsobiť túto prácu tomu, o čom hovorí, že si môže dovoliť. Ak si myslíme, že náš šéf je nereálny, budeme chcieť požadovať dvojnásobok. Sú to prirodzené ľudské reakcie priateľské alebo rozhorčené. Prosím, odložte ich nabok. Zamerajte sa na profesionálnu hrdosť, ktorá prichádza s vytvorením realistického a presného odhadu práce, ktorá sa má vykonať, a jej nákladov a času.
Chcem len použiť kópiu starého odhadu projektu. Nekopírujte jednoducho odhad z iného projektu. Ak to urobíte, vyskytnú sa dve chyby. Po prvé, tento odhad nemusel byť presný. Vždy používajte presné výkazy skutočných nákladov a harmonogramy, nie minulé odhady. Po druhé, neexistujú rovnaké dva projekty. Aj keď je váš projekt veľmi podobný minulému, zamerajte sa na rozdiely, nie na podobnosti.
Odhadnúť celý projekt iba na jednu vec. Toto nefunguje. Presné odhady sú postavené na detailoch. Popremýšľajte, koľko každý projekt bude stáť a ako dlho to bude trvať. Získate presnejší obraz. Ak je jedna položka vysoká a druhá nízka, vyrovná sa to všetko.

Teraz viete, ako sa vyhnúť tlakom, ktoré vytvárajú zaujatosť. Pozrime sa na niekoľko rád, ako urobiť skvelý odhad.

Ľudia v práci sa príliš často hádajú bez toho, aby počúvali. Prinášanie realistických odhadov našim šéfom môže byť pre vašu firemnú kultúru výzvou.

Tambako Jaguar (CC BY-ND), cez flickr

Tipy na dosiahnutie skvelého odhadu

Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste dosiahli vynikajúci odhad:

Uistite sa, že viete, čo má projekt priniesť. Bez jasne definovaného rozsahu nie je presný odhad možný.
Doprajte si toľko času, koľko môžete. Tvoje prvé odhady s novou metódou budú plynúť pomaly. Potom budete vedieť, ako dlho to potrebujete.
Získajte dobré informácie. Nepoužívajte iba buzzy z niekoľkých e-mailov. Nájdite si čas na rozhovor s ľuďmi, na vysvetlenie toho, čo robíte, na zabezpečenie toho, aby rozumeli, a na to, aby premýšľali o tom, na čo sa pýtate, a poskytli vám dobré informácie.
Najprv sa zamerajte na jedinečné kúsky. Každý projekt má niektoré jedinečné prvky. Najskôr ich opatrne odhadnite. Potom môžete skopírovať z minulého projektu skutočný rozpočet a plány častí, ktoré sú rutinnejšie.
Nič nevynechávajte. Akonáhle je zaujatosť eliminovaná, najväčšie chyby v odhadoch vznikajú pri jednoduchom zabudnutí na časť projektového plánu.

Proces odhadu a techniky

V prípade stredne veľkého alebo veľkého projektu môžeme vytvoriť dva odhady. Prvý alebo skorý odhad sa vykoná potom, čo budeme mať jasný výkaz rozsahu, ale predtým, ako bude vypracovaný presne v štruktúre rozpisu práce. Skorý odhad je možné vytvoriť porovnaním s prvotnými projektmi, Bucketovou metódou alebo sofistikovanou (a drahou) technikou nazvanou Modified Wide-Band Delphi.

Po dokončení WBS a zoznamu aktivít sa pomocou PERT, techniky hodnotenia a kontroly projektu, vytvoria veľmi presné odhady. Vzťah medzi procesom plánovania projektu a skorým a neskorým odhadom je podrobnejšie opísaný v časti Techniky odhadu času a nákladov na riadenie projektu: Prehľad.

Nech ste kdekoľvek v procese plánovania projektu a nech už použijete ktorúkoľvek techniku odhadu, uplatnia sa všetky metódy v tomto článku, ktoré zabraňujú zaujatosti a umožňujú ľahký odhad.

Dobrý odhad - rýchly

Pri vytváraní prvých odhadov budete chcieť nastaviť veci tak, aby ste to nabudúce zvládli rýchlejšie. Tu je postup:

Usporiadajte a uložte svoje údaje. Skutočné údaje z minulých projektov (časové plány a rozpočty) budete často používať. Zaistite, aby bola ľahko dostupná, prehľadná a podľa možnosti v štandardných formátoch a prehľadateľná. V ideálnom prípade by mal byť vo formáte, z ktorého sa dá ľahko kopírovať, ako je napríklad databáza, tabuľka alebo upraviteľný dokument, a nie dokument pripravený na tlač, napríklad súbor PDF.
Vytvorte zoznam kontaktov. Zistíte, že niektorí ľudia sú skutočne užitoční. Rozumejú typu dát, ktoré chcete. Niektorí budú ďalšími projektovými manažérmi. Niektorí budú účtovníci. Niektorí budú predajcovia, ktorí radi urobia rýchly odhad, v nádeji, že ich kúpite. Vytvorte zoznam kontaktov ľudí, ktorí sú obzvlášť dobrí v poskytovaní informácií o odhadoch, a zaznamenajte ich oblasti odbornosti.
Vytváranie šablón. Vytvorte si vlastné šablóny, formuláre a tabuľky s odhadmi. Vďaka tomu budú veci nabudúce naozaj rýchle. Uistite sa, že ste zo svojej šablóny vymazali všetky údaje z aktuálneho odhadu - nechcete, aby sa do vás vkrádali chyby. Vďaka týmto šablónam tiež môžete skutočne ľahko trénovať ostatných, aby vám pomohli rýchlejšie vykonať odhady.
Zostavte tím. Najrýchlejším spôsobom, ako skontrolovať čísla, je nechať si prečítať zdroj jednou osobou, zatiaľ čo druhá skontroluje konečný dokument. Môžete tiež rozdeliť časti projektu a nechať pracovníkov, aby odhadli svoj vlastný čas a náklady. To je oveľa presnejšie a tiež to podporuje vlastniť odhad, aby sa pokúsili splniť to, čo povedali, že môžu urobiť.

Na záver, keď je projekt hotový, porovnajte, čo sa v skutočnosti v projekte stalo, s vašim odhadom. Ak bol váš odhad správny, máte skvelý proces. Ak bol váš odhad vypnutý - a to je v poriadku, niekedy to bude -, potom sa pozrite a zistite prečo. Aktualizujte svoje šablóny a vylepšite tak svoj proces.

Budete rýchly a presný odhadca v krátkom čase. No, nie, to nie je presné. To je neobjektívny humbuk. Rýchlym a presným odhadcom budete veľmi skoro a skôr, ak sa budete usilovať čo najlepšie!