Ako efektívne riadiť a mentorovať letného stážistu

Začnite prvý deň voľna stážistu hneď tým, že sa predstavíte

MSecond.net

Efektívni stážisti

Program stáží akejkoľvek veľkosti má potenciál byť pre spoločnosť veľkým prínosom. Získate lacnú alebo bezplatnú pracovnú silu a váš nový zamestnávateľ vstúpi do vašich dverí s otvorenou mysľou a túži sa osvedčiť. Prečo sa teda väčšina stážistov cíti nedostatočne využívaná a prečo mnohí manažéri uvádzajú, že z praktikantov pracujúcich pre nich nezískavajú veľkú hodnotu? Väčšina z toho pramení z neefektívnych postupov vedenia, ktoré nedávajú odborníkom možnosť vykonávať skvelú prácu.

Účinnosť od prvého dňa

Pamätáte si na svoj prvý deň na stáži? Ak ste boli na stáži, pravdepodobne ste boli prvý deň veľmi nervózni a netušili ste, čo môžete čakať. Ako mentor alebo manažér stážistu musíte byť pripravení dlho pred ich prvým dňom, pretože viete, čo môžete čakať. Viete, čo musí váš stážista robiť, a poznáte kultúru a postoje, ktoré od nich chcete dodržiavať, aby boli úspešní. Nasledujúce kroky vás oboch dostanú do situácie, keď to chcete urobiť.

1. Predstavte seba a spoločnosť

Malo by to byť zrejmé, ale musíte im venovať čas ráno, keď váš stážista príde na stretnutie s nimi. Stáž nič nezačne horšie ako sedenie za stolom (alebo ešte horšie, nevedenie, kam si sadnúť, alebo ešte vôbec nie stôl!) A čakanie na niekoho, kto vám poradí, čo máte robiť.

Hneď ich vyhľadajte a dajte im vedieť, kto ste. Poskytnite im prehľad o spoločnosti a tíme, na ktorom budú pracovať. Niečo z toho už možno vedia, ale dá vám to obom miesto, kde začať s ľahkými vecami.

2. Dozviete sa o nich viac

Počas prvého dňa a pravdepodobne prvých pár týždňov budú vaši stážisti hlavne počúvať. Urobte si na začiatku stáže bod, aby ste im poskytli čas na rozhovor o niečom, čo nesúvisí s podnikaním. Kam chodia do školy? Je pre nich táto stáž mimo štátu alebo zostávajú doma? Táto osoba má obmedzený čas na to, aby za vás mohla vykonať úlohy predtým, ako sa vráti do školy; budete musieť vynaložiť určité úsilie na urýchlenie procesu vytvárania správ.

3. Dozviete sa viac o ich schopnostiach a cieľoch

Skôr ako ich môžete uvoľniť, venujte im chvíľu času, aby ste pochopili, aké zručnosti môžete využiť mimo ich životopisu. Prejdite si zručnosti uvedené v ich životopise a nechajte ich, aby si ich rozšírili. Obaja budete môcť začať rozprávať.

Ako sa rozprávať so stážistami

V zásade sa porozprávajte so stážistami, ako vy so svojimi rovesníkmi, s niekoľkými ďalšími úvahami. Väčšina stážistov je kombináciou sebavedomého a neistého. Sú dychtiví dokázať, ale nevedia ako. Implementujte niekoľko stratégií a fráz uvedených nižšie, keď pomáhate stážistom vo vašej spoločnosti počas ich letných prác.

„Pravdepodobne to už vieš, ale…“

Je to vynikajúci spôsob, ako začať akúkoľvek vetu s praktickým lekárom, ak si nie ste istí, ako v danej situácii postupovať. To je užitočné, ak si myslíte: „Určite mu to už niekto povedal, takže to preskočím.“ alebo "Urazím ju predpokladom, že to už nevie?" alebo "To by malo byť také zrejmé, že to nemusí byť nikomu povedané, že?" Odtlačíte tlak zo strany študenta tým, že začnete tým, že im budete dôverovať, ale stále môžete komunikovať dôležité informácie, aby ste sa pohybovali správnym smerom.

Vysvetlite to, akoby mi bolo päť

Dobre, možno nie päť. Nezabudnite to však vysvetliť, akoby mali 18–22 rokov. Pravdepodobne majú obmedzené skúsenosti v kancelárii, vo veľkých projektoch, pred klientmi a v skratkách. To nie je ich chyba, preto sa tam teraz učia. Náplňou vašej práce je uľahčiť prechod vysokej školy do vašej spoločnosti, aby sa stážista mohol sústrediť na dosahovanie skvelých výsledkov.

Keď sa vyskytnú otázky

Nestačí ukončiť podrobný návod, ako splniť úlohu, slovami: „Máte nejaké otázky? Nie? Dobre, uvidíme sa na týždennom stretnutí, keď bude hotovo.“ Samozrejme, že práve vtedy nebudú mať inteligentné otázky; ešte sa vlastne nedostali k mäsu diela. Musia vedieť, čo majú robiť neskôr, keď narazia na problém. Mali by to zvýrazniť a ísť ďalej? Spýtať sa Google? Spýtať sa manažéra? Ty? Dôležitou zručnosťou, ktorú musí každý zamestnanec rozvíjať, je autonómne riešenie problémov, musíte si však navrhnúť osnovy, ktoré sú vo vašej spoločnosti prijateľné.

Kvalitné projekty stáží

Prísť s prácou pre stážistov môže byť ťažké. Máme tendenciu hádzať na ne podradné úlohy, aby sme nestrávili čas, ktorý potrebujeme na vysvetlenie toho, ako robiť zložitejšie úlohy. Je v poriadku robiť niekedy, keď je potrebné prácu dokončiť, ale pokúste sa do svojej pracovnej náplne začleniť nasledujúce tri typy úloh.

1. Prebiehajúci projekt

Každý z vašich stážistov by mal mať na pozadí svojej pracovnej aktivity prebiehajúci dlhodobý projekt s nízkou prioritou. Toto je projekt, ktorý môže chvíľu trvať, kým sa naučíte, ako to robiť, a nemusí nutne posúvať hranice toho, čo môžu robiť, alebo rozvíjať svoje schopnosti. V skutočnosti je cieľom dosiahnuť, aby tento projekt bol niečo, čo môžu robiť väčšinou autonómne. Tento projekt je nevyhnutný pre každého stážistu, pretože medzi projektmi s vyššou prioritou bude mať vždy prestoj. Alebo sa zaseknú na vysoko prioritnom projekte, keď im nebude k dispozícii nikto, kto by im pomohol.

Popremýšľajte o tom: pravdepodobne máte dosť trochu nudných úloh s nižšou prioritou, ktoré idete robiť, keď ste uviazli na niečom dôležitejšom, alebo potrebujete niečo znecitlivujúce po veľmi pútavom dopoludní. Podobná štruktúra úloh môže zvýšiť produktivitu vašich stážistov.

2. Projekt hodný pokračovania

Váš stážista môže pracovať pre svinstvo, získavať každému kávu a každý deň si písať chromé poznámky, pretože to je to, čo chce robiť po zvyšok svojho života. Ak je to tak, potom jej vo všetkých ohľadoch dávajte stále také úlohy, takže keď bude hotová, bude môcť do svojho životopisu vložiť iba „zadávanie údajov“ a „správu súborov“. Je pravdepodobnejšie, že túto stáž využila na zvládnutie výzvy a získanie skúseností. Táto skúsenosť sa musí pretaviť do čierno-bielych úspechov, ktoré môže v budúcnosti uplatniť pri uchádzaní sa o zamestnanie.

Poznáte svoje odvetvie a čo chcú vidieť manažéri prijímania zamestnancov. Ste na skvelom mieste, kde pomáhate stážistom rozvíjať zručnosti, aby ste sa neskôr mohli zamestnať: možno vo vašej spoločnosti, ak sa vám to hodí, alebo niekde inde. Nájdite projekt, ktorý majú začiatočné schopnosti zvládnuť, ktorý je možné zabaliť pred odchodom a ktorý bude mať skutočné výsledky, ktoré môžu zaznamenať do životopisu a hovoriť o nich na budúcich pracovných pohovoroch. Dajte im niečo, čo by mohli vlastniť.

3. Projekt Get-out-There

Presná forma tohto projektu sa veľmi líši v závislosti od odvetvia. Ale ak sa pokúsite nájsť projekt, ktorý stážistov zdvihne od stola a bude sa rozprávať s ľuďmi alebo vidieť veci. Prinajmenšom by to mal byť projekt, ktorý si vyžaduje interakciu s ľuďmi okrem ich mentora, dúfajme, že mimo ich tímu. Ak naozaj nenájdete niečo, môže to byť len účasť na stretnutiach s klientom a iba pozorovanie.

Na konci stáže

Odporúčací list

Uchádzať sa o prácu alebo absolvovať školu si často vyžaduje odporúčajúci list od predchádzajúceho zamestnávateľa. To môže vyzerať skutočne dobre pochádzajúce od niekoho, s kým stážista pracoval a vie.

Ich budúcnosť vo vašej spoločnosti

Pokiaľ to pre nich nebola úplne mizerná skúsenosť, väčšina vašich stážistov bude s napätím vedieť, či ich chcete vrátiť na svoje budúce leto alebo či po ukončení štúdia bude na stole pravdepodobne ponuka práce na plný úväzok. Pred posledným dňom stážistu ich pozvite na diskusiu o tom, kde vidia svoju budúcnosť a či má spoločnosť nejaké otvorené úlohy, ktoré by sa k nej hodili. Možno nie je niečo okamžite k dispozícii, ale pomôžte im pochopiť ďalšie kroky pri hľadaní kariéry v spoločnosti.