Ako zostať organizovaný pomocou kontrolného zoznamu

V tomto článku sa dozviete, ako používať kontrolné zoznamy, aby ste mali prehľad.

mohamed_hassan, CC0, cez PIxabay

Máte pocit, že ste stratili kontrolu?

Mali ste niekedy jeden z tých dní, keď ste odchádzali z práce s pocitom, že ste nič nedosiahli?

Váš stôl vyzerá neprehľadnejšie, ako keď ste prišli.
Minulý týždeň sa vaša doručená pošta zvýšila na maximum.
Poznámky post-it pokrývajú obrazovku vášho počítača.
Pod stolom už nezostáva miesto pre nohy.
A to ranné stretnutie sa pred hodinou konečne skončilo.

Zostať organizovaný je výzva. Informácie nás bombardujú zo všetkých strán. O našu pozornosť sa zaujímajú textové správy, sociálne médiá, e-mail, odpovede na webové formuláre, žiadosti o stretnutie, absolvovanie rozhovorov, telefonické hovory a štandardná pošta.

Niet divu, že úroveň stresu je vysoká. Americká psychologická asociácia (APA) uvádza, že 39% Američanov v roku 2017 trpelo „trochu významným“ až „výrazným stresom“ spôsobeným „príliš veľkým pracovným zaťažením“ na pracovisku.

Organizácia pracoviska

Nerealistické alebo neisté úlohy boli tiež medzi piatimi najvyššími stresmi na pracovisku v prieskume agentúry APA v roku 2017. Tieto negatívne aspekty spolu s príliš veľa práce sťažujú pobyt na vrchole vašej práce.

A nie sú to len zamestnanci kancelárie, ktorí zápasia s preťažením úloh a obmedzeniami v oblasti riadenia času. Obchodníci, maloobchodníci a zabávači sa tiež snažia dosiahnuť všetko.

Väčšina pracovísk vám poskytne popis práce, ktorý zvýrazní povinnosti a úlohy. Niekedy sú zastarané alebo nepokrývajú všetko, čo robíte. Aj keď môžu komunikovať zoznam zodpovedností, chýba im konkrétnosť.

Aj keď má pracovisko podrobne zdokumentované postupy, stále môžete mať toho veľa. Vedieť, ako určiť prioritu a zvládnuť veľké pracovné zaťaženie pomocou kontrolného zoznamu, má výhody. A kontrolné zoznamy slúžia ako základný organizačný nástroj.

Ak sa v práci cítite preťažení, urobte si poriadok v zozname úloh. Na začiatku každého rána si zapíšte všetko, čo musíte urobiť. Byť špecifický.

Udržujte denný zoznam, ktorý sa bude niesť

Denný zoznam úloh a aktivít:

Funguje ako pripomienka
Pomáha vám uprednostniť deň
Ukazuje, či sa nadmerne angažujete
Šetrí váš čas

Spravujte svoj čas a priority smerom nahor

Kontrolný zoznam pomáha aj pri pracovnom postupe. Ak ste sekretárom alebo osobným asistentom a zodpovedáte viac ako jednému líniovému manažérovi, kontrolný zoznam vám pomôže pri spravovaní smerom nahor. Zahrňte do svojho zoznamu stĺpec, ktorý zaznamená odhad času na dokončenie každej úlohy.

Povzbuďte svojich manažérov, aby si úlohy, ktoré vám dajú, zapísali do vášho zoznamu úloh. Kontrolný zoznam rozširuje ich povedomie o vašom pracovnom zaťažení. Vidia, čo musíte ešte urobiť a kedy sa to vyžaduje. Zoznam riadi ich očakávania.

Aj keď máte iba jedného nadriadeného, kontrolný zoznam je zásadným dôkazom vášho pracovného zaťaženia. Použite svoj zoznam úloh na:

Objavte efektívnejšie pracovné procesy
Zľahčite svoje pracovné zaťaženie
Požiadajte o pomoc
Dohadujte sa za asistenta alebo nového člena tímu

O čo sa s vami však s vami podelím, nie je len taký obyčajný zoznam úloh. Je to organizátor kontrolných zoznamov.

Čo potrebujete na vytvorenie kontrolného zoznamu

Notebook (odporúčal som použiť knihu veľkosti A5.)
Minimálne štyri farebné perá, napríklad zelené, žlté, fialové a červené
Pravítko (voliteľné)
Nálepky s hviezdičkou (ľubovoľná farba)

Keď ste splnili všetky úlohy na stránke, dajte si hviezdičku.

Organizátor 7-krokového kontrolného zoznamu

Otvorte svoj poznámkový blok na prvej dostupnej stránke.
Na začiatok napíšte dnešný dátum.
Pred odchodom domov si spíšte všetky potrebné veci.

* Zahrňte nové úlohy, aj tie, ktoré v daný deň nemusíte dokončiť.

* Na jednu úlohu použite jeden riadok.

* Uprednostnite každú úlohu farebnými perami (pozrite si sprievodcu farbami nižšie).

Tip: Možno budete chcieť rozdeliť niektoré povinnosti na viac úloh, aby ste ich ľahšie zvládli.
Po dokončení každej úlohy ovládajte priamku. Alebo vložte kliešť na koniec riadku.
Zajtra vytvorte nový zoznam na novej stránke.
Každý deň si prechádzajte knihu a nájdite stránky bez hviezdičiek. Posúďte všetky nedokončené úlohy. Ak potrebujete preniesť úlohu na novú stránku, dokončite úlohu na starej stránke, aby ste sa na ňu opakovane nevracali.
Po dokončení zoznamu dní sa odmeňte hviezdou. Nálepku s hviezdičkou umiestnite na stránku, kde ju môžete ľahko vidieť. Keď vizuálne odmeníte svoje úsilie, znamená to tiež, že každá položka na stránke je dokončená. Stránka bez hviezdičky má nedokončené podnikanie.

Nálepky s hviezdičkou označujú, že položky v zozname sú buď dokončené, alebo prenesené do iného dňa.

Uprednostnite svoj zoznam farbami

Červené úlohy majú pocit naliehavosti. Musia byť dokončené v ten deň.
Modré úlohy sa opakujú.
Zelené úlohy sú pre dlhé projekty. Očakávate, že ich dokončenie bude trvať dlhšie ako týždeň.
Čierne úlohy sú všeobecné úlohy, ktoré môžete nájsť v popise práce.

Pre ďalšiu kategorizáciu môžete použiť iné farby. Môžete napríklad použiť rôzne farby na rozlíšenie medzi dennými a týždennými opakovanými úlohami.

Zostaňte v poriadku doma vďaka svojmu kontrolnému zoznamu

Organizátor kontrolného zoznamu funguje kdekoľvek. Možno si budete chcieť nechať dva notebooky: jeden pre prácu a druhý pre osobný život.

Udržujte svoj dom čistý a pokosený trávnik pridaním domácich prác do kontrolného zoznamu domáceho organizátora. Môžete ho tiež použiť na:

Zorganizujte svoju svadbu
Hľadanie práce
Naplánujte si večierok dôchodcu strýka Bena
Stanovte priority a plaťte účty
Dohodnite si svoju budúcu zahraničnú dovolenku

Môžete ho použiť na správu väčšiny typov udalostí alebo životných okolností.

Organizátori digitálnych kontrolných zoznamov

Máte proces na pracovisku, ktorý vyžaduje časté kontroly? Zvážte automatizáciu organizátora kontrolných zoznamov na použitie v inteligentných telefónoch alebo tabletoch. Vytvorte formulár PDF alebo vyskúšajte niektorú z aplikácií uvedených nižšie.

Formulár organizátora kontrolného zoznamu PDF

Pracoviská, kde zákazníci vstupujú do zariadení, často začínajú deň auditom na mieste, aby skontrolovali vybavenie a zariadenia. Vytvorte zoznam priorít, ako je ten uvedený nižšie, pre určeného zamestnanca na odhlásenie alebo komentovanie. Po dokončení zamestnanec uloží kontrolný zoznam auditu a pošle ho e-mailom manažérovi alebo pracovníkovi úradu BOZP.

Kontrolný zoznam aplikácií pre PC, smartphony a tablety

Ak nechcete mať so sebou notebook, tieto aplikácie vám tiež pomôžu pri organizácii.

IOS spoločnosti Apple sa dodáva so štandardnou aplikáciou Reminder. Použite to ako alternatívny proces, aby ste mali poriadok.

Zdá sa vám aplikácia Apple Reminder obmedzujúca alebo nepoužívajúca zariadenie IOS? Vyskúšajte Todoist: Zoznam úloh a Správca úloh. Je k dispozícii zadarmo na viacerých zariadeniach, ale prichádza aj s prémiovou možnosťou. Prihláste sa do aplikácie pomocou svojho účtu Google alebo Facebook alebo vytvorte nový. Používam ho v počítači so systémom Windows 10.

Medzi ďalšie kontrolné zoznamy a organizačné aplikácie (niektoré majú malý poplatok alebo obsahujú nákupy v aplikácii) patria:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (gamifikovaný zoznam úloh)
OmniFocus 2
2Do (zoznam úloh, úlohy a poznámky)

Aplikácie verzus kontrolné zoznamy založené na papieri

Aplikácie automatizujú kontrolné zoznamy. Uľahčujú zdieľanie a integráciu vášho pracovného toku s inými ľuďmi, programami a pracovnými procesmi. Ak sa však počítačový systém zastaví alebo dôjde k výpadku napájania, ovládač vám poskytne organizátor manuálneho kontrolného zoznamu.

Kontrolný zoznam v papierovej podobe je základným nástrojom v prípade núdze. Zvážte, či máte po ruke vytlačenú kópiu svojho digitálneho kontrolného zoznamu.

Ak máte kontrolu nad bezpečnosťou svojho pracoviska, majte schránku a tlačené kópie kontrolných zoznamov bezpečnosti a ochrany zdravia na pracovisku na ľahko prístupnom mieste. Tiež by mohol byť dobrý nápad mať kontrolný zoznam pre postupy výpadku prúdu.

Uschovajte si papierové kontrolné zoznamy týkajúce sa výpadku napájania.

Prečo by ste mali zostať organizovaní pomocou kontrolného zoznamu

Použitím organizátora kontrolných zoznamov, ako je napríklad zoznam úloh, získate späť kontrolu nad svojou prácou. Namiesto toho, aby ste si neustále pamätali na všetko, čo musíte urobiť, písanie vašich úloh uvoľňuje vaše myšlienky a sústredí sa na danú prácu.

Organizátor kontrolných zoznamov presahuje rámec každodenných úloh. Použite ho na dokončenie konkrétneho procesu, ako je napríklad kontrola bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci alebo audit na mieste. Alebo usporiadať všetko, čo musíte urobiť, aby ste si oddýchli a užili si víkend preč.

Tým, že sa zoznamy stávajú súčasťou vášho dňa, zmierňujete stres na pracovisku. Zoznam úloh môžete tiež použiť na:

Navrhnite obchodný prípad pre viac zdrojov
Aktualizujte popis práce a priraďte zodpovednosti

Kontrolné zoznamy predovšetkým pomáhajú vizuálne spravovať a organizovať proces alebo veci, ktoré musíte urobiť. Výsledkom je, že ten posledný kliešť na vás vezme hromadu tlaku.

Ako si zostal organizovaný? Používate zoznamy?

Will English 1. mája 2013:

neorganizovane? To som každý deň, lol. Niet divu, že som stále pri zmysloch. Vlastne mám iphone a neustále používam aplikáciu „Reminder“. Neviem, aká som vďaka nej organizovaná, ale veľmi to pomáha. Dobrý rozbočovač.