Obsah:
Julie DeNeen 2012
V dobe internetu by sa zdalo, že písanie poznámok vyšlo z módy. Kto potrebuje poslať poznámku, keď môžete poslať SMS alebo napísať e-mail? Faktom však je, že stále existuje veľa dôvodov na odoslanie jedného. Ak chcete pôsobiť profesionálne, musíte dodržiavať určité pravidlá. Tu je postup, ako to urobiť správne.
Situácie, ktoré si vyžadujú tlačenú poznámku
- Faxovanie dokumentov organizáciám vyžadujúcim tlačené kópie namiesto e-mailu (lekárske ordinácie, štátne úrady atď.)
- Posielanie balíka, knihy alebo dokumentu, ktorý vyžaduje poznámku s vysvetlením úloh pre prijímača
- Súkromná správa, ktorú nie je vhodné posielať e-mailom
- Hromadné dodávanie informácií pracovníkom distribuované v ich poštových schránkach (ak ešte nie je zavedený celosystémový e-mailový systém)
Majte na pamäti, že aj keď môžete informácie posielať e-mailom, neformálny formát poznámky v e-maile predstavuje profesionálny spôsob komunikácie.
Nadpis
Všetky poznámky sa začínajú slovom „memo“ alebo „memorandum“. Ak používate program Microsoft Word, vyhľadajte šablónu, ktorá sa hodí k štýlu vašej firmy alebo organizácie. Mnoho kancelárií používa hlavičkový súbor, ktorý je upravený pre ich podnikanie. Potom chcete na začiatok zahrnúť najdôležitejšie informácie, aby ich čitateľ mal ľahšie.
- Pre koho to je
- Od koho je to
- Dátum
- Kto ďalší mohol dostať správu
- Predmet
Julie DeNeen 2012
Telo
Písanie textu poznámky je dosť jednoduché. Povedzte, čo potrebujete, čo najmenej slov. Ak môžete použiť tučné podnadpisy a zoznamy, pokračujte a urobte tak, pretože to čitateľovi uľahčí rýchle získanie dôležitých informácií. Používajte rovnaké pravidlá a gramatiku, aké by ste použili pri písaní článku online. Nepoužívajte slangové slová ako „chcem“ alebo „chceš“. Nepoužívajte skratky ako „LOL“ alebo „TTL“. Sú príliš neformálne, dokonca ani na neformálne poznámky.
Použite kontrolu pravopisu v programe Word a uistite sa, že nemáte preklepy a nepríjemné frázy. Veľké a malé písmená a názvy všetkých miest a miest, ale slová v nadpise veľké (s výnimkou prvého slova), nepoužívajte veľké.
Na konci dokumentu sa odhláste, akoby ste použili list. Napriek tomu, že ste do záhlavia vložili informáciu „od“, je pekné ju odhlásiť. Pretože väčšina poznámok je kopírovaná napevno, ponechajte si na ich podpísanie medzeru. Ak to pošlete e-mailom, nie je to potrebné.
Julie DeNeen 2012
Rôzne typy poznámok
- Direktívy: Tento typ informuje vašich spolupracovníkov o novej akcii, ktorú majú dodržiavať.
- Odpovede: Tento typ sa zvyčajne píše v dôsledku zmeny položky akcie. Ak váš direktívny oznam ohlasoval zmenu týždenného času schôdzky, potom môže byť odpoveďou spolupracovník, ktorý má konflikt.
- Správy o ceste : Tento typ poskytuje súhrnné informácie o schôdzke, služobnej ceste alebo inom podniku, ktorý vyžaduje, aby sa zamestnanec hlásil späť nadriadenému alebo väčšej skupine.
- Správy z terénu: Tento typ je zvyčajne odpoveďou na inšpekciu.
- Dobropisy: Tento typ má veľmi odlišný formát, pretože zvyčajne popisuje finančné informácie týkajúce sa služieb alebo tovaru. Formát si pozrite v šablónach aplikácie Microsoft Word, kde nájdete dobropisy.
Memo sa stalo zle!
Ako vždy…
Majte na pamäti, že akékoľvek zapísané informácie nie je možné stiahnuť. Dajte pozor, aby ste pri formulovaní textu postupovali opatrne, aby pôsobil profesionálne a vecne, aj keď ide o neformálnu poznámku. S praxou sa aj vy stanete expertom na písanie poznámok!