Ako lepšie písať obchodné správy a prezentácie

Predstavte si správy a prezentácie ako cestu - pre vás a vaše publikum.

Pixabay (upravená Catherine Giordano)

V podnikaní sme často vyzvaní k napísaniu správy alebo poznámky alebo k prezentácii. Tu je niekoľko rád, ktoré vám pomôžu byť efektívnejším komunikátorom.

Predstavme si túto úlohu ako cestu. Na začiatku cesty je treba urobiť niečo, čo urobiť, aby bola cesta ľahšia a príjemnejšia, a čo treba robiť na konci cesty.

Tipy na prezentácie od začiatku do konca

1. Začnite obrysom
2. Dajte prvé veci na prvé miesto
3. Prejdite od veľkého obrázka k podrobnostiam
4. Postupujte podľa záverov s podporou
5. Začať uprostred je v poriadku
6. Používajte obyčajnú angličtinu
7. Buďte struční a priamy
8. Nezneužívajte power point
9. Uistite sa, že vaše formátovanie funguje dobre
10. Urobte z bieleho priestoru svojho priateľa
11. Píšte pre svoje publikum
12. Spojte to všetko zhrnutím
13. Splňte svoj cieľ

Začnite dobre plánovaním a organizáciou.

Pixabay (upravená Catherine Giordano)

Začína sa cesta

Predtým, ako sa vydáte na cestu, možno budete chcieť zozbierať informácie - napríklad preskúmať možnosti dopravy a ubytovania a získať brožúry k cieľu. Podobne je prvou fázou prípravy obchodnej správy alebo prezentácie zhromažďovanie a organizovanie informácií o skutočnostiach a údajoch, ktoré chcete zahrnúť.

Tu je niekoľko rád, ako začať.

1. Začnite obrysom

Uveďte všetky body, ktoré chcete uviesť vo svojej správe, poznámke alebo prezentácii. Zoskupte ich do tematických oblastí. Rozhodnite, ktoré body sú vašimi závermi a ktoré sú vašimi podpornými dôkazmi.

Toto je váš cestovný plán. Zmapujte svoju trasu - ako sa dostanete od začiatku k záveru. Možno budete hľadať lepšiu trasu, kým pôjdete, takže môžete počas postupu robiť zmeny.

2. Dajte prvé veci na prvé miesto

Ak plánujete cestu, predtým, ako budete môcť pokračovať, musíte vedieť určité veci. Napríklad by ste sa nerozhodli, aké oblečenie si máte zabaliť, kým sa rozhodnete pre cieľ.

Rovnako musia byť v správe uvedené vaše body v správnom poradí. Nezačnite diskutovať o bode skôr, ako uvediete všetky informácie, ktoré vaše publikum bude potrebovať, aby tomu bodu porozumelo.

Ak budete používať odborný výraz, ktorý by váš publikum možno nepoznal, mali by ste tento výraz definovať skôr, ako ho vložíte do správy alebo prezentácie.

3. Prejdite od veľkého obrázka k podrobnostiam

Ak by ste boli na ceste, začali by ste s diaľnicou, potom by ste sa presunuli na štátne cesty a nakoniec dorazili do ulíc mesta alebo na poľné cesty.

Pri písaní správy chcete začať s celkovým obrazom - hlavnými problémami, najdôležitejšími bodmi. Odtiaľ sa presuniete k detailom a menej dôležitým bodom.

4. Postupujte podľa záverov s podporou

Tu bude vhodný váš obrys.

Každý odsek by sa mal začať záverom. Ďalej poskytnete dôkazy podporujúce tento záver. Každý záver by mal mať dve alebo tri podporné vyhlásenia.

Ak máte dlhý zoznam podporných vyhlásení, musíte svoje osnovy prehodnotiť. Možno sa snažíte spojiť dva alebo tri rôzne závery do jedného záveru. Skúste svoje body preskupiť do dvoch alebo dokonca troch nadpisov namiesto toho, aby ste ich všetky umiestnili pod jednu nadpis.

5. Začiatok v strede je v poriadku

Ak cestujete, nemôžete vyraziť uprostred výletu. Našťastie, keď píšete, je dobré začať v strede.

Niekedy máme spisovateľský blok. Len nemôžeme nájsť ten správny spôsob, ako začať. Keď sa to stane, pozrite sa na svoj obrys. Nájdite časť, ktorá vám najviac vyhovuje. Napíš tú časť. Keď to máte hotové, zvyšok bude často plynúť ľahko.

Časti správy alebo prezentácie môžete zmeniť neskôr, aby ste dosiahli správny priebeh.

Choďte prvotriedne. Píšte vždy štýlovo.

Pixabay (upravená Catherine Giordano)

Cestovanie vo veľkom štýle

Na výlete je vždy príjemné cestovať štýlovo - ak si to môžete dovoliť.

Našťastie, písanie so štýlom vás nestojí navyše. Mali by ste vždy písať štýlovo, pretože to, čo píšete alebo hovoríte, môže byť rovnako dôležité ako to, čo hovoríte.

Tu je niekoľko rád, ako písať a prezentovať štýlovo.

6. Používajte obyčajnú angličtinu

Zabudnite na hlášky a žargón. Možno sa snažíte vyznieť ako insider alebo chcete zapôsobiť na svoje publikum, ale nakoniec to bude znieť pompézne.

Používajte bežný jazyk, ktorému každý rozumie. Zúčastnite sa čo najviac konverzačného tónu. Táto rada neplatí iba pre prezentácie, ale aj pre písomné správy a poznámky.

7. Buďte stručný a priamy

Nech je to jednoduché. Uveďte záver a podporné vyhlásenia a potom pokračujte. Nebuď opakujúci sa. Nepodkladajte prezentáciu. Nepreťažujte to trikmi.

Ak používate grafy alebo tabuľky, obmedzte množstvo informácií o každej z nich na základné informácie.

• Snažte sa mať v grafe iba jeden až tri stĺpce - päť by malo byť maximum. Zvyšné údaje môžete kedykoľvek uviesť v inom grafe alebo tabuľke.
• Čitateľ alebo divák by mal byť schopný prijať graf alebo tabuľku na prvý pohľad. Podrobné tabuľky môžete poskytnúť v prílohe k správe alebo v samostatnom letáku.

8. Nezneužívajte power point

To, že je softvér Power Point dodávaný s mnohými zvonmi a píšťalkami, ešte neznamená, že ich musíte použiť všetky v jednej prezentácii. Nechcete oslniť svoje publikum; chcete ich informovať.

Udržujte snímky minimálne. Niekedy stačí jedno slovo alebo krátka veta. Účelom snímky je pôsobiť ako vodítko pre bod, ktorý chcete vytvoriť, a zamerať pozornosť publika na danú tému.

• Nechcete, aby ľudia čítali vaše snímky, keď hovoríte.
• Ak je na snímke navyše veľa textu, text je príliš malý na to, aby ho videli ľudia v zadnej časti miestnosti.

Ak dokončenie bodu, ktorý chcete urobiť, trvá dva alebo tri snímky, opakujte hlavičku na každej snímke. Opakovaním hlavičky dáte publiku najavo, že stále robíte to isté. Povedzme napríklad, že chcem nahlásiť zoznam údajov o predaji na dvanástich hlavných trhoch. Moja hlavička je „Údaje o predaji“ a zopakovala by som hlavičku pre každú snímku iba s tromi alebo štyrmi trhmi uvedenými na každej snímke.

9. Uistite sa, že vaše formátovanie funguje dobre

Nenechajte snímky nakoniec vyzerať „príliš zaneprázdnené“. Ak chcete použiť obrázky alebo špeciálne efekty, obmedzte ich na minimum.

Rozhodnite sa pre schému formátovania a buďte jednotní v celej svojej správe alebo prezentácii. Vaša konečná kontrola by mala obsahovať kontrolu formátu.

• Používajte iba jedno písmo. Ak meníte veľkosť písma, buďte dôslední. Napríklad hlavička môže mať väčšie písmo. Ak je to tak, skontrolujte, či ste pre každú hlavičku použili písmo rovnakej veľkosti.
• Používate zarážky alebo odrážky? Ak je to tak, skontrolujte, či je tento formát používaný jednotným spôsobom a či je počet odsadených medzier rovnaký.
• Používate špeciálne efekty v PowerPointe? Ak je to tak, vyberte iba jeden špeciálny efekt a používajte ho dôsledne. Môžu napríklad preletieť vyhlásenia o podpore, ale nie hlavičky ani závery.

Ak používate formát osnovy, neprekračujte dve úrovne. Ak tak urobíte, váš text bude úplne vpravo, bude to vyzerať, akoby spadol zo stránky.

10. Urobte z bieleho priestoru svojho priateľa

Husté stránky textu nie sú čitateľné. Biele miesta sú ako malé odpočívadlá pri diaľnici.

Majte krátke odseky. Udržujte svoje grafy krátke. Pomocou zarážok zaraďte podporné vyhlásenia zo záverov.

Svoje publikum musíte viesť k cieľu.

Pixabay (upravená Catherine Giordano)

Príchod na miesto určenia

Ste takmer tam - Už len pár zastávok a vaša cesta je hotová.

Tu je niekoľko tipov na „šťastné pristátie“.

11. Píšte pre svoje publikum

Písali ste pre svoje publikum? Zvažovali ste, čo už vedia a čo chcú vedieť? Riešili ste nejaké nesprávne vnímanie, ktoré by mohli mať? Hovoríte im informácie, ktoré budú radi počuť alebo vás budú chcieť vyvrátiť?

Skontrolujte svoj text a nezabudnite na tieto otázky. Chcete predvídať otázky a námietky a odpovedať na ne v priebehu správy alebo počas prezentácie.

12. Spojte to všetko zhrnutím

Zhrnutie nie je miestom na opakovanie údajov uvedených v hlavnej časti správy alebo prezentácii. Je to miesto na prerozprávanie príbehu. Je to miesto, kde to všetko spojiť.

V písomnej prezentácii bude súhrn obvykle predchádzať textu. V prezentácii to príde na konci. Je to zhrnutie.

Nepoužívajte v súhrne čísla. Namiesto toho uveďte význam za číslami. Nájdite najdôležitejšie body a diskutujte o dôsledkoch informácií, ktoré ste poskytli.

Fakty nemusíte uvádzať v rovnakom poradí, v akom ste použili správu. To je rehabilitácia, nie súhrn. Uveďte fakty v poradí, ktoré najlepšie vypovedá o príbehu. Eliminujte tangenciálne alebo nedôležité informácie.

Na zhrnutí vysvetlite všetky rozpory v údajoch. Ak nemôžete vysvetliť rozpory v údajoch, nie ste pripravení predložiť svoju správu alebo prezentáciu. Pracujte s údajmi, kým nenájdete odpovede.

13. Splňte svoj cieľ

Kam chcete smerovať svojich čitateľov a poslucháčov? Je vaším cieľom obhajovať ďalší postup? Chcete, aby vaše publikum dosiahlo určitý záver?

Možno ste si stanovili cieľ skôr, ako ste začali písať, ale niekedy nie je cieľ jasný, kým nepracujete s údajmi. Po dokončení prvého konceptu skontrolujte svoju prácu a vykonajte úpravy, aby ste dosiahli svoj cieľ.

Popremýšľajte o sebe, že svoje publikum chytíte za ruku a krok za krokom ho vediete tam, kam chcete. Keď sa dostanete k svojim konečným záverom alebo odporúčaniam, chcete, aby vaše publikum kývalo áno, áno, áno. Priviedli ste ich presne tam, kam chcete.

Hovoríte príbeh, nie chrlíte kopu údajov. Diváci by mali byť schopní vidieť, ako všetky časti príbehu zapadajú do seba. Rovnako ako zápletka príbehu, aj každá informácia vedie ku koncu.

Pri predstavovaní každej novej skutočnosti ukážte, ako to zapadá do súladu s ostatnými, predtým uvedenými faktami.

Čas na oslavu skvelej práce.

Pixabay (upravená Catherine Giordano)

Uži si výlet

Ak ste postupovali podľa vyššie uvedených rád, budete mať istotu pri odosielaní správy alebo oznámenia alebo pri prednášaní. Rovnako dôležité je, že vaše publikum bude spokojné.

Takže teraz môžete mať ten mai-tai na pláži. Zaslúžil si si to.

© 2016 Catherine Giordano

Vítam vaše otázky a pripomienky.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 12. septembra 2016:

Ďakujem Larry Rankin. Som rád, že sa vám to páčilo.

Larry Rankin z Oklahomy 12. septembra 2016:

Vynikajúca analýza procesu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 25. augusta 2016:

teahes12345 Je také úžasné, keď mi učiteľ hovorí, že moja esej o písaní lepších správ a prezentácií (najmä Power Point) je užitočná. Najradšej mám časť, ktorá sa týka pohľadu na správu alebo prezentáciu ako na cestu a spisovateľa / moderátora ako sprievodcu, ktorý vedie publikum k záveru.

Dianna Mendez 25. augusta 2016:

Vaše tipy na Powerpoint sa mi zdali vynikajúce. Toto sú informácie, ktoré som dal študentom na prezentácie, a pomáhajú poukázať na najdôležitejšie body. Váš článok dáva čitateľom cenné informácie, ktoré povedú k úspechu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 21. augusta 2016:

AudreyHowitt: Ďakujeme, že ste ma informovali, že sa vám páčia zručnosti, ktoré som učil v tomto článku.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 21. augusta 2016:

heidithorne: Ďakujem veľmi pekne za prejavenie vďaky. Som rád, že vám jeden z mojich tipov prišiel užitočný.

Audrey Howitt z Kalifornie 21. augusta 2016:

Aký informatívny článok - existuje veľká zručnosť v efektívnych obchodných prezentáciách -

Heidi Thorne z oblasti Chicaga 21. augusta 2016:

Niekoľko skvelých tipov na snímky PowerPoint a prázdne miesta. Zdieľanie tu na HP!

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 21. augusta 2016:

ChitrangadaSharan: Ďakujeme za váš komentár. Zdá sa, že ste už väčšinu z toho vedeli, ale dúfam, že ste chytili tip alebo dva. Ako hovoríte, písanie dobrých správ a prezentácií je dôležitá obchodná zručnosť.

Chitrangada Sharan z Naí Dillí v Indii 21. augusta 2016:

Podnikateľská prezentácia je zručnosť, ktorú má mnoho odborníkov, zatiaľ čo iní sa ju učia prostredníctvom skúseností.

Veľmi pekne ste bod po bode vysvetlili, ako napísať lepšie správy a prezentácie. Skutočne pôsobivé.

Som si istý, že to pomôže mnohým zainteresovaným odborníkom.

Vďaka za zdieľanie!

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floride 21. augusta 2016:

FlourishAnyway: Súhlasím. Príliš rušné prezentácie v PowerPointe sú nepríjemnejšie než informatívne. Úlohou rečníka je vyplniť podrobnosti. Text v aplikácii PowerPoint slúži iba na zameranie pozornosti diváka na danú tému. Obrázky by sa mali používať, iba ak niečo pridávajú do prezentácie, nielen kvôli obrázkom. Ďakujeme za váš komentár.

FlourishAnyway z USA 21. augusta 2016:

Skvelé tipy na obchodné správy a prezentácie. Jedným z mojich protichodných kúskov je zaseknutá snímka PowerPoint, ktorá je taká zaneprázdnená, že pozornosť publika je presmerovaná na čítanie a nie na počúvanie. Žiadny dôvod pre rečníka.