Ako písať zásady a postupy pre vaše podnikanie

Toto je príručka, ako vypracovať pravidlá a postupy pre vaše pracovisko.

David Livermore

Čo je politika a postup?

Aká je teda politika a postup? Jednoducho povedané, jedná sa o podrobný návod, ako vo svojej organizácii niečo urobiť. Môže to byť niečo všeobecné, ako sa očakáva od všetkých zamestnancov, alebo to, ako dokončiť konkrétnu pracovnú úlohu. Tak či onak, politika a postup môžu dostať tieto myšlienky na papier, aby ich mohol každý vidieť a dodržiavať.

Tento článok sa bude zaoberať týmto:

• Čo zahrnúť do politiky a postupu
• Ako formátovať politiku a postup.
• Príklad jedného
• Tipy
• Výhody a nevýhody používania politiky a postupu.

Čo zahrnúť do politiky a postupu

Ďalej je uvedené, čo je potrebné v každej politike a postupe.

• Hlavička - mala by obsahovať názov vašej organizácie, oddelenia atď. Týmto sa určí, pre koho je postup určený.
• Názov - Názov postupu. Snažte sa, aby to nebolo príliš dlhé. Uľahčite si zapamätanie a odkaz na ne.
• Číslo postupu - slúži tiež na ľahkú orientáciu. To umožňuje, aby boli postupy v určitom poradí v knihe, knižnej väzbe, online databáze atď. Nielenže by mali byť v číselnom poradí, medzi číslom procedúry by mali byť rovnaké medzery (tj. 100, 105, 110 atď.).
• Dátum účinnosti - Dátum, keď bol postup prvýkrát účinný. Môže byť dôležité pri pokuse o stanovenie časového limitu pre určitú pracovnú úlohu.
• Revidovaný dátum - Ak došlo k zmenám v postupe v jednom okamihu, je potrebné tento dátum zmeniť k dátumu revízie. Takto sú všetci informovaní o aktuálnych zmenách.
• Recenzovaný dátum - Ak bol postup skontrolovaný s cieľom zistiť, či je potrebné vykonať nejaké zmeny, je potrebné tento dátum zmeniť. Nezáleží na tom, či nedošlo k žiadnym zmenám. Tento dátum by sa mal zmeniť tak, aby uvádzal dátum poslednej kontroly.
• Authorized By - meno osoby, ktorá povolila uvoľnenie politiky a postupu. Toto by bol vedúci oddelenia alebo vedúci.
• Politika - toto by malo ísť do toho, kto, čo, kedy, kde, prečo a ako. Táto časť by však mala byť krátka. Mal by to byť nanajvýš prehľad o tom, prečo táto politika platí.
• Smernica - Ak je potrebné niečo urobiť alebo existuje všeobecný pokyn, ktorý musí osoba dodržiavať, malo by to byť v smernici. Nezahŕňajte to, pokiaľ neexistuje niečo kritické, čo si musíte okamžite všimnúť.
• Postup - Toto bude väčšina vašej politiky a postupu. Poskytuje podrobný postup, ako dosiahnuť to, čo diktuje politika.
• Číslo stránky - na každej stránke by malo byť číslo stránky.
• Hlavičky stránky - Hlavičky stránky by mali obsahovať názov a číslo postupu politiky a postupu.
• Iniciály - Mali by to byť iniciály poslednej osoby, ktorá prehodnotila zásady a postup. Mal by tiež obsahovať dátum, kedy bola naposledy skontrolovaná.
• Príklady - Budú na samostatných stránkach, ktoré nebudú mať hlavičku, čísla stránok atď. Toto sú príklady toho, čo je opísané v dôležitých krokoch postupu.

Ako formátovať politiku a postup

Pri písaní politiky a postupu existuje niekoľko základných pravidiel:

• Písmo - malo by sa používať písmo bežne používané a uznávané, ktoré sa však nepovažuje za neprofesionálne. Napríklad Comic Sans je neprofesionálne písmo.
• Veľkosť písma - v celom postupe by ste nemali mať najväčšiu veľkosť písma. Malo by to byť vždy konzistentné od postupu k postupu.
• Farby - Farby nie sú skutočne potrebné. Postup by mal byť na bielom pozadí s čiernym písmom. V príkladoch je však možné použiť farby.
• Medzery - časť s procedúrou by mala byť vhodne rozmiestnená tak, aby bolo ľahké čítanie. Ak medzi krokmi nie sú medzery, text sa spustí, keď si niekto prečítate pravidlá.
• Okraje - Mali by sa vyhotovovať podľa akýchkoľvek štandardov iných dokumentov vo vašej organizácii. Používatelia tak majú väčšiu tendenciu čítať a používať tento postup.

Ďalej uvádzame odporúčané požiadavky na styling pre každú z vyššie uvedených kategórií.

• Hlavička - Hlavička by mala byť vždy v strede, tučná, veľkými písmenami a na samom vrchole pravidiel. Mal by mať tiež písmo najväčšej veľkosti v porovnaní so zvyškom politiky a postupu.
• Názov a číslo postupu - Oba by mali byť na rovnakom riadku, pretože sa obidva používajú ako referencia v politike a postupe. Môžu byť rovnakej veľkosti alebo o niečo menšie ako hlavička, ale mali by byť tučné a tiež veľkými písmenami. Nadpis by mal byť úplne vľavo a číslo postupu úplne vpravo.
• Efektívny, prepracovaný a skontrolovaný dátum - videl som ich vykonať rôznymi spôsobmi. Niekedy sú v ich vlastnom stĺpci, zatiaľ čo inokedy som ich videl v ich vlastnom riadku. Je to osobná preferencia, ale mali by byť vždy pod nadpisom a mali by mať malé písmo. Rovnako ako predchádzajúce kategórie, aj tieto by mali byť uvedené tučným písmom.
• Autorizovaný - Môže to byť posledný riadok v hornej časti politiky a postupu. Toto by malo byť zvýraznené tučným písmom, veľkými písmenami a na ľavej strane dokumentu.
• Politika - Malo by byť niečo, čo naznačuje, že politika začína v tomto bode. Slovo „politika“ je zvyčajne možné písať veľkými písmenami a tučným písmom, zatiaľ čo samotná politika je vysvetlená tučným písmom alebo bez veľkých písmen. Rovnako budete chcieť odôvodniť text v dokumente.
• Smernica - to je vec, ktorou obvykle chcete vyniknúť, takže bude uvedená tučným písmom a veľkými písmenami. Odsek odôvodnite, aby vyzeral dobre z hľadiska politiky a postupu.
• Postup - Toto je najťažšie vysvetliť, pretože je tak podrobne zameraný. V zásade budete chcieť kroky oddeliť čo najviac. Nechcete informačné odseky, chcete jednoduchý text. Takže sa rozdeľte čo najviac pomocou rôznych druhov zoznamov s rôznymi odsadeniami. Napríklad A.1.ia, každé s iným odsadením ako pred ním. Pri prechode na „B“ však musí ísť o rovnaké odsadenie ako o „A“ pred ním. Nasledujúci príklad ukáže skutočný príklad.
• Číslo stránky - malo by byť umiestnené v strede päty dokumentu. Buď urobte číslo pre každú stránku, alebo zobrazte aktuálnu stránku a celkový počet stránok (tj. Strana 1 z 2). Prvá stránka nemusí obsahovať číslo stránky.
• Hlavičky stránky - Hlavička stránky na každej nasledujúcej stránke po prvej by mala vyzerať rovnako ako pri názve a číslo postupu je na prvej stránke.
• Iniciály - Na konci samého konca každého postupu by osoba hodnotiaca / revidujúca postup mala uviesť svoje iniciály a dátum, kedy ich naposledy skontrolovali / revidovali.
• Príklady - Sú oddelené od postupu, ktorý sa píše. Môžu obsahovať snímky obrazovky z programu, tabuľky na kontrolu atď. V príslušnom bode postupu by sa malo odkazovať na príklad (tj. Príklad A). V pravom hornom rohu každého príkladu by potom mal byť odkaz na to, o aký príklad ide.

Najlepšie písmo, ktoré sa má použiť pre politiku a postup

Odporúčam štyri písma:

1. Arial - Toto písmo sa považuje za priemyselný štandard pre väčšinu dokumentov. Mnoho počítačov používa toto písmo ako predvolené a je ľahko čitateľné. S týmto písmom nikdy nič nepokazíte.
2. Times New Roman - Ďalší priemyselný štandard. Používa sa tiež ako predvolené písmo pre niektoré počítačové programy. Niektorí ľudia to považujú za starý štýl, ktorý pozná prvá generácia používateľov počítačov.
3. Calibri - Pre jemnejší prístup môžete použiť toto písmo. Je to ľahké pre oči a vyhladzuje vzhľad dokumentu. Pretože politika a postup pri čítaní a písaní môžu byť nudné, mohlo by to byť jedno z lepších typov písma, ktoré sa dá použiť.
4. Gruzínsko - Toto je neobvykle používané písmo, ktoré však môže na vás vyskočiť. Považujem to za kríženec Arialu a Times New Roman.

Nepoužíval by som nijaký predok, ktorý je príliš ťažko čitateľný alebo vyzerá neprofesionálne. Ak použijete neprofesionálne písmo, nikto nebude brať politiku a postup vážne.

Na obrázku nižšie sú zobrazené všetky štyri písma v akcii.

Príklady typov písma uvedených vyššie.

David Livermore

Príklad politiky a postupu.

David Livermore

Formátovanie použité v príklade vyššie uvedenej politiky a postupu

Táto tabuľka popisuje formátovanie, ktoré som použil v príklade vyššie. Použité písmo je Arial a text je predvolene nastavený na strane dovolenia, pokiaľ nie je uvedené inak.

Kategória	Formát
Hlavička	14 pt., Tučné, stred
Názov	14 pt., Tučné
Číslo postupu	14 pt., Tučné
Termíny	12 pt., Tučné, stred
Autorizovaný	12 pt., Tučné, stred
Politika	12 pt., „Pravidlá“ sú zvýraznené tučne, odôvodnené
Smernice	12 pt., Tučné, odôvodnené
Postup	12 bodov, odôvodnené
Číslo strany	10 bodov, stred
Hlavička stránky	12 pt., Tučné
Iniciálky	12 bodov

Tipy týkajúce sa politiky a postupu

Tu je niekoľko všeobecných tipov, ktoré treba dodržiavať v súvislosti s politikou a postupmi.

• Postupy sa často prehodnocujú. To, že napíšete postup, ešte neznamená, že je hotový. Pravidelne sa musíte vracať a skontrolovať svoj postup, či neobsahuje nejaké zmeny. Niektorí odporúčajú kontrolovať ich každých pár rokov, ale rád ich kontrolujem každý rok, ak je to možné. Ďalej, keď sa v organizácii niečo zmení, čo má vplyv na postup, mali by sa okamžite zmeniť zásady a postup.
• Pred sprístupnením nechajte postup skontrolovať. Požiadajte niekoľko ľudí, aby skontrolovali postup a overili, či má zmysel. Zahrňte do tohto procesu nových aj skúsených zamestnancov. Môžu poskytnúť informácie, na ktoré ste možno ani nepomysleli. Ak máte stály výbor, ktorý kontroluje postupy, je to ešte lepšie.
• Po potvrdení postupu nechajte všetkých potvrdiť, že postup skontrolovali. Po dokončení písania alebo revízie postupu to celé pošlem všetkým svojim zamestnancom. Pri kontrole to podpíšu a uvedú dátum. Posielam tiež e-mailom pracovníkom poradenstvo o zmenách vykonaných v politike a postupe. Týmto spôsobom mám dokumentáciu, na ktorú som upozornil všetkých. Vo veľkých organizáciách by to mali vybavovať nadriadení na úrovni tímu alebo sekcie.
• Vytvorte obsah. Ak nakoniec vyviniete veľa zásad a postupov, pripravte si obsah, ktorý uľahčí vyhľadanie konkrétnej politiky.
• Postupom nechajte určitú miestnosť na krútenie. Od zamestnancov by sa nemalo očakávať, že budú dodržiavať pravidlá a postupy uvedené v liste. Mal by slúžiť ako sprievodca pri dokončení práce. Pokiaľ nedôjde k žiadnym chybám a k porušeniu zákonov, je možné pri postupe dodržať určitú voľnosť.
• Postup udržujte čo najkratší. Nezahŕňajte všetky scenáre alebo situácie, ktoré by sa mohli vyskytnúť. Ak sa niečo stane raz za rok, prečo s tým vyvinúť postup? Najlepšie by sa to dalo doručiť poznámkou alebo e-mailom.
• Overte, či v rámci postupu neporušujete žiadne pravidlá ani zákony. Vo veľkých organizáciách budete možno musieť pri vypracúvaní postupu overiť, či zamestnávateľa alebo zamestnanca nepoškodzujete. Ak je to potrebné, do časti politiky týkajúcej sa postupu zahrňte právny základ, pre ktorý bola vyvinutá politika a postup.
• Vyhladaj to. Predtým, ako začnete písať politiku, vyhľadajte online, aby ste zistili, či podobná politika napísala aj iná organizácia. Postup neplagujte. Namiesto toho si ho len prečítajte a vytvorte si ten svoj na základe nápadov toho, ktorého nájdete.

Výhody použitia politiky a postupu

Nižšie uvádzame výhody pri vývoji politiky a postupu:

• Umožňuje jednotný spôsob práce. Bez zavedenia politiky a postupov by to ľuďom umožnilo robiť veci tak, ako chcú. Mohli by urobiť nesprávne kroky alebo spôsobiť chyby v procese. Politika a postup riešia tento problém.
• Eliminuje sa neustále kladenie otázok zo strany zamestnancov. Ako vedúci neustále dostávam otázky od svojich zamestnancov. Teraz, keď sú naše zásady a postup plne aktualizované, môžem ich iba nasmerovať na postup zodpovedania ich otázok. Niekedy je však potrebné objasnenie postupu.
• Politika a postup vedú k zodpovednosti zamestnancov. Ak sa to urobí správne, použitie zásad a postupov môže vašich zamestnancov držať na konkrétnom štandarde. Niekto nemôže povedať, že si niečo neuvedomoval, alebo že nemá na čo odkazovať. Vďaka zásadám a postupom informuje zamestnancov o tom, čo sa od nich očakáva.
• Skvelé na školenie nových zamestnancov. Keď prijmem nového zamestnanca, strávim s ním prvý alebo dva dni úzkou spoluprácou. Ukazujem im podstatnú časť práce, ale potom odídem. Jednu vec, ktorú im nechávam, sú politika a postup. Pretože majú otázky, smerujem ich k uvedenému postupu. Dozvedia sa o práci a o tom, kam ísť, ak majú otázky. Navyše ma to oslobodzuje pri výkone mojej práce.
• Môže si stanoviť ciele. Výborná vec, že ​​máte písomné pracovné povinnosti, je to, že môže vašim zamestnancom stanoviť ciele. Postup môže načrtnúť, čo sa musí urobiť a kedy musí byť jeden po druhom v posteli. Zamestnanci to môžu považovať za cieľ v rámci svojej snahy o propagáciu, zvýšenie zárobkov atď.

Nevýhody použitia politiky a postupu

Nižšie sú uvedené nevýhody pri príprave politiky a postupu:

• Potláča kreativitu. Zamestnanci majú pocit, akoby nemali slobodu v rozhodovaní. Nebudú myslieť mimo krabicu a nenájdu nové, kreatívne riešenia problému, ak majú pocit, že musia vždy dodržať stanovený postup. Vždy svojim zamestnancom hovorím, že postupy majú byť iba usmernením, nie tvrdými a rýchlymi pravidlami. Pokiaľ úspešne dosiahnete cieľ, na tom nezáleží.
• Vyžaduje si neustále aktualizovanie, čo môže byť časovo náročné. Kedykoľvek sa niečo zmení, niekto sa musí vrátiť k nejakej politike, aby ju prehodnotil. Keď vzniknú nové pracovné povinnosti, niekto musí spísať postup, ako na to. Je to veľmi časovo náročný proces. Každý týždeň sa zaoberám aktualizáciou, prehodnocovaním alebo plánovaním aktualizácie politiky a postupov.
• Môže to spomaliť rast organizácie. Mnoho zamestnancov sa vracia k fráze, že niečo „sa vždy robilo týmto spôsobom, tak prečo to meniť?“. To nie je to isté ako zabrániť niekomu v tvorivosti. Namiesto toho môžu politika a postup brzdiť zmeny v organizácii, ak má niekto dokument, v ktorom sa uvádza, že niečo sa vždy urobilo určitým spôsobom.
• Zamestnanci môžu krok v postupe interpretovať viacerými spôsobmi. Niekto môže čítať krok jedným spôsobom, zatiaľ čo iný môže čítať krok iným spôsobom, keď pisateľ postupu mohol znamenať niečo úplne iné. Slová na kúsku papiera možno interpretovať. Keď sa teda vyvinie postup, najmä zdĺhavý, mala by o ňom prebiehať ústna komunikácia.
• Sú nudní na písanie. Písaniu a revízii postupu som niekedy venoval niekoľko dní po sebe. Môže to byť veľmi dlhý a zdĺhavý proces, takže to nie je v mojej práci to najvzrušujúcejšie. Problém s tým, že je to nudné, je v tom, že ste náchylnejší robiť chyby, a preto je dôležité, aby po akýchkoľvek revíziách politiku kontrolovalo viac ľudí.

© 2014 David Livermore