Integrácia externých údajov do firemnej databázy

Integrácia externých údajov do HRIS

Tento článok poskytuje komplexný prehľad o integrácii externých údajov do základného systému HRIS, možnostiach a výzvach tejto integrácie a poskytuje najlepšie postupy, na ktoré treba pamätať pri plánovaní integrácie. Aj keď je táto téma použiteľná vo všetkých oblastiach HR a HR dát, primárne zameranie tohto článku skúma integráciu platových prieskumov a trhových dát.

Informačný systém o ľudských zdrojoch (HRIS) je definovaný ako systém záznamu všetkých údajov o ľudských zdrojoch. Efektívny HRIS poskytuje organizáciám schopnosť riadiť pracovné toky bežných HR aktivít, ako je nábor, prihlásenie, sledovanie výhod a podávanie správ (Celergo.com, 2017). Nie je nezvyčajné, že rôzne funkcie HR využívajú špecializovaný systém na riadenie každodennej práce funkcie. Organizácia tradične zakúpila hlavný HRIS, ktorý slúži ako základný operačný systém a obsahuje údaje o HR, ako napríklad zamestnanec:

názov
adresa
rodné číslo
názov pozície
Stav FLSA atď.

Len čo sa vytvorí základný systém, organizácie zvyčajne nájdu potrebu skrutkovať ďalšie systémy, aby uspokojili rastúce potreby podniku. V perfektnom svete môžu byť ďalšie potreby funkcie HR splnené zakúpením a implementáciou modulov základného systému. V niektorých situáciách doplnky základného systému nedostatočne podporujú obchodné procesy. V týchto prípadoch je potrebné urobiť rozhodnutie buď o zmene organizačných procesov, zakúpení iného softvéru, ktorý bude podporovať súčasný obchodný proces, alebo o vývoji úplne prispôsobených domácich systémov. Odborníci na HRIS sú čoraz viac vyzývaní k integrácii rôznych HR systémov (Kavanagh a Johnson, 2018). Okrem systémovej integrácie môžu byť odborníci v oblasti HRIS požiadaní aj o integráciu dátových prvkov do systému, ktoré pomáhajú vodcom organizácií pri rozhodovaní.

Integrované informačné systémy

Kavanagh a Johnson (2015) definujú integrované informačné systémy ako „systémy postavené na spoločných platformách, ktoré umožňujú použitie jednej inštancie údajov vo viacerých aplikáciách a bezproblémový prenos údajov medzi systémami“ (s. 165). Integrácia dát minimálne zahŕňa prepojenie informácií v dvoch systémoch, ale obchodná potreba si môže vyžadovať viac ako dve prepojenia. Integrácie často zahŕňajú prepojenie transakčných operácií v jednom systéme, ktoré odštartuje nejakú akciu v nasledujúcom systéme. Príkladom toho je systém sledovania žiadateľov (ATS), ktorý je prepojený s viacerými systémami. Kvôli príkladu, akonáhle je kandidát vybraný a potvrdený,ATS spúšťa vstup do mzdového systému, ktorý spúšťa vstup do systému dochádzky a dochádzky a upozorňuje oddelenie štítkov, že začína nový zamestnanec a že by sa mal vytvoriť štítok, aby zamestnanec mohol na časových hodinách prechádzať a odchádzať. V tomto príklade sa dáta prenášajú plynulo bez potreby ďalších zásahov človeka nad rámec počiatočného spúšťača v ATS. Tento typ podpory pracovných tokov zbavuje odborníkov v oblasti ľudských zdrojov veľkej časti transakčných a administratívnych povinností, ktoré boli tradične súčasťou funkcie ľudských zdrojov, a poskytuje spoločnosti HR možnosť stať sa strategickými obchodnými partnermi a podporovať rozhodovanie v organizácii.údaje sa prenášajú plynulo bez potreby ďalších zásahov človeka nad rámec počiatočného spúšťača v ATS. Tento typ podpory pracovných tokov zbavuje odborníkov v oblasti ľudských zdrojov veľkej časti transakčných a administratívnych povinností, ktoré boli tradične súčasťou funkcie ľudských zdrojov, a poskytuje spoločnosti HR možnosť stať sa strategickými obchodnými partnermi a podporovať rozhodovanie v organizácii.údaje sa prenášajú plynulo bez potreby ďalších zásahov človeka nad rámec počiatočného spúšťača v ATS. Tento typ podpory pracovných tokov zbavuje odborníkov v oblasti ľudských zdrojov veľkej časti transakčných a administratívnych povinností, ktoré boli tradične súčasťou funkcie ľudských zdrojov, a poskytuje spoločnosti HR možnosť stať sa strategickými obchodnými partnermi a podporovať rozhodovanie v organizácii.

Vďaka integrácii systémov a ďalších údajov majú odborníci v oblasti HRIS potenciál vytvárať a vytvárať zmysluplné metriky a poskytovať komplexnú podporu pri rozhodovaní. Integráciou kompenzácií, trhu práce a času potrebného na vyplnenie údajov o náborových činnostiach môže byť HR schopné identifikovať položky, ktoré je možné podniknúť, aby zlepšili nábor a / alebo správu náhrad. Na ilustráciu tohto bodu je uvedený nasledujúci príklad náboru sestier:

Príklad náboru sestry

Celkový priemerný čas na vyplnenie voľných pracovných miest v ABC Medical Center je 40 dní. Priemerný čas na obsadenie ošetrovateľských pozícií je však 70 dní. Niektorí môžu namietať, že existuje nedostatok ošetrovateľstva, ktorý vedie k dlhšiemu času na doplnenie postavy. Kombináciou údajov však zručný odborník v oblasti HRIS zistí, že keď personalisti inzerujú voľné pracovné miesta pomocou 75. percentilu referenčného platu na trhu, čas na vyplnenie sa znížil na 50 dní…

… v porovnaní s dobami, kedy bola použitá štandardná filozofia kompenzácie spoločnosti a doba na vyplnenie bola v priemere 80 dní. S týmito informáciami môže vedenie rozhodnúť o zmene filozofie kompenzácie ABC Medical Center, pokiaľ ide o zdravotné sestry. V tomto zjednodušujúcom príklade boli údaje extrahované z hlavných systémov HRIS, ATS a trhu práce a boli použité pri rozhodovaní, ktoré má vplyv na rozpočet organizácie. Integrácia dát dáva organizácii schopnosť porozumieť meniacim sa podmienkam a uvedomiť si ich vplyv v priebehu času - alebo okamžite - na zmenu.

Výhody integrácie údajov

Existuje niekoľko dôvodov, prečo by sa organizácia rozhodla integrovať externé údaje do základného HRIS. Ako je vysvetlené v príklade vyššie, integrované údaje umožňujú vedúcim pracovníkom získať analytiku v správnom čase, ako aj ad hoc vykazovanie. Vďaka integrácii súborov údajov vytvára HRIS hodnotu pri sprístupňovaní možností hlásenia na jednom mieste. V prípade plánovania kompenzácií môžu integrované systémy obsahovať smernice o zásluhách založené na umiestnení a v rámci príslušného platového rozpätia na základe hodnotení výkonnosti. Týmto spôsobom integrácia dát eliminuje potrebu manažérov interpretovať zložitú maticu a znižuje pravdepodobnosť chýb na základe manuálnych výpočtov a interpretácie politík. Plánovanie kompenzácií, ktoré sa nevykonáva pomocou integrovaného systému v reálnom čase, je navyše časovo náročné a nákladné.V samoobslužnom prieskume z roku 2002 HR spoločnosť Cedar Group odhadla, že v Severnej Amerike zaznamenali spoločnosti pomocou automatizovaného systému plánovania kompenzácií úspory 5,29 USD na priemernú transakciu (Wright, 2004). Ak je toto číslo pravdivé, aj malé a stredné spoločnosti môžu získať z integrácie údajov a automatizácie plánovania kompenzácií, aby vytvorili tento druh samoobslužnej aplikácie pre manažérov.

Integrovaný HRIS tiež zaisťuje bezproblémové dodržiavanie federálnych správ. Pre organizácie, od ktorých sa vyžaduje, aby hlásili údaje každý rok, môže byť úsilie pri zhromažďovaní údajov zdĺhavé a časovo náročné. S integrovaným systémom, ktorý sleduje napríklad požadované školenie, je možné ľahko manipulovať a vytvárať tak štandardné správy Spoločnej komisie. To isté platí pre hlásenia EEO-1 a Vets-100. Okrem plánovaného súladu integrované systémy umožňujú organizáciám poskytovať včasné odpovede audítorom a produkovať údaje na vykonávanie vlastných auditov. Integrácia údajov zo samoobslužných webových platforiem zamestnancov tiež zvyšuje efektivitu a znižuje počet chýb tým, že zamestnanci musia zadávať svoje vlastné údaje do HRIS.

Výzvy, ktoré je potrebné zvážiť

Integrácia externých údajov nie je všetko pozitívna a určite prináša organizácii rad výziev, ktoré je potrebné zvážiť. Integrácia údajov a systémov je nákladná a často si vyžaduje riešenia alebo opravy, ktoré poskytnú údaje užitočné pre podporu rozhodovania. Ak si organizácia želá integrovať domáci systém so systémom dodávateľa alebo integrovať dva alebo viac systémov dodávateľa, bude potrebný odborník HRIS s technickými znalosťami protokolov a programovacích jazykov na zdieľanie údajov medzi systémami (Kavanagh a Johnson, 2018). Ak tento programátor v súčasnosti nie je súčasťou zamestnancov organizácie, vedúci HRIS bude musieť do rozpočtu na ďalšiu pozíciu. Zatiaľ čo vysoko integračný HRIS môže poskytovať väčšiu efektívnosť prostredníctvom využívania samoobslužných služieb pre uchádzačov, zamestnancov a manažérov,niektorí tvrdia, že tieto systémy môžu preniesť prácu z HR na manažérov a zamestnancov, čím preťažia líniových manažérov a líniových zamestnancov. Hovorí sa o tom, že má dlhodobý efekt zníženie celkovej produktivity v organizáciách. Systém výhod nemusí byť dobre prijatý zamestnancami, ktorí majú pocit, že pri rozhodovaní potrebujú ďalšiu podporu (Stone, et al. 2015). Niektorí zamestnanci navyše nemusia byť spokojní s používaním technológií a môžu uprednostniť papierové formuláre pred vstupom do počítača.niektorým zamestnancom nemusí byť používanie technológie vyhovujúce a môžu uprednostniť papierové formuláre pred vstupom do počítača.niektorým zamestnancom nemusí byť používanie technológie vyhovujúce a môžu uprednostniť papierové formuláre pred vstupom do počítača.

Ďalšou dôležitou výzvou, ktorú je potrebné zohľadniť, je flexibilita systému - ktorá je rozhodujúca pre úspešnosť integrácie údajov. Na príklade automatizácie kompenzácií sa plány kompenzácií časom menia a HRIS musí byť schopný tieto zmeny držať. Zmeny môžu zahŕňať oprávnenosť, obchodné pravidlá (napr. Sumy minimálneho a maximálneho zvýšenia), rozpočty, pokyny, dátumy prístupu, výpočty a dokonca aj prezentácie na obrazovke. Na zabezpečenie flexibility pri typických zmenách programu je potrebné pridať alebo odstrániť komponenty základnej mzdy, bonusové plány alebo akciové plány (Wright, 2004). Systémy musia tiež poskytovať flexibilitu nevyhnutnú na prispôsobenie sa meniacim sa potrebám súvisiacim s dodržiavaním predpisov. Napríklad plánovanie kompenzácií pre zamestnancov, ktorí sú oslobodení od dane, a zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení od dane, sa môžu riadiť rôznymi pokynmi.Integrácia údajov o kompenzáciách môže tiež poskytnúť manažérom príznaky naznačujúce potenciálne problémy s dodržiavaním predpisov - napríklad ukazovatele pre ženy a zamestnancov menšín, keď ich platy klesnú pod podobne kvalifikovaných mužov a zamestnancov. Implementácia tohto typu príznaku môže byť komplikovaná, pretože vyžaduje, aby systém získaval údaje z niekoľkých rôznych systémov (základné HRIS, ATS, údaje o mzdových trhoch), uplatňoval výpočty (pomer zamestnancov na základe hodinovej sadzby alebo ročného platu v závislosti od stavu FLSA), a vydať manažérovi indikátor alebo príznak na základe podnikovej definície toho, čo predstavuje položku vyžadujúcu kontrolu (Wright 2004).Implementácia tohto typu príznaku môže byť komplikovaná, pretože vyžaduje, aby systém získaval údaje z niekoľkých rôznych systémov (základné HRIS, ATS, údaje o mzdových trhoch), uplatňoval výpočty (pomer zamestnancov na základe hodinovej sadzby alebo ročného platu v závislosti od stavu FLSA), a vydať manažérovi indikátor alebo príznak na základe podnikovej definície toho, čo predstavuje položku vyžadujúcu kontrolu (Wright 2004).Implementácia tohto typu príznaku môže byť komplikovaná, pretože vyžaduje, aby systém získaval údaje z niekoľkých rôznych systémov (základné HRIS, ATS, údaje o mzdových trhoch), uplatňoval výpočty (pomer zamestnancov na základe hodinovej sadzby alebo ročného platu v závislosti od stavu FLSA), a vydať manažérovi indikátor alebo príznak na základe podnikovej definície toho, čo predstavuje položku vyžadujúcu kontrolu (Wright 2004).

Osvedčené postupy na integráciu údajov

Wright (2004) ponúka osem návrhov, ktoré je potrebné dodržať pri integrácii údajov a pri ich použití na automatizáciu plánovania kompenzácie. Návrhy sú uplatniteľné vo všetkých HR funkciách a odborníci na HRIS by mali brať ohľad na odporúčania.

Dôsledne plánujte. Integrácia dát by nemala byť rozhodnutím na poslednú chvíľu alebo dodatočnou úvahou. Údaje zo všetkých systémov zapojených do prepojenia musia byť mapované, aby sa zabezpečila kompatibilita súborov údajov s prenosom.
Funkčnosť by sa mala postupne zavádzať. Odporúča sa, aby sa organizácie nepokúšali robiť príliš veľa vecí príliš rýchlo. Postupným implementovaním si organizácie dávajú príležitosť reagovať na výzvy a v prípade potreby presmerovať zdroje.
Je dôležité skúmať a dodržiavať najlepšie postupy špecifické pre dané odvetvie. Potreby zdravotníckeho zariadenia by sa pravdepodobne značne líšili od potrieb výrobcu. Pre potreby integrácie dát neexistuje univerzálne riešenie a odborníci HRIS by si to mali uvedomiť už pri začatí projektu.
HR by mali skontrolovať frekvenciu výnimiek z obchodných pravidiel a určiť, či má byť novo integrovaný systém nakonfigurovaný tak, aby vyhovoval týmto výnimkám.
Organizácie by mali zvážiť dôsledky výpočtov založených na zaokrúhľovaní. Tento tip je špecifický pre údaje o kompenzácii, ale je potrebné ho zvážiť. Ak budú údaje zaokrúhlené, môže to mať neočakávaný dopad na rozpočet a narušiť rozpočtové prognózy. Zdá sa to ako malá záležitosť, časom by sa to mohlo ukázať ako nákladné.
Overte požadované údaje v základnom HRIS a v prípade potreby naplánujte čas na implementáciu plánovaného čistenia údajov.
Wright zdôrazňuje potrebu otestovať akékoľvek úpravy systému skôr, ako budú zverejnené. Je dôležité, aby sa v systéme testovali všetky možné scenáre, aby sa zabezpečilo, že je neporušená bezpečnosť a že integrovaný systém funguje podľa očakávania.
A nakoniec ôsme odporúčanie je naplánovať komunikáciu riadenia zmien. Hovorí sa, že implementácie HRIS zlyhávajú nie kvôli problémom s hardvérom alebo softvérom, ale kvôli lídrovi zmeny a ľudským a organizačným problémom súvisiacim so zmenou (Kavanagh a Johnson, 2015).

Na záver možno povedať, že integrácia externých údajov má niekoľko výhod. Integrácia dát umožňuje lepšiu podporu rozhodovania a metriku. Aj keď sa efektívnosť nakoniec dosiahne, s integráciou údajov sú spojené počiatočné náklady, ktoré musia odborníci v oblasti HRIS zodpovedať. Niektorí zamestnanci a manažéri môžu byť navyše odolní voči využívaniu samoobslužných funkcií, od ktorých závisia integrované údaje. Ak lídri použijú efektívne metódy riadenia zmien a budú podľa toho plánovať zdroje, integrácia dát bude mať pravdepodobne pozitívny dopad na funkciu ľudských zdrojov a celkovo na podnikanie.

Zdroje:

Integrácia HRIS s globálnymi mzdami - štyri kľúče k úspechu. (2017, 6. októbra). Získané 24. februára 2018, z

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Informačné systémy o ľudských zdrojoch (4. vydanie). Los Angeles, Kalifornia: Mudrc.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Vplyv technológie na budúcnosť riadenia ľudských zdrojov. Recenzia pre správu ľudských zdrojov, 25 (Správa ľudských zdrojov: minulosť, súčasnosť a budúcnosť - zväzok 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Neuspokojte sa s menej: Globálne kompenzačné programy potrebujú globálne kompenzačné nástroje. Prehľad plánu zamestnaneckých výhod, 58 (9), 14.