Správa rozpočtov: pochopte, ako porovnávať výkony s rozpočtami

Správa peňazí je veľmi dôležitou súčasťou každého obchodného a osobného života a pomáha efektívnejšie a efektívnejšie mať kontrolu nad peniazmi. Rozpočty sú finančné nástroje pre podnikanie a správy o výkonnosti sú posúdeniami úloh alebo projektov v podnikateľskom prostredí. Správy o výkonnosti pomáhajú pri identifikácii alebo sledovaní odchýlok v rozpočtoch; napríklad kde sa míňali peniaze a odkiaľ sa generovali príjmy. Správy o výkonnosti môžu obsahovať aj iné informácie ako financie; napríklad požiadavka na nové vybavenie, inventár, personál atď.

3: Pochopte, ako vykazovať výkonnosť oproti rozpočtom

Tento článok reaguje na jednotku NVQ úrovne 4 „Správa rozpočtov“ a má kreditnú hodnotu „5“.

Pre lepšie pochopenie účelu rozpočtu, ktorý je prvou časťou tejto jednotky, kliknite na odkaz nižšie

Spravujte rozpočty - pochopte účel rozpočtov

Podrobné informácie o tom, ako spravovať rozpočty, ktorá je druhou časťou tejto jednotky, nájdete na nasledujúcom odkaze

Správa rozpočtov - Pochopte, ako spravovať rozpočty

3.1 Vysvetlite účel a výhody vykazovania informácií o výkonnosti oproti rozpočtu

Aby bolo možné vykazovať informácie o výkonnosti oproti rozpočtu, je potrebné sledovať, či odhadované rozpočty idú dobre so skutočnými výsledkami, ktoré sa dosahujú. Držiteľ rozpočtu alebo rozpočtový manažér je zodpovedný za dôkladné sledovanie všetkých týchto skutočností a údajov. Povinnosťou ostatných zapojených zamestnancov je tiež poskytovať manažérovi presné informácie v závislosti od ich vlastnej zodpovednosti. Na oplátku musia manažéri poskytnúť spätnú väzbu k výkonu a tiež poskytnúť návrhy a rady týkajúce sa akýchkoľvek plánovaných akcií alebo variácií.

Hlásenie informácií o výkonnosti je proces, pri ktorom sa zhromažďujú všetky údaje úplne od základov a vyvíjajú sa informácie o výkonnosti, ktoré objasňujú podrobnosti o tom, ako sa využívajú zdroje a ako sa dosahujú ciele.

Účelom a výhodami vykazovania informácií o výkonnosti oproti rozpočtu sú:

• To zvyšuje efektivitu finančných výkazov
• To pomáha skúmať všetky riziká alebo odhad budúcich rizík a vyhliadky
• Pomáha identifikovať a porovnať výkonnosť medzi súčasným a minulým finančným rokom a vypracovať odhad budúcich rozpočtových postupov.
• Pomáha pri identifikácii rozdielov v rozpočte a dosiahnutých výsledkoch. Ďalej pomáha pri plánovaní a stanovovaní cieľov pre budúce výkony. Odchýlky, ak sú priaznivé, znamenajú dobrý výkon, zatiaľ čo odchýlky, ktoré nie sú priaznivé, znamenajú slabý výkon.

• Pomáha pri znižovaní nákladov a zvyšovaní zisku - v podstate pri kontrole výdavkov.
• Prebytočné peniaze z rozpočtu možno použiť na rozšírenie alebo rozvoj podnikania. Tu zohrávajú dobrú úlohu správy o výkone.
• Pomáha pri plánovaní ďalších krokov, ktoré je potrebné vykonať, aby sa úloha mohla dokončiť.
• Pomáha pri vypĺňaní prognóz pre všetky budúce potenciálne projekty, potrebu opatrení manažmentu alebo zmien v politikách a postupoch

• Pomáha pri identifikácii chýb v akomkoľvek okamihu skutočnej úlohy alebo projektu alebo čohokoľvek, čo súvisí s podnikaním
• Pomáha pri rozhodovaní, či sú rozpočet a výdavky primerané.
• Pomáha určiť, kto a za čo sa zodpovedá, a odráža to aj finančné plány
• Pomáha pri odstraňovaní problémov, ktoré si vyžadujú prijatie potrebných opatrení, a to skôr, ako sa problém vymkne spod kontroly.

3.2 Vysvetlite, ako skontrolovať presnosť výpočtov rozpočtu.

Presnosť rozpočtu je veľmi dôležitá zručnosť pri riadení spoločnosti alebo organizácie. Rozdiely v rozpočte od toho, ktorý sa predpovedá, môžu viesť k výpadkom a vystaviť spoločnosť riziku. Ak bude niekto celý rozpočtový proces dôkladný, potom si pravdepodobne vytvorí presnejší rozpočet.

Ako je možné skontrolovať presnosť výpočtov rozpočtu? Pozrime sa na niekoľko spôsobov, ako to urobiť!

• Vždy sa uistite, že každá položka výdavkov a výnosov súvisiacich s podnikaním je zahrnutá do rozpočtu; napríklad aj menšie položky, ako sú malé účty, každodenné malé výdavky atď.
• Skontrolujte, či ste v procese rozpočtovania pridali všetky informácie týkajúce sa každodenného chodu firmy; aj menšie úlohy a ich výdavky
• Pri odhadovaní nákladov vždy vychádzajte z realistických predpokladov; to sa dá dosiahnuť dôkladným výskumom tejto konkrétnej položky rozpočtu. Mali by ste byť schopní vysvetliť svoj predpoklad spolu s logickým uvažovaním.

• Nerozhodujte sami o odhadoch; radšej berte informácie a nápady od všetkých zúčastnených členov organizácie. Takto je vysoko nepravdepodobné, že by sa odchýlka odchýlila.
• Vždy majte nejaké ďalšie prostriedky na pokrytie odchýlok, čo pomôže obchodnej funkcii v rámci prideleného rozpočtu, čím sa zabráni odchýlkam od presnosti
• Pozrieť sa na každý riadok rozpočtovej položky, ako sú náklady na školenie, dary, zbierky, stacionárne atď., A odhadovať s maximálnou opatrnosťou. Stručne povedané, vymenujte VŠETKY príjmy a výdavky.
• Kategorizujte položky, aby bolo jednoduchšie skontrolovať každú úlohu alebo cieľ, či majú k dispozícii podrobnosti o rozpočte. Napríklad výdavky na školenie, výdavky na plat zamestnancov, výdavky na rekonštrukcie, dopravu, právne služby, poistenie atď. Urobte tak pre príjmy, ako aj pre výdavky.

• Pridajte čo najviac podrobností, aby ste mali presný údaj.
• Vykonajte odhad súčtu, odhad jednotlivých položiek a sčítajte ich, aby ste získali súčet; oba by sa mali zhodovať; napríklad nájdete medzisúčty kategórií a súčty medzisúčtov; nájsť celkový súčet všetkých položiek. Celkový súčet by sa mal rovnať súčtu medzisúčtov.
• Majte štandardný formát, v ktorom uvediete zoznam svojich rozpočtových položiek a urobíte výpočty. Súčty vypočítajte pomocou vzorcov a tiež ručne. Výpočty s dvojitou / trojitou kontrolou vždy.

• Robte kontrolné zoznamy a pomáhajte ostatným pri kontrole presnosti položiek, odhadov a výpočtov.
• Zapíšte si sumy / náklady pre každú jednotlivú položku
• Buďte pripravení odpovedať na všetky otázky alebo pochybnosti, ktoré môžu vyplynúť z rozpočtu. Pridajte poznámky a komentáre, kedykoľvek je to potrebné, pretože to ušetrí čas na zodpovedanie otázok, urobí rozpočet prehľadnejším a transparentnejším. Prečítajte si predchádzajúci rozpočet a finančné výkazy a porovnajte ich.
• Pred dokončením získajte spätnú väzbu, nielen od jednej osoby, ale zapojte dostatočný počet kvalifikovaných a skúsených ľudí. Napríklad ľudia z finančného oddelenia, účtovníci, projektový tím, riaditeľ, predstavenstvo atď.

3.3 Vysvetlite účel a výhody zaznamenávania informácií, ktoré pomôžu pri budúcej príprave rozpočtov

Keď pripravujete rozpočet na konkrétny rok, uchovávajte si záznamy o všetkých informáciách, ktoré ste použili pri zostavovaní rozpočtu, vrátane poznámok, komentárov, vyhlásení a dokumentácie, ktoré pomôžu budúcemu rozpočtu organizácie alebo podniku.

Účelom a výhodami tohto postupu sú:

• Pomáha koordinovať proces rozpočtovania v rámci rôznych funkčných oblastí a integrovať ich na účely organizácie. Viete, že máte plány a materiály pripravené na nasledujúci finančný rok pripravené skôr, ako začať veci od nuly.
• Pomáha vám naučiť sa a vyhnúť sa chybám z toho, čo ste sa naučili a zažili v minulom roku.
• Máte motiváciu a proces sa stáva oveľa jednoduchším. Na rozpočet sa nepozeráte ako na hektickú úlohu, ale skôr to robte s motiváciou. Zvyšuje spokojnosť s prácou.

• Pomáha s neustálym zlepšovaním, pomáha vám vyhnúť sa chybám z minulosti a prijať alternatívne opatrenia na dosiahnutie lepších výsledkov.
• Pomáha zlepšovať výkonnosť oddelení a organizácie ako celku. Máte základné informácie v ruke a viete, kde hľadať zdroje a ako ich rozumne minúť.
• Máte lepšie pochopenie sledovanie, kontrolu a hodnotenie rozpočtov. Môžete tiež vylepšiť prehľady výkonnosti a určite uvidíte obrovský rozdiel v zostavovaní rozpočtu a prehľadoch výkonnosti.
• Znižuje neistoty vo väčšine oblastí, obmedzuje prípadné konflikty a zlepšuje rozhodovanie.

• Pomáha vám sústrediť sa a sledovať, akým smerom sa bude spoločnosť uberať. Môžete si pokojne posedieť a skontrolovať výkony a faktory, ktoré prispievajú alebo ovplyvňujú rast firmy
• Pomáha vám sústrediť sa skôr na budúcnosť podniku, než len na súčasné situácie a výkony.

Dúfam, že ste tu našli informácie užitočné a zaujímavé. Neváhajte a podeľte sa o svoje myšlienky a skúsenosti.

Ďakujem, že ste sa zastavili. Všetko najlepšie.

Livingsta.