Obsah:
Keď návštevníci prídu do podnikateľského prostredia, mali by sa s nimi zdvorilo pozdraviť a privítať.
Foto Helena Lopes na Unsplash
Keď sa stretávate a zdravíte návštevníkov / zákazníkov v obchodnom prostredí, máte prvých pár sekúnd na vytvorenie dobrého dojmu, ktorý bude mať dlhodobý dopad.
Návštevníci prichádzajú do podnikateľského prostredia z rôznych dôvodov; mohli by to byť zákazníci (súčasní alebo noví), zástupcovia, dodávatelia, obchodní partneri, ľudia z rôznych oddelení / oblastí / organizácií atď.
Prvý kontaktný bod s návštevníkom závisí od štruktúry organizácie. V kancelárskom alebo priemyselnom prostredí je pravdepodobné, že bude mať recepciu, kde bude ako prvý kontaktný bod administratívny pracovník recepcie, zatiaľ čo v prostredí maloobchodu môže byť prvým kontaktným miestom akýkoľvek personál.
Pri stretávaní a vítaní zákazníkov je potrebné mať na pamäti rôzne veci. Ak ste si vedomí a máte dobré vedomosti o obchodných praktikách, politikách, predpisoch, právnych predpisoch a najdôležitejších medziľudských a komunikačných schopnostiach, budete môcť vytvoriť prvý najlepší dojem.
Obsah tu vychádza z jednotky NVQ úrovne 2 v odbore podnikania a administratívy a táto jednotka má kreditnú hodnotu 3. Budeme diskutovať o rôznych postupoch, ktoré je potrebné dodržať, a očakáva sa, že pohostinstvo, ktoré človek ponúkne pri stretnutí, pozdravení a vítanie návštevníkov v podnikateľskom prostredí.
Táto jednotka má dve časti. Prvá časť sa bude hodnotiť na základe vedomostí a porozumenia, ktoré má uchádzač o postupoch pri stretnutí a vítaní návštevníkov, a druhá časť sa bude hodnotiť na základe výkonnosti kandidáta; tj pozorovaním, osobnými výpoveďami, svedeckými výpoveďami atď. Obe časti možno hodnotiť aj prostredníctvom výsluchov a odborných diskusií.
1. Pochopte postupy pri stretnutí a vítaní návštevníkov
1.1. Popíšte rôzne dôvody návštevy ľudí v podniku, ich požiadavky a spôsob, akým môžu byť uspokojené ich potreby
Vzhľadom na obchodné prostredie a typ podnikania možno očakávať, že návštevníci z rôznych dôvodov navštívia obchodné priestory. Organizácia je zodpovedná za to, aby sa návštevníci cítili vítaní, splnili ich požiadavky a potreby a poskytli im informácie a služby spojené s návštevou.
Ľudia, ktorí môžu navštíviť obchodnú prevádzku, majú rôzne dôvody:
- Dotazy týkajúce sa produktov a služieb
- Porozprávajte sa s členom personálu o existujúcich službách
- Sťažnosti
- Marketing
- Rôzne stretnutia, medzi ktoré patria zasadnutia správnej rady / výboru, stretnutia s vážnymi problémami, skupinové diskusie atď
- Zbierky a dodávky
- Opravy a údržba
- Audity
Rôzne požiadavky na návštevníkov navštevujúcich firmy môžu byť:
- Zadajte správnu adresu vrátane poštových smerovacích čísel a tiež orientačných bodov, ak existujú.
- Parkovacie zariadenia - zabezpečte, aby bolo v primeranej vzdialenosti dostatok parkovacích miest a tiež aby boli k dispozícii parkovacie miesta pre zdravotne postihnutých
- Niektorí klienti môžu mať špeciálne potreby, a teda vybavenie týkajúce sa typu zákazníkov alebo návštevníkov, o ktorých organizácia predpokladá, že budú musieť byť na mieste.
- Viditeľné značky, ktoré dovedú návštevníkov do správnej oblasti bez akýchkoľvek zmätkov. Značky musia byť tiež profesionálne. Skontrolujte, či sú vchody jasné, čisté a ústretové a či odrážajú podstatu podnikania.
- Uistite sa, že je na recepcii niekto, kto ho môže pozdraviť a privítať, či je v ňom dostatok miesta na sedenie, toalety, brožúry, časopisy, časopisy atď.
Rôzne spôsoby, ako možno uspokojiť potreby návštevníkov navštevujúcich firmy, sú:
- Vždy, keď je to potrebné, majte vždy ľahko prístupné oblasti recepcie so smerovými značkami a ďalšími informáciami.
- Vchod by mal byť čistý a čistý, pretože odráža organizáciu.
- Mali by byť k dispozícii všetky základné potreby a vybavenie - parkovisko, sedenie, toalety, noviny / časopisy v čakárni, pitná voda.
- Buďte pripravení odpovedať na akékoľvek otázky týkajúce sa podnikania, ak je to možné, poskytnite letáky / brožúry alebo iné informačné zdroje.
- Prístupné oblasti pre návštevníkov musia zodpovedať normám ochrany zdravia a bezpečnosti.
1.2 Vysvetlite účel rýchleho a zdvorilého jednania s návštevníkmi
Keď návštevníci prídu do podnikateľského prostredia, mali by sa s nimi zdvorilo pozdraviť a privítať. Ak organizácia podáva niečo na jedenie alebo pitie, opýtajte sa ich, či by si niečo chceli dať, ak nie, môžete sa opýtať, či by si chceli dať trochu vody. Každého návštevníka čo najskôr vyjednajte a na jeho otázky reagujte pohotovo a zdvorilo.
Môžu byť obdobia, kedy je na recepcii rušno a návštevníci si musia nejaký čas počkať. Určite sa ospravedlňte za meškanie a poďakujte im za čakanie.
Účelom rýchleho a zdvorilého jednania s návštevníkmi je:
- Návštevníci budú vedieť, že sú rešpektovaní, majú dôležitý význam a spoločnosť ich tiež považuje za dôležité.
- Návštevníci si na oplátku zachovajú profesionálny prístup a správanie.
- Návštevníci budú spoločnosti dôverovať a budú mať tiež dobrú poznámku a dojem o organizácii.
- Každý zamestnanec a jeho správanie bude odrazom organizácie, a preto pohotová a zdvorilá odpoveď nechá dobrý obraz organizácie.
- Návštevníci odporúčajú túto organizáciu ostatným a šíria dobré slovo. Túto organizáciu budú využívať aj v budúcnosti.
1.3 Vysvetlite účel prezentácie pozitívneho obrazu seba a organizácie
Keď návštevníci navštívia podnikateľské prostredie, ich prvým kontaktným bodom bude osoba na recepcii (väčšina organizácií ju má) alebo prinajmenšom osoba, ktorá sa stretáva a zdraví. Ako všetci vieme, prvý dojem vždy urobí rozdiel, a preto je veľmi dôležité prezentovať pozitívny obraz o vás a organizácii. Oblečte sa a úhľadne sa prezentujte. Držte sa obliekania organizácie. Usmievajte sa, udržiavajte očný kontakt, počúvajte, buďte pozitívni a snažte sa, aby ste im pomohli s ich otázkami.
Účelom tohto postupu je:
- V tom konkrétnom okamihu zastupujete organizáciu pre návštevníka. Vaše správanie a prístup sa teda prejavia na organizácii ako celku. Vy a organizácia budete hodnotení alebo hodnotení na základe vášho prístupu a služieb.
- Vytvára u návštevníka pocit dôvery.
- Návštevníci majú z organizácie pozitívny dojem.
- Pomáha budovať dôveru medzi organizáciou a jej zákazníkmi a zamestnancami.
- Priláka kvalitných klientov, ktorí zlepšia podnikanie pre organizáciu, čím sa zvýši zisk organizácie.
1.4 Vysvetlite účel dodržiavania zdravotných, bezpečnostných a bezpečnostných postupov pri jednaní s návštevníkmi, vrátane vlastných zodpovedností
V každej organizácii sú zavedené rôzne postupy ochrany zdravia a bezpečnosti. Tieto postupy musia zamestnanci vždy zodpovedne dodržiavať, čo zahŕňa aj rokovania s návštevníkmi.
nioh.ac.za
Účelom týchto postupov je:
- Udržiavať organizáciu a jej prostredie bezpečnejším miestom pre návštevy a prácu
- Mať všetky požadované prostriedky prvej pomoci v primeraných požiadavkách.
- Prevencia zdravotných rizík pre zamestnancov a návštevníkov.
- Zaistiť, aby boli stroje a všetky prístroje alebo zariadenia, ktoré pracujú v priestoroch organizácie, bezpečne používané.
- Pomáhať pri prijímaní preventívnych opatrení alebo príprave havarijných plánov podľa potreby.
- Zaznamenávať a hlásiť nehody, zranenia a akékoľvek ďalšie problémy týkajúce sa bezpečnosti a ochrany zdravia.
- Zaistiť, aby boli pracovné postupy bezpečné a aby boli implementované a dodržiavané opatrenia na zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.
- Podlahy, schody a ďalšie oblasti musia byť bezpečné
- Potvrdiť, že ak sa nebezpečné materiály, ak sú použité, skladujú bezpečným spôsobom, na bezpečnom mieste a že sa s nimi manipuluje a používa sa bezpečným spôsobom, pretože tieto môžu mnohými spôsobmi spôsobiť ujmu.
- Uistite sa, že je v priestoroch, kde majú prístup návštevníci a kde pracujú zamestnanci, správne vetranie
- Udržiavať teplotu pracovných a návštevných priestorov na primeranej úrovni a tiež to, aby boli toalety, umyvárne a toalety v dobrom stave, aby ich návštevníci mohli bez problémov a bez námahy používať.
- Hosťujúce a pracovné oblasti musia byť bez horľavých materiálov, výbušných materiálov a iných škodlivých rádioaktívnych materiálov.
- Aby sa predišlo nehodám, musí byť obrovské množstvo strojov a prístrojov chránené pred navštevovanými oblasťami
- Na požadovaných miestach je potrebné umiestniť výstražné značky.
- Uistite sa, že v nich nie sú žiadne vlečné drôty a zabráňte zdravotným a bezpečnostným rizikám
- Ak na pracovisku používate akékoľvek vybavenie, absolvujte náležité školenie a dodržiavajte zásady bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci a postupy pri nehodách.
- Z dôvodu zaistenia bezpečnosti sa uistite, že ste zaznamenali návštevníkov podľa organizačných postupov.
Dúfam, že ste tu našli informácie užitočné a zaujímavé. Neváhajte a podeľte sa o svoje myšlienky a skúsenosti.
Ďakujem, že ste sa zastavili.
Livingsta.
Dobrá poznámka pre kandidátov na NVQ: Je to len informatívne a nereprodukujte ich. Pri zapisovaní svojich jednotiek sa tiež obráťte na svoje podnikateľské prostredie a popis práce. Všetko najlepšie!