Nvq úroveň 3: práca v obchodnom prostredí

Práca v podnikateľskom prostredí je skupina A, povinná jednotka s tromi kreditmi pre národný diplom odbornej úrovne 3 v odbore obchod a administratíva, ponúkaný v Anglicku, Walese a Severnom Írsku. Tento modul pomáha uchádzačovi dosiahnuť dôkladné pochopenie medziľudskej dynamiky, bezpečnosti na pracovisku, efektívnosti, udržateľnosti a bezpečnosti.

Tento článok sa bude venovať každému z výstupov modulu, vysvetlí, čo to znamená a ako ich dosiahnuť. Pomôže vám to pochopiť, čo sa od kandidátov všeobecne očakáva, že napíšu. Pri príprave vlastného portfólia budete musieť v závislosti na konkrétnom zamestnaní upraviť, čo je tu napísané, pre svoju prácu a organizáciu.

Ako používať túto stránku

Tento článok sa týka jednotky 303 pre diplom NVQ úrovne 3 v odbore obchod a správa, ktorá sa zaoberá prvkami komunikácie na pracovisku.

Táto príručka je informatívna a má vás sprevádzať procesom zostavovania vlastného portfólia. Nekopírujte sem priamo svoj súbor, pretože váš súbor musí byť prispôsobený špecifikám vašej práce a organizácie. Priame kopírovanie jazyka z tohto článku je nielen nepoctivé, ale aj to oslabí váš súbor.

Výsledok 1: Pochopte účel a výhody rešpektovania a podpory ostatných ľudí pri práci

1.1 Vysvetlite účel podpory iných ľudí pri práci

Tímová práca prispieva k celkovému úspechu organizácie. Ako jednotlivec by ste mali zvážiť, ako vaše kroky pomáhajú alebo bránia cieľom vášho tímu. Podobne má váš tím úlohu ako súčasť oddelenia alebo celkových cieľov spoločnosti. Jednotlivci v tíme sa musia navzájom podporovať a vidieť prácu toho druhého ako svoju vlastnú.

Tímová práca má veľa výhod:

• Môže to byť prínosnejšie ako samostatná práca, pretože úspech sa zdieľa a zosilňuje v skupine.
• Keď sa členovia tímu navzájom podporujú, všetko sa deje rýchlejšie.
• Ak bojujete s konkrétnou úlohou, môžete požiadať o pomoc spolupracovníka a naopak.
• Pocit spoločnej zodpovednosti povzbudí ľudí, aby svoje úlohy brali vážne, aby nesklamali svojich kolegov.

1.2 Vysvetlite účel pomoci iným ľuďom pracovať efektívne a efektívne

Pomoc iným ľuďom pri práci zlepšuje produktivitu, vzťahy v kancelárii a morálku. Podporné a spolupracujúce pracoviská sú navyše efektívnejšie, pretože vzájomná spolupráca urýchľuje riešenie problémov a zaisťuje dodržiavanie termínov.

Práca s inými jednotlivcami vám pomáha:

• Efektívnejšie komunikujte a naučte sa rešpektovať ostatných.
• Zdieľajte pracovné ciele, zámery, priority a zodpovednosti.
• Pracujte tak, aby ste čo najlepšie využili svoje konkrétne schopnosti a umožnili členom tímu špecializovať sa na ich osobné silné stránky.
• Riešte problémy rýchlejšie a efektívnejšie.
• Vykonajte prácu včas a v rámci rozpočtu.
• Prijímajte a poskytujte spätnú väzbu a pomáhajte tak všetkým v tíme zlepšovať sa.

Tento prvok tiež vyžaduje, aby ste pochopili účel spolupráce s inými organizáciami, napríklad s inou spoločnosťou alebo iným oddelením vo vašej spoločnosti. Spolupráca s inými organizáciami vám pomáha:

• Pochopte odlišnú pracovnú etiku a hodnoty a to, ako sa prispôsobiť rôznym očakávaniam.
• Naučte sa nové stratégie pre problémy podobné vašim.
• Oslovte nové služby alebo technológie.
• Zdieľajte informácie a vyhľadajte radu.

1.3 Vysvetlite, čo znamená rozmanitosť a prečo si ju treba vážiť

Oceňovať rozmanitosť v obchodnom prostredí znamená rešpektovať kolegov bez ohľadu na ich rasu, pohlavie, dedičstvo, zvyky, viery, sexualitu, fyzický vzhľad, duševné alebo fyzické schopnosti atď.

V dnešnom pracovnom svete musíme všetci pracovať s ľuďmi, ktorí sú od nás odlišní buď v pozadí, alebo vo viere. Nielenže by ste mali tolerovať také rozdiely, ale mali by ste pochopiť aj spôsoby, ktorými obohacujú organizáciu.

Rôznorodé pracoviská:

• Vystavte ľudí rôznym hodnotovým systémom, pracovnej etike a typom osobnosti a osvojte si nové spôsoby riešenia problémov.
• Obsahujú rôzne názory a názory a nútia každého, aby zdokonalil a upravil svoje vlastné postoje, pričom zohľadňuje stanoviská ostatných.
• Nájdite kreatívne riešenia problémov, pričom sa zapojte do rôznych uhlov pohľadu.

1.4 Náčrt prínosov diverzity pre organizáciu

Úspech organizácie závisí od jej schopnosti prijať rozmanitosť a uvedomiť si výhody.

Výhody rozmanitosti pracovísk:

• Získate rôzne riešenia problémov v prevádzke, získavaní zdrojov a prideľovaní zdrojov.
• Zamestnanci z rôznych prostredí prinášajú rôzne talenty, skúsenosti a výhľady.

Výskum ukazuje, že rozmanitosť nie je dobrá len z hľadiska medziľudských vzťahov, ale môže pridať skutočnú hodnotu pre podniky a prispieť k výsledku.

1.5 Vysvetlite, ako zaobchádzať s inými ľuďmi spôsobom, ktorý je citlivý na ich potreby

Toto je celkom jednoduché: zaobchádzajte s ostatnými tak, ako by ste chceli, aby sa s nimi zaobchádzalo, keby ste sa nachádzali v ich situácii. Správať sa k kolegom láskavo znamená:

• Byť empatický a súvisiaci s tým, ako sa niekto cíti.
• Pozorne a pozorne počúvam.
• Pýtať sa, čo ľudia potrebujú, a pokúsiť sa ich splniť.

Skúste si predstaviť seba v koži inej osoby a predstavte si, ako by ste sa cítili, keby ste nimi boli. Týmto spôsobom zvyčajne zistíte, ako by sa s touto osobou chcelo zaobchádzať. Ak máte pochybnosti, buďte maximálne láskaví a zdvorilí.

Bez ohľadu na to, čo robíte, budú niektorí ľudia dráždiví, frustrovaní alebo zlí a budete sa musieť naučiť, ako s nimi zaobchádzať. Zvážte nasledovné:

• Predtým, ako niekoho odsúdite, skúste mu dať výhodu pochybnosti. Môžete to byť práve vy, kto môže chybu, alebo môže mať niečo v ich osobnom živote, čo ich núti konať v práci.
• Snažte sa s nimi hovoriť častejšie a uvidíte, ako reagujú. Možno bude treba len lepšie sa spoznať.
• Ak zlyhajú iné možnosti, osvojte si postoj tolerantnej tolerancie a naďalej dávajte človeku prejav rešpektu, ktorý by ste si priali.

1.6 Vysvetlite, ako zaobchádzať s inými ľuďmi spôsobom, ktorý rešpektuje ich schopnosti, pôvod, hodnoty, zvyky a vieru

Aby ste mohli fungovať v práci a v osobnom živote, musíte neustále brať do úvahy názory a pocity ľudí.

Aby ste to dosiahli, musíte:

• Pochopte názory iných ľudí a to, odkiaľ pochádzajú. Spýtajte sa ich na to, prečo vidia veci tak, ako to vidia.
• Buďte citliví a diplomatickí. Skôr ako prehovoríte, porozmýšľajte a položte si otázku, či by to, čo sa chystáte povedať, niekoho neurazilo.
• Správajte sa ku všetkým dôstojne a s úctou.
• Berte do úvahy sociálne a kultúrne zázemie ostatných, a to ako spôsob, ako im lepšie porozumieť, ako aj zvýšiť taktnosť.
• Počas nezhôd počúvajte ostatných.

Rôzni ľudia budú mať rôzne hodnoty a priority a musíte si uvedomiť, ako váš jazyk a správanie na pracovisku rešpektujú túto rozmanitosť.

1.7 Popíšte spôsoby, ako je možné sa v práci učiť od ostatných

Učenie sa od ostatných je v podnikaní veľmi dôležité. Každý má svoje silné a slabé stránky, schopnosti a talent. Rôzni ľudia postupujú podľa rôznych stratégií pri riešení zložitých problémov. Mali by ste využiť každú príležitosť, aby ste sa učili od spolupracovníkov, aby ste si zdokonalili svoje schopnosti a naučili sa nové.

Tu je niekoľko spôsobov, ako sa môžete pri práci od ostatných naučiť:

• Venujte pozornosť tomu, ako vaši kolegovia konajú a reagujú v zložitých situáciách.
• Ak sa chcete naučiť, ako niečo robiť, požiadajte o ukážku.
• Ak máte ťažkosti alebo si nie ste istí, ako postupovať vpred, požiadajte o radu.
• Skúste v práci spoznať nových ľudí, ktorých môžete naučiť novým zručnostiam.
• Opýtajte sa na názory vašich kolegov na vašu prácu a požiadajte ich o kariérne poradenstvo.
• Sieť v kancelárii aj mimo nej.
• Budujte pozitívne vzťahy s kolegami a nadriadenými.
• Využívajte ľudí, ktorí dosahujú dobré výsledky, ako zdroj inšpirácie.

Výsledok 2: Pochopte, ako zachovať bezpečnosť a dôvernosť pri práci a vyrovnať sa s obavami

2.1 Náčrt účelu a výhod zachovania bezpečnosti a dôvernosti pri práci

• Informácie a bezpečnosť údajov znamenajú ochranu digitálneho materiálu a citlivých papierov pred neoprávneným prístupom. Počítačové systémy, v ktorých sú uložené údaje, by mali byť chránené. Informačná bezpečnosť zahŕňa právne požiadavky na ochranu súkromia aj obchodné štandardy.
• Siete sú chránené technológiou aj ľuďmi, ktorí ich používajú. Zistite, ktoré informácie na vašom pracovisku sú dôverné a kto k nim môže mať prístup. Nikdy nedávajte informácie niekomu, kto by nemal mať prístup.

• Údaje týkajúce sa náboru, odmeňovania a riadenia zamestnancov sú veľmi citlivé a dôverné. V nesprávnych rukách by sa tieto informácie mohli použiť na spáchanie podvodu alebo krádeže identity.
• Dôvernosť je znakom profesionality. Zamestnanci nesmú neoprávnene zverejňovať informácie o organizácii alebo o svojich spolupracovníkoch.

2.2 Základné požiadavky na bezpečnosť a dôvernosť informácií v organizácii

Dôvernosť a bezpečnosť informácií sú dôležité funkcie každej organizácie. Úniky informácií môžu viesť k právnym problémom alebo strate výnosov.

Požiadavky na bezpečnosť a dôvernosť sú:

• Všetky informácie by mali byť v skutočnej a pôvodnej podobe a nemali by byť nijakým spôsobom upravované alebo upravované čestným spôsobom.
• Organizácia by mala byť pripravená poskytnúť prístup k systémom, ktoré ukladajú, spracúvajú a dodávajú informácie správnym ľuďom v správnom čase.

Všetky spoločnosti by mali mať svoje vlastné zásady a postupy týkajúce sa bezpečnosti a dôvernosti a všetci zamestnanci musia dodržiavať tieto zásady a postupy. Zákon o ochrane údajov, zákon o ľudských právach a zákon o právach spotrebiteľa sa týka otázok dôvernosti a informácií na pracovisku.

2.3 Náčrt právnych požiadaviek na bezpečnosť a dôvernosť podľa požiadaviek

Každá organizácia by mala byť opatrná pri zaobchádzaní so svojimi údajmi.

Dátové informácie prúdiace do spoločnosti a z nej môžu byť v ktorejkoľvek z nasledujúcich foriem:

• E-maily
• Listy a príspevky
• Papierové šanóny
• Dokumentácia kurzu
• Slovné rozhovory
• Pamäťové karty a disky
• Počítačové súbory
• Odmietnuť a vyhodiť do koša

Nasledujúce materiály možno považovať za citlivé, pretože obsahujú ich osobné údaje:

• Životopis a životopisy
• Finančné informácie o zákazníkoch a zamestnancoch
• Informácie o zdraví
• Osobné informácie získané verbálnym rozhovorom
• Pomenovanie používateľov služieb počas školenia

Mali by ste poznať protokol vašej organizácie pre manipuláciu s citlivým materiálom. Niekoľko všeobecných pokynov:

• S dočasnými zamestnancami kancelárie, klientmi a návštevníkmi je dôležité to, čo je pre ich podnikanie nevyhnutné, a uistite sa, že dočasní zamestnanci poznajú politiku spoločnosti v oblasti dôvernosti.
• Pred vytiahnutím informácií z kancelárie, vrátane počítačov, pamäťových kariet a papierových dokumentov, premýšľajte.
• Ak je potrebné zverejniť informácie, odhaľte iba to, čo je nevyhnutne potrebné, a nič viac.
• Zaistite bezpečnú likvidáciu údajov a dokumentov.
• Ak máte obavy týkajúce sa bezpečnosti alebo dôvernosti, informujte vedúcich pracovníkov

Nasledujúce právne predpisy sa týkajú ochrany a dôvernosti údajov:

• Zákon o ochrane údajov z roku 1998
• Zákon o ľudských právach z roku 1998
• Spoločný zákon o mlčanlivosti

2.4 Popíšte postupy pri riešení obáv o bezpečnosť a dôvernosť informácií v organizácii

Každý zamestnanec by mal byť informovaný o pravidlách a predpisoch svojej organizácie. Ak zistíte, že sa vo vašej kancelárii deje niečo, čo by mohlo predstavovať riziko alebo porušenie, musíte sa ohlásiť na správnom oddelení alebo u nadriadeného.

Postupy riešenia problémov týkajúcich sa bezpečnosti a dôvernosti v organizácii sú:

• Identifikujte potenciálne problémy.
• Identifikujte potenciálnu stratu v dôsledku problému.
• Stanoviť možné preventívne opatrenia.

Výsledok 3: Pochopte, ako hodnotiť, riadiť a monitorovať riziká na pracovisku

3.1 Popíšte zdroje rizika v organizácii vrátane zdravia a bezpečnosti

Medzi zdroje rizika patria:

• Nehody
• Šmýka sa a padá
• Požiar vrátane elektrických problémov
• Ťažké zdvíhanie
• Vlámanie a krádež
• Zverejňovanie súkromných a obmedzených počítačových údajov
• Neoprávnené používanie internetu

Uvedomte si tieto riziká a vedzte, komu by sa vo vašej organizácii malo hlásiť.

3.2 Vysvetlite, ako hodnotiť a monitorovať riziká v organizácii

• Identifikujte a vyhodnoťte potenciálne riziká zabezpečením toho, že sú zavedené testované zásady a postupy na ich efektívne riadenie.
• Vzhľadom na to, že k nehodám môže a môže dôjsť, pripravte si plán na ich riešenie, aby ste sa vyhli väčším problémom.

3.3 Popíšte spôsoby minimalizácie rizika v organizácii

Môžu a môžu sa stať nehody a iné problémy. Vďaka flexibilným štruktúram a ovládacím prvkom môžete minimalizovať riziko väčších katastrof. Dodržiavajte tiež bezpečnostné postupy a údržbu kancelárie, ktoré môžu minimalizovať riziko nehôd pri práci.

Výsledok 4: Pochopte účel minimalizácie odpadu v podnikateľskom prostredí a postupy, ktoré treba dodržiavať

4.1 Popíšte účel a výhody minimalizácie odpadu na pracovisku

Na pracovisku obmedzte odpad na minimum.

• Efektívne využívať čas.
• Múdro rozdeľujte kancelárske potreby a odrádzajte od krádeží.
• Ušetrite energiu zapnutím svetiel, počítačov a iných spotrebičov, keď ich nepoužívate.
• Recyklujte papier a iný recyklovateľný odpad.

Týmito krokmi sa zabezpečí poriadok na pracoviskách a ušetria sa financie pre organizácie.

4.2 Popíšte hlavné príčiny odpadu, ktorý sa môže vyskytnúť v podnikateľskom prostredí

• Pri odchode z miestnosti alebo kancelárie skontrolujte, či sú vypnuté svetlá.
• Minimalizujte papierový odpad a nadmerné používanie jednorazových kancelárskych potrieb. Dokumenty tlačte, len keď je to potrebné, a pokúste sa prepnúť na digitálnu prácu bez papierov.

4.3 Popíšte spôsoby minimalizácie odpadu vrátane použitia technológií a ďalších postupov

• Udržujte faxy, tlačiarne a kopírky v dobrom prevádzkovom stave, aby sa papier a čas nestrácali, ak sa pokazia. Objednajte si kvalitný papier, ktorý je odporúčanou hmotnosťou pre kancelárske stroje.
• Zmeňte nastavenie faxu a kopírky, aby sa nevytlačila potvrdzovacia stránka alebo iný nepotrebný papier.
• Požiadajte zamestnancov, aby pravidelne zametali svoje stoly po prebytočných perách, lepiacich štítkoch a inom spotrebnom materiáli.
• Objednajte si iba obmedzené množstvo spotrebného materiálu na krátke obdobie.
• Poraďte zamestnancom, aby si zásoby neodnášali domov.
• Nerobte nadmerné kópie.
• Usporiadajte si zásoby a odstráňte zastarané.

4.4 Vysvetlite účel a výhody recyklácie

Recyklácia je proces, pri ktorom sa odpadový materiál premieňa na použiteľný tovar.

• V kanceláriách by mal byť zavedený recyklačný program, pomocou ktorého je možné recyklovať papier, plasty, sklo a kov namiesto toho, aby boli vyhodené, a zamestnanci by mali byť vyzývaní k tomu, aby recyklovali čo najviac odpadkov.
• Ak je to možné, kancelárie by si mali kupovať kancelárske potreby - napríklad papierový tovar - vyrobené z recyklovaných materiálov určených pre spotrebiteľov.
• Ak je to možné, kancelárske potreby znovu použite alebo znova použite, napríklad opätovným použitím tlačených dokumentov ako stieracieho papiera.

Recyklácia:

• Redukuje tuhý odpad a šetrí tak prírodné zdroje, ako sú stromy.
• Pomáha znižovať globálne otepľovanie a znečisťovanie.
• Znižuje veľkosť skládok.
• Pomáha šetriť peniaze.

4.5 Popíšte organizačné postupy pre recykláciu materiálov a ich účel

Pre vašu organizáciu je dôležité recyklovať, aby sa znížil jej vplyv na životné prostredie a aby bola dobrým príkladom pre zamestnancov. Každá kancelária bude mať svoje vlastné postupy a zásady recyklácie, ktoré by mali byť k dispozícii prostredníctvom manažéra kancelárie, príručky zamestnancov alebo štítkov okolo kancelárie.

4.6 Popíšte spôsoby, ako je možné minimalizovať odpad pravidelnou údržbou zariadení

• Všetky stroje majú obdobie, v rámci ktorého musia byť opravené a certifikované na použitie. Keď sa tieto kontroly vykonávajú pravidelne, stroje vydržia dlhšie, čo organizácii šetrí peniaze.
• Dobre udržiavané stroje tiež spotrebúvajú menej energie.

Výsledok 5: Pochopte postupy zneškodňovania nebezpečných materiálov

5.1 Vysvetlite účel postupov recyklácie a likvidácie nebezpečných materiálov

• Ak pracujete v lekárskom alebo vedeckom zariadení alebo v priemyselnom prostredí, môžete často prísť do styku s nebezpečným odpadom.
• Ak na takom mieste nepracujete, pravdepodobne budete musieť zaobchádzať s materiálmi, ktoré by vás alebo vašich spolupracovníkov mohli zraniť alebo infikovať. Napríklad pohotovostné postupy prvej pomoci by mali obsahovať protokol o bezpečnej manipulácii s krvou alebo zvratkami.

Presný postup sa bude v jednotlivých kanceláriách líšiť a bude závisieť od toho, akým typom rizík čelíte najpravdepodobnejšie.

5.2 Popíšte postupy pre recykláciu a zneškodňovanie nebezpečných materiálov pre organizáciu

• Poznajte správne nádoby na akýkoľvek druh nebezpečného odpadu, ako sú ihly, obväzy alebo chemický odpad.
• V niektorých situáciách bude pravdepodobne potrebné hlásiť mimoriadne udalosti určenej osobe alebo sa obrátiť na pohotovostné služby.

Výsledok 6: Pochopte spôsoby podpory udržateľnosti v organizácii

6.1 Vysvetlite výhody pre organizáciu pri zvyšovaní efektívnosti a minimalizácii odpadu v priebehu času

Správne environmentálne postupy môžu znížiť náklady spoločnosti znížením používania nových materiálov, energie, vody a obalov.

• Z dôvodu úspory energie vypnite v noci stroje a svetlá.
• Ak je to možné, prepnite na energeticky účinné spotrebiče a žiarovky. Hľadajte stroje s označením Energy Star.
• Šetrite vodu investíciami do vodovodných rozvodov, ktoré zabezpečujú únik vody a povzbudzujú zamestnancov, aby šetrili vodou.
• Ak balíte výrobky, minimalizujte množstvo použitého papiera a polystyrénu.

6.2 Popíšte spôsoby neustáleho zlepšovania pracovných metód a využívania technológií na dosiahnutie maximálnej účinnosti a minimálneho odpadu

• Pokiaľ je to možné, prepnite z papierovej na digitálnu komunikáciu, napríklad na e-mail alebo textové správy.
• V prípade dokumentov zvážte použitie cloudového úložiska namiesto toho, aby ste si tlačili súbory. To bude závisieť od politík vašej kancelárie týkajúcich sa cloudového úložiska a digitálneho zabezpečenia (nie všetky dôverné dokumenty je možné uložiť na akejkoľvek platforme cloudového úložiska).
• Vytlačte iba konečnú verziu dokumentu a úpravy v textovom editore upravte.

6.3 Náčrt spôsobov výberu zdrojov materiálov a zariadení, ktoré poskytujú najlepšiu hodnotu za peniaze

Účinnosť a životnosť pomáhajú znižovať spotrebu energie, výdavky na náhradné diely a opravy, a tým šetria peniaze pre organizáciu.