E-mailová etiketa pre manažérov

Posielanie e-mailov zamestnancovi z domu neskoro v noci by sa malo robiť iba v krajnej núdzi. Väčšinou vám bude lepšie, keď na ňom budete spať a ďalší deň si v práci zložíte e-mail, keď vám to bude jasné.

Čo je lepšie: e-mail alebo komunikácia tvárou v tvár?

Manažéri sa často spoliehajú na e-mail, aby rýchlo informovali svojich zamestnancov o dôležitých informáciách. Ak sa však nebudú používať obozretne, manažéri, ktorí sa príliš spoliehajú na e-mail, keď by mali so svojimi zamestnancami viesť osobné rozhovory, môžu spôsobiť viac škody ako úžitku. Postupujte podľa týchto jednoduchých tipov, aby ste sa vyhli častým nástrahám e-mailov, ktoré podkopávajú vašu autoritu a odcudzujú vašich zamestnancov.

7 bežných e-mailových chýb, ktoré manažéri robia

Vo väčšine kancelárií je e-mail dominantnou metódou pre komunikáciu medzi kanceláriami, keď nie sú možné osobné stretnutia. To znamená, že existujú situácie, keď je použitie e-mailovej komunikácie medzi manažérom a podriadeným nevhodné.

Tu uvádzame niekoľko bežných e-mailových chýb, ktorým sa treba vyhnúť, ak si chcete zachovať dobré vzťahy so svojimi zamestnancami.

Skrývate sa za počítač, aby ste predišli konfliktom v práci?

Microsoft Office

1. Nepoužívajte e-mail ako spôsob, ako sa niekomu vyhnúť.

Nikdy nepoužívajte e-mail na disciplinárne konania, kontroly výkonnosti alebo iné citlivé problémy. Oznámenie zlých správ e-mailom podkopáva vašu dôveryhodnosť vodcu. Chcete, aby personál vedel, že sa na vás možno spoľahnúť, že osobne zvládnete zložité problémy. Doprajte svojim zamestnancom úctu, ktorú si zaslúžia, aj keď ich sami disciplinujete, a zorganizujte osobné stretnutie.

Ako manažér, ak dostanete od svojho podriadeného zmätočnú e-mailovú správu, namiesto reagovania odoslaním iného e-mailu zdvihnite telefón alebo interkom a požiadajte svojho podriadeného, aby mu osobne vysvetlil e-mail. Ak e-mailové správy nespĺňajú vaše komunikačné ciele, ako manažér ste zodpovední za zastavenie cyklu kruhových e-mailov a začatie jasnej komunikácie.

Predtým, ako pošlete e-mail svojmu spolupracovníkovi o dva stoly ďalej, položte si otázku, či by bol vhodnejší osobný rozhovor.

2. Nepodceňujte trvácnosť e-mailov.

Nezabudnite, že všetko, čo napíšete do e-mailu, sa stane trvalým záznamom vašej komunikácie spolu s dátumom a časovou pečiatkou. Čokoľvek, čo napíšete e-mailom, môže byť použité na súde pre neoprávnené prepustenie. E-maily sa oveľa ľahšie vykopávajú, tlačia a / alebo preposielajú mimo kancelárie ako tradičné papierové poznámky.

Ak ste naštvaní, dajte si pauzu a upokojte sa predtým, ako pošlete e-mail zamestnancovi. Po odoslaní nahnevaného e-mailu ho už nebude možné vziať späť, takže slová vyberajte opatrne.

3. Nepoužívajte v e-maile pasívne agresívne výrazy.

Ak máte pocit, že na nedávnom stretnutí silno reagujete na e-mail, telefonát alebo diskusiu, vydržte so svojimi pocitmi niekoľko minút. Potom sa rozhodnite, či je písanie a odosielanie e-mailov tou najvhodnejšou odpoveďou. (Ak sú emócie nabité, zvyčajne to tak nie je.)

Ak musíte na zložitú situáciu odpovedať e-mailom, sledujte tón, ktorý používate. S e-mailovou komunikáciou zaobchádzajte ako s poznámkou. Vyhýbajte sa plamennému, pasívne agresívnemu jazyku a sarkazmu za každú cenu, pokiaľ nechcete vážne demoralizovať svojich zamestnancov a vytvárať neprekonateľné komunikačné bariéry ďalej na ceste.

Hneď na začiatku správy, aby ste v e-maile nepoužívali pasívne agresívne výrazy a zlepšili vnímavosť po odoslaní správy, vyjadrite svoje pocity jasne a najpozitívnejším spôsobom. Efektívni manažéri vedia, že pozitívne posilnenie je rovnako dôležité ako konštruktívna kritika. Ak je však toto pozitívne posilnenie príliš neurčité alebo skryté v spodnej časti e-mailovej správy, váš zamestnanec ju nemusí „počuť“.

4. Nezahŕňajte (CC) príliš veľa ľudí.

Neprivádzajte ďalších ľudí do e-mailovej konverzácie bez toho, aby ste najskôr požiadali o povolenie pôvodných účastníkov. Ak máte e-mailovú konverzáciu tam a späť s iným zamestnancom, ale niekde v prebiehajúcom vlákne, myslíte si, že bude pravdepodobne potrebné zapojiť inú osobu. Pred tým, ako jej iba CC dáte vedieť, dajte predtým vedieť osobe, s ktorou komunikujete správu odošleš. Nezabudnite vysvetliť, prečo chcete pozvať túto osobu, ktorá bola zapojená do diskusie, a povedzte jasne, čo máte v úmysle povedať. Môžete napríklad napísať napríklad: „Naozaj si myslím, že Jane by nám mohla pomôcť nájsť nejaké riešenie problému X. Pracuje v oddelení XYZ už 10 rokov a rád by som získal jej postrehy.Môžem jej preposlať kópiu tohto vlákna e-mailu a požiadať ju o ABC ? "

5. BCC používajte opatrne.

Funkcia BCC (slepá kópia) by sa mala používať na zabezpečenie dôvernosti e-mailových adries iných osôb v skupinovom e-maile. Nemal by sa používať na tajné odosielanie súkromných e-mailových konverzácií niekomu inému bez vedomia druhej strany. Pokiaľ nemáte ospravedlniteľný dôvod (tj. Ak neposielate správu BCC, ak nie je ohrozená bezpečnosť niekoho), prečo nie ste priehľadní v tom, kam správu posielate, použitie funkcie BCC je niečo ako šepkanie niekomu za chrbtom v práci. Je to neslušné a neprofesionálne. A v niektorých prípadoch vás preposlanie alebo kopírovanie správy nechceným príjemcom môže dostať do legálneho neporiadku.

6. Nezabudni byť spravodlivý.

Efektívni manažéri sa vždy snažia byť spravodliví: Ak ste manažérom, ktorý sa stará o to, aby ste so svojimi zamestnancami jednali čestne, empaticky a napriek tomu pevne, uvidíte, že e-mailové správy nie sú vždy najlepším spôsobom, ako osloviť vašich zamestnancov.

Lee Iacocca má túto radu pri poskytovaní spätnej väzby ostatným:

Toto je trefné a včasné poradenstvo, ak sa použije pri komunikácii so zamestnancami prostredníctvom e-mailu.

7. Sledujte svoj jazyk.

Ak chcete byť efektívnym vedúcim a komunikátorom, venujte pri e-maile svojim zamestnancom zvýšenú pozornosť jazyku, ktorý používate. Existuje niekoľko fráz, ktoré môžu podkopať vašu správu a stratiť čas čitateľom. Frázy boli uvedené v praktickej infografike zverejnenej na serveri Inc.com: 21 viet, ktoré by ste nikdy nemali zahrnúť do e-mailu.

"Môžem sa spýtať otázku?" Len do toho a položte otázku. Nehovorte to vopred tým, že požiadate o povolenie na vykonanie vašej žiadosti. Ak používate vetu „Môžem sa vás niečo opýtať?“ ako spôsob, ako vyvolať chúlostivú tému, je to znak toho, že vaša otázka je pre e-mail príliš osobná. Ak musíte položiť osobnú otázku, urobte to tvárou v tvár; nie prostredníctvom e-mailu, keď má váš príjemca oprávnené obavy čo sa môže stať s ich odpoveďou, bude zdieľaná e-mailom.
„Toto sa vás nemusí týkať?“ Čitateľa by mohlo zaujímať, prečo mi to posielate.
"Dáva to zmysel?" Ak si nie ste istí, že to, čo ste napísali v e-maile zamestnancom, bude pochopené, znamená to, že musíte svoj e-mail prepísať, kým si nebudete istí, že to, čo hovoríte, je jasné a priame.