Naplánujte si úspešný obchodný zážitok

Dôvody, ktoré by mala vaša spoločnosť vystavovať na veľtrhu

Veľtrhy sú skvelým spôsobom, ako si získať nových potenciálnych zákazníkov a stretnúť sa s potenciálnymi predajcami a partnermi. Vystavovanie na veľtrhoch si vyžaduje značné množstvo času na plánovanie, silné riadenie projektu, schopnosť plánovať a spravovať rozpočet a pracovať s rôznymi ľuďmi. Pretože veľtrhy sú investíciou, je potrebné starostlivo zvážiť miesto, publikum a ďalších vystavovateľov.

Ak viete, že sa vaši zákazníci a potenciálni zákazníci každoročne zúčastňujú konkrétneho veľtrhu, a máte produkt, službu alebo riešenie, ktoré je jasným odlíšením od konkurencie, mali by ste sa zaregistrovať. V závislosti od odvetvia a ponuky služieb neočakávajte, že vo svojom stánku uzavriete obchody. Radšej sa na to pozerajte ako na začiatok budovania nových vzťahov s potenciálnymi partnermi, predajcami a agentúrami.

Dôvody, pre ktoré by vaša spoločnosť nemala vystavovať na veľtrhu

Ak vaša spoločnosť rok čo rok vystavuje na rovnakom podujatí a nezíska žiadne nové obchodné aktivity, mala by sa viesť diskusia o tom, či na podujatí naďalej vystavovať alebo nie.

Ak sa publikum nezmení, vystavovatelia sa nezmenia a ak nemáte čo nové ponúknuť, pravdepodobne budete môcť nájsť efektívnejší spôsob, ako minúť tieto rozpočtové doláre. Tieto doláre môžete napríklad vložiť do svojich kampaní s platbou za kliknutie alebo na remarketingové reklamy. Remarketingové reklamy zámerne slúžia na udržanie vašej značky a hodnotovej ponuky pred návštevníkmi webových stránok.

Ak sa plánujete zúčastniť, pretože chcete získať prístup k cenníkom a tajnej omáčke svojich konkurentov, nenájdete ich na veľtrhu. Ak nemáte záujem o budovanie vzťahov, potom veľtrh pravdepodobne nebude dobrá investícia.

Anketa

Plánujete vystavovať na každoročných obchodných výstavách a konferenciách

Plánovanie veľkého veľtrhu môže trvať niekoľko mesiacov a je dôležité, aby projektový manažér viedol tento typ plánovania udalostí. To zabezpečí splnenie časových plánov, udržanie rozpočtov na správnej ceste a dôkladné preverenie všetkých príležitostí.

Väčšina veľtrhov v priemysle sa riadi kalendárnym rokom, líši sa však podľa miesta. Napríklad veľtrh sa koná obvykle každý rok na jeseň, ale dátumy sa môžu pohybovať o týždeň alebo dva. Môže k tomu dôjsť z dôvodu plánovania miesta konania alebo jednoducho preto, lebo predstavenie sa začína vždy v nedeľu a končí sa vždy v stredu.

Správa rozpočtu na veľtrhy vyžaduje, aby manažér vyberal veľtrhy, na ktoré majú najväčší vplyv. Prezrite si online materiál a vyhľadajte spoločnosti, ktoré sponzorujú toto podujatie. Zistite, kto budú rečníci, a určite, či téma zodpovedá vašej stratégii na daný rok.

Ak neexistuje kompatibilita, pozrite sa na ďalšie konferencie, ktoré budú kompatibilné s vašou značkou, publikom a budú mať správny typ záujemcov.

Príležitosti v rámci prejavu sú zvyčajne súčasťou veľkého sponzorského balíka. Ak však manažér vo vašom tíme dokáže ovplyvniť, potom zvážte, aký prínos bude mať pre vašu spoločnosť sponzoring.

Usporiadanie stánku by malo mať miesto na sedenie

Účastníci ocenia možnosť posedieť si na pár minút.

Ako si vybrať najlepší výstavný priestor pre vašu spoločnosť

Výber výstavného priestoru vyžaduje dôkladné plánovanie. Ak si konkurent s dlhou históriou na každoročnom veľtrhu najskôr vyberie svoj priestor, možno nebudete chcieť byť cez uličku alebo vedľa nich. Spoločnosť, ktorá spravuje výstavný priestor, zvyčajne umiestni na svoje webové stránky pôdorysné riešenie s vybraným priestorom v stánku a menami ďalších vystavovateľov. Je nemožné konkurovať spoločnosti, ktorá má veľké LED displeje a dve desiatky predajcov. Je preto veľmi dôležité starostlivo zvoliť svoj priestor. V opačnom prípade sa váš stánok stratí v hluku.

Skladovanie exponátov predstavuje náklady na podnikanie

Je jednoduchšie zaplatiť za skladovacie priestory a nechať svoje stánky s kockami nechať spravovať profesionálom.

Výhody platby za skladovanie stánku

Stánok s rozmermi 20 x 30 bol zabalený do niekoľkých veľkých prepraviek a na presun bolo potrebné vysokozdvižný vozík. Bol príliš veľký na umiestnenie alebo správu v podnikovej kancelárii. Mohli sme si priniesť 6-stánok interne a riadiť prepravu na rôzne udalosti a z nich. Výhoda umiestnenia vo výstavnej spoločnosti znamenala, že panely a rámy kabíny boli skontrolované na opotrebovanie a poškodenie pri každom vrátení do skladu. Ak bol panel poškodený, mohli ho vytlačiť a vymeniť pred vrátením kabíny do skladu.

Po zadaní informácií do online portálu a výbere položiek ponuky „a la carte“ ako súčasť zásielky mi vystavovateľská spoločnosť pošle e-mailom návrh. Návrh bol odhadom pre spiatočnú dopravu. Návrh zahŕňal balenie, prepravu a vrátenie stánku.

Prospekt veľtrhu a súprava servisu pre vystavovateľov

Spoločnosť, ktorá sa koná na veľtrhu, bude mať Prospekt a súpravu servisu pre vystavovateľov. Prospekt obsahuje informácie o dátumoch, umiestnení, priradení priestoru stánku a informáciách o rezervácii hotela. Bude tiež obsahovať informácie o partnerských programoch, štatistiku za predchádzajúci rok, demografické údaje účastníkov a príležitosti pre reklamu a sponzora počas podujatia.

Vystavovateľská servisná súprava obsahuje viac podrobností a súvisí s konkrétnymi nákladmi a príležitosťami na výstave. Súprava bude obsahovať aj informácie o dodávateľoch výstav. Ak má váš stánok svetlá, budete si musieť objednať elektrinu. Ak máte v pláne používať skenery na zaznamenávanie informácií o návštevníkoch na ich odznaku, budete potrebovať bezdrôtový internet alebo Wi-Fi. Ak plánujete využívať zeleň v podobe falošných rastlín, bude mať výstavný dekorátor k dispozícii množstvo možností.

Ak sa veľtrh koná v kongresovom centre, budete musieť pochopiť očakávania týkajúce sa práce na mieste. Mnohé z veľkých predstavení využívajú odborové práce na zostavenie a rozbitie stánkov. Ak je to tak, je veľmi dôležité vedieť, čo môžete a nemôžete urobiť vo forme nastavenia a rozpisu.

Reklama na veľtrhu je drahá

Investujte svoje reklamné doláre tam, kde ich uvidí vaše publikum.

Sponzorské a reklamné príležitosti

V čase, keď plánujete stovky podrobností týkajúcich sa vášho stánku na veľtrhu, dostanete veľa e-mailov a telefonátov o možnostiach byť sponzorom a inzerovať.

Rozdiel medzi sponzorstvom a reklamou môže byť 10 000 - 25 000 dolárov. Výhody sponzorovania predstavenia budú ponúkané vo forme odstupňovaných výdavkov. Sponzorstvo vo výške 25 000 dolárov vám môže poskytnúť výhodu e-mailov pred predstavením a umiestnenia loga vašej spoločnosti na rôznych miestach v okolí kongresovej sály alebo hotelovej sály.

Môže sa vám dať príležitosť inzerovať v časopise organizácie a môžete získať digitálny priestor na webových stránkach veľtrhu (s úrovňou vášho sponzorstva) a na webových stránkach organizácie. Nesponzorovaná reklama je samozrejmá. Jednoducho platíte za tlač alebo digitálny priestor bez výhod sponzorstva.

E-mailové zoznamy na veľtrhoch a výzva na akciu

Musíte porozumieť svojmu publiku a účastníkom podujatia. Hostiteľská spoločnosť zašle e-mailom zoznam vystavovateľov 30 dní pred uskutočnením podujatia. Zoznam však bude zvyčajne obmedzený na nasledujúce: Meno, Priezvisko, Názov spoločnosti, Pracovná pozícia, Mesto a Štát. Podmienky, ktoré s hostiteľskou spoločnosťou budete dodržiavať, budú zvyčajne obsahovať ustanovenie, že vy (spoločnosť) nebudete posielať e-mailom ostatným vystavovateľom. Ak ste sponzorskou spoločnosťou, môže k dohode existovať výhrada.

Jednou z výhod sponzorovania vám môže byť prístup k nasadeniu e-mailu pred predstavením tretej strany. Podľa mojich skúseností ako sponzorskej spoločnosti sme dostali príležitosť poskytnúť e-mailový text a odkazy na schválenú spoločnosť tretej strany. Spoločnosť mala prístup k e-mailovým adresám a v našom mene nasadila dva e-maily. Úzko som spolupracoval so spoločnosťou na naplánovaní dátumov a časov a otestovaní e-mailov na viacerých kanáloch, aby správa fungovala ako responzívny dizajn pre rôzne zariadenia a pre rôzne prehliadače. Zahrnul by som predmet, telo e-mailu, výzvu na akciu a odkaz na našu vstupnú stránku pre oba e-maily.

Cieľom oboch e-mailov bolo presmerovať príjemcu na konkrétnu cieľovú stránku na našom webe. Cieľom predmetu bolo vzbudiť záujem príjemcu, aby e-mail otvorili. Výzvou k akcii bola pozvánka na registráciu, ktorá získala cenu za špičkovú technológiu na žrebovaní, ktoré sa bude konať po predstavení. Tri rôzne odkazy v e-maile by priviedli príjemcu na vstupnú stránku súťaže. Zadanie ich informácií vrátane e-mailovej adresy a telefónneho čísla by ich automaticky zaradilo do našej súťaže a mohli by si vyzdvihnúť kartu Starbucks v hodnote 5 dolárov počas prevádzkových hodín výstavnej haly.

Druhou výzvou na akciu bolo pozvanie požiadať o stretnutie v stánku počas výstavných hodín. Prvý rok, keď som použil túto taktiku, sme dostali 24 žiadostí o stretnutie. V druhom roku sme dostali 48 žiadostí o menovanie. Každé ráno po udalosti som posielal osobné e-maily ľuďom, ktorí požiadali o schôdzku, ako pripomienku času, ktorý si vyžiadali. Oba roky sme mali silné predstavenie, ale nie všetci sa dostavili podľa plánu. Avšak tieto zmeškané schôdzky dostali náš obchodný tím, aby po prehliadke pokračoval.

Mnoho konferencií nezdieľa e-mailový zoznam účastníkov

Mnoho konferencií využíva na odosielanie e-mailov na zoznam účastníkov tretiu stranu. Aby ste mohli účastníkom poslať e-mail, musíte si obvykle kúpiť balíček veľtrhu, ktorý obsahuje výhodu e-mailového marketingu.

Podľa mojich skúseností vy (značka) napíšete e-mail a budete spolupracovať s partnerským poskytovateľom e-mailových služieb. Partner ponúkne množinu dátumov a časov na nasadenie vášho e-mailu do zoznamu veľtrhov účastníkov, dodávateľov a ďalších partnerov.

Vyskúšajte e-mail pred dátumom nasadenia

Testovanie e-mailov je absolútne kritické. Niektoré z najhorších e-mailov, ktoré som dostal, boli odoslané prostredníctvom partnera, ale značka e-mail netestovala. Dostal som e-maily, ktoré začínajú na;

- Drahá, - Dobrý deň, {First_Name}

spolu s množstvom ďalších katastrof, ktorým sa dá predísť e-mailovým marketingom.

Mojou najlepšou radou je spolupracovať s e-mailovým partnerom a dôkladne otestovať vaše e-maily, aby ste sa ubezpečili, že značka je správne zastúpená a príjemca ju berie vážne.

Použite premyslený a pútavý predmet e-mailu

Účelom vášho e-mailu je dostať ďalších účastníkov do vášho stánku. Existuje mnoho rôznych spôsobov, ako sa tam dostať, najskôr ich však musíte získať, aby otvorili váš e-mail.

Zahrňte do e-mailu výzvu na akciu

Súťaže sú skvelým spôsobom, ako prilákať ľudí do vášho stánku. Súťaže však lákajú ľudí, ktorí chcú iba vyhrať súťaž, takže na to musíte byť pripravení.

Prvým cieľom vášho e-mailu je dostať do stánku správny typ ľudí. Druhým cieľom e-mailu je prilákať ľudí, ktorých môžu v reálnom čase kvalifikovať osoby s rozhodovacími právomocami alebo predajný tím. Kvalifikovaní účastníci sú tí, s ktorými chcete nadviazať kontakt veľmi skoro po predstavení, takže si vás pamätajú a môžete tak ďalej rozvíjať vzťah.

Obchodná výstava Zabezpečenie verzus darčekové predmety

Vytlačený kolaterál je drahý a má okamžitý dátum. Jediní ľudia, ktorí dostali vytlačený sprievod, sú tí, ktorí sa dostavili na schôdzku alebo požiadali o schôdzku, keď sa zastavili pri stánku. Zahrnuli sme priečinok, ktorý obsahoval brožúru spoločnosti, Biele knihy, prípadové štúdie a hárok s výkonným tímom. Dali sme im tiež veľmi pekné značkové pero Balmain, ktoré obsahovalo logo spoločnosti, telefónne číslo a webovú stránku. Dali sme im tiež zodpovedajúci USB disk. Mali sme ďalšie predmety, ktoré sme mohli rozdať ľuďom, ktorí len chceli mať podpísanú svoju Trail Mapu. Každý rok sme rozdávali desiatky lacnejších značkových pier, stovky kariet Starbucks v hodnote 5 dolárov a vedierka s cukrovinkami.

Jedná sa o to, aby sme poskytli tlačené záruky iba ľuďom, ktorí majú skutočný záujem o riešenie spoločnosti. V opačnom prípade bude všetok tlačený materiál vyhodený do koša a zaberá miesto na našich skládkach. Cieľom lacnejších pier bolo poskytnúť návštevníkom stánku niečo také malé, aby si ich mohli odniesť domov, ktoré bolo označené značkou a malo adresu URL a telefónne číslo webovej stránky. Položka bola niečím, čo mohli používať každý deň, a bola dosť pekná pre domácnosť alebo kanceláriu.

Funkcie personálu a veľkosť stánku



Veľkosť stánku	# Pracovníci stánku	Funkcia
10x10	1-2	Predaj
10x30	2	Predaj
20x30	6-8	Predaj a marketing

Poučenie z vystavovania

Jednou z mnohých poučení je prestať robiť to, čo ste vždy robili, ak to nefunguje. Zhodnoťte úspech a neúspechy každého veľtrhu a pomocou týchto lekcií zistite, či sa oplatí investovať v nasledujúcom roku.

Vyskúšajte nové taktiky, napríklad sponzorovanie spoločnosti. Sponzorstvo je veľmi drahé, ale môže poskytnúť viditeľnosť a výhody, ktoré ste predtým nemali.

Nedávajte každému tlačený materiál, pretože nie každý je potenciálnym zákazníkom.

Následné opatrenia po prehliadke sú dôležité. Počas šou stretnete desiatky ľudí, takže sa uistite, či ste ich kontaktovali do týždňa alebo dvoch, kým na vás nezabudnú. Naplánujte si čas na zasielanie e-mailov potenciálnym klientom a partnerom alebo pokračujte telefonickým hovorom.

A predovšetkým si urobte chvíľu chvíľku, aby ste sa zamysleli nad dokonalým uskutočnením udalosti, skôr ako sa ponoríte do plánovania na nasledujúci rok.