Čo zahrnúť do charty projektu

Úvod

Charta projektu je hnacou časťou každého projektu. Hoci je zostavený pred plánovaním a analýzou projektu, na vysokej úrovni objasňuje, prečo je tento projekt potrebný, čo sa bude robiť, riziká a predpoklady spojené s týmto projektom a hlavní členovia projektového tímu.. Je dôležité, aby sa kľúčoví členovia projektového tímu pred začatím prác odhlásili z charty projektu, aby sa všetci zhodli na tom, na čom všetci pracujú. Tento článok načrtáva kľúčové prvky, ktoré by mali byť obsiahnuté v každej charte projektu.

Hlavnými prvkami dobrej charty projektu sú rozsah projektu, kritériá úspechu, odhlásenie sa z tímu, vyvolanie rizík a predpokladov a harmonogram na vysokej úrovni.

Hodnotová ponuka

Pochopenie návrhu hodnoty je zásadné pre pochopenie obchodných potrieb uspokojených projektom a návratnosti investícií spojených s uspokojením tejto potreby. Ak bol predložený obchodný prípad spojený s pôvodnou požiadavkou na projekt, mali by ste byť schopní z toho zdvihnúť hodnotovú ponuku a zapojiť ju do charty projektu. Existuje však zdravý počet firiem, ktoré sa stále vyhýbajú skúmaniu hodnotovej ponuky spojenej s prácou, ktorú sa rozhodnú vykonávať, takže sami utrácajú veľa peňazí za realizáciu projektov, ktoré vrátia veľmi malú hodnotu z hľadiska pridanej hodnoty. Ak sa toto cvičenie neuskutočnilo pred schválením projektu,potom by ste mali tieto informácie spojiť a zapojiť do svojej charty projektu, aby si každý bol vedomý toho, čo za prácu a peniaze, ktoré do tohto projektu dostane, dostane.

Rozsah a ciele projektu

Toto je zhrnutie práce, ktorá bude dokončená na vysokej úrovni, spolu so zhrnutím výstupov, ktoré budú výstupom projektu. Pre jasnosť by ste mali mať jasno v tom, čo je v rozsahu tohto projektu a čo bude mimo rozsahu tohto projektu.

Riziká a predpoklady

Musíte uviesť, aké riziká vidíte na obzore, ktoré by mohli mať vplyv na tento projekt, a aké predpoklady o projekte existujú. Riziko pre projekt môže pochádzať z rôznych miest. Ak predajca, s ktorým chcete spolupracovať, nie je v dobrej finančnej kondícii, môžete ho uviesť ako riziko, že budete musieť použiť iného dodávateľa, ktorý vašu spoločnosť až tak dobre nepozná. Alternatívne môže existovať riziko, že miestna, štátna alebo federálna vláda prijme legislatívu, vďaka ktorej bude to, čo ste robili v rámci tohto projektu, oveľa menej hodnotné. Ďalej môžete pracovať na projekte, kde sú dôležité environmentálne hľadiská. Možno prevádzkujete projekt, ktorý si bude za určitý čas vyžadovať veľa vonkajšej práce, a meteorológovia predpovedajú počas tohto časového obdobia zlé tornáda; určite by ste to chceli zahrnúť ako riziko.Vesmír rizík je široký a chcete sa uistiť, že ich nielen zoznamujete, ale máte pripravený aj plán na ich zmiernenie.

Pokiaľ ide o predpoklady, táto primárna funkcia prichádza do úvahy o zdrojoch a plánovaní, pretože pravdepodobne budete musieť vytvoriť predpoklady týkajúce sa zdrojov vývojárov, ktoré máte k dispozícii, testovacích zdrojov, ktoré máte k dispozícii, a ďalších foriem podpory členov tímu.

Čo zahrnúť do týždennej správy o stave projektu

Definícia úspechu

Vždy by ste mali mať jasne stanovené, aké sú kritériá úspechu tohto konkrétneho projektu. Pri tomto kritériu musíte najskôr osloviť späť a pozrieť sa na hodnotovú ponuku. Napríklad, ak vytvoríte nástroj ako výsledok projektu a súčasťou ponuky hodnoty spojenej s posunom vpred a vytvorením nástroja bolo, že tento nástroj umožní vašej spoločnosti generovať widgety dvakrát rýchlejšie, potom by ste chcete v rámci kritérií úspechu jasne uviesť, že súčasťou úspechu tohto projektu bude, ak tento nástroj okrem iného generuje widgety dvakrát rýchlejšie. Všetky kritériá úspechu by mali byť merateľné, aby sa podnik mohol po určitom čase obzrieť späť a určiť, či bol projekt úspešný a či nebolt budú sa do toho chcieť prehrabať a pochopiť, kde sa pokazili.

Časový plán míľnika

Toto by bol súhrn na vysokej úrovni s hlavnými časťami práce, ktoré bude potrebné dokončiť, aby sa dokončil tento projekt. Mali by ste tiež spolupracovať s tímami nevyhnutnými na generovanie približných odhadov rozsahu okolo každého z týchto míľnikov, aby ste získali predstavu o tom, ako dlho každému z nich bude trvať.

Projektový tím a zainteresované strany

Musíte uviesť všetkých členov projektového tímu. Na vrchole by ste mali mať výkonného sponzora, ktorým by mal byť niekto na vyššej úrovni vašej organizácie, kto môže slúžiť ako šampión v tomto projekte. Spravidla môžete do tejto role zaradiť osobu, ktorá predložila obchodný prípad, ak je vo vašej organizácii staršou osobou. Odtiaľ by ste mali mať reprezentatívnu zainteresovanú stranu z každej funkčnej oblasti, ktorá bude ovplyvnená výsledkom tohto projektu. Môže to napríklad znamenať, že podľa potreby zapojíte jednotlivcov z oblasti ľudských zdrojov, financií, IT, predaja a ďalších oblastí. Ďalej je potrebné zahrnúť ľudí, ktorí skutočne budú pracovať na projekte.

Odhlásenie zúčastnených strán

Je absolútne nevyhnutné, aby sa každý, kto je označený ako zainteresovaná strana, prihlásil k charte projektu a naznačil, že súhlasí s hodnotením práce na vysokej úrovni, harmonogramom vykonávania tejto práce a tým, ako chce zmerať, či bol úspešný a kto sa musí zapojiť. Ak nedostanete podpisy a dátumy na papieri, ponecháva sa otvorená možnosť, aby sa niekto vrátil a povedal, že došlo k ďalšej práci, na ktorej sa dohodol tím a ktorá sa v rámci projektu nerobí. Ak máte projektovú listinu, na ktorej sa všetci prihlásili, môžete sa na ňu vrátiť a jasne zistiť, či táto osoba má alebo nemá platný bod, a podniknúť potrebné kroky.