Čo zahrnúť do týždennej správy o stave projektu

Úvod

Písanie týždenných aktualizácií stavu projektu sa môže javiť ako fuška, ale predstavuje kritický nástroj, ktorý pomáha projektovým manažérom udržiavať projekt na dobrej ceste. Týždenné správy o stave projektu zabezpečujú, aby vrcholové vedenie a projektový tím boli informovaní o stave projektu, poskytujú vám fórum, v ktorom môžu byť riziká a problémy vystavené všetkým, a poskytujú ďalšiu cestu, ako neustále tlačiť míľniky pred každého, aby zabezpečiť, aby sa ľudia na nich sústredili. Tento článok popisuje dôležité prvky, ktoré by ste mali zahrnúť do každej týždennej správy o stave projektu.

Jednoduchý zelený, žltý alebo červený indikátor semaforu môže veľmi rýchlo veľa informovať o stave projektu.

Americké ministerstvo zahraničia

Stav semaforu

Stav semaforu je zelený, žltý alebo červený indikátor. Zelená označuje, že projekt je naplánovaný a nie sú žiadne problémy. Žltá naznačuje, že existujú riziká, ktoré, ak sa neriešia, budú mať jednoznačný vplyv buď na harmonogram projektu, alebo na rozpočet projektu. Červená označuje, že projekt má značné problémy a že je nevyhnutný vplyv na rozsah, harmonogram alebo rozpočet. Po oslovení projektu, ktorý je v červenom stave, budete musieť znova vytvoriť základný plán projektu a v tom čase ho môžete presunúť zo stavu červeného semaforu.

Aktualizácia statusu

Sekcia aktualizácie stavu je krátke, vypísané zhrnutie, ktoré naznačuje, kde sa projekt momentálne nachádza. V ideálnom prípade by to malo byť obmedzené na niekoľko viet, ktoré zasiahnu najvyššie tóny. Spravidla to bude výzvou, kde sa tím nachádza, pokiaľ ide o dosiahnutie ďalšieho míľnika projektu. Prípadne, ak projekt v súčasnosti čelí veľkým neúspechom, je dobré ho zavolať tak, aby sa dostal do radaru vyššieho vedenia. Ak má váš projekt viac fáz, navyše zahrňte krátku aktualizáciu stavu spojenú so stavom každej fázy alebo kľúčovej časti projektu.

Zahrnutie míľnikov projektu a ich súvisiacich dátumov dáva každému políčko na vysokej úrovni, aby skontroloval, či je projekt na dobrej ceste.

Novinky v akcelerátore projektu

Časový plán míľnika

Medzníky sú dôležité dátumy, ktoré je pre projektový tím dôležité zasiahnuť počas vývoja projektu. Medzníkom môže byť napríklad ukážka toho, na čom pracujete pre investorov alebo kľúčové zainteresované strany, alebo očakávaný dátum dokončenia. Musíte zavolať medzníky vo svojej týždennej správe o stave projektu, aby ste zabezpečili, že ich kľúčové zainteresované strany projektu a projektový tím nestratia z dohľadu.

Počas letu a nadchádzajúce práce

Zahrňte do svojej týždennej aktualizácie stavu projektu sekciu, ktorá sumarizuje, na čom členovia projektového tímu v súčasnosti pracujú a na ktorú prácu sa budú potom pohybovať. Mali by ste byť schopní zhromaždiť tieto informácie z kombinácie harmonogramu projektu a štruktúry rozdelenia práce. To tiež pomáha udržať projektového manažéra pod kontrolou, pretože ho to núti, aby sa s každým skontaktoval, aby si overil, na čom pracuje a na aké úlohy sa bude posúvať ďalej. Poskytuje tiež členom projektového tímu ďalšiu cestu, ako predložiť akékoľvek problémy, s ktorými sa stretávajú, alebo riziká, ktoré sú na obzore.

Riziká a problémy

Posledná, ale stále kritická časť, ktorú musíte zahrnúť do týždennej správy o stave projektu, je venovaná rizikám a problémom. V časti venovanej riziku je potrebné jasne označiť všetky potenciálne riziká pre projekt, ktorý vidíte na obzore, a plán, ktorým musíte tieto riziká zmierniť v prípade, že sa stanú problémami. Toto nie je exaktná veda a neexistuje spôsob, ako sa pripraviť na všetko, ale chcete sa ubezpečiť, že ste identifikovali všetko, čo môžete, a že máte približnú predstavu o tom, ako by ste to kontrolovali v prípade, že sa to stane problém. V časti venovanej problémom by mali byť uvedené všetky problémy, s ktorými sa v súčasnosti projekt stretáva, a kroky, ktoré sa podnikajú na ich riešenie.