Prečo je dôležité aktualizovať popisy pracovných pozícií

Je dôležité pravidelne aktualizovať popisy úloh, aby ste skutočne odrážali vykonávanú prácu.

Autor

Popisy pracovných miest sú účinnými nástrojmi, ktoré musia mať zamestnávatelia na pracovisku. Ako súhrn úloh a povinností pridelených na pozíciu môžu byť popisy práce zamestnávateľovi užitočné z rôznych dôvodov: pre nábor nových zamestnancov, pre dokončenie hodnotenia výkonnosti, prešetrenie sťažností na pracovisku a pre pochopenie základných funkcie práce, pretože sa týkajú ADA.

Pravidelne aktualizované a presné popisy práce môžu byť obzvlášť dôležité pre prideľovanie povinností, pretože sa týkajú plnenia cieľov a zámerov organizácie. Sú to veľmi užitočné nástroje, ktoré pomáhajú supervízorom a zamestnancom, ktorí vykonávajú prácu.

Aby bolo možné správne vytvoriť popis práce, musí obsahovať niekoľko prvkov úlohy.

Autor

Čo je to náplň práce?

Je užitočné poznať definíciu popisu práce, aby ste pochopili ich úlohu na pracovisku. Popisy úloh sa vytvárajú po vykonaní analýzy úloh. Táto analýza sa zameriava na základné funkcie práce a na to, aké minimálne požiadavky sú potrebné na úspešné vykonávanie pridelených funkcií. Zoznam špecifikácií alebo „popisu“ sa stane popisom práce. Učebný systém SHRM (modul 2, Plánovanie pracovných síl a zamestnanosť 2006) definuje popis práce ako súhrn dôležitých vlastností práce, vrátane:

Ľudia v spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM) uznávajú dôležitosť presného zobrazenia pracovných miest prostredníctvom efektívnych popisov pracovných miest na pracovisku. Viac informácií o popise práce a ďalších záležitostiach týkajúcich sa ľudských zdrojov nájdete na webovej stránke SHRM www.shrm.org.

Všetky úlohy, vrátane dočasných, by mali mať aktualizované popisy úloh, aby poskytovali presné vyobrazenie úlohy.

Autor

Prečo by mali manažéri pravidelne aktualizovať popisy úloh?

Manažéri majú často za úlohu kontrolovať a upravovať popisy pracovných pozícií, aby sa zabezpečilo, že prácu správne opíšu. Existuje niekoľko dôvodov na aktualizáciu popisov úloh. Zvážte nasledovné:

1. Nábor a prijímanie zamestnancov

Ak sa na pracovisku vyskytne voľné miesto, nadriadený musí urobiť kroky, aby našiel náhradníka, ktorý by vyplnil prázdnotu. Jedným z prvých krokov v procese prijímania do zamestnania je vytiahnutie najaktuálnejšieho popisu práce s cieľom preskúmať minimálne požiadavky a základné funkcie obsadzovanej pracovnej pozície.

Pretože ciele a úlohy sú ovplyvňované zmenami v celkových strategických plánoch organizácie, nadriadení zistia, že popisy pracovných miest už niekedy skutočne nezobrazujú miesto, ktoré má byť obsadené. Posun priorít v dôsledku obmedzených zmien personálu a / alebo pracoviska v organizačnej štruktúre často spôsobí zmenu toho, čo je v práci skutočne potrebné dosiahnuť. Po aktualizácii popisu práce tak, aby odrážala prácu, ktorú je potrebné vykonať, bude zamestnávateľ pripravený zverejniť voľné pracovné miesto pre uchádzačov o zamestnanie.

Niektorí zamestnávatelia navyše zverejňujú popis práce na svojej webovej stránke, aby ju uchádzači pred vyplnením online žiadosti o zamestnanie skontrolovali. Keď majú uchádzači o zamestnanie prístup k popisu práce, môžu lepšie pochopiť, či sa ich schopnosti zhodujú so schopnosťami zverejnenej pozície. Zamestnávateľovi aj zamestnancovi sa dá vyhnúť veľa stratenému času, keď je zverejnený popis práce alebo je sprístupnený uchádzačom o zamestnanie so záujmom o zverejnené pracovné miesto.

2. Nová orientácia na zamestnancov

Noví zamestnanci by mali dostať kópiu popisu svojej práce prvý deň v práci. Napríklad počas orientácie na nového zamestnanca dostanú noví zamestnanci veľa papierov o politikách zamestnávateľa, informáciách o výplatných páskach, zdravotných výhodách a / alebo iných výhodách poskytovaných zamestnancom na plný úväzok. Zároveň dostanú tieto informácie, môžu tiež získať kópiu popisu svojej práce.

Opäť by sa mal tento popis práce aktualizovať, aby nový zamestnanec získal presný popis práce, na ktorú bol prijatý. Nový zamestnanec bude z novej práce ľahko rozčarovaný, keď sa práca, o ktorej si myslel, že sa uchádza, výrazne líši od práce zverejnenej na webovej stránke. Zamestnávatelia môžu stratiť dobrých zamestnancov, ktorí sa z tohto dôvodu rozhodnú nezotrvať u svojho nového zamestnávateľa.

Je tiež vhodné nechať zamestnanca podpísať popis práce, aby sa podpísaná kópia mohla vložiť do personálneho spisu. Podpísaná kópia bude jednoducho znamenať, že osoba dostala kópiu popisu práce, ktorá zobrazuje prácu, na ktorú bola najatá.

3. Ubytovanie ADA

Aby bolo možné zistiť, či je možné zabezpečiť primerané prispôsobenie zamestnancovi alebo uchádzačovi o zamestnanie so zdravotným postihnutím, musí organizácia preskúmať popis práce. Súdy budú pravdepodobne nepriaznivo hodnotiť zamestnávateľa, ktorý tvorí popis práce, potom, čo zamestnanec požiada o ubytovanie. Ubytovanie je možné vykonať, až keď pre úlohu existuje aktualizovaný popis úlohy.

4. Sťažnosti zamestnancov

Zamestnanci, ktorí prídu za personálnym oddelením alebo za priamym nadriadeným, aby sa sťažovali na aspekt svojej práce, si môžu často prezrieť popis svojej práce. V popise práce sa uvádza zoznam základných funkcií práce, ktoré často prichádzajú do sporu pre zamestnanca, ktorý má pocit, že je od neho požadovaná povinnosť, ktorá je mimo jeho pracovnej náplne.

Zatiaľ čo mnoho zamestnávateľov má v popise práce uvedený riadok „pre všetky ostatné určené úlohy“, nadriadení nesmú ukladať zamestnancom úlohy, ktoré sú mimo ich pracovnej náplne. Takýto jazyk je zahrnutý s cieľom poskytnúť zamestnávateľovi určitú flexibilitu v prípade, že existuje práca, ktorá je dočasná alebo je mimo bežných povinností. Ak sa zamestnancom tieto úlohy budú pravidelne prideľovať, nakoniec sa vyskytne nespokojný alebo nespokojný zamestnanec, ktorý má pocit, že sa s nimi nezaobchádza spravodlivo.

5. Problémy s kompenzáciou

Profesionáli v oblasti odmeňovania hodnotia popisy práce a určujú mzdy, ktoré by sa mali vyplácať za výkon práce. Stanovenie mzdy za prácu je ďalším dôležitým dôvodom, prečo sú popisy práce presné a aktuálne. Pretože nie sú nezvyčajné významné zmeny na pracovisku, vedenie by malo každoročne alebo podľa potreby kontrolovať a / alebo aktualizovať popisy pracovných pozícií.

Zamestnanci môžu navyše zamestnávateľov vyzvať, ak majú pocit, že majú nedostatočnú mzdu za prácu, ktorá je mimo ich pracovnej náplne, ktorú pravidelne vykonávajú. Tento problém môže byť obzvlášť nepríjemný, ak existujú politiky v odborovom zmluvnom jazyku, ktoré určujú, ako by sa mal zamestnanec platiť za ďalšiu vykonanú prácu.

6. Poplatky EEOC

Keď zamestnávateľ dostane poplatok za diskrimináciu od zamestnanca alebo bývalého zamestnanca prostredníctvom systému sťažností proti komisii pre rovnaké zamestnanie (EEOC), vedenie je poverené vyšetrením žiadosti a poskytnutím písomnej odpovede na podrobnosti týkajúce sa poplatku. Poskytovaná dokumentácia často obsahuje popisy úloh. Tento popis práce, ktorý sa získa z personálneho spisu zamestnanca alebo z vysielania, poskytne vyšetrovateľovi EEOC dobrý popis povinností a požiadaviek na pracovnú pozíciu.

7. Hodnotenie výkonu

Keď sa nadriadení pripravujú na ukončenie hodnotenia výkonu zamestnanca, je užitočné skontrolovať popis práce na pozícii a vyplniť rôzne hodnotiace faktory vo formulári hodnotenia. Poskytne štruktúru, z ktorej bude možné hodnotiť výkon, ktorý sa týka rôznych úloh a zodpovedností práce.

Presné popisy úloh sú dôležité

Popisy pracovných pozícií musia byť presné, aby zodpovedali potrebám vyššie uvedených povinností na pracovisku. Aj keď nie sú myslené tak podrobne, pokiaľ ide o presný počet vykonávaných úloh alebo všetky možné scenáre, ktorým môže zamestnanec pri svojej práci čeliť, mali by obsahovať všeobecný rozsah a úroveň práce, ktorá sa má vykonať.

Vedúci pracovníci by mali pravidelne prehodnocovať popisy pracovných miest, aby zabezpečili dobrý obraz o tom, aké sú pracovné povinnosti. Činnosť v oblasti zamestnanosti, ako je fluktuácia, sťažnosti zamestnancov a ďalšie problémy so zamestnancami, často vedú tento bod do popredia pre vedenie.

Z popisu práce urobte prioritu na pracovisku

Popisy pracovných pozícií sú dôležité dokumenty, ktoré sa majú evidovať na pracovisku. Ako bolo uvedené vyššie, popisy práce možno použiť pri mnohých prácach v oblasti ľudských zdrojov, ktoré sa vyskytujú buď pravidelne, alebo pri menej častých činnostiach (poplatky EEOC, ročné hodnotenia výkonnosti atď.). Informácie obsiahnuté v spise sa používajú ako prostriedok na vedenie záznamov.

Rovnako ako akýkoľvek iný dokument, aj popis práce by mal byť uchovaný v evidencii momentov, ktoré je potrebné na určitý účel na pracovisku použiť. Ak ich dôležitosť nie je uznaná a nie sú efektívne využívané na odrážanie pracovných pozícií, ktoré zobrazujú, zamestnávatelia majú za úlohu vyriešiť celý rad zbytočných problémov.