Štruktúra rozpisu práce (wbs) a zoznam aktivít pre úspešný projekt

WBS a zoznam aktivít: Existuje rozdiel?

Mnoho projektových manažérov nevie rozdiel medzi štruktúrou rozloženia práce (Work Breakdown Structure - WBS) a zoznamom aktivít. Na malých projektoch rozdiel veľmi nezáleží. Ako sa však veci komplikujú, je zásadné pochopiť rozdiel a odviesť dobrú prácu pri vytváraní každého z nich.

WBS a zoznam aktivít: Aký je rozdiel?

Mnoho projektových manažérov používa pojmy Work Breakdown Structure (WBS) a Activity List zameniteľné. To je v poriadku pri malých, jednoduchých projektoch. Môže nás to však dostať do veľa problémov, keď sa staneme zodpovednými za väčšie a komplikovanejšie projekty, najmä tie, ktoré zahŕňajú tímy so špeciálnymi zručnosťami alebo využívajú subdodávateľov.

Tu je mätúci spôsob, ako to povedať:

• WBS je zoznam toho, čo robíme.
• Zoznam aktivít je zoznam toho, čo robíme.

Myslite takto a znejú v podstate rovnako… a máš namierené do problémov.

Poďme na to teda myslieť inak.

• WBS je zoznam komponentov dodávky.
• Zoznam aktivít je zoznam aktivít, ktorým sa budeme počas projektu venovať.

Teraz znejú úplne inak. Potrebujeme oboje a správne poradie je: Najprv vytvorte štruktúru rozpisu práce a potom zoznam aktivít.

Aké dôležité je oddeliť ŠPP od zoznamu aktivít?

Raz som narovnal projekt v hodnote 10 miliónov dolárov, ktorý už premrhal 600 000 dolárov a šesť mesiacov nikam nevedel. Zo svojho ŠPŠ neurobili samostatný zoznam činností a každý robil zlú prácu. Pracoval som s tímom iba dva týždne a všetko sme to napravili. Keď členovia tímu premýšľali nad vlastnou prácou a vytvorili si vlastné zoznamy aktivít, všetko bolo jasné a priame a projekt sa vrátil do starých koľají.

Pomysli na večerné menu…

Predstavte si, že ste kuchár a pripravujete zoznam položiek, ktoré sa budú podávať na vopred pripravenú večeru bez zvláštnych objednávok. Môžete mať takýto zoznam:

• Morské plody bisque
• Cézar šalát
• Kuracie marsala
• Dusená miešaná zelenina
• Cestoviny
• Tiramisu

Krásne! A čo vidíte vyššie, je štruktúra rozdelenia práce (WBS) tejto večere. Zoznam aktivít by vyzeral takto:

• nákupný plán - do ktorých obchodov treba ísť a čo si kúpiť v jednotlivých obchodoch
• recepty pre každú položku s pokynmi na varenie
• práce na pokovovaní, servírovaní a následnom upratovaní

WBS uvádza zoznam položiek; zoznam činností popisuje procesy.

Kedy urobíme WBS a zoznam aktivít?

Zlomovým bodom v plánovaní projektu je vytvorenie štruktúry rozpisu práce a zoznamu činností. WBS je vytvorený ako najjemnejšia úroveň definovaného rozsahu projektu po postupnom vypracovaní. Dokončuje to našu prácu na plánovaní rozsahu a pripravuje nás na plánovanie všetkých ďalších ôsmich oblastí projektového riadenia vrátane času. Prvým krokom v podrobnom odhade času a nákladov je vytvorenie Zoznamu aktivít. Zoznam aktivít musí byť pripravený, aby sme mohli vytvoriť náš PERT graf.

Dobrý WBS uľahčuje prechod od plánovania rozsahu k časovému plánovaniu. Keď už jasne vieme, čo robíme, je ľahké naplánovať si, ako to urobíme.

Kto tvorí WBS a zoznam aktivít?

Medzi ŠPP a zoznamom aktivít dochádza k veľkému posunu v tom, kto pracuje na projekte. Vytvorenie ŠPP si vyžaduje veľa zákazníckych vstupov. Komunikáciu so zákazníkom vykonáva alebo koordinuje projektový manažér. A prácu na budovaní WBS vykonávajú predovšetkým projektový manažér alebo dizajnéri, ktorí vedia, ako vyvolať požiadavky zákazníkov.

Naopak, zoznam aktivít najlepšie pripravujú skutoční pracovníci, ktorí budú prácu robiť. Ak opíšu, ako si budú robiť svoju prácu, zoznam aktivít je presnejší. Dôležitejšie je, že pod vedením projektového manažéra môže tím nájsť veľmi efektívne spôsoby, ako rýchlo pracovať a predchádzať problémom. Tímy, ktoré plánujú svoju vlastnú prácu a sú samostatne riadené, vytvárajú vynikajúce veci za nízku cenu. Keď členovia tímu pripravujú zoznam aktivít, sú vysoko motivovaní a zameraní, takže projekt je na ceste k úspechu.

V stavebníctve vyrába ŠPP architekt alebo architektonický dizajnér z jeho tímu. Potom hlavný dodávateľ skontroluje a upraví ŠPP a v spolupráci so skutočnými stavebnými majstrami vypracuje zoznam činností.

V dnešnej dobe máme pri počítačovom programovaní často programátorských analytikov, ktorí sa zaoberajú dizajnom aj vývojom aplikácií. V takom prípade sa osoba vykonávajúca prácu nezmení. Ale rola sa skutočne mení. Ak robíte tento typ práce - a ja to robím -, je dobré predstaviť si seba, ako si meníte čiapky. Nasaďte si jeden klobúk, aby ste počúvali zákazníkov a robili dizajn, a iný klobúk, aby ste boli sami a plánovali činnosti svojej práce.

Moja úžitková polica

Sada úžitkových políc, ktoré som postavil pomocou WBS a jedného zo zoznamov aktivít v tomto článku.

Sid Kemp

Prípadová štúdia: Budovanie úžitkovej police

Táto prípadová štúdia by mala úplne objasniť rozdiel medzi štruktúrou rozloženia práce (WBS) a zoznamom činností.

Vo svojej práčovni som postavil sadu úžitkových políc. Na jednej stene sú tri police, každá dlhá 3 stopy. Tu je WBS:

Štruktúra rozpisu práce obslužných regálov

3 drevené police, 3 'x 8 "x 3/4"

6 výstuh, 9 "dlhé, dve na uchytenie každej police

2 nastaviteľné nástenné držiaky na uchytenie výstuh

6 skrutiek na zaskrutkovanie políc do steny

6 kotiev na uchytenie skrutiek do steny

Fotografia vľavo vám ukazuje, ako vyzerajú police, mimochodom.

Tri možné zoznamy aktivít pre jeden projekt

Aby som vám ukázal, aký odlišný je zoznam aktivít od WBS, vytvorím tri rôzne zoznamy aktivít, z ktorých každý používa rovnaký WBS na vytvorenie tej istej sady políc:

• Zoznam DIY (urobte si sami) môže urobiť niekto so stolárskymi zručnosťami.
• Domáci opravár si to robí sám, ale nerobí stolárske práce.
• Najatie profesionálneho riešenia vyzerá úplne inak!

Zoznam aktivít č. 1: Prístup „urob si sám“ (DIY)

1. Kúpte si kotvy, skrutky, držiaky na stenu a traky.
2. Kúpte si dve policové dosky z borovice s rozmermi 8 „x 8“ x 3/4 “a škvrnu z orecha
3. Z dosiek vyrežte tri 3 'police.
4. Dosky zafarbite a nechajte zaschnúť.
5. Zmerajte umiestnenie v stene pre upevnenie na stenu.
6. Označte umiestnenie otvorov pre skrutky.
7. Skontrolujte umiestnenia otvorov pre skrutky na úrovni.
8. Vyvŕtajte 6 otvorov a do stien umiestnite 6 kotiev.
9. Namontujte 2 nastaviteľné držiaky na stenu so 6 skrutkami, skrutky sú umiestnené voľne.
10. Utiahnite všetky skrutky.
11. Pripevnite traky k držiakom na stenu.
12. Skontrolujte rovnátka s úrovňou.
13. Položte police na traky.
14. Vyčistiť.

Zoznam aktivít č. 2: Prístup domácich fajčiarov k opravám

1. Kúpte si všetky položky v zozname úloh, vrátane vopred vyrezaných a zafarbených políc.
2. Zmerajte umiestnenie v stene pre upevnenie na stenu.
3. Označte umiestnenie otvorov pre skrutky.
4. Skontrolujte umiestnenia otvorov pre skrutky na úrovni.
5. Vyvŕtajte 6 otvorov a do stien umiestnite 6 kotiev.
6. Namontujte 2 nastaviteľné držiaky na stenu so 6 skrutkami, skrutky sú umiestnené voľne.
7. Utiahnite všetky skrutky.
8. Pripevnite traky k držiakom na stenu.
9. Skontrolujte rovnátka s úrovňou.
10. Položte police na traky.
11. Vyčistiť.

Zoznam aktivít č. 3: Najmite si profesionálne riešenie

1. Kúpte si všetky položky v zozname úloh, vrátane vopred vyrezaných a zafarbených políc.
2. Najmite si údržbára, ktorý vám nainštaluje police a vyčistí po sebe.
3. Zaplaťte kutilovi.

Tri rôzne zoznamy aktivít pre jeden ŠPP

Ako hovorí staré známe príslovie, existuje viac ako jeden spôsob, ako mačku stiahnuť z kože. Vyššie vidíte tri rôzne spôsoby vykonania toho istého projektu; tri rôzne zoznamy aktivít. A môžete vidieť, že každý z nich by mal iný harmonogram a iný rozpočet.

WBS a zoznam aktivít

Udržujte svoj ŠPP a svoj zoznam aktivít vyrovnaný

Ponaučenie teda znie: Udržujte svoj ŠPP a zoznam aktivít oddelené a držte ich rovno.

Na malom projekte, najmä ak robíte všetku prácu, ich môžete prevádzkovať spoločne.

Ale v prípade projektu s tímom alebo projektu, kde môžu existovať rôzne prístupy, ktoré stojí za zváženie, najskôr urobte ŠPP a potom vypracujte zoznam aktivít. A ak môžete, nechajte tím zostaviť vlastný zoznam aktivít.