Písanie obchodného listu na doručenie zlých správ (s príkladmi)

Kaitlyn Baker cez Unsplash.com

Niekedy sa v podnikaní jednoducho nevyhnete napísaniu listu, ktorý má zlé správy. Môžete sa však pokúsiť napísať list takým spôsobom, aby ste udržali dobrý vzťah s príjemcom a aby ste najhorším spôsobom informovali o zlých správach. Nechcete v podnikaní spáliť žiadne mosty, takže je skutočne výhodou, ak napíšete efektívny list so zlou správou.

Ciele, na ktoré by ste sa mali zamerať pri písaní listu

1. Minimalizácia poškodenia vzťahu: Zlé správy by nemali vzťah definovať.
2. Ukazovať, že rozhodnutie je spravodlivé a rozumné: Predstavte si, že ste v koži čitateľa, a pokúste sa poskytnúť čo najlepšie vysvetlenie.
3. Jasné a pevné vyhlásenie o zlých správach:

• Otvor by mal mať nárazník, aby sa minimalizovalo akékoľvek poškodenie vzťahu. Na udržanie dobrej vôle použite pozitívny alebo neutrálny otvor.
• Telo by malo obsahovať dôvody, ktoré čitateľovi pomôžu vidieť ho z vášho pohľadu. Chcete ukázať, že ste spravodlivý a rozumný. V prípade zlých správ buďte jasní a pevní, ale buďte k nim struční, pozitívni a nenápadní.
• Záver by mal obsahovať vhodné gesto dobrej vôle a možno potenciálne riešenie problému čitateľa.

Príklad zlého obchodného listu so správou č. 1

List bol priamy a zdvorilý. Spisovateľ uviedol vynikajúci dôvod pre odmietnutie funkcie, ale zároveň nechal otvorené dvere pre budúci vzťah. Spisovateľ na záver uviedol aj možné riešenie.

Príklad zlého obchodného listu so správou č. 2

Tento zlý informačný bulletin sa týka skutočnosti, že objednaná pani Woksová Hodges nie je k dispozícii, a to tak, že ho inovuje na lepší a väčší wok. Rovnako je tónovaný tak pozitívne, že si čitateľ nemusí uvedomiť, že celá sada, ktorú si objednala, neprišla včas, pretože dva kusy z nej dorazia neskôr. Tento zlý spravodaj sa vôbec nesústredil na negatíva, ale doručil svoje posolstvo pozitívnym spôsobom. Harry Figby tiež rozšíril príležitosť pre budúci vzťah informovaním pani Hodgesovej o nadchádzajúcich predajoch a udalostiach.