10 Zlatých pravidiel projektového riadenia

Postupujte podľa týchto pravidiel, aby bol každý projekt plne funkčný.

Canva.com

Riadim projekty a portfóliá projektov už viac ako 30 rokov a zo všetkých týchto projektov som sa naučil niekoľko zlatých pravidiel, ktoré sú štandardom pre všetky typy projektov. V tomto článku sa chcem s vami o niektoré z nich podeliť.

Ak uplatníte tieto pravidlá na akýkoľvek projekt, do ktorého sa zapojíte, budete s najväčšou pravdepodobnosťou mať vo svojich rukách úspešný projekt bez stresu!

Pravidlá projektového riadenia

Pochopte rozsah
Pochopte ciele zúčastnených strán
Plán
Pohotovosť
Komunikujte s tímom
Skoré testovanie / prototyp
Monitor
Podávajte správy klientovi a spravujte očakávania
Doručiť
Usporiadajte zhrnutie / stretnutie s poučením

1. Pochopte rozsah

Môže sa to zdať, že hovorím zrejmé, ale je nevyhnutné, aby ste vedeli, o čom je projekt. Čo sa snažíte vybudovať alebo dosiahnuť? Existuje písomná špecifikácia projektu, ktorú musíte dodržiavať? Aké sú obchodné ciele, ktoré sú hnacím motorom projektu?

Porozprávajte sa s ľuďmi, ktorí sa podieľajú na rozhodnutí napredovať v projekte. Môže to byť predajca vo vašej organizácii (ak projekt robíte ako dodávateľ pre inú spoločnosť) alebo osoba vo vyššom manažmente vo vašej organizácii, ak ide o interný projekt.

Zistite, aké sú očakávania vášho klienta (či už interného alebo externého). Urobili už niečo podobné predtým a ako vnímajú, že projekt prebiehal - čo bolo dobré a čo sa dalo urobiť lepšie?

Uistite sa, že rozumiete všetkým technickým požiadavkám na projekt - ak je to potrebné, porozprávajte sa s technickou osobou vo vašom tíme alebo s manažérom IT.

2. Pochopte ciele zainteresovaných strán

Pred začatím projektu sa pokúste zistiť, kto sú všetky zainteresované strany. Napríklad ak robíte projekt pre externého klienta, mohli by ste mať nasledujúce zainteresované strany:

Obchodný sponzor - to je osoba, ktorá strčí ruku do vrecka a míňa peniaze s vami alebo s vašou organizáciou. Budú chcieť dodanie načas v kvalite bez ďalších poplatkov, ako sú dohodnuté.
Manažér klientskeho projektu - to je osoba vo vašej klientskej organizácii, s ktorou budete počas projektu najviac v kontakte. Budú chcieť stresový a bezproblémový projekt. Budú chcieť vyzerať dobre v očiach svojho šéfa a možno zistíte, že ich odmena alebo bonus budú závisieť od úspechu projektu.
Klientský expert - možno budete musieť niekedy v projekte spolupracovať s klientskym expertom. Budú chcieť mať vstupné slovo a povedať do návrhu a budú chcieť cítiť, že ich odborné znalosti sú počuť a dbať na ne. Spravidla nebudú mať dostatok času (vzhľadom na to, že sú odborníkmi vo svojom odbore)
Iní dodávatelia - niekedy zistíte, že buď budete závislí na vstupe od iného dodávateľa vášho klienta, alebo budú čakať na vstup od vás. Budete musieť spolupracovať (zvyčajne prostredníctvom svojho klientskeho projektového manažéra) s týmto dodávateľom a udržiavať ich spokojných.
Váš vlastný nadriadený - váš nadriadený bude chcieť správy o tom, ako váš projekt postupuje (aby ste zaistili, že budete mať tohto klienta spokojného a budete pre svoju organizáciu profitovať).

Uistite sa, že ste pochopili od každého sponzora projektu, čo z jeho pohľadu urobí tento projekt úspešným.

3. Plán

Teraz to nemôžem dostatočne zdôrazniť - plán, plán, plán. Uveďte zoznam úloh zapojených do projektu a požadované zdroje (ľudia a veci). Pozerajte sa na vzájomné závislosti úloh - čo sa nemôže začať skôr, ako sa začne alebo dokončí niečo iné, atď.

Pri plánovaní vám pomôžu nástroje ako MS Project alebo dokonca jednoduchá tabuľka programu Excel. Zorganizujte vopred ľudí a veci, ktoré budete potrebovať, a naplánujte včasné prototypy a kontrolu kvality na včasné vyriešenie problémov.

4. Pohotovosť

Bez ohľadu na to, aký dobrý je váš plán, nedôjde podľa očakávaní. Zasiahne život. Nezabudnite do svojho plánu pridať nejaké nepredvídané udalosti. Môžu to byť ďalšie zdroje alebo čas navyše vo vašom rozvrhu, ale bude to znamenať rozdiel medzi pokojným doručením a zbesilým časom 2:00 neskoro v noci, aby bolo doručenie konečné.

Ak je váš projekt určený pre externého klienta, povzbuďte ho na začiatku, aby začlenil nejakú nepredvídanú položku do rozpočtu (možno 10%). To im umožní určitý priestor na presun v rámci rozsahu pôsobnosti a bude to znamenať, že bude jednoduchšie dokončiť projekt bez toho, aby ste pre každú malú zmenu museli prechádzať obstarávaním.

5. Komunikujte s tímom

Je pravdepodobné, že tento projekt nedokončíte sami. Nezabudnite, že váš tím nedokáže čítať myšlienky a budete s nimi musieť komunikovať, aby ste ich dostali na palubu, získavať nápady, brainstormovať a informovať ich o termínoch. Buďte úprimní a počúvajte ich myšlienky, ako veci robiť rýchlejšie alebo lepšie.

Ak váš projekt trvá viac týždňov alebo mesiacov (alebo dokonca rokov), dohodnite si s tímom pravidelný čas stretnutia. Ak je váš tím globálne rozptýlený, môžete toto stretnutie zorganizovať vo vhodnom čase pre všetkých prostredníctvom konferenčného hovoru alebo relácie, napríklad prostredníctvom relácie Zoom alebo Webex.

Uistite sa, že každý člen tímu chápe väčší obraz a že všetci rozumejú tomu, aký vplyv bude mať ich dobrá (alebo zlá) práca na ostatných členov tímu.

Napíš stručný projekt, aby si noví členovia mohli rýchlo nastúpiť a dostať sa do tempa.

6. Skúšajte včas / prototyp

Nech už staviate čokoľvek, nedostaňte sa príliš ďaleko do výroby bez toho, aby ste otestovali, ako sa vám darí. Ak je to možné, zostavte skorý prototyp a odovzdajte ho rozhodovacím orgánom za svoj príspevok. Čím skôr získate tento vstup, tým menej prepracovania budete musieť urobiť neskôr.

Prvotné testovanie alebo prototypy by sa mali pokúsiť otestovať všetky aspekty produktu. Zapojte do tohto skorého testovania IT, koncových používateľov, zainteresované strany a ďalšie.

7. Monitor

Len čo sa prihlásite na začiatku prototypu a testovania, môžete prejsť k vývoju v plnom rozsahu. Tu bude vynaložená väčšina úsilia.

Počas tejto fázy je nevyhnutné monitorovať váš projekt. Stanovte si predbežné ciele a termíny a nenechajte si ich ujsť - každý považujte za termín klienta.

Neustále sa kontrolujte v spolupráci s tímom a klientom / zainteresovanými stranami, aby ste sa ubezpečili, že očakávania sú stále rovnaké a vy ste v cieľovej miere, aby ste ich splnili.

8. Podávajte správy klientovi a spravujte očakávania

Klienti radi vedia, o čo ide. Neradi zostávajú v tme bez správ o tom, ako sa veci majú. A nemajú radi prekvapenia.

Nezabudnite pravidelne informovať svojho klienta a dajte mu vedieť, ako sa má s jeho projektom - sú to koniec koncov jeho peniaze!

Ak nezdržiavajú svoju stranu dohody (poskytujú spätnú väzbu, poskytujú čokoľvek!), Nezabudnite im to dať vedieť a povedzte im, ako ich meškanie ovplyvní časový harmonogram alebo rozpočet.

9. Doručiť

Nastal deň D. Pred pôrodom povedzte klientovi, kedy má pôrod očakávať - mali by očakávať prvé ráno, ich čas, poslednú večer, napoludnie atď.? Klient sa môže rozčúliť, ak si myslel, že dodávka bude u neho prvá vec ráno, a vy ste to vlastne chceli dodať niekedy pred polnocou!

Po doručení nezabudnite klientovi povedať, že dodávka bola vykonaná, a informujte ho, aké sú ďalšie kroky. Majú sa odhlásiť, poskytnúť spätnú väzbu, informovať ostatných recenzentov atď.?

Ak je vašou dodávkou softvér a dodávate ju elektronicky, vyskúšajte, či to, čo ste nahrali (napr. Na server FTP), je možné v skutočnosti úspešne stiahnuť, rozbaliť a spustiť.

Dajte si pozor na člena technického tímu, ktorý predpokladá, že iba preto, že ho nahral, musí byť úplne a neporušený!

10. Usporiadajte zhrnutie / stretnutie s poučením

Po podpísaní všetkého a ukončení projektu naplánujte usporiadanie hodnotiacej schôdze. Toto stretnutie vám dá príležitosť získať dobrú spätnú väzbu (za predpokladu, že ste odviedli dobrú prácu!), Všimnúť si, kde je možné v budúcich projektoch vylepšiť, a poskytnúť spätnú väzbu od svojho klienta.

Usporiadajte interné stretnutie so svojím tímom pred akýmkoľvek stretnutím s klientom po posúdení projektu.

Buďte čestní, ale diplomatickí. Udeľujte pochvalu tam, kde patrí pochvala, a poskytnite konštruktívnu spätnú väzbu tam, kde máte pocit, že to nabudúce zlepší proces.

Zistenia zdokumentujte.