5 Nepríjemné chyby v obchodnom písaní a ako sa im vyhnúť

Písomná komunikácia Povedzte o sebe veľa

Zdá sa, že vaša kariéra nikam nevedie? Máte pocit, že ste uviazli na spodnej priečke podnikového rebríčka? Ak je to tak, možno budete chcieť dôkladne preskúmať svoju písomnú komunikáciu. Možno vás brzdí nepríjemná interpunkcia a gramatické chyby.

Dobré obchodné písanie je na dnešnom pracovisku nevyhnutné. V prieskumoch, v ktorých sa zamestnávatelia a náboroví pracovníci pýtajú na zoznam kvalít, ktoré hľadajú u zamestnancov, sú efektívne obchodné zručnosti v písaní priamo na začiatku zoznamu. Zamestnávatelia požadujú zamestnancov, ktorí môžu komunikovať informácie organizovaným a koherentným spôsobom bez neopatrných chýb pri písaní, ktoré bránia dobrej komunikácii. Nesprávne použité slovo alebo čiarka na nesprávnom mieste môžu komunikovať niečo iné ako zamýšľaná správa. Nejasnosť v obchodných dokumentoch môže viesť k nespokojným zákazníkom alebo dokonca k súdnym sporom.

Dokument bez gramatických a interpunkčných chýb sa aj bez hrozných právnych následkov na autora zle odráža. Zlému písaniu chýba dôveryhodnosť a presvedčivosť. Nevyvoláva to dôveru. Je to nepríjemné.

Za viac ako 20 rokov ako podnikový právnik som skontroloval veľa obchodnej komunikácie. Na vlastnej koži som videl, ako bežné chyby v gramatike a interpunkcii viedli k narušeniu komunikácie, mrzutiu zákazníkov a zastaveniu kariéry. Tu je môj zoznam piatich najnepríjemnejších chýb v obchodnom písaní a o tom, ako sa im môžete vyhnúť.

1. Nemiestny apostrof

Nemusí existovať žiadna iná chyba pri písaní, ktorá môže u čitateľov vyvolať rovnakú odpoveď nechtov na tabuli ako nemiestny apostrof, použitie privlastňovacieho tvaru na označenie niečoho iného. Táto chyba je nepríjemná, pretože je taká rozšírená a neobmedzuje sa iba na písanie v práci. Všetci ste to už videli:

• Na raňajky som mal palacinky.
• Smithovci kúpili nové auto.
• 60. roky boli bláznivým desaťročím.

Napriek epidémii apostrofov, ktorých účelom je uvádzanie množných čísel, je nevyhnutný apostrof iba v množnom čísle, ktoré niečo vlastní. Tento apostrof sa spravidla riadi písmenom „s“:

• Nadýchaná textúra palaciniek
• Nové auto Smithovcov
• Sociálne otrasy 60. rokov

Existuje iba niekoľko prípadov, keď je prijateľné použiť apostrof na označenie množného čísla. V týchto prípadoch je apostrof nevyhnutný, aby nedošlo k zámene:

• Na vysvedčení dostala tri Áčka. (Použite apostrof, aby nedošlo k zámene so slovom „ako“.)
• Objednávka piatich # 371KV. (Pomocou apostrofu ukážte, že znak „s“ nie je súčasťou sériového čísla.)

2. Zmätok O mne, sebe a mne

Koľkokrát ste si prečítali obchodnú komunikáciu, v ktorej sa dospelo k záveru: „Ak máte nejaké otázky, kontaktujte Jane alebo seba.“? Autor sa buď snaží pôsobiť sofistikovanejšie, keď namiesto „mňa“ použije elegantnejšie znejúce „ja“, alebo je pri mixovaní s Jane zmätený, či použiť „ja“ alebo „ja“, a usadí sa na sebe.. “ Výsledkom je nepríjemné a až príliš časté zneužitie zvratného osobného zámena.

Rovnakej chybe sa vyhnete vykonaním jednoduchého testu. Nechajte Jane mimo obraz a uvidíte, ako znie veta. Povedali by ste: „Ak máte nejaké otázky, kontaktujte ma prosím“? Nie, povedali by ste: „Kontaktujte ma prosím.“ Správny? Ak by ste v tomto prípade použili „seba“, musíte si prečítať ďalšiu pomoc s gramatikou.

„Ja, ja a ja“ sú tri rôzne prípady osobného zámena. Rozlišovanie veľkých a malých písmen závisí od toho, či zámeno funguje ako podmet alebo predmet vety.

Pre predmet vety (podstatné meno, ktoré hovorí o tom, o čom je veta), použite „I“:

• Napísal som list.

Pre predmet vety (podstatné meno, ktoré dáva slovesu význam alebo dokončí predložkovú frázu), použite „ja“:

• Ak máte otázky, môžete sa ma opýtať.
• Otázky môžu smerovať na mňa.

Ak sú predmet konania a predmet konania rovnaké, použite zvratné zámeno „sám“:

• Urobil som to sám.
• Pozrela som sa na seba do zrkadla.

Rovnako ako potrebujete zrkadlo, aby ste sa videli, reflexívne zámeno ako „ja“ (alebo seba, seba atď.) Potrebuje ďalšie podstatné meno alebo zámeno vo vete, aby ho odrážalo. Ak žiadny nie je, použite prípadne subjektívny prípad (I) alebo objektívny prípad (ja).

3. Náhodné čiarky

Váham s písaním o čiarkach, pretože to môžu byť zložité veci. V skutočnosti by som mohol pokračovať v niekoľkých odsekoch o tom, či by sa medzi slovami „čiarky“ a „pretože“ v predchádzajúcej vete mala vyskytovať čiarka. Ale nebudem, pretože môj problém s čiarkami je ešte zásadnejší ako to, či by sa pred spojkou spájajúcou dve nezávislé vety mala použiť čiarka. (Ak sa pýtate, moja odpoveď tu je nie; doložky sú krátke a úzko súvisia v myslení.)

Najnepríjemnejším problémom s čiarkami je, keď sa objavia náhodne, vo vetách, kde nie sú potrebné, a nepatria. (Áno, snažím sa tu niečo uviesť.)

Je mi jedno, či v jednoduchých vetách používate sériovú čiarku alebo nie. Nebudem sa príliš trápiť nad chýbajúcou čiarkou medzi súradnicovými adjektívami. Moji britskí priatelia mi hovoria, že aj tak používame príliš veľa čiarok v americkej angličtine. Náročné americké pravidlá používania môžu byť hlavným dôvodom, prečo ich toľko obchodných autorov nadmerne používa.

Problém s čiarkou je, že hovorí oku, aby na chvíľu prestala čítať. To je v poriadku, keď potrebujete pauzu, ako je napríklad dych pri rozprávaní. Ale neočakávané čiarky sú ako čkanie. Sú nepríjemné.

Existujú desiatky pravidiel, kedy sa majú použiť, ale ak si niektoré z nich pamätáte, nezabudnite na toto: Ak vám nenapadá konkrétny dôvod na použitie čiarky, nepoužívajte ich.

Nikdy nepoužívajte čiarku v týchto situáciách:

• Medzi popisným slovom a podstatným menom opisuje: „Čítal som zle napísaný list.“ Nesprávne
• Medzi predmetom a slovesom: „Zle napísaný list ma rozčuľoval.“ Nesprávne
• Medzi dvoma vetami s jedným predmetom, ktoré sú spojené spojkou: „Čítal som list a opravil som všetky chyby v interpunkcii.“ Nesprávne
• Na úvod uviesť obmedzujúcu klauzulu (ktorá je podstatná pre význam vety): „List, ktorý inšpiroval tento článok, bol plný nepríjemných interpunkčných chýb.“ Nesprávne

4. Zneužitie slova „ako také“

V obchodnom styku sa príliš často používa výraz „ako taký“ ako vynikajúci spôsob vyjadrovania „preto“, akoby bolo potrebné formálnejšie slovo. Napríklad v liste môže byť uvedené: „Táto korešpondencia slúži ako upozornenie, že ste v omeškaní s našou dohodou. Z tohto dôvodu máte 10 dní na to, aby ste zlyhanie napravili, inak bude zmluva ukončená.“ V tomto príklade sa slovo „ako také“ používa namiesto „preto“ vo význame „z tohto dôvodu“ alebo „následne“. To je zle.

Fráza „ako taká“, ktorá sa používa správne, odkazuje čitateľa na identitu, povahu alebo kapacitu podstatného mena alebo podstatnej frázy, ktorá mu predchádza:

• „Som štamgast gramatiky. Preto ma rozčuľuje, keď spisovateľ visí na časticiach.“ Správne

Ak sa chcete vyhnúť nesprávnemu použitiu výrazu „ako taký“, položte si otázku: „Čože?“ Ak sa predchodcovi podstatné meno hodí, je jeho použitie správne:

• „Ako lepkavca gramatiky ma rozčuľuje, keď spisovateľ visí na časticiach.“ Správne

Ak výraz „ako taký“ neodkazuje čitateľa na predchádzajúce podstatné meno, je použitie nesprávne:

• "Pretože nevenoval pozornosť pravidlám gramatiky, pisateľ zvesil účastníčky. Preto otravoval svojich čitateľov." Nesprávne

Opýtajte sa, či môžete nahradiť výraz „taký“ akýmkoľvek blízkym predchodcom podstatného mena alebo podstatnou menou:

• Ako pravidlá gramatiky otravoval svojich čitateľov.
• Ako spisovateľ otravoval svojich čitateľov.
• Ako účastníkov otravoval svojich čitateľov.

Ak substitúcia nedáva zmysel alebo v prípade druhého príkladu úplne neprenáša zamýšľaný význam, použitie výrazu „ako takého“ je nevhodné. Ak nechcete, aby vás čitatelia otravovali, použite „preto“ alebo nahraďte prechodnú frázu zmysluplnejším slovom alebo frázou.

5. Nesprávne použitie výrazu „Verbiage“

Toto nejde o gramatiku alebo interpunkciu, ale o bežné, ale záhadné zneužitie nelichotivého slova. Ako podnikový právnik by som takmer každý deň dostával e-maily s takýmto textom: „Mohli by ste si prečítať slovné vyjadrenia v druhom odseku priloženého dokumentu a dať mi vedieť, či je to v poriadku? Zakaždým som sa musel brániť streľbe na útržkovitú odpoveď: „Ak je to reč, prečo strácate môj čas?“

Verbiage neznamená „text“, „slová“, „znenie“, „obsah“ alebo iné slová, ktoré mohol autor e-mailu použiť na vyžiadanie mojej právnej kontroly. „Verbiage“ znamená reč alebo písanie, ktoré používajú príliš veľa slov alebo nadmerne technické výrazy. Nie je to dobrá vec. Spisovateľ by sa mal vyhnúť slovným prejavom, nemal by tento výraz používať na opis svojej písomnej práce.

Bonusový tip: Zjednodušte svoj jazyk

Toto prináša poslednú lekciu o písaní v obchodnom štýle. Nesnažte sa na ľudí zapôsobiť používaním efektných slov, keď je lepšia voľba jasná a opisná. Business-speak je plný vymyslených a prepychovo znejúcich slov. Nenechajte sa chytiť do pasce ich používania. Nehovorte „využiť“, keď „použitie“ funguje dobre. Prídeš ako domýšľavý a horší, najmä ak nechápeš, čo znamená tvoje fantazijné slovo.

Anketa na obchodné písanie

Ďalšia pomoc pri písaní