5 Pravidlá pre profesionálnejšie e-maily

Udržujte svoj profesionál v písomnej komunikácii

Určite ste už počuli toto: „To, ako píšeš, je rovnako dôležité ako to, čo píšeš.“ V dnešnej dobe je niekoho „osobná značka“ všetkým - online aj v profesionálnom svete. “ Ak budete mať svoje e-maily profesionálne, podpora vašej osobnej značky bude trvať ešte dlho.

V mnohých ohľadoch umožňujú e-mailové programy a programy okamžitých správ vizuálny ekvivalent odpočúvania telefonického rozhovoru. Existujú blogy, ktoré radia, ako napísať e-mail, „akoby sa jedného dňa prečítal v súdnej úschove“. Tieto blogy majú veľa rád o tom, čo nerobiť, ale veľmi málo o tom, čo by mal človek robiť, alebo prečo je to dôležité.

Tu je mojich päť najlepších pravidiel „čo nerobiť“ a návrhy, čo mám robiť namiesto toho:

Pravidlo 1: Buďte si vedomí svojich reakcií (alias „Žiadne odvetrávanie“)

Toto môže byť najťažšie sledovať. Tu je najbežnejšia situácia, ktorú som pozoroval:

Na virtuálnej schôdzke niečo začujete a vašou reakciou je okamžite poslať okamžitú správu, emodži (ak to váš chat má) alebo e-mail niekomu, kto je tiež na schôdzke.

Aké je riziko?

Ak osoba, ktorej odosielate komentár, zdieľa svoju obrazovku s väčším publikom, ale táto osoba zabudla vypnúť svoje e-mailové upozornenia alebo ponechať obrazovku chatu zatvorenú… vaše komentáre sú teraz verejné.

Nemysli ani na minútu, že si to nikto nevšimol - ver mi, KAŽDÝ TO PILI.

Čo robiť?

1. Ak je váš komentár relevantný k téme stretnutia: ozvite sa na stretnutí.
2. Ak je váš komentár iba črevnou reakciou: nechajte si ho na chvíľu pre seba a počúvajte rozhovor trochu bližšie. Je možné, že vyhlásenie, na ktoré ste reagovali, bolo iba časťou príbehu.
3. Počkajte až po stretnutí: ak to bolo naozaj také dobré alebo zlé, uložte si to na súkromnú diskusiu po skončení stretnutia.

Pravidlo 2: Skontrolujte, komu sa váš e-mail chystá

Vzhľadom na rýchle obchodné tempo sme všetci neustále v strehu a všetko je splatné včera.

Tu je pravdepodobný scenár:

Niekto pošle e-mail. Potom sa táto osoba za päť minút alebo menej objaví pri vašom stole, zavolá alebo odpovie na správu „Dostali ste môj e-mail?“

Nakoniec sa naučíte prestať s tým, čo robíte, aby ste si okamžite prečítali každý e-mail, ktorý príde. Vo výsledku máte tiež motiváciu okamžite odpovedať.

Potom zistíte, že vaša odpoveď šla nesprávnej osobe (firmám) v spoločnosti.

Ako sa to stalo?

Možno ste na začiatku vedľajšej konverzácie zo zvyku namiesto preposlania e-mailu narazili na odpoveď „odpovedať všetkým“. Možno odosielateľ napísal nesprávne meno, alebo máte rovnaké meno ako niekto iný v spoločnosti.

Čo robiť?

1. Predtým, ako kliknete na tlačidlo Odoslať: urobte si ďalšiu minútu, aby ste všetko skontrolovali: zoznam príjemcov, váš e-mail všeobecne (možno vaša správa nie je jasná, vynechali ste slová atď.);
2. Hneď ako zistíte chybu, pokúste sa správu zrušiť. Ak funkcia „Vyvolať túto správu“ nefunguje:

Pravidlo 3: Osobné oddelte od profesionála

Ak ste to sami neurobili, už ste počuli príbehy ako toto:

Nielen zamýšľanej osobe, ale aj CELEJ SPOLOČNOSTI bol zaslaný veľmi osobný e-mail.

AJ! Faktor rozpakov je mimo grafov… tak pre odosielateľa, ako aj pre príjemcov.

Čo robiť?

VŽDY majte svoju prácu a svoje osobné e-maily oddelené a vyhnite sa prihláseniu do online verzie svojich účtov Gmail, MSN, Yahoo alebo Hotmail z prenosného počítača (alebo stolného počítača), ktorý ste vydali.

Je jednoduchšie kombinovať osobné a firemné e-maily do jedného miesta, aby ste ich mohli sledovať. Teraz, keď sú naše mobilné telefóny rovnako inteligentné a výkonné ako naše notebooky (tablety atď.), Už nie je potrebné kombinovať e-mailové adresáre.

Pravidlo 4: Dávajte pozor na svoje publikum

Aj keď je váš e-mail určený pre konkrétne publikum, má potenciál byť preposlaný komukoľvek, kdekoľvek v spoločnosti alebo mimo nej.

V podnikovom svete nikdy nepíšete len svojim priateľom alebo spolupracovníkom. Vždy by ste mali predpokladať, že e-mail bude čítať niekto vyššie v spoločnosti. Najlepšou možnosťou je pristupovať ku každému e-mailu tak, akoby ste písali svojmu nadriadenému, šéfovi nadriadeného alebo klientovi.

Zároveň sa vyhýbajte používaniu odvetvových žargónov, skratiek alebo slov, ktoré by mohol používať iba váš profesor literatúry na vysokej škole. Vďaka týmto veciam nevyzeráte inteligentnejšie… iba to otravuje čitateľov a sťažuje pochopenie vašej správy.

PRAVIDLO 5: Sledujte svoj jazyk

To neznamená iba „žiadne nadávky“ (alebo to nechajte na „PG“ ako hodnotenie filmu) - to by malo byť zrejmé. Ak to tak nie je, očakávajte rozhovor s personálnym oddelením.

„Pozor na jazyk“ znamená tiež udržiavať „PC“ (politicky korektné).

Pamätajte: Váš e-mail si mohol prečítať ktokoľvek v spoločnosti alebo mimo nej. Pretože neexistuje spôsob, ako zistiť, kto by mohol byť konečným čitateľom, zachovajte neutrálny jazyk a tón.

Čo ak si nie si istý?

1. Dajte dôveryhodnému kológu prečítať e-mail a poskytnite nám spätnú väzbu alebo návrhy, ako by mohla byť správa lepšia.
2. Napíšte e-mail (bez príjemcov) a potom ho na chvíľu uložte do priečinka „Koncept“. Na druhý deň (alebo neskôr v ten deň, ak máte termín) si ho prezrite.

• Stále hovorí, čo ste si mysleli, že píšete?
• Zobrazuje vás e-mail ako profesionála? Ak nie, opravte to alebo požiadajte o pomoc.

Pri zverejňovaní príspevkov na sociálnych sieťach buďte veľmi opatrní.

Ak ste vlastníkom malej firmy, nezávislým dodávateľom atď. - pre svoju firmu by ste mali mať samostatné stránky sociálnych médií. Uistite sa, že vaše komentáre a príspevky by mali priamo súvisieť s produktom alebo službou, ktorú ponúkate.

Ak ste mali zlý deň, nevysielajte ho na Facebooku alebo Twitteri a nevyhadzujte do koša spoločnosť, pre ktorú pracujete. Vaši spolupracovníci alebo nadriadení priatelia z Facebooku (minulí aj súčasní) to nemusia pochopiť. Mnoho spoločností teraz navyše má programy, ktoré monitorujú, ako a kedy a kto používa ich firemný názov (pozrite si príručku vašej spoločnosti).

Nezabudnite - potenciálni zamestnávatelia sa pokúsia dostať na vaše stránky, aby zistili, či ste pre danú prácu „vhodní“. Nestačí veľa na to, aby ste spochybnili svoju reputáciu (osobnú značku) a stratili miesto na pohovore alebo v pracovnej ponuke.

Váš najlepší plán: zdvihnite telefón (áno, táto vec má čísla) a zavolajte niekomu, komu dôverujete, aby ste sa zbavili frustrácie.

Keď pracujete v podnikovom prostredí, je dôležité mať na pamäti, že žiadna z vašich komunikácií nie je súkromná. Každý e-mail, ktorý pošlete (interný aj externý), si mohol prečítať každý, kto má o danú tému záujem. Povedzte nesprávnu vec, odpovedzte na všetky otázky alebo ju pošlite nesprávnej osobe. Mohli by ste tak ohroziť svoju profesionálnu reputáciu (osobnú značku), svoju prácu a spoločnosť.

Najlepšou radou je nakoniec len použiť zdravý rozum a udržiavať oddelené osobné veci od podnikania, ako môžete. Ako pripomína film Krstný otec z roku 1972 - „Nie je to osobné, je to obchodné.“