5 spôsobov, ako bojovať proti pĺznutiu rozsahu

Nenechajte sa dotknúť rozsahu, aby poškodil vaše podnikanie. Čítajte ďalej a dozviete sa, ako tento problém prekonať.

Canva.com

Creep rozsahu, tiež bežne označovaný ako pozlátenie, nastane, keď sa požiadavky, ktoré sa predtým nebrali do úvahy počas fázy plánovania, začnú implementovať do projektu po tom, čo vývoj už začal. Keď sa tieto ďalšie požiadavky budú hromadiť, projekty a projektové tímy sa začnú rúcať pod ťarchou ďalších prác. Aj keď môžu existovať legitímne požiadavky, ktoré sa môžu vyskytnúť a ktoré bude potrebné zahrnúť do plánu projektu počas vývoja, zodpovednosť spočíva na pleciach projektového manažéra, aby viedol rozhovory a implementoval procesy, ktoré zabránia rozšíreniu rozsahu práce nad rámec toho, čo sa považuje za kritický, keď už je dohodnutý pôvodný rozsah. V nasledujúcom článku je predstavených päť nástrojov, ktoré môžu projektoví manažéri používať na udržanie dokonalej kontroly rozsahu.

5 spôsobov boja proti rozsahu Creep

Zhromaždite jasné požiadavky.
Nechajte všetky zainteresované strany odhlásiť sa z požiadaviek.
Zmeňte proces kontroly.
Vyjednávať
Naplánujte si ďalšie fázy.

1. Zhromaždite jasné požiadavky

Prvá časť zhromažďovania dobrých požiadaviek spočíva v tom, že máte do projektu zapojených všetkých kľúčových hráčov od začiatku. Keď si budete istí, že máte zapojených všetkých kľúčových hráčov, dobrým spôsobom, ako začať zhromažďovať požiadavky, je viesť úvodný rozhovor s výkonným sponzorom projektu, aby ste sa zamysleli nad tým, aké sú požiadavky, a nechajte ju, aby vás sprevádzala, ku komu hovor s dalsim. Počas týchto rozhovorov zdokumentujte funkčné a nefunkčné požiadavky a tiež, ktoré požiadavky sa požadujú, a ktoré by boli pekné. Po dosiahnutí bodu, ktorý vám vyhovuje, máte solídny začiatok pri zostavovaní požiadaviek. Naplánujte si stretnutia s väčším tímom, aby ste si tieto požiadavky skontrolovali a uistili sa, že je všetko zohľadnené. Navyše,aby ste sa uistili, že všetko je zohľadnené na začiatku projektu, môžete skúsiť uskutočniť brainstorming alebo mapovať tok procesu na vysokej úrovni, aby ste sa uistili, že je všetko zohľadnené. Pokračujte v socializácii požiadaviek, až kým si nebudete istí, že boli správne rozpracované, čo dáva rozsahu vášho projektu pevný základ.

Železný trojuholník v projektovom manažmente ilustruje, ak sa zmení ktorýkoľvek z prvkov rozsahu, harmonogramu alebo nákladov projektu, potom sa zmenia aj ďalšie dva prvky.

2. Odhlásenie zúčastnených strán

Po úplnom spresnení požiadaviek projektu je ďalším dobrým spôsobom, ako zabrániť plazeniu, nechať všetky zúčastnené strany v projekte podpísať. Ak ste to nikdy predtým nemali medzi zainteresovanými stranami, možno vás prekvapí množstvo požiadaviek, ktoré sa pridajú alebo upravia, keď ich začnete žiadať, aby na ne vložili podpis a potvrdili, že majú pocit, že už bolo všetko zachytené. To na začiatku môže projektu dodať značný čas, ale ďalej vám to ušetrí veľa bolesti, pretože čistejšie požiadavky znížia riziko plazenia sa rozsahu. Ďalšou výhodou podpísania požiadaviek zainteresovanými stranami je, že ak za vami prídu, keď je projekt vo fáze vývoja, a pokúsia sa rozšíriť rozsah projektu pridaním požiadaviek,môžete im pripomenúť dokument, na ktorom sa predtým podpísali, a pripomenúť im, že nemôžu zmeniť rozsah projektu bez ovplyvnenia časovej osi a nákladov na projekt.

3. Zmena procesu kontroly

Dobrý proces kontroly zmien dáva zodpovednosť tímu, ktorý vedie projekt, za schválenie všetkých zmien v počiatočnom rozsahu projektu ako skupina. Jednou z výhod procesu riadenia zmien je, že slúži ako kontrola a vyváženie, či projektový manažér nepracuje vo vákuu. Ďalšou výhodou procesu kontroly zmien je zdieľanie zodpovednosti za rozhodovanie, pretože všetky žiadosti o odchýlku od pôvodného rozsahu projektu majú predloženú podrobnú žiadosť, ktorú preverí vyššie vedenie projektu. V rámci previerky by vedenie projektu nemalo skúmať iba základné otázky, ale aj riziká, náklady a zdroje spojené s vykonávaním tejto práce.

Ako vykonávať integrovanú kontrolu zmien v projekte

4. Vyjednávať

Nebojte sa rokovať so zainteresovanými stranami, ktoré chcú zmeniť dohodnutý rozsah projektu. To si bude vyžadovať trochu kreativity z vašej strany. Dobrou taktikou, ktorú môžete použiť, je povedať, že by ste boli radi, keby ste túto požiadavku zahrnuli do rozsahu projektu, ale iba vtedy, ak sú upravené iné prvky existujúceho rozsahu, aby sa uvoľnili zdroje, peniaze a čas na vykonanie zmeny. Prípadne, ak má žiadateľ silné presvedčenie o zavedení konkrétnej požiadavky, môže spísať žiadosť o kontrolu zmien a predložiť ju výboru. Prípadne ďalšou možnosťou je preskúmať alternatívne spôsoby, ako vytvoriť to, čo žiadateľ hľadá, spôsobom, ktorý by nemal dramatický vplyv na existujúci rozsah.

5. Budúce fázy

Ďalšou taktikou je pracovať s jednotlivcom, ktorý sa snaží rozšíriť rozsah projektu a zistiť, či existuje príležitosť urobiť túto prácu ako súčasť budúcej fázy. Jedná sa o obzvlášť ľahký predaj, ak má žiadateľ veľa práce, ktorú by chcel vidieť vykonanú. Asi najväčšou výhodou tohto prístupu je to, že vám dáva viac času na primeranú analýzu požiadaviek a vypracovanie najlepšieho plánu vykonania po pridaní tejto funkcie.