6 tipov na efektívne riadenie času pre zamestnancov a vlastníkov firiem

Zistili ste, že máte príliš veľa vecí na to, aby ste ich zvládli naraz?

Foto Robert Bye na serveri Unsplash

1. Analyzujte situáciu

Napĺňanie rozvrhu aktivitami a neustále zaneprázdnenie ešte nemusí znamenať, že svoj čas spravujete efektívne. Nepretržitý pohyb vysokou rýchlosťou má svoje vlastné nevýhody, medzi ktoré v neposlednom rade patrí stres.

Realita je taká, že nemôžeme skutočne kontrolovať alebo riadiť čas ako taký. To, čo môže zvládnuť, je sami. Spomalenie je nevyhnutné, aby sa získal celý obrázok.

Položte si otázky: Je to najproduktívnejšie využitie môjho času? Existuje inteligentnejší spôsob, ako dosiahnuť to, čo dnes musím urobiť, bez toho, aby som trávil toľko času?

Samotná vyťaženosť môže byť problémom. Sú chvíle, keď sa zaneprázdnenie stáva vyhýbavým prístupom - prostriedkom na zabránenie ďalším dôležitým problémom v živote človeka.

Preto by stiahnutie sa k zamysleniu namiesto neustáleho vrhania sa do aktivít mohlo ušetriť čas a zefektívniť a zrealizovať samotné úsilie.

Mať jasnú víziu je rozhodujúce

Foto od You X Ventures na serveri Unsplash

2. Buďte jasní v tom, aká je vaša rola

Aj na bežnom pracovisku môžu problémy spojené so zlým riadením času vyústiť do situácie krízového riadenia, v ktorej sú zatienené pôvodné úlohy a zodpovednosti zamestnanca, ktorý strávi všetok čas tým, čo nebolo v pôvodnom popise práce.

To je dôvod, prečo je mimoriadne dôležité stanoviť si jasnú víziu toho, čo je potrebné dosiahnuť a aké sú vaše úlohy a povinnosti. Ak neviete, kam máte namierené, dovedie vás tam akákoľvek cesta. Musíte mať štandard, ktorý môžete neustále používať ako meradlo svojho pokroku.

Ak ste zamestnaný, možno bude potrebné stretnúť sa s priamym manažérom, aby bolo jasné, v čom spočívajú vaše priority. Otvorenie tejto diskusie by mohlo byť prospešné aj inými spôsobmi. Mohlo by to pomôcť reorganizovať váš rozvrh, aby ste sa vyhli syndrómu vyhorenia a uľahčili delegovanie ďalších úloh na ďalších členov tímu.

Uvedomte si, že kvôli meniacej sa povahe obchodného sveta sa môžu meniť priority a zodpovednosť spolu s nimi. Týka sa to najmä tých, ktorí sú samostatne zárobkovo činní. Zorganizujte si správu času tak, aby zohľadňovala také zmeny.

Chráňte svoj čas

3. Strážte svoj plán

Čas je to najcennejšie, čo máte. Väčšina ostatných vecí v živote je nahraditeľná, ale čas nie. Nikdy sa vám nevrátia roky života, ktoré už boli vyčerpané. To isté platí pre každú sekundu, ktorá práve tiká.

Preto je nielen nevyhnutné, ale aj nevyhnutné starostlivo strážiť svoj čas. Uschovajte si zoznam akcií a až budete mať identifikované svoje prioritné úlohy a na ich splnenie ste si vyhradili ničím nerušený čas, snažte sa zabezpečiť, aby nedochádzalo k žiadnym zásahom.

Patria sem opatrenia ako aktivácia hlasovej schránky, zakázanie e-mailových upozornení, obmedzenie prichádzajúcich hovorov, využívanie virtuálnych stretnutí namiesto živých, vyžadovanie schôdzok v kalendári, používanie značiek „Nerušiť“.

Napríklad, ak ste naplánovali, že schôdza bude trvať 15 minút, zabezpečte, aby všetci účastníci dodržali časový limit, a držte sa danej témy. Pre akékoľvek vedľajšie problémy, ktoré nie je možné vyriešiť v rámci vami stanoveného časového rámca, je možné zaviesť samostatné usporiadanie.

Okrem vyššie uvedeného neustále hľadajte spôsoby, ako si uvoľniť čas. Vďaka tomu budete efektívnejší. Všetkých pár minút uložených z každej aktivity, keď sa na konci dňa skombinujú, môžu mať zásadný rozdiel.

4. Využite pravidlo 80/20

Čím väčšie podnikanie rastie, tým viac zodpovedností existuje a tým väčšia je potreba efektívneho riadenia času.

To, čo sa mohlo začať ako operácia pre jedného človeka, by sa mohlo rýchlo stať také masívne s takými neuveriteľnými požiadavkami, že by sa veci vymkli spod kontroly, keby sa nezaviedlo správne riadenie.

Medzi typické povinnosti, na ktoré sa budete musieť vopred pripraviť, patrí tvorba a správa obchodných stratégií, dohľad nad pracovníkmi, žonglovanie s účtami, získavanie ďalších obchodných príležitostí.

Je preto dôležité nájsť efektívny spôsob starostlivosti o všetky úlohy a zároveň o život. Ako podnikateľa vás môže natoľko dobehnúť tvrdá práca na dodržiavaní termínov, že nezistíte, aké sú priority a čo vám krúti čas od okamihu.

Podľa pravidla 80/20 sa 80% výsledkov získa z 20% investovaného času a úsilia. Toto pravidlo zdôrazňuje dôležitosť uprednostňovania času pred tým, čo je najproduktívnejšie. Identifikujte konkrétne úlohy, ktoré majú najväčší vplyv na vaše podnikanie, a vyhraďte si na ne každý deň čas.

Ak je 80% percent vašich obchodných výsledkov výsledkom 20% času a úsilia, ktoré ste vložili, potom je to percento, na ktoré by ste mali sústrediť svoju pozornosť.

Mnoho podnikateľov váha, pokiaľ ide o outsourcing a delegovanie úloh, pretože majú pocit, že to slúži iba na zvýšenie ich nákladovej základne.

Ale keď sa podnikanie rozšíri a je načase, aby ste najali ľudí, ktorí pre vás budú pracovať, zaškolte ich na 20% a priraďte im tieto úlohy. Týmto spôsobom bude podnik schopný generovať dostatok prostriedkov na pokrytie nákladov na prijímanie nových pracovníkov. Vďaka takejto replikácii budú operácie efektívnejšie a výnosnejšie.

Sledujte, ako trávite čas

5. Vykonajte audit

Vyhraďte si jeden týždeň, počas ktorého budete viesť podrobný záznam o svojich činnostiach a o množstve času stráveného každou činnosťou. Čím podrobnejšia budete, tým presnejšia bude analýza.

Najlepším spôsobom, ako to vyriešiť, je rozdeliť deň na 15- alebo 30-minútové bloky a potom si zaznamenať, čo robíte počas týchto časových intervalov. Toto cvičenie vám pomôže spočítať každú sekundu.

Časové výkazy nie sú potrebné iba pre spoločnosti. Sú užitočné pre podniky na všetkých úrovniach vrátane živnostníkov a živnostníkov. Môžete sa rozhodnúť, že si ponecháte denný časový rozvrh založený na počítači alebo papierový časový rozvrh.

Prípadne môžete mať jednoducho notebook alebo denník, ktorý si vezmete všade so sebou, a nastaviť si pripomenutia, ktoré vám pomôžu zabezpečiť, aby ste si naďalej udržiavali správny denník času.

Keď sa pustíte do kontroly týmto spôsobom, budete potrebovať disciplínu, aby ste si ju udržali. Cieľom tohto cvičenia je získať záznam, ktorý je možné analyzovať. Vedenie priebežného denníka vašich aktivít a času, ktorý strávite, vám pomôže zistiť, kam smeruje váš čas, a zbaviť sa zbytočných stratových času.

Medzi takých, ktorí premrhajú čas, patria zbytočné stretnutia, práca, ktorú by mali robiť iní, prerušenie telefónom alebo e-mailom, duplikovanie úloh, činnosti s nízkou prioritou, hasenie požiarov, nesprávne plánovanie a dezorganizácia.

Budete schopní určiť, čo je v bežný deň neproduktívne, rušivé a zbytočné. Všetko, čo priamo neprispieva alebo nepodporuje plnenie vašich úloh a povinností, je červenou vlajkou.

Tento proces vám tiež umožní identifikovať produktívne činnosti, aby ste mohli určiť, či je čas, ktorý im je pridelený, skutočne vhodný. Budete mať jasný obraz o tom, koľko sa investuje do 20% aktivít, ktoré generujú 80% výsledkov vo vašom živote a podnikaní.

6. Vykonajte podporné opatrenia

Plánovať vopred

Naplánujte si deň, týždeň a mesiac vopred. Vaše plánovanie by malo brať do úvahy krátkodobé, strednodobé a dlhodobé ciele. Chýbajúca štruktúrovaná metóda riadenia času vedie k ťažkostiam vrátane chýbajúcich termínov, nevyvážených obchodných a osobných záväzkov a tlaku zo strany záväzkov iných.

To má za následok zhoršenie. Výkon je negatívne ovplyvnený a namiesto ziskovosti sa aktivity stávajú zaťažujúcimi. Na druhej strane, plánovanie vopred a dôsledné uplatňovanie zásad správneho času ich robí dôsledným. Začnú plynúť prirodzene ako súčasť vášho každodenného života.

Komunikovať

Zapojte zainteresované strany do rozhodnutí, do ktorých sa pustíte. Komunikujte so svojimi kolegami, manažérmi, dodávateľmi, inými tímami a zákazníkmi, ktorí majú skutočný záujem a zmeny, ktoré urobíte, budú ovplyvnené.

Zdieľajte tieto informácie s členmi svojej domácnosti, aby vás mohli podporiť a poskytnúť vám potrebný priestor na pokračovanie.

Usporiadajte si svoje úlohy

Začnite s odchádzajúcimi úlohami skôr, ako začnete riešiť prichádzajúce úlohy. Najskôr pošlite dôležitú komunikáciu potrebnú pre tento deň. Po odstránení prekážky sa vyrovnajte s prichádzajúcou poštou.

Pred prácou na nových si osvojte zvyk začínať s nevybavenými povinnosťami. Skôr ako sa pustíte do nových úloh, odstráňte nevybavené položky.

Automatizujte, kde je to možné

Automatizujte svoje každodenné úlohy čo najviac. Ak napríklad vaša práca vyžaduje veľa čítania a písania, môžete ušetriť čas a využiť bezplatné aplikácie prevodu textu na reč a prevod reči na text.

Dostatočne odpočívajte

Nezabudnite si medzi úlohami urobiť krátke prestávky. Takto zabránite hromadeniu stresu na svojej mysli a tele. Ak budete mať dostatok času na odpočinok a občerstvenie, budete produktívnejší a vaša myseľ ostražitejšia.